Voici quelques fonctionnalités de base des logiciels de gestion des revenus qui peuvent aider les utilisateurs à gérer les revenus et à rester conformes :
Reconnaissance des revenus : La reconnaissance des revenus est un principe comptable généralement accepté (GAAP) qui détermine comment et quand les revenus doivent être reconnus. Cette fonctionnalité du logiciel de gestion des revenus permet de gagner du temps en enregistrant automatiquement les informations des clients ou des ventes dans le système et en fournissant rapidement des calculs précis, éliminant ainsi les erreurs humaines. En général, les revenus ne peuvent pas être reconnus et comptabilisés tant que certains critères, tels que la détermination d'un prix, la collecte du paiement et la livraison de biens ou de services, n'ont pas été remplis. Une fois ces critères remplis, le montant en dollars est mesurable pour une entreprise. La norme de reconnaissance des revenus, ASC 606, aide à maintenir un cadre uniforme pour la reconnaissance des revenus des clients.
Rapports : Les fonctionnalités de rapport dans les logiciels de gestion des revenus incluent les revenus des ventes, la rentabilité des produits/clients, les détails de tarification pour des produits et services individuels ou en groupe, ainsi que l'analyse de la performance des offres spéciales, des forfaits et des incitations.
Gestion des clients : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de créer, approuver et suivre les clients tout au long du cycle de vie de chaque contrat. Capturer chaque changement contractuel offre une plus grande visibilité sur le comportement d'un client, ce qui peut aider à réduire les risques futurs de faire affaire avec ces clients.
Conformité ASC 606/IFRS 15 : ASC 606/IFRS 15 fournit un cadre pour que les entreprises reconnaissent les revenus de manière plus cohérente. Cela affecte toutes les entreprises qui concluent des contrats avec des clients pour transférer des biens ou des services — organisations publiques, privées et à but non lucratif. Les logiciels de gestion des revenus peuvent aider à ces conformités en déterminant le prix de la transaction, en allouant le prix de la transaction et en reconnaissant les revenus lorsque l'entreprise remplit ses obligations contractuelles, entre autres.
Capacités de prévision : En utilisant les données de revenus provenant de plusieurs sources, cette fonctionnalité permet aux entreprises de prévoir les revenus futurs, permettant aux équipes de prendre des décisions plus éclairées pour l'avenir. La prévision donne également un aperçu de l'impact financier des changements de modèles commerciaux, de stratégies de tarification et de contrats clients.
Intégrations : Le logiciel de gestion des revenus est parfois livré en tant que produit autonome, mais d'autres peuvent être intégrés dans des logiciels de comptabilité et des systèmes ERP. Lorsqu'il est utilisé par les responsables des ventes et du marketing, la gestion des revenus doit également s'intégrer avec des logiciels CRM.
Comment acheter un logiciel de gestion des revenus
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour les logiciels de gestion des revenus
Lors de la sélection d'un logiciel de gestion des revenus, il est essentiel de d'abord examiner comment l'entreprise fonctionne, puis de se familiariser avec les différents types de logiciels disponibles. Il existe une variété d'options en ce qui concerne les produits de logiciels de gestion des revenus, y compris ceux conçus pour les besoins commerciaux des petites et moyennes entreprises. Certaines choses à considérer incluent la capacité d'automatiser des calculs de revenus complexes, de gérer différents types de contrats de produits et de surveiller les revenus par client, contrat ou projet.
Comparer les produits de logiciels de gestion des revenus
Créer une liste longue
Selon l'industrie, l'acheteur pourrait vouloir d'abord créer une liste longue de produits logiciels conçus pour aider les entreprises dans l'industrie particulière. Par exemple, il existe des plateformes spécifiquement conçues pour les entreprises dans le commerce de détail, les fabricants, les restaurants, les hôtels, etc.
Créer une liste courte
Après avoir examiné et recherché les logiciels sur la liste longue, l'acheteur peut réduire cette liste en fonction du budget. Les logiciels de gestion des revenus sont disponibles pour convenir à tous les budgets, et certaines applications générales peuvent être téléchargées gratuitement ou achetées en magasin à un prix inférieur.
Les acheteurs doivent garder à l'esprit, cependant, que plus un logiciel est spécialisé, plus il devient cher. C'est le cas parce que la base d'utilisateurs pour les logiciels spécialisés est généralement relativement petite. Si l'entreprise souhaite quelque chose de spécifique à son industrie ou personnalisé pour l'entreprise, elle doit être prête à payer un supplément.
Réaliser des démonstrations
En règle générale, les entreprises doivent s'assurer de démontrer tous les produits qui se retrouvent sur leur liste courte. Lors des démonstrations, les acheteurs doivent poser des questions spécifiques liées aux fonctionnalités qui les intéressent le plus. Par exemple, on pourrait demander à être guidé à travers les fonctionnalités de reconnaissance et d'allocation des revenus, de prévision des coûts et des revenus des projets, et d'analyse de la performance des offres spéciales, des forfaits et des incitations.
Sélection du logiciel de gestion des revenus
Choisir une équipe de sélection
Les comptables ou les responsables de départements tels que les ventes, le marketing et les opérations qui utiliseront ce logiciel doivent être impliqués dans le processus de sélection. Chaque entreprise est différente, et les comptables, ou autres utilisateurs fréquents, sont probablement les mieux placés pour offrir un avis éclairé sur le meilleur choix pour les besoins particuliers de l'entreprise. Le comptable peut même être en mesure d'aider l'entreprise à installer et configurer le logiciel de son choix.
Après avoir choisi un logiciel, les acheteurs doivent se rappeler qu'ils ne sont pas obligés de rester avec cette sélection pour toujours ; la plupart des plateformes permettent des modules complémentaires ou des modifications. Cependant, cette décision ne doit pas être prise à la légère car, quel que soit le logiciel choisi, ce sera un engagement important en termes de temps et d'argent. Pour voir un retour sur investissement, les acheteurs ne peuvent pas changer d'avis quelques mois plus tard et changer de logiciel à nouveau.
Négociation
Négocier un contrat de logiciel est essentiel pour minimiser les risques, que ce soit en termes de protection des performances, de protection de la sécurité, ou simplement pour s'assurer que les deux parties sont en accord complet sur ce qu'elles attendent l'une de l'autre. Si l'entreprise a le flux de trésorerie, elle pourrait demander une réduction en échange d'un paiement annuel à l'avance, et de nombreux fournisseurs de logiciels sont heureux de conclure cet accord. D'autres fois, un fournisseur de logiciels peut offrir une utilisation illimitée si l'acheteur paie à l'avance au lieu de payer un prix forfaitaire mensuel ou trimestriel.
Les acheteurs doivent également déterminer s'ils ont besoin d'aide pour mettre en œuvre le logiciel ou l'intégrer à un autre système. Habituellement, la première offre d'un fournisseur de logiciels inclura certains services de mise en œuvre dans un délai donné. Les acheteurs peuvent demander à ce que ces services soient supprimés s'ils peuvent le gérer eux-mêmes ou si un tiers peut le faire à moindre coût.
Ils doivent également décider combien de temps ils auront besoin de ce logiciel. Si l'entreprise utilisera le logiciel pendant des années, l'acheteur peut négocier des termes plus longs qui se traduisent parfois par des prix plus favorables.
Décision finale
La décision finale doit être basée sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises doivent essayer de prioriser les besoins et sélectionner la solution qui répond à la plupart, sinon à toutes, de leurs exigences. Les entreprises doivent se rappeler qu'il n'existe pas de logiciel parfait, mais qu'il en existe un qui est le meilleur pour leur entreprise. Si possible, les acheteurs devraient essayer de mener un programme pilote avec un échantillon plus petit d'utilisateurs pour évaluer comment le logiciel est reçu. Si la plateforme obtient de bonnes notes, ils peuvent acheter avec plus de confiance. Si l'outil s'avère inefficace ou ne fonctionne pas comme prévu, il pourrait être temps de tester un autre logiciel.