Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

Unit 14  Employment Communication – Resumes and 
Cover Letters 

Structure 

14.1  Introduction 
Objectives 
14. 2  Writing a Resume 
14.2.1 Types of Resumes 
14.2.2 Components of Resumes 
14.2.3 Language and other Guidelines for Resumes 
Self Assessment Questions 1 
14.3  Writing  Job Application Letters 
14.3.1  Types of Job Application Letters 
Self Assessment Questions 2 
14.4  Other Letters about Employment 
Self Assessment Questions 3 
14.5  Summary 
Terminal Questions 
Answers to SAQ’s and TQ’s 

14.1 Introduction 
The job application process begins with writing resumes and application letters. While a well drafted 
resume and application letter alone cannot get you a job, they can certainly increase your chances of 
being  included  in  the  “short  list”  of  candidates  to  be  considered.  The  way  your  resume  and 
application  letter  are  worded  and  presented  can  create  a  favorable  first  impression  among 
prospective employers. They can provide an insight into the type of person that you are. Needless to 
say, a lot of time and attention should be given to preparing resumes and application letters, ensuring 
that  they  are  written  in  an  appropriate  format  and  reflect  your  strengths  and  skills.  This  unit  offers

Sikkim Manipal University  243 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

some  useful  guidelines  for  writing  effective  resumes,  application  letters  and  other  types  of 
employment letters. 

Learning Objectives: 
After studying this unit, you should be able to understand the following. 
1.  Develop a good understanding of the job application process 
2.  Prepare an effective personal resume 
3.  Write application letters tailored to the needs of prospective employers 
4.  Project an overall favorable image of yourself to prospective employers 

14.2 Writing A Resume 
A  resume  is  a  document  that  summarizes  your  background,  educational  qualifications, 
experience  and  interests.  It  may  be  sent  not  only  to  current  employers,  but  also  to  potential 
employers, who may hire you for a job that has not been announced. From a prospective employer’s 
point  of  view,  it  serves  as  a  screening  device,  helping  to  select  the  most  worthy  candidates  for  a 
particular position and to eliminate the others. From a job seeker’s point of view, the resume conveys 
how  you  present  your  ideas,  whether  you  are  organized  and  what  your  strengths  are,  apart  from 
listing your qualifications. 

Although  resumes  and  job  application  letters  go  together  and  the  letter  is  seen  first,  the  resume 
should be written before the letter. The resume helps to decide which ideas are to be highlighted in 
the application letter. Resumes, like application letters, should focus on the needs of employers. For 
example,  a  person  seeking  a  job  as  a  visualizer  in  an  advertising  agency,  should  emphasize  his 
creative skills over other skills. 

14.2.1 Types Of Resumes 
There are two approaches to writing a resume. Which of these you choose will depend on your 
experience and accomplishments. 

1.  Chronological  Resume  –  This  type  of  resume  consists  in  listing  your  education  and 
experience in reverse order, mentioning your most recent job or qualification first. This is the most 
commonly  used  approach  and  is  generally  used  when  your  education  and  work  experience  are

Sikkim Manipal University  244 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

clearly related to the job that you are applying for. It is also appropriate for recent college graduates, 
with little or no work experience. 
An example of a chronological resume is shown below – 

Susan Thomas 
207, Summer Block 
“ The Residences” 
57, Benson Cross Rd., 
Bangalore 560 046 
Phone (080) ­ 23537133 
Mobile – 98450 – 31352 
Email – [email protected] 

OBJECTIVE  A middle to senior level position in the area of Client Servicing, in an 
Advertising Agency. 

EDUCATION  M.S., Advertising & Marketing, the University of Texas at Austin, 
Texas, USA, September 2005. 

B.A., Mass Communication, Mount Carmel College, Bangalore, May 
2001. 

EXPERIENCE  Account Supervisor, Ogilvy & Mather, Bangalore, October 2005 – 
present. 

Independently handle the advertising campaigns of prestigious FMCG 
Clients, such as Hindustan Unilever. Supervise a team of client service 
executives. 

Client Service Executive, Sista Saatchi & Saatchi, Bangalore, June

Sikkim Manipal University  245 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

2002 ­ June 2003. 

Assisted account supervisor in pre­launch advertising activities for 
a number of new product launches. 

Management Trainee, Hindustan Thompson Associates, Bangalore, 
June 2001 – 2002. 

Went through all­round training in the different departments of an 
advertising agency, with emphasis on client servicing. 

ACTIVITIES  Member, Advertising Club, Bangalore, 2007 ­ present 
& INTERESTS  Member, Bangalore Management Association, Bangalore, 2006 – 
present 
Consulting Editor, Advertising & Marketing magazine, Bangalore, 
2005 ­ present 

REFERENCES  Available on request 

2. Functional Resume – This type of resume is appropriate when you have held a number of jobs in 
different functional areas, or when you are changing your career completely. 

Example – Moving from a Marketing job to a Human Resources related job, or changing your career 
focus from an industry job to an academic job. 

In this case, the resume will be prepared in such a way that all jobs in a particular area will be 
grouped together. 

A functional resume would be written as follows –

Sikkim Manipal University  246 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

CAREER OBJECTIVE 
A position in Marketing Communication, that would leverage both my industry and academic 
experience. 

EXPERIENCE 

Summary of Industry Experience ( 1994 – 2002) 

Worked for over eight years in the advertising industry. Started my career as a management trainee 
with a mid sized agency and was exposed to all agency departments. Joined an in­house agency of 
a  reputed  organization  and  worked  with  them  for  two  years  as  account  executive  on  a  consumer 
durable  account.  Moved  on  next  to  India’s  third  largest  advertising  agency,  where  I  independently 
handled the advertising campaigns of a leading fast moving consumer goods client. After three years 
with  them,  I  took  up  an  offer  as  Branch  Manager  of  a  smaller  agency  catering  to  IT  clients,  and 
worked with them for a couple of years. 

Summary of Academic Experience (2003 – present) 
I  shifted  my  career  focus  to  academics  in  2003  and  was  a  visiting  faculty  in  Marketing  at  leading 
business  schools  in  Bangalore.  Worked  as  Editor  for  an  institute  offering  distance  education 
programs  in  Marketing  and  Advertising for  a couple of years, before  joining  a  business  school  that 
offers  an  American  MBA  in  India.  As  Marketing  Director,  I  was  responsible  for  teaching  Marketing 
related subjects, placement co­ordination and marketing the program to prospective students. After a 
long  five­year  stint  with  them,  I  recently  joined  Sikkim  Manipal  University,  where  I  look  after  the 
management programs offered through distance education. 

A chronological “work history” would follow the “experience” section, listing all jobs held in reverse 
chronological order, starting from the most recent job. The “education” 
section would come next, listing institutions, degrees and dates.

Sikkim Manipal University  247 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

14.2.2 Components Of Resumes 

Irrespective  of  the  type  of  resume,  all  resumes  will  have  the  same  basic  information  or  standard 
components – 

1. Basic Data – This includes the name, address, telephone number and email id. The information 
provided should allow a prospective employer to reach you easily. If you are still in college, it is better 
to  provide both a  home  and  a  college  address.  If  you are already  employed,  list either  a  business 
phone number, or a mobile number where you can be reached during work hours. 

2.  Career  Objective  –  An  objective  should  be  very  specific,  stating  clearly  the  position  you  are 
seeking and the area in which you want to work. The objective statement should consist of two parts 
– 1) Your general goal, mentioning some skills that you feel will qualify you for the job and 2) One or 
more specific areas in which you wish to work. 

Example – An entry­level position in public relations, with an opportunity to use my 
skills in writing and researching. Special interests in publicity, radio and television programming. 

3.Education  –  Employers  are  interested  in  knowing  about  your  academic  qualifications  after  high 
school.  Educational  qualifications  should  be  listed  in  reverse  chronological  order,  starting  with  the 
most  recent  qualification  first.  The  degree  earned,  the  name  of  the  institution,  and  the  date  of 
receiving the degree should be mentioned. 

Example – Master of Business Administration in Retail Operations, Sikkim Manipal 
University, August 2008. 

In addition, any theses written, special courses taken, ranks, awards and scholarships earned may 
also be mentioned, if relevant. 

4.Experience  –  Like  educational  qualifications,  work  experience  should  be  listed  in  reverse 
chronological  order.  If  your  experience  is  limited,  you  may  also  list  part­time  jobs,  internships  and

Sikkim Manipal University  248 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

voluntary  work,  under  the  title  “work  experience.”  More  than  job  designations,  employees  are 
interested  in  knowing  what  you  can  do.  Therefore,  a  brief  description  of  each  job  and  the  duties 
performed by you should be included. Short phrases may be used, instead of complete sentences. 
Technical terminology may also be used to describe the work done by you. 

Example –Production Supervisor, Western University Media Productions, 1996­97 
Assisted in videotape productions, digital and online videotape editing, using 
studio and portable cameras. 

5.Skills/Other Knowledge – In this section, capabilities such as languages known, computer skills 
and special writing skills may be listed. 

6. Organizations and Activities – Membership of student and professional associations, clubs and 
committees, offices held, as well as extra­curricular activities such as sports, music and photography, 
should  be  listed.in  this  section.  This  information  gives  prospective  employers  an  idea  of  your 
aptitudes, attitudes and personality. 

7.  References  –  References  could  be  obtained  from  anyone  who  is  familiar  with  either  your 
academic or professional work, such as your professors, or immediate supervisor. Prior permission 
should always be sought before listing anyone as a reference. Generally, it is sufficient to include the 
statement “References available on request” in your resume and to furnish the names only if you are 
asked  to.  Employers  ask for  references  only  if  they  wish  to do a  background  check  on  you. When 
listing  references,  the  name  of  the  person,  designation,  institution  and  contact  details  should  be 
provided.

Sikkim Manipal University  249 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

14.2.3 Language And Other Guidelines For Resumes 

The general appearance of a resume is extremely important. It should project a professional image of 
yourself to the organization. A badly presented resume with errors in spelling and grammar could 
cost you the job. That is why many job seekers prefer to hire the services of a professional firm to 
prepare their resumes. 

The following points should be kept in mind, regarding the appearance of a resume­

· Print your resume on good quality paper
· Leave a lot of white space, so that the resume does not look cluttered
· Use a high quality printer or copy machine, for good reproduction
· Avoid using special types of paper and fancy typefaces for special effects
· Limit your resume to a maximum of two pages, since employers do not have the time to go 
through lengthy resumes 

Regarding the language and writing style, avoid being wordy or verbose and use simple, brief 
statements. Your resume should also come across as dynamic and highlight your accomplishments. 
A list of “action words” that should be used in writing resumes, is given below­ 

Achieved                      Defined  Helped                    Planned 
Acted                            Delegated                        Identified                Prepared 
Adapted                        Demonstrated                  Informed                Presented 
Advised  Described                         Inspected               Produced 
Allocated                      Designated                       Instructed               Recommended 
Analyzed                       Determined                     Integrated               Reorganized 
Applied                          Developed                      Initiated                  Resolved 
Appointed                      Directed                          Introduced              Revised 
Approved  Distributed                      Investigated           Reviewed 
Arranged                        Drafted                            Involved                 Scheduled 
Assessed                        Edited                              Launched  Selected

Sikkim Manipal University  250 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

Assigned                        Encouraged                     Located                   Started 
Assisted                         Established                       Managed                Studied 
Classified                       Evaluated                         Marketed                Suggested 
Collected                        Examined                        Modified                 Supervised 
Communicated               Facilitated                       Monitored               Supported 
Compared                       Forecasted                       Motivated               Surveyed 
Compiled                        Formulated                      Negotiated              Taught 
Completed                      Gathered  Observed                Tested 
Coordinated                    Generated                        Organized               Trained 
Conducted                       Guided                            Participated            Translated 
Created  Handled                          Performed               Updated 

Self Assessment Question 1 
Are the following statements true or false? 
1.  Resumes should be tailored to the needs of different employers. 
2.  In a chronological resume, only the most recent job is listed. 
3.  A functional resume is more applicable for experienced candidates. 
4.  The components included in a resume will depend on the type of resume. 
5.  There is no prescribed length for a resume. 

14.3  Writing Job Application Letters 
A job application letter is also known as a “cover” letter, since it introduces or covers the major 
points mentioned in the resume. It is prepared after the resume. A resume by itself is incomplete, 
unless it is accompanied by a cover letter. The cover letter, like the resume, should be well written 
and presented, since it creates a first impression and can get you an interview. 
Cover letters should be written much like sales letters, using all the techniques of persuasion. You 
have to sell yourself to a prospective employer, in the same way that you sell a product to a 
prospective customer. Cover letters can also be used to personalize your qualifications for a specific 
job.

Sikkim Manipal University  251 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

Every job application or cover letter should include the following standard components – 

1. Address and salutation – The letter should be addressed to a specific individual and not to the 
organization. The individual should be addressed formally, by his/her last name. 

Example – Dear Mr. Johnson/Ms. Johnson 

If the name of the individual is not known, he/she should be addressed by his/her designation. 
Example – Dear HR Manager/ Sales Manager. 

2. Opening – The opening statement or paragraph should be straightforward and brief, mentioning 
the purpose of the letter. 

3. Body – Highlight your strongest qualifications in a couple of paragraphs, explaining how they will 
benefit the employer, using words that are different from those in the resume. 

4. Closing – Ask for the opportunity of a personal interview, showing flexibility in time and location. 

While the standard parts of the letter will remain the same, the format may vary, depending on the 
type of letter. We will discuss the types of cover letters briefly. 

14.3.1 Types Of Job Application Letters 
Job application letters may be classified into two broad categories – 1) Solicited application letters 
and 2) Unsolicited application letters. 

1. A solicited application letter may be defined as a letter written to a prospective employer, in 
response to an advertised job. Sometimes job application letters may also be sent to prospective 
employers  who have not advertised for an  immediate position. A candidate may have a list of 
preferred employers and send job applications to them, in the hope of being contacted, as and when 
a position becomes available. These are known as unsolicited application or cover letters.

Sikkim Manipal University  252 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

A  solicited  application  letter  is  easier  to  write  and  is  more  direct  and  straightforward  than  an 
unsolicited application letter. It is written following the direct organizational plan or format, which we 
discussed  in  detail,  in  an  earlier  unit  on  business  letter  writing.  The  direct  organizational  plan,  to 
recap what we discussed earlier, consists in presenting the main idea first, followed by reasons and 
an explanation and then a friendly closing. A solicited letter would be written in the following pattern­

· Include a subject line, stating the purpose of the letter. 
Example – Application for the position of Management Trainee.

· Mention right in the beginning that you are applying for a specific position that is available, stating 
how you learned about the opening  ­ example, through an advertisement, through friends, or 
through headhunters.
· State the reasons for applying for this particular position, i.e., why your qualifications and 
experience make you suited for the job.
· Close in a cordial manner and ask for a personal interview at the convenience of the employer. 

An example of a solicited cover letter, written in the direct organizational format, is shown below – 

The HR Manager 
East West Infotainment 
Bidadi Industrial Area 
Bangalore 560 035                                                                     April 8, 2008 

Dear HR Manager, 

Sub : Application for the position of Management Trainee 

I am writing this with respect to your advertisement in the Times of India Ascent, dated 
April 5 th , 2008, for the position of Management Trainee with specialization in Human 
Resources.

Sikkim Manipal University  253 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

I believe that my qualifications and experience will match the needs of the above 
position. I have recently completed my MBA from Sikkim Manipal University via distance 
education, with specialization in Human Resources. My final MBA project was on “ HR 
Recruiting Policies” in Ampersand Information Systems, Bangalore. In addition, I have 
also worked on a part­time basis with an IT recruitment firm in Bangalore, for around six 
months. 

I am enclosing my resume, along with an executive summary of my project report, for 
your review. I request you to give me the opportunity of an interview with you at your 
earliest convenience. 

Thanking you, 

Sincerely, 

Enclosures (2) 
A solicited cover letter, such as the one shown above, should be accompanied by a “solicited” 
resume, where the career objective is tailored to the advertised position and the relevant experience 
if any, is highlighted and follows the career objective. 

2. The unsolicited job application letter has certain advantages from the applicant’s point of view –

· By sending out a number of unsolicited letters to potential employers, the job seeker increases 
the number of job opportunities available to him/her.
· There is less competition for the job seeker than there would be in the case of solicited job 
application letters, which are sent in response to an advertisement.
· If  the letter is persuasive enough and meets a potential employer’s requirements, it could even 
be successful in creating a job.
· It suggests initiative on the part of the job seeker.

Sikkim Manipal University  254 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

The unsolicited job application letter also offers some advantages to potential employers­
· It saves advertising costs for the organization.
· It saves time, since having a ready file of resumes helps the HR department to shortlist and 
contact applicants immediately, instead of advertising and waiting for responses. An 
advertisement may also fetch hundreds of responses, all of which may take time to screen and 
shortlist.
· It increases the likelihood of getting candidates with initiative and foresight. 

The unsolicited job application letter is not as direct as a solicited letter. This is because it has to be 
much  more  persuasive  and  convince  the  prospective  employer  to  select  you  for  a  job  that  is  not 
currently available. It is essentially a sales letter and follows the fundamental steps of selling, or the 
“Attention, Interest, Desire, Action” format, that was discussed in an earlier unit. The AIDA format is 
one type of indirect organizational plan. Let us discuss this format with regard to unsolicited letters. 

1. Getting Attention – Similar to a sales letter, an unsolicited cover letter must get the attention of 
the prospective employer. There are different ways of doing this. 

One way is to show familiarity with the company. 

Example – “ I have researched IT companies and identified yours as one of the leaders in the field of 
microprocessor design, using advanced technology.” 

Another attention­getting technique is to highlight some of your outstanding qualifications. 

Example – “If you need an executive assistant who can type at a speed of 100 words per minute, 
contact me.” 
Referring  to  the  source  of  job  information  could  also  serve  as  an  attention  getter,  especially  if  the 
source is highly regarded by the employer. 
Example  –  When  your  Vice  President,  Marketing  visited  our  campus  to  give  a  guest  lecture  last 
semester,  he  mentioned  that  you  hired  a  few  management  trainees  with  marketing  specialization, 
every year.

Sikkim Manipal University  255 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

References to magazine and newspaper articles can also be used as attention­getting devices. 
Example – “ I read in the latest issue of the Advertising and Marketing magazine that your agency 
has won a prestigious new account and understand that you may want to hire some client service 
executives to service the account.” 

2.  Creating  Interest  –  This  can  be  done  by  highlighting  your  strongest  qualifications  and  relating 
them  to  the  needs  of  a  specific  position.  Prospective  employers  are  most  interested  in  your 
qualifications and experience that are related to the job and expect you to point out that relationship 
This will assure them that you understand what the job involves. 

In order to create interest, the cover letter should avoid repeating facts from the resume. Instead, it 
should interpret the facts. 

Example  –  “  From  the  business  courses  taken  during  my  MBA  program  and  from  three  years’ 
experience as a collection agent, I have learnt how to tackle a number of customer related problems 
such  as  legal,  psychological  and  sales  promotional.  These  problems  are  similar  to  what  a  claims 
adjuster would have to face – acting within the limits of the law and a code of ethics, choosing the 
words  that  are  most  likely  to  influence  a  particular  client  and  constantly  promoting  the  company’s 
products.” 

The above paragraph creates interest, by relating the qualifications and experience to the needs of a 
specific position, namely, a claims adjuster. Note that it does not repeat factual details which can be 
found in the resume, such as the name of the college where the applicant did his/her MBA, the name 
of  the  courses  taken,  or  the  firm  where  he/she  worked  as  a  collection  agent.  It  conveys  to  the 
prospective employer that the applicant knows what the job of a claims adjuster would involve. 

3. Inducing Desire – Similar to convincing a consumer that a product is relevant to his/her needs, 
the prospective employer must be convinced that the applicant is the right person for the job at hand. 
This  can  be  done by  providing  concrete  evidence  and  by  stressing  the  benefits  to  the  prospective 
employer.

Sikkim Manipal University  256 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

The technique for selling a product is to emphasize the prominent features of a product, along with 
supporting  evidence.  Similarly,  the  job  applicant  must  choose  his/her  major  strengths  (such  as  a 
particular qualification or a part of his/her job experience) and provide enough details about them to 
sound convincing. 
Example – My MBA final project work was with a leading international bank. I have also completed a 
Post Graduate Diploma in Bank Management, offered via distance education by a reputed institute. I 
am currently pursuing a part­time course in the programming of the XXX computer – the same model 
that your bank is now in the process of installing. 

4. Asking for Action – The last paragraph of the letter should ask for action on the part of the 
prospective employer. In a solicited letter, the desired action is usually a request for a personal 
interview. However, in an unsolicited letter, it consists in getting the prospective employer to indicate 
whether there might be an opening for a specific position in the near future. This is as per the indirect 
organizational plan, where the main idea (asking for a suitable opening) is stated last. 

The following points should be remembered when asking for action –

· Ask for the specific action politely, without making demands.
· Express gratitude, because you are seeking a favor.
· Emphasize your strengths again in the last paragraph. 

Example – “Please contact the references in my enclosed resume, for their comments on my 
knowledge of accounting and my interpersonal skills. I would be grateful if you could indicate whether 
there would be an opening for an auditor in your esteemed organization, in the near future.” 

Self Assessment Question 2 
Match the following – 

1. Solicited application letter                                        a. Providing evidence and benefits 

2. Less competition for applicant                                  b. Relating qualifications with job

Sikkim Manipal University  257 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

3.Attention­getting opening                                          c. Subject line 

4. Creating interest                                                        d. Unsolicited application letter 

5. Convincing prospective employer  e. Showing familiarity with 
employer 
14.6  Other Letters Regarding Employment 
Apart from job application letters, business executives often have to write other letters related to 
employment or to a job application. Some of these will be discussed briefly. 

1.Recommendation Letters 
These  are  letters  written  to  prospective  employers  about  an  applicant’s  suitability  for  a 
particular job. They may be worded positively or negatively. If the letter recommends the applicant 
with enthusiasm, it is generally written following the direct organizational plan or format, stating the 
main idea first. In other words, the applicant is endorsed right in the beginning of the letter. On the 
other hand, if the recommendation is negative, the indirect organizational plan is followed, giving the 
reasons first and then stating that the applicant is not suitable for the job. 

The following points must be considered, when writing recommendation letters –

· Fairness to applicants and prospective employers must be shown. Helping an applicant to get a 
job  for  which  he  is  not  suitable,  is  being  unfair  to  a  prospective  employer.  Similarly,  giving  a 
negative recommendation to a worthy applicant because of personal bias, is not being fair to the 
applicant.
· Relevant  information  must  be  provided  in  the  letter.  This  includes  the  length  of  the  applicant’s 
current employment, the nature of the job, performance, his/her strengths and weaknesses and 
any other information that would help to evaluate the applicant.
· Legal  safeguards  must  also  be  included  in  the  letter.  For  example,  a  statement  should  be 
included  that  the  information  provided  is  confidential,  or  used  only  for  professional  purposes. 
Failure to state this could lead to a lawsuit being filed against the writer.

Sikkim Manipal University  258 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

Some employers use forms for getting information about job applicants, instead of asking for 
recommendation letters. This helps them to get the needed information faster, since filling out 
forms is easier than writing a letter. 

1.  Job Acceptance Letters 
These  are  similar  to  letters  that  convey  good  news  and  should  be  written  following  the  direct 
organizational plan. They should begin by accepting the job right away, followed by any necessary 
details,  such  as  documents  to  be  submitted  and  then  a  friendly  closing,  indicating  that  you  are 
looking forward to working with the employer. 

3.Job Refusal Letters 
Prospective employers like to know as soon as possible, whether a job offer has been accepted or 
not.  When  a  job  offer  is  rejected,  they  would  like  to  know  the  reasons  why  it  has  been  declined. 
Therefore, a job refusal letter should state the reasons first, although it should be tactfully worded, so 
as to retain the goodwill of the employer for future purposes. The bad news, or the news that the job 
is being rejected, should be stated towards the end, following the indirect organizational plan. 

Example 

Dear Mr. Harrison, 

Yours was one of the most challenging job interviews that I attended in my search for a 
tax accounting related job. I found your ideas on the percentage­depletion problem 
particularly interesting. 

As you yourself mentioned during our meeting, opportunities in your organization are 
good for those who are interested in costs. However, my special area of interest and 
expertise is tax accounting. 

Therefore, I have recently accepted a job with the 2M company, where my

Sikkim Manipal University  259 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

responsibilities will lie solely in the area of tax accounting. 

I  thank you for your time and the opportunity given to me to explore career prospects in 
your organization.. 

Sincerely, 

4. Thank You Letters 
These  letters  are  appropriate  after  the  applicant  has  attended  a  job  interview.  As  a  matter  of 
courtesy, they should be sent out, even if the applicant does not stand a chance of getting the job. 
This retains the prospective employer’s goodwill and increases the chances of being considered for 
future  jobs.  If  the  applicant  is  being  considered  for  the  present  job,  a  thank  you  letter  may  be  the 
deciding factor in his/her favor. 

Thank you letters are relatively shorter than other employment letters. Writing in too much detail de­ 
emphasizes the appreciation and gratitude that they are meant to convey. 

Self Assessment Question 3 
1. Letters of recommendation should contain ______________  _______  and 
_________________   ______________________. 
2. The indirect organizational plan is used to write ___________  ___________________ 
letters and _____________  _____________________  letters. 
3. A ___________  __________________  letter conveys good news. 

14.7  Summary 
This  unit  dealt  with  two  important  aspects  of  employment  communication  –  resumes  and  job 
application letters, or cover letters. 
The  resume  is  basically  a  summary  of  one’s  qualifications,  experience,  interests  and  aptitudes. 
However,  from  a  job  applicant’s  point  of  view,  it  also  projects  an  overall  image  and  provides  an

Sikkim Manipal University  260 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

insight  into  his/her  personality.  It  is  used  by  prospective  employers  to  screen  and  shortlist  job 
applicants for an interview. 
The resume is written before the job application letter and determines the ideas to be highlighted in 
the job application letter. It may also be tailored to the needs of a specific position. 

Resumes  are  of  two  types  –  1)  Chronological  resumes  and  2)  Functional  resumes.  Chronological 
resumes are appropriate when qualifications and experience are directly related to the job for which 
one is applying. It lists the qualifications and experience in reverse chronological order, i.e., starting 
with the most recent job or qualification. Functional resumes are appropriate when a person has had 
varied experience in different functional areas, or has switched careers. In this case, all the related 
work experience is grouped together. 
All resumes should include the following standard components –
· Basic data
· A specific career objective
· Education
· Work experience
· Skills/Other knowledge
· Organizations and Activities
· References 

The appearance and language used in a resume is as important as the content of a resume. 
Job application or cover letters are similar to sales letters, since their purpose is to sell oneself to a 
prospective employer. Like resumes, they may be tailored to the needs of a specific position. They 
should include the following standard components –
· Date and address
· Salutation
· Opening
· Body
· Closing

Sikkim Manipal University  261 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

Cover letters are of two types – 1) Solicited letters and 2) Unsolicited letters. Solicited cover letters 
are  written  in  response  to  a  position  that  is  currently  available.  It  is  written  in  a  straightforward 
manner,  following  the  direct  organizational  plan.  Unsolicited  cover  letters  are  written  to  potential 
employers who do not currently have a specific job opening, but may consider the applicant at a later 
date.  They  have  to  be  highly  persuasive  and  are  written  following  the  AIDA  format,  or  the  indirect 
organizational plan. 
Apart  from  job  application  letters,  other  letters  regarding  employment  include  letters  of 
recommendation, job acceptance and refusal letters and thank you letters. 

Terminal Questions 
1.  Prepare a resume in chronological format, summarizing your education, experience and interests. 
Include all the standard resume parts. 
2.  Go through the appointment pages of a local daily newspaper and select an advertisement for a 
position that you would like to apply for. Write a solicited application letter, in response to this ad. 
3.  Select an organization of your choice and write an unsolicited letter addressed to the HR 
Manager, enquiring about a possible opening in your area of interest or expertise. 

Answers to Self Assessment Questions 
Self Assessment Questions 1 
1.  True 
2.  False 
3.  True 
4.  False 
5.  False 
Self Assessment Questions 2 
1.  c 
2.  d 
3.  e 
4.  b 
5.  a

Sikkim Manipal University  262 
Employment Communication­Resumes And Cover Letters                                                                       Unit 14 

Self Assessment Questions 3 
1.  Relevant information; legal safeguards 
2.  Job refusal; negative recommendation 
3.  Job acceptance 

Answer to  Terminal Questions 
1. Refer 14.2, 14.2.1,14.2.2, 14.2.3 
2. Refer 14.3, 14.3.1 
3. Refer 14.3, 14.3.1

Sikkim Manipal University  263