Access数据库表格创建、修改与格式化全攻略

### Access数据库表格创建、修改与格式化全攻略 在数据库管理中，Access 是一款功能强大且常用的工具。本文将详细介绍如何在 Access 中创建和修改表格，以及对数据表进行格式化操作，帮助你更高效地管理数据。 #### 1. 使用超链接生成器 在“编辑超链接”对话框中，点击“超链接生成器”按钮，会显示如图 1 - 10 所示的设置。“基址”“路径”和“参数”选项可让你定义相对超链接，并控制点击超链接时链接的打开方式。 #### 2. 使用附件数据类型 附件数据类型是随着 Access 2007 引入的较新数据类型。当字段定义为附件数据类型时，每个记录可在该字段中存储一个或多个文件，如人员照片或订单相关的通信文件。虽然附件会显著增加数据库大小，但由于附件文件作为数据库的一部分存储，你无需依赖网络驱动器。实际上，将文件附加到数据库后可删除原始文件，避免重复存储。 使用附件数据类型需满足以下条件： - 使用 Access 2007 或 2010。 - 数据库为较新的 .accdb 格式。 - 单个文件大小不能超过 256Mb，所有附件文件总和不能超过 2GB（Access 数据库大小限制）。 - 一旦将字段数据类型定义为附件，就不能更改为其他数据类型。 通常，一个字段每个记录只保存一条信息，但附件字段可存储多个附件，Access 会创建一个隐藏表来规范数据。 创建附件字段有以下两种方法： - 将基于附件字段模板的字段插入到数据表中（具体使用字段模板的细节可参考相关内容）。 - 使用功能区“设计”选项卡“数据类型和格式设置”组中的“数据类型”选项，或在“表设计”视图中使用“数据类型”下拉列表，将字段数据类型定义为“附件”。 在数据表视图中，字段名称框中会出现回形针图标，表明该字段为附件字段。附件字段在数据表视图中不能重命名，但可在设计视图中更改名称。每个记录也有带括号数字的回形针图标，数字表示该记录的附件数量。 管理附件的操作步骤如下： 1. 双击记录的回形针图标，显示“附件”对话框。 2. 点击“附件”对话框中的“添加”按钮，导航到文件并点击“打开”，可重复操作添加更多文件。 3. 查看附件文件时，打开“附件”对话框，双击附件文件名，若应用程序可用，文件将在其原生应用程序中打开（如 .xls 或 .xlsx 文件在 Excel 中打开），可对文件进行更改并保存。要将文件保存到数据库，需返回 Access，在“附件”对话框中点击“确定”，询问是否保存更新到数据库时点击“是”。 4. “附件”对话框中的“保存”和“全部保存”按钮可将附件保存到硬盘或其他位置，以便不打开数据库就能打开附件。 #### 3. 删除记录 有时需要删除数据，但要注意，删除的数据无法使用“撤销”按钮恢复。在删除之前，可考虑将旧数据保留在新字段中。删除记录的步骤如下： 1. 点击记录左侧的记录选择器（或将光标置于记录的任意位置），选择要删除的记录。 2. 按“Delete”键或点击“删除记录”按钮，Access 会询问是否确定删除数据。 3. 点击“是”按钮进行删除，所选行将被删除，下方数据会向上移动填补空间。 #### 4. 输入特殊字符 有时需要输入键盘上没有的字符，Access 未提供简单方法，但可按以下步骤操作： 1. 选择“开始”➪“所有程序”➪“附件”➪“系统工具”➪“字符映射表”。也可在“开始”按钮搜索框中输入“字符映射表”，在出现的列表中点击它。此时会出现“字符映射表”，有字符网格，顶部下拉列表列出字体，顶部框显示所选字符。 2. 浏览查找所需字符，不同字体的字符集不同，可能需浏览多种字体，使用垂直滚动条查看字体中的所有字符。 3. 双击字符或选择字符后点击“选择”按钮，将其显示在“要复制的字符”框中，重复此步骤直到获取所有所需字符。 4. 点击“复制”按钮，“要复制的字符”框中的内容将复制到 Windows 剪贴板。 5. 返回 Access，点击“粘贴”按钮或按 Ctrl + V。若未看到复制的字符，可能需使用在“字符映射表”中选择的字体进行格式设置。 #### 5. 检查拼写 在数据表或窗体中检查拼写，可点击功能区“主页”选项卡“记录”组中的“拼写检查”按钮。可轻松跳过 Access 可能不识别单词的字段，尤其是包含代码或缩写的字段。也可选择一两个字段进行拼写检查，而非检查整个数据表。选择字段可点击字段名称，选择多个连续字段可先选择第一个字段，按住 Shift 键再点击最后一个字段。 拼写检查时，Access 会将数据表中的单词与自身字典中的单词进行比较，字典中未找到的单词会被视为拼写错误。但很多常用单词可能不在 Access 字典中，如技术术语或独特产品名称，所以不要认为“拼写”对话框总是正确的，检查是个好习惯。 常规拼写检查步骤如下： 1. 点击功能区“主页”选项卡“记录”组中的“拼写检查”按钮，打开“拼写”对话框。Access 会找到字典中没有的第一个单词，并显示在“不在字典中”框中，“建议”框会列出该单词可能的正确拼写。 2. 处理单词的方式有以下几种： - 从“建议”列表中双击单词替换拼写错误的单词，或点击正确拼写的单词后再点击“更改”按钮。 - 点击单词进行编辑并进行更正，然后点击“更改”或“全部更改”。 - 点击“忽略”按钮忽略该单词，查找下一个拼写错误的单词。 - 点击“取消”按钮退出拼写检查，手动在数据表中更正单词。 “拼写”对话框中的按钮及其功能如下表所示： | 按钮 | 功能 | | ---- | ---- | | 忽略“字段名称”字段 | 告诉 Access 不在找到最新拼写错误单词的字段中检查拼写 | | 忽略 | 跳过当前单词，查找下一个拼写错误的单词 | | 全部忽略 | 跳过该单词的所有实例 | | 更改 | 将拼写错误的单词更改为“不在字典中”框中输入的单词或“建议”框中选择的单词 | | 全部更改 | 将“不在字典中”框中输入的单词或“建议”框中选择的单词的所有实例进行更改 | | 添加 | 将单词添加到字典中，使用时需谨慎，因为很难撤销。Access 使用主字典和自定义字典，所有 Microsoft Office 应用程序共享这些字典，可使用 Microsoft Word 从自定义字典中