Defining

BIM for
Project Execution
Sylvia Kendra, GISP
Smithsonian Institution

1
 The Smithsonian and its Facilities

Operations & 
Maintenance
• 600+ buildings; 12 million sq. ft. 
• Museums, laboratories, field stations, 
telescopes
Security Planning
• Monumental and historic icons
• Collection care for 137 million artifacts,  Administration
including living collections

Design & 
Safety
Construction

• Over 6,000 employees and 6,000 
volunteers
• 1800+ facilities staff
• Open 364 days per year
• High rate of visitation: 26.8 million per 
year (2014)
2
 Why implement BIM?
• Building Information 
models are used by 
contract architect‐
engineers but are not 
required deliverables for 
projects

We recognize that there is 
wasted effort:  AEs use 3D 
BIM for design but only 
deliver the 2D version to SI
We Want Both Versions!

3
 Smithsonian Goals for Facilities BIM

• Leverage industry trends to improve facilities information management
• Develop standards to ensure consistent data deliverables
• Align BIM requirements with project work processes and staff capabilities 
• Align BIM data deliverables with existing Smithsonian facility requirements: 
• CAD guidelines, continuity of master architectural records
• OFEO Computer Aided Facility Management (CAFM) System ‐ Facility Center, 
asset attribution

Not impede, interfere with creativity of 
new design new projects

4
 Distributing Standards to Project Teams

To find our page, go to
www.si.edu

And search for 
“Architect‐Engineer”

Or click on this link:
http://www.ofeo.si.edu/a
e_center/design‐
guidelines.html

BIM Standards and Templates

http://www.ofeo.si.edu/ae_center/design‐guidelines.html
5
 Basic BIM Requirements for A‐Es

Framework BIM Standards and Guidelines to Support Project Development and 
Development:  
1. SI Revit Templates and User’s Guide
2. SI BIM Standards Guidance Document
3. SI BIM Project Execution Plan (PxP)
4. SI BIM Level Of Development Matrix
5. BIM Contract Language Guidance • Training Seminars for SI Staff and AECs

6
 Prototyping: BIM Development
National Air and Space Museum (NASM) Revitalization – BIM Pilot Project
• First SI contract with 
BIM deliverables –
architectural and 
engineering disciplines
• Will “road test” the SI 
standards:  the project 
A/E is providing 
valuable feedback for 
the Revit Templates 
and User Guide, 
Project Execution Plan 
(PxP)
• BIM data will be setup, 
stored in the SI’s
archive system 
(Document Locator), 
accessed through SI 
BIM Wiki web site
7
 Project Guidance: Contract SOWs for BIM

Sample Supplemental Contract Language  
3.22. Building Information Modeling: The A/E, in consultation with 
SI, shall select Building Information Model (BIM) application(s) and  A/E will produce a project BIM for 3D and 2D
software(s) to produce accurate 3D and 2D graphic object models,  modeling, data and text documents; 2D 
data tables and text‐based documents; and to derive 2D Construction  contract documents
Documents. As part of the basic services, the A/E shall:
A/E will provide multi‐disciplinary BIMs to 
3.22.1. Provide BIM models for architecture, structure and 
MEP/FP as applicable for the disciplines required for this scope of  meet the Scope of Work  (architectural, 
work ….  structural, MEP/FP)

3.22.2.  Provide “soft metric” measurements in 2D documents … Soft metric measurements in 2D docs

3.22.3.  Present a BIM execution plan for SI review and comment, 
during the first progress meeting of the Schematic Design phase   Provide a BIM Project Execution Plan (PxP)
…

3.22.4. The bid documents for construction will be two‐ Bid documents will be to be 2D
dimensional views … however, the SI will give the BIM model to  3D “Design BIM”  will be provided to the 
the successful contractor for use …
Contractor
3.22.5. The BIM models shall be developed in a manner that will 
support on‐going operations and management of the building and 
The project BIM will support the O&M phase 
its systems ….
of the lifecycle (spatial and asset management 
3.22.6. Provide asset information for all equipment in SI provided  data)
format  ….

8
 Supporting Project
Reviews and Delivery
Louise Sabol, AIA, LEED AP
Design + Construction Strategies

9
 BIM Commissioning

BIM in Practice at the SI
SI BIM Inventory  Project 
BIM 
Archive
Enhancements

SI Revit  SI BIM  SI FM 

SI FM 
in  CAFM/ 
Template BIM  
BIM GIS
SI

development IWMS

Integrate  Archive  Space & 

Verify
with SI  Project  Asset 
Space & Asset 
BIM BIM Data
Data

Project Initiation

Project Reviews Project Turnover
AEC Project Team

Project
Project  
Project 
As‐Built
BIM
BIM

10
 Prototyping: Project Documentation Development

• Units of Measure ‐ Imperial/Metric 
• Project sheets, title blocks, sheet numbering
• Standard “views” (floor plans, schedules, sheets)
• CAD exports – file names, layering
• Drawing standards (National CAD Standard v5) and annotations
• Base point (0,0,0) location for BIMs
11
 SI BIM Templates
• Provides a standardized Revit work environment to foster 
consistency in BIM development– for both AEC project teams 
and internal SI initiatives
• Support SI spatial data management by providing SI data fields 
and geometry for rooms and floors, and standard attributes
• Standardize model development, BIM guidelines and CAD 
exports with National CAD Standard and SI document 
conventions, standardize views and naming conventions
• Provide SI‐specific asset data parameters and schedule views 
for O&M

12
 Revit Template User’s Guide

• Guidance for AEC project teams 
(primarily) 
• Develop consistent model development 
across projects (and in‐house)
• Not a tutorial – expect reader to know 
Revit
• Walks the user through Smithsonian 
minimum standards
• Based on National CAD Standard (v5) 5
• Customized title blocks, syntax for SI
• Identifies “Best Practices” (items not 
required)   

13

 BIM Project Execution Plan (PxP)

• A living document populated and 
updated by the project team  
• Clarifies and maintains the project 
BIM development process for the 
owner, and the team  
• Provides a vetting process for any 
changes made in the BIM 
development process 

14
 Guidance for BIM Deliverables

Level of Development Guide

• SI has developed a guidance framework 
for the level development required for 
BIM deliverables
• BIM LOD will be identified early in the 
project (passed on to the team to detail 
in the project BIM PxP) 
• The Scope of Work of the project 
ultimately defines the BIM requirements 

15

 Prototyping Data Development

Spatial and ACM (Asbestos Containing  Asset Data
SI  Asset Parameters
Asset ID
Material) Data Asset Name
SI Room Parameter s Specification ID
Level Specification Name
Number Serial Number
SI_RoomLinkID Brand
Name Model Number
Area  Description
Amps
Area_MM2
Voltage
Perimeter
KVA
Perimeter_MM
GPM
Volume 
Belt Size
Limit Offset 
RPM
Department
MaxP
Occupancy
Filter Size
Occupant
Ton
Comments
HP
ACM_HAZ_ID Gal
ACM_MAT_TYPE SI Electrical Template CFM
ACM_CHANGE BtuH
SI Architectural Template ACM_MAT_COND SI Mechanical & Plumbing Template Floor
ACM_COMMENTS Room Number
ACM_STATUS

• Include a manageable set of SI parameters in BIM templates ‐ data fields used in CAFM
• Vet the information in standard project reviews (Revit schedule export to a spreadsheet)
• As‐built BIM deliverable for FM will have the final data for intake into Tririga FC, GIS 
16
 BIM and Project Execution

Final Design 
Project Startup Interim Design Submittals  Final As‐Builts BIM
Submissions

Final
Project  Project BIM Project 
Scope of  BIM
Work SI BIM
Inventory

SI BIM 
PxP

Asset & Spatial 
SI Revit  Data Document Set 3D Interactive 
Templates  Review Format Asset and
& Guide Spatial Data

Clash  Model 
SI BIM  Report Analyses Check
Guide‐
lines Record 
Traditional Documents,  Over‐the‐Shoulder  Documents
BIM Data, Reports Progress Reviews ‐ BIM
Reviews
17
 Supporting SI BIM Project Reviews

BIM Viewers

• Provides a means to review developing 
project models by SI users who are not 
Revit experts
• Offers versatile methods for viewing BIM:  
PDFs, mobile devices

Model Checkers
• Provides an automated means to check 
a BIM against a customized rule set
• Useful by SI and by their project 
consultants
 BIM Deliverables Aligned with SI Requirements

Project Execution Plan (PxP) details a file structure that aligns with SI requirements 
3. Project Folder Structure
SI recommends the folder structure illustrated in 
the Figure: Project Folder Structure. Following a 
project folder structure, will facilitate in delivering 
the Revit project files while maintaining the links to 
all the external linked files as long as the linked files 
are defined using relative path within Revit model. 
A relative path defines the position of a linked file in 
a working directory such as a project folder. Its 
position is defined by its relative location. An 
absolute path defines the location of a linked file on 
a disk or network drive. If a relative path is used for 
links and later the project and the linked files are 
moved together to a new directory, the link is 
maintained. Revit tries to find the linked model by 
its relative position to the working directory. 

SI Revit Templates detail file naming 
for the BIM and its CAD exports

19
 Coordinating the Project BIM
• Project AEC BIMs can get complicated on the consultant’s side – federated models
• The owner’s BIM standards, templates, Project Execution Plan (PxP) help the project team 
align its efforts with SI project requirements (SOW)

• Contract
• BIM PxP
SI • SI Revit Templates 
and BIM Standards 
BIM  (file structure and 
View  Multiple 
Methods Deliverable naming)
Project Model Server
(Depends on 
View &  Contract
Update Contractor
Contractor  
Architect and Subs
and Subs
View & 
View &  Federated  Update
Update Project BIM
Structural
Structural   Specialty
Specialty  
Engineer View &  Consultants
Update Will be a 
MEP
MEP   collaborative effort to 
Engineer fully exploit BIM on 
the owner’s side
20
 Project Execution Plan (PxP)
• A living document populated and updated by the project team  that clarifies and 
maintains the project BIM development process for the owner, and the team

SI BIM Project Execution

Plan (PxP)

 Project data. Project reference information ‐ contacts, 
BIM Project Information roles/staffing
 Goal and objectives. Geometry and data requirements 
BIM Content & Goals for the BIM
 Software applications, hardware, networking used in 
Technologies 
developing the BIM by the project team

Project Timeline  Schedule of project BIM milestones

 Quality control and review processes for the project 
Submittals & Deliverables
BIM
 Submittal requirements for project BIM data, 
Reviews & Quality Control
throughout the project and at final turnover

21
 Roles & Responsibility for BIM ‐ Design

Project Milestones and BIM

Design 
Design  Design  Construction  Construction 
Construction  Construction 
Construction  Project 
Project 
Pre‐Design
Procurement Development Documents Procurement Services Closeout

SI Design Manager: 
• Acknowledges any changes in the BIM PxP
• Reviews project documents produced from the BIM at all milestones
• Supervises BIM deliverables as required by SOW
A/E Consultant: 
• Revit Templates:  They should be well integrated by the DD phase, and adopted by 
all BIM federated disciplines (MEP, Structural, FP)
• Project BIM manager is responsible for updating the PxP with changes, additional
 
information from all project BIM consultants

• Provides over‐the‐shoulder reviews to the SI as needed 
• Performs model checks internally 
• Provides design review material from the project BIM to the SI as defined in the
 
SOW  (3d views, documents, spreadsheets/schedules)

• Delivers project design BIM according to SOW 22
 BIM Roles & Responsibilities During Construction

Project Milestones and BIM

Design 
Design  Design 
Design  Construction 
Construction  Construction  Construction  Project 
Project 
Pre‐Design
Procurement Development Documents Procurement Services Closeout

SI Construction Manager
• Develops BIM SOW for the construction phase
• Provides “informational” BIM to contractor
• Approves construction BIM PxP (SOW dependent)
SI Design Manager
• (Oversees continuance of design intent during construction)
Construction Contractor
• Downloads needed SI BIM documents from AE center as needed/required

‐ SI Revit Templates, Users Guide, if new BIM

‐ BIM Standards Guidance document

‐ BIM PxP framework document for construction BIM [TBD]

• Develops construction BIM
  
‐ Enters final asset and space data

• Provides BIM reviews, information according to SOW 23
 Integrating Project Data for FM

Building Information Management:  BIM adds one more data resource into an existing FM 
information framework
Project BIM deliverables will be distributed by multiple paths into enterprise systems

Final
Project BIM SI BIM Wiki
Deliverable Rework
• Revit files
(FM BIM)
BIM
Project Archive • Revit files
As‐Built BIM

BIM Exports

Project Archive ‐ Record Documents  
• CAD 
• Drawing Sets (PDFs)
• Printed sets (cold storage)

Asset and Spatial Data

CAFM & GIS

24
 FM BIM: Data Delivery

IWMS/CAFM SI  Asset 
Parameters

• Provide critical asset data, “ready” for
  Asset ID
Asset Name
Tririga Facility Center Upload
Specification ID
Specification Name
• Focus:  less data and higher quality Serial Number
Brand
Model Number
Description
Amps
GIS Voltage
KVA
• BIM exchanges CAD geometry + data  BIM to IWMS GPM

attributes for rooms and spaces Belt Size
RPM
MaxP
Filter Size
BIM to GIS Ton
HP
Gal
CFM
BtuH
Floor
Room Number

SI Revit templates organize data to be developed in the project BIM, and delivered 
to SI at project turnover, exported to GIS and IWMS 25
 MoreData
How to extend existing archiving
methods with BIM
Sylvia Kendra, GISP
Smithsonian Institution

26
 Building Information Management Portal

BIM “Wiki”
• Newly developed go‐to source for 
information about SI facilities 
• Highly visual and intuitive
• Collaborative web‐based 
environment 
• Leveraging SI’s SharePoint 
expertise, other sites

• Provide links and information from 
existing SI systems
• No new data, just a 
clearinghouse for existing 
systems
• SI campus specific   
• Simplifies access to critical 
facilities information 

SI BIM Wiki Home Page

27
3D Models Repository

Direct Download of

Autodesk Revit Files

28
Document Locator – Digital Archives

29
 How Will It All Work?

BIM data improvement over time

30
 How Will It All Work?

BIM data improvement over time

Project #1

31
 How Will It All Work?

BIM data improvement over time

Project #1 Project #2

32
 How Will It All Work?

BIM data improvement over time

Project #3

Project #1 Project #2

33
 Developing In‐house
BIM Capabilities
Sylvia Kendra, GISP
Smithsonian Institution

NASM NMAI Hirshhorn AIB The Castle

Freer Anacostia NMAH NMfAA DWRC

NZP‐Bird House Quad – Haupt NMAAHC Front Royal NMAI‐CRC

34
 When and Why to Develop BIMs In‐house

Richer project data translates to
• Better foundation information for 
building automation systems
• Robust information for facilities 
management  and analysis 
• Improved starting point for future 
design projects

35
 Leverage BIM‐centric Talent

The key is creating strong partnerships between BIM contractors and staff

In House BIM Generalists Contract Services BIM Specialists

Information Managers – translate  BIM Specialists – provide hands‐on 
organization’s needs into technical  technical expertise to implement our 
requirements requirements

36
 Managing Complexities

Managing the complexities  of evolving software, organizational  workflows and 
requirements, plus more and more data
• Stay a few steps behind the industry
• Software versions 
• Challenges in archiving
• Versions upgrade more often with subscription services
• File formats:  Revit, IFCs, CAD, PDFs
• Defining what is BIM?  LOD?  As‐built vs. working BIMs, partial BIMs
• Cloud computing ‐‐ FedRAMP

37
 Selecting Projects for BIM

Consider BIM for:
• New Construction or Alterations Projects (adding to the real property footprint)
• Larger projects and scopes with significant architectural modifications  
• Technical projects (labs, conservation areas)
• Iconic buildings and core public‐use facilities 
• Projects having  experienced BIM AEC teams (becoming de facto)
‐ All projects employing BIM should require BIM deliverables regardless of 
whether it is employed in project reviews by the SI

38
 Managing Change – What’s Next

• Model Checker to  • Asset Management Work Processes
 
assist both  from one‐way to two‐way 
contractors and SI  communication between BIM and 
staff in verifying  CAFM
data accuracy – • Manage expectations…
especially in 
complex 
deliverables.
• BIM Viewer –
easy to use ‐‐ to 
facilitate early 
project 
visualization by 
clients and 
reviewers
39
 Questions

Louise Sabol Sylvia Kendra
Design + Construction Strategies Smithsonian Institution
Director of Technology Solutions Associate Director for Facilities Knowledge Management
Washington, D.C. [email protected]
[email protected]

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