移动工作场景下的协作知识创造支持系统

# 移动工作场景下的协作知识创造支持系统 ## 1. 引言 在组织内部，知识创造（KC）是一项至关重要的活动，它被认为是差异化因素和重要的竞争力来源。知识可分为显性知识和隐性知识，显性知识是系统化、标准化的知识，能够通过正式语言，利用记录、报告或文件来表达。而隐性知识则是人们通过面对面的口头交流、个人经验的交换或对已有知识的处理而获得的，但却难以进行系统的交流。这可能是由于其结构不够完善、需要在特定的社会背景下传递才能被接收者理解，或者难以进行表征。 Nonaka 和 Takeuchi 提出了社会化、外化、组合、内化（SECI）模型，旨在通过一个他们称之为知识创造（KC）的过程，将隐性知识转化为显性知识。然而，要利用隐性知识实现知识创造并非易事，因为除非将其转化为显性知识，否则很难检索和共享。而且，由于搭便车行为、评估担忧、生产阻塞或组织内知识创造者之间缺乏信任等原因，显性知识有时也无法得到有效共享。 目前用于知识创造的技术，从存储最佳实践的成功数据库到支持人类决策过程的人工智能系统，大多是为静态工作场所设计的。这意味着移动工作者无法利用组织内现有的知识池，也无法在办公室外履行职责时为扩大知识池做出贡献。因此，本文旨在探索移动技术在支持此类会议中的作用，提供简单而有用的可视化机制来支持知识创造，特别是针对管理隐性知识。 ## 2. 面对面场景中的知识创造 ### 2.1 可视化机制、草图绘制和头脑草图绘制 可视化能够实现知识的“映射”，促进其创造和共享。在知识创造中，可视化通过草图、概念图、图形表示等方式，支持个人或协作地创造隐性知识。它有助于个人澄清自己的隐性知识，也便于与他人分享知识。 草图绘制在面对面的创意生成会议中具有诸多优势： - **思考方面**：草图绘制能在个人参与者的创意生成过程中激发重新解释的循环。 - **交流方面**：草图绘制能促使参与者重新解释彼此的想法。 - **存储方面**：草图绘制通过增强早期想法的可访问性，促进在创意生成过程中对这些想法的利用。 “头脑草图绘制”是一种使用草图的创意生成技术，它是更为人熟知的头脑书写技术的图形变体。通常在头脑草图绘制过程中，参与者首先各自绘制想法，然后通过交换纸张分享这些想法，接着以工作表上已有的想法为灵感来源。 ### 2.2 基于头脑书写的移动群组知识创造 大多数人认为，面对面的小组环境最适合进行知识创造，因为与他人的互动能够激发创造力。然而，有控制的研究一致表明，与单独工作或在名义小组中工作相比，人们在小组中工作时产生的想法更少、质量更低。如今，我们已经清楚了面对面头脑风暴小组中阻碍生产力的原因： - **搭便车行为**：倾向于让其他小组成员完成工作。 - **评估担忧**：小组在开始时产出率较低，且在整个会议过程中保持这种低产出状态。 - **生产阻塞**：小组成员必须等待轮到自己发言才能表达想法。 电子头脑书写和头脑草图绘制可以减少甚至消除生产阻塞、评估担忧和搭便车行为。研究还表明，在小组中分享书面想法可能会增强创造力。一些作者提出了一个初始阶段，即个人先写下想法，然后在轮询式的轮流会议中与小组分享这些想法，使用黑板进行总结和选择，接着小组对想法进行讨论以澄清和评估，最后通过个人或协作的过程对想法进行排名以做出最终决策。 Nonaka 等人开发了一个知识创造模型，该模型涉及隐性知识和显性知识之间的持续互动，以在小组或社区内产生新知识。虽然可以通过“行动中的反思”、使用隐喻和类比或通过指导和讲故事等方式将部分隐性知识“外化”，但隐性知识的某些方面，特别是与创造力、直觉、情感和技能相关的方面，不太可能完全显性化。 随着知识越来越多地由移动中的面对面工作者创造和应用，但大多数知识创造支持系统是为连接到中央服务器的台式 PC 设计的，这限制了知识创造的潜力，可能会排除负责知识密集型活动的有价值的移动工作者。因此，引入移动技术的使用可以扩展组织支持知识创造的能力。 ### 2.3 应用于面对面移动知识创造支持的设计原则 我们不应仅仅专注于对知识进行编码的系统，而应更多地关注促进知识持有者、创造者和需求者之间协作的系统。近期的研究已经开始认识到，在设计知识管理系统时，需要纳入对面对面知识创造和共享的支持，以促进复杂的、特定情境知识的转移。 知识创造系统有三个关键的功能要求： - **信息情境化**：便于将信息置于特定的情境中理解。 - **社交互动和网络**：促进知识创造者之间的交流和合作。 - **易用的人机界面**：提供信息的可视化表示和组织。 基于以上考虑，我们开发了一个名为 MCKC（移动协作知识创造）的系统原型，用于支持移动场景下人们面对面的协作知识创造。该系统运行在通过自组织网络无线互连的平板电脑和个人数字助理（PDA）上，并且在有必要的网络基础设施时，能够将移动设备的数据与中央存储库同步。这样，人们可以随时随地访问现有的显性知识。 MCKC 使用设备的触摸屏机制作为主要的人机交互方式，输入信息。草图绘制被用作信息管理的可视化工具，支持头脑书写和头脑草图绘制过程，同时也用于通过手势实现命令输入，以实现简单易用的应用界面。系统采用了各种可视化机制进行信息管理，实现了基于自由手绘的输入范式，用户可以绘制草图、编辑图形信息和自由手写文本，还可以使用概念图等视觉隐喻进行信息管理。 MCKC 系统有三种模式： - **头脑书写/头脑草图绘制模式**：支持知识外化，允许用户通过自由手写或草图解释他们的隐性或显性知识。 - **相关信息选择模式**：支持社会化和组合过程，帮助小组筛选出相关的想法。 - **知识创造的可视化呈现和语义模式**：支持社会化过程，让用户通过最终的可视化表示将知识创造过程具体化。 这三种模式旨在提供一个支持隐性知识到隐性知识共享和创造的环境，无需在共享之前将隐性知识转化为显性知识。同时，MCKC 考虑到社交互动是协作知识创造的关键因素，虽然它也可以支持个人知识创造，但通过让人们书写想法而不是口头表达，可以减少生产阻塞、评估担忧和搭便车问题。 以下是 MCKC 系统设计原则和功能要求的关系表格： |设计原则|功能要求| | ---- | ---- | |基于 SECI 模型|支持知识的外化、社会化、组合和内化过程| |考虑移动设备特点|实现无线互联和数据同步，利用触摸屏交互| |注重人机界面设计|提供可视化表示和自由手绘输入| |强调社交互动|减少协作中的问题，促进知识共享| 下面是 MCKC 系统三种模式的简单流程图： ```mermaid graph LR A[头脑书写/头脑草图绘制模式] --> B[相关信息选择模式] B --> C[知识创造的可视化呈现和语义模式] C --> A ``` ## 3. MCKC 描述和应用场景 草图有助于将隐性知识外化，表达人们头脑中的想法和概念，还能帮助人们在与他人交流之前整理和澄清自己的想法。因此，MCKC 允许通过其界面指定显性和隐性知识。该界面使用设备的触控笔通过手势激活选项，以简单的方式操作信息，利用可视化机制呈现和处理信息，支持草图编辑和自由手写，便于面对面协作进行知识创造的小组成员之间的互动。 MCKC 可以随时随地使用，能够带到组织的任何物理场所，甚至在人们移动时也能使用。接下来，我们将简要描述 MCKC 的功能、三种工作模式以及使其成为支持知识创造的合适工具的特点。每种模式都旨在支持 SECI 模型的一个阶段，系统不强制规定使用每种模式的顺序，允许进行螺旋式发展，用户可以随时返回上一个模式进行修正或重新开始。以下描述基于一个场景：某组织营销部门的三个人正在构思一款全地形汽车的新海报应该是什么样子。 ### 3.1 SECI 模型 - 外化：头脑书写/草图绘制模式 头脑书写/草图绘制模式支持知识外化，允许用户通过自由手写或草图解释他们的隐性或显性知识。默认情况下，此模式以非协作方式工作，允许用户在分享想法之前自由准备，减少搭便车、生产阻塞和评估担忧问题。尽管用户处于面对面的情境中，但他们可以并行生成想法（如图 1 所示）。 如果需要编辑之前的想法，用户可以通过单击选择该想法所在的区域，然后点击“向下箭头”图标进入编辑模式（如图 1d 所示）。 为了进行协作，参与者需要激活应用程序的协作工作选项。之后，他们可以分享想法并开始像单独工作时一样进行协作编辑，这支持了 SECI 模型中的知识社会化过程。由于想法是一个接一个显示的，因此需要一个滚动功能来浏览它们，这可以通过将触控笔在屏幕右侧垂直边框上下滑动的手势来完成（如图 1c 所示）。 以下是该模式下的操作步骤列表： 1. 开启 MCKC 系统，进入头脑书写/草图绘制模式。 2. 用户自由地通过自由手写或草图表达自己的想法。 3. 若要编辑已有想法，单击选择区域并点击“向下箭头”图标进入编辑模式。 4. 若要进行协作，激活协作工作选项，分享并协作编辑想法。 5. 使用滚动手势浏览想法。 ### 3.2 SECI 模型 - 社会化/组合：相关信息选择模式 在每个用户外化自己的想法后，需要让所有小组成员参与来完善这些想法。为了选择想法，必须确定哪些是相关的，哪些可以丢弃。为了支持这个过程，MCKC 生成一个包含所有已创建想法的列表，这些想法将以相似比例的矩形框直观显示。在这个阶段，想法列表对所有参与者可见，如图 1 所示。 为了对想法进行排名，参与者需要对其进行正面或负面投票。他们可以通过在代表某个想法的矩形左侧区域做一个勾选手势来发出正面投票（如图 1.e 所示），在右侧区域做一个勾选手势来发出负面投票（如图 1.f 所示）。数字 1 到 5 表示每个想法根据收到的投票所获得的排名，5 表示最相关，0 表示该想法完全不相关。由于可能有很多想法，此模式也提供了滚动机制（如图 1.d 所示）。 在开始时，在收到任何投票之前，一个想法的排名数字将为 1。想法的排名数字出现在矩形的右下角。随着想法被排名，它们将根据排名级别重新排列和分组，这样相关的想法就很容易与不相关的想法区分开来，支持对它们的选择。在这个模式下，通过点击矩形的中间区域可以对想法进行协作编辑，协作编辑允许隐性和显性知识的社会化，使参与者能够结合他们对想法的知识和观点。 以下是该模式下的操作步骤列表： 1. 完成头脑书写/草图绘制模式后，进入相关信息选择模式。 2. 查看 MCKC 生成的想法列表。 3. 通过在矩形左右区域做勾选手势对想法进行正负投票。 4. 利用滚动机制浏览想法。 5. 点击矩形中间区域对想法进行协作编辑。 ### 3.3 SECI 模型 - 内化：知识创造的可视化呈现和语义模式 此模式允许用户通过最终的可视化表示将知识创造过程具体化，这个过程需要所有参与者达成一致。以海报设计场景为例，参与者必须就哪些想法将以视觉形式表达，哪些以书面形式表达在海报上达成共识。 在这个模式开始时，会出现一个空白页面，顶部有一个小方块列表，代表按排名顺序生成的想法。在这个阶段，参与者需要对想法进行视觉排列，这是知识创造过程中的一个重要阶段，因为期望在这里用草图和其他可视化表示来表达隐性和显性知识。预计参与者首先会绘制一个草图，根据草图的含义将想法按特定顺序放置。在示例中，用户将确定每个想法在海报上的位置。想法可以从列表中拖动并放置到所需的位置（如图 2 所示）。 以下是该模式下的操作步骤列表： 1. 进入知识创造的可视化呈现和语义模式。 2. 查看空白页面和顶部按排名排列的想法列表。 3. 参与者共同讨论并确定想法的视觉和书面表达形式。 4. 绘制草图，根据草图含义排列想法。 5. 从列表中拖动想法到草图中的期望位置。 下面是 MCKC 系统三种模式在应用场景中的完整流程图： ```mermaid graph LR classDef startend fill:#F5EBFF,stroke:#BE8FED,stroke-width:2px; classDef process fill:#E5F6FF,stroke:#73A6FF,stroke-width:2px; A([开始]):::startend --> B(头脑书写/草图绘制模式):::process B --> C{是否协作?}:::process C -- 否 --> D(继续个人创作):::process C -- 是 --> E(激活协作选项):::process E --> F(分享并协作编辑想法):::process D --> G(完成个人创作):::process F --> G G --> H(相关信息选择模式):::process H --> I(投票排名想法):::process I --> J(协作编辑想法):::process J --> K(知识创造的可视化呈现和语义模式):::process K --> L(确定表达形式):::process L --> M(视觉排列想法):::process M --> N([结束]):::startend ``` 综上所述，MCKC 系统通过三种工作模式，紧密结合 SECI 模型，为移动场景下的面对面协作知识创造提供了有效的支持。它充分考虑了移动设备的特点和人机交互的便利性，利用草图绘制等可视化手段，减少了传统协作过程中存在的问题，能够帮助组织更好地管理和创造知识，提升竞争力。无论是个人知识的外化，还是团队知识的社会化、组合和内化，MCKC 都提供了可行的解决方案，具有广阔的应用前景。