Quad'e nouveau sur la facture électronique ?

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Un amendement a été voté en catimini le 24 mars dernier par la  commission spéciale de l'Assemblée nationale en charge de la loi de simplification de la vie économique (il a été examiné en séance publique du 8 au 11 avril). Il visait à reporter les obligations d’émission des factures électroniques des PME et TPE au 1er septembre 2028 à cause du désengagement de l’Etat et de l’arrêt de sa solution gratuite, le Portail Public de Facturation (PPF) le 15 octobre dernier. Il a finalement été supprimé par le Sénat le 11 avril dernier.

Même s’il avait été finalement voté, cela n’aurait pas changé grand-chose pour les entreprises qui devraient traiter des factures électroniques fournisseurs qu’elles auront reçues dès septembre 2026. Toutefois, cette requête doit être entendue par les candidats PDP afin d’adapter leur offre aux contraintes des PME.

Le compte à rebours pour choisir votre partenaire de dématérialisation est donc toujours bel et bien lancé ! Face à ces échéances qui se rapprochent, la question de savoir si la facturation électronique est une contrainte ou une opportunité est sur de nombreuses lèvres, les avis sont partagés. Au-delà de cette question, nous pouvons en poser une autre : comment faire de cette contrainte législative une opportunité de business ? 

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Nous venons de réaliser une étude OpinionWay pour approfondir notre connaissance de la maturité digitale des entreprises et observer son évolution depuis l’année dernière. Pour ce faire, 350 responsables dans la gestion de la facturation/comptabilité au sein d’entreprises privées de 10 salariés et plus ont été interrogés du 9 au 24 février dernier.

Selon cette étude :

·         43% des entreprises jugent cette réforme contraignante et utile

·         32% l’estiment non contraignante et utile

·         21% la trouvent contraignante et inutile

En réalisant des regroupements, nous arrivons à 75% d’entreprises trouvent cette réforme utile et 64% la jugent contraignante. Comment explique-t-on ce ressenti négatif majoritairement partagé ?

Elle est ainsi perçue en raison des efforts de mise en conformité, de son caractère obligatoire et du strict calendrier :

•       Le CTC (Contrôle en Continu des Transactions) tel que souhaité par le gouvernement vise à accroître la transparence des échanges en documentant l’existence d’une relation commerciale au moment de la facturation (ainsi l’Administration pourra vérifier que telle facture émise par tel fournisseur pour telle prestation et tel client a bel et bien été payée par le client – limitera donc les fausses facturations ou fausses déclarations de récupération de TVA). C’est une nouvelle manière de fonctionner, des nouveaux processus à mettre en place. Cela peut être vu comme une surcharge administrative nécessitant des ressources supplémentaires humaines et financières.

•       En outre, la mise en conformité nécessite de dégager un budget de développement de la solution, d’intégration aux systèmes et de déploiement. Cela engendre donc des coûts supplémentaires (formation, investissement technologique ou recrutement d'experts pour s'assurer du respect des normes). Ces sommes ne sont pas anodines et peuvent donc là aussi être assimilées à une contrainte.

•       Dernier point et non des moindres : les risques de sanctions en cas de non-conformité. Le manquement aux obligations du e-invoicing entraînera une amende à hauteur de 15 € par facture en cas de non-émission d'une facture sous format électronique, plafonnée à 15 000 € par année civile ; 250 € en cas de non-respect à l'obligation de e-reporting pour tous les échanges BtoC et BtoB international, plafonnée à 15 000 € par année civile. 

Alors oui, la transition peut paraître compliquée et contraignante. Mais cette réforme est également utile… Voyons pourquoi nous l’affirmons et comment la rendre vraiment avantageuse.

Elle est utile car elle va homogénéiser les pratiques de facturation des entreprises tant dans les termes employés que dans les formats envoyés. Par exemple aujourd’hui, les statuts de traitement des factures peuvent varier d’un fournisseur à un autre, peuvent être plus ou moins précis… Cela crée de la confusion dans certains échanges commerciaux. Demain, il y aura 14 statuts de traitement dont 4 obligatoires (déposée, refusée pour un motif technique, rejetée, encaissée). Cela signifie que toutes les entreprises utiliseront la même « syntaxe », le même mot pour un motif similaire.

Autre exemple, les formats de factures peuvent être parfois un vrai casse-tête ! La facturation BtoB dans le cadre de la réforme du e-invoicing impose comme vous le savez 3 formats : UBL, CII et Factur-X. Toutes les PDP enverront donc des factures homogènes qui seront automatiquement « lues » par la PDP réceptionnaire. Et comme l’Europe bascule elle aussi peu à peu dans la facturation électronique, vous pourrez envoyer plus facilement des factures à des clients européens.

Elle est aussi utile pour la réduction du temps passé pour le traitement de chaque facture et la correction des erreurs éventuelles. Elle le sera pour toutes les petites demandes administratives qui peuvent en réalité prendre un temps fou !

Et bien sûr, la facturation électronique réduit les délais de paiement (1 entreprise sur 2 a vu une aggravation des retards de paiement l’année dernière selon l’AFDCC et d’une manière générale une dégradation des délais de paiement en 2024) car les temps de conception, d’émission et de réception de la facture au bon destinataire sont fortement réduits. Alors dans ce contexte, tout le temps qui peut être gagné en amont peut faire du bien à votre trésorerie.

Alors oui, cette réforme a aussi son utilité pour les entreprises mais comment en tirer le meilleur parti ?

D’une part, la dématérialisation des factures est l’occasion de revoir vos processus, conserver ceux qui fonctionnent bien, expérimenter de nouvelles choses ou supprimer de vieux processus moins utiles à présent. Cette réforme est donc le moment de tout poser à plat, de réaliser un audit et de tester (bien sûr) la future conformité de vos factures et de votre processus de facturation avec les prérequis de la loi. Cet audit vous servira également à la rédaction d’un cahier des charges adapté à vos besoins réels (qui peuvent d’ailleurs aller au-delà du périmètre de la réforme). Vous pouvez en profiter pour vous différencier de vos concurrents en gagnant par exemple du temps sur l’automatisation du poste fournisseur et en analysant certaines de ses données.

A noter !

Les entreprises qui adoptent rapidement et efficacement les nouvelles normes peuvent en tirer un avantage compétitif, en se positionnant comme des acteurs responsables et innovants dans leur secteur.  Elles peuvent ainsi mieux attirer les investisseurs et partenaires soucieux de critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG).

D’autre part, avec les innovations technologiques, ce qui se faisait en 1 journée ne prend plus que quelques heures (ou même moins !). Il est fort à parier que de nouvelles fonctionnalités très utiles et pratiques existent dans les versions logicielles aujourd’hui alors que ce n’était pas le cas auparavant. Ce passage vers la conformité à la facture électronique est donc le moment de « réviser » vos solutions logicielles et certainement de les optimiser. Cela peut, là encore, vous différencier de vos concurrents ayant « moins avancé » que vous.

Tout à l’heure, nous vous parlions de cette demande croissante de transparence mais tout ceci contribue aussi à renforcer la structure de gouvernance des entreprises en général et de la vôtre en particulier. En retour, cette meilleure gouvernance peut améliorer votre réputation, améliorer les échanges avec vos clients/fournisseurs et attirer de nouveaux investisseurs.

Alors opportunité ou contrainte ? A vous de vous positionner. Quoiqu’il en soit, l’heure du choix du partenaire de dématérialisation a sonné et la liste ne cesse de s’allonger. Ils vous accompagneront lors de cette transformation digitale avec leur expertise.

Si la facturation électronique vous intéresse, vous interroge ou vous préoccupe, n’hésitez pas à consulter nos ressources complémentaires. Nous les avons créées pour vous aider et vous accompagner. 👇

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Quand ?  Le 30 avril à 10h30

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