Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

Introduction 

In  April  2009  the  new  Policy  framework  for  the  Student  Experience  of  Arrival,  Induction  and 
Orientation  was  approved  by  Academic  Council,  which  coincided  with  the  discontinuation  of  the 
Enhanced Induction project.  This paper will report on the impact of the Policy framework so far and 
on the embedding of enhanced induction practices in Schools and Offices.  As a direct result of the 
Policy,  of  the  Enhanced  induction  project,  and  of  Educational  Development  work,  considerable 
progress  has been  made  in  establishing  a  number  of  concrete  initiatives  which  are  continuing  and 
being shared between Schools and disseminated across the University. However, a textual analysis 
of  student  comments  from  this  year’s  induction  survey  provides  evidence  of  particular  areas 
requiring  further  work,  including  better  and  timelier  communication  with  students,  and  increasing 
opportunities for socialisation with students and tutors. 

In  addition  to  specifically  commenting  on  these,  this  report  will  offer  a  number  of  concrete 
recommendations for future work. 

Developments in 2009/10: 

1. Policy 
The Central Enhanced Induction Steering group has  acted as a key coordinating group as specified in 
the  Policy  overseeing  the  planning  cycle,  monitoring  activities  and  evaluation,  and  facilitating 
collaboration and problem‐solving across sectors and campuses. The group met 3 times in 2009 in 
May,  July  and  November  with  a  membership  including  OSA,  School  representatives,  ILS, 
SUUG/UMSA and Educational Development 
 
Collaboration  between  Schools,  Offices  and  SUUG/UMSA  has  continued  to  grow.  The  Campus 
Induction  group  in  Greenwich  is  an  example  of  a  model  of  good  practice  which  grew  out  of  the 
Enhanced  Induction  project  development  and  which  continues  to  be  a  base  for  collaborative 
planning and delivery of induction by OSA, Schools, ILS and SUUG on the Greenwich campus. 
 
Some  Schools  had  designated  Induction  Coordinators  in  place  but  as  a  result  of  the  Policy 
Framework,  others  have  appointed  new  co‐ordinators.    Induction  programmes  in  Schools  vary 
considerably  in  their  organisation  and  planning  and,  whereas  some  Schools  have  an  established 
induction planning group (as per the Policy), some induction programmes are planned and delivered 
on  a  programme  rather  than  a  School  basis.  The  role  of  the  Induction  Coordinator  thus  varies  in 
content and  workload, and the absence of a tariff or specific resourcing are  a cause of concern  to 
many coordinators. 
 
Educational  Development  has  convened  an  Induction  Network  group  which  brings  together  all 
Induction  Coordinators  and  others  with  key  responsibility  for  induction,  including  OSA,  ILS,  SUUG, 
UMSA, UGflex and Marketing. The group has met twice so far this session and reports to the Central 
Steering  group.    Its  role  is  to  support  discussion  of  induction  principles  and  the  development  of 
practice  in  relation  to  the  Policy  and  to  existing  and  emerging  practice  in  the  sector;  sharing  and 
developing new ideas; building collaborative relationships; identifying problems and key areas where 
change or further work is needed. A number of the recommendations in this report have emerged 
from discussions within this group. 

1
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

2. Activities 
 
Evaluation 
The University Induction Survey (appendix A) was revised in consultation with the Induction Network 
Group and advertised via personal email to all new students, on the portal and, through Facebook by 
SUUG/UMSA.    Student  response  was  lower  than  in  2008‐9  which  may  be  related  to  the  fact  that 
some  Schools  and/or  Programmes  are  now  conducting  their  own  evaluation  at  an  earlier  stage. 
Educational  Development  and  the  Induction  Network  Group  will  be  looking  at  improving 
coordination of evaluation for autumn 2010. 
 
A  text  analysis  of  the  free  text  fields  in  the  Induction  Survey  (appendix  B)  repeats  and  reinforces 
feedback from previous surveys, particularly in relation to new students’ desire to spend time with 
tutors and other students. There is more positive response to transition activities and staff contact 
but students are clearly indicating that they want more of both.  Some negative responses relate to 
this issue, and many express the need for more information. A number of the recommendations at 
the  end  of  this  paper  address  issues  of  information  (see  appendix  C  for  use  of  the  New  Arrivals 
webpage). It is notable that registration procedures did not attract significant negative comment as 
they have in previous years – this is consonant with feedback from staff about the success of online 
registration. 
 
There was some brief preliminary discussion of the survey results at the Induction Network Group 
and responses broken down by School/Office/SUUG/UMSA were sent to key staff responsible. It is 
not clear at this point how each School makes use of its survey results. 
 
A student focus group on induction will meet in February on the Greenwich campus. In addition to 
providing a forum for students to share general views, student responses will be sought on specific 
areas of current planning such as transitional materials. 
 
Extending transition 
Despite the variation in induction and transition activities offered across the University one common 
factor  is  the  trend  towards  extending  these  into  the  autumn  term  to  reduce  overload  in  the  first 
week,  and  to  recognise  and  support  transition  as  an  ongoing  process.    In  some  Schools  or 
Programmes  there  is  a  designated  ‘Review’  or  ‘Skills’  week  mid‐term  where  opportunities  for 
consolidation  and  catch‐up  are  provided,  and  some  programmes  build  transition  activities  into 
assessed coursework. 
 
A  Fresher’s  Refresher  week  was  piloted  on  the  Greenwich  campus  in  October  by  Educational 
Development working with the Campus Head of OSA, SUUG, continuing students and some School 
staff.    Workshops  were  poorly  attended  but  provided  a  useful  ‘shop‐window’  for  student  services 
with  minimal  resourcing  costs.  There  was  positive  student  response  to  a  fresher’s  check‐up 
conducted  by  continuing  students,  which  also  provided  a  snap‐shot  of  new  students’  transitional 
progress (see appendix D).  
 
These  emerging  developments  reflect  trends  in  the  sector  towards  understanding  transition  as  an 
on‐going process lasting throughout the first term or even year. 
 
SUUG/UMSA  There  was  a  greatly  improved  range  of  activities  for  students  on  all  campuses,  and 
hopefully this will be continued and lead to the development of healthy, active Student Societies.  
The SU reps come to meetings regularly and contribute with ideas for future developments. 

2
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

Educational Development Workshops 
Workshops on Induction for Academic tutors took place in July and in September, on all 3 campuses 
and  provided  a  valuable  opportunity  for  longstanding  and  new  tutors  to  discuss  and  share 
experience and ideas. In April 2009 a conference jointly organised by Educational Development and 
OSA  entitled  “Planning  for  a  Better  Induction”  (see:  http://web‐dev‐
csc.gre.ac.uk/conference/conf52/index.php)  was  held  on  the  Greenwich  campus.  This  provided 
opportunities  to  reflect  on  outcomes  from  the  Enhanced  Induction  project,  an  introduction  to  the 
proposed  policy  framework,  and  involved  external  and  internal  speakers.    A  key  part  of  the 
conference  was  an  introduction  to  current  developments  in  pre‐arrival  engagement  and  transition 
provision  from  a  leading  figure  in  the  sector  who  returned  in  June  to  run  a  2  day  workshop  with 
academic and academic support staff. This workshop focussed particularly on the role of pre‐entry/ 
entry  discipline‐based  activities  that  provided  a  smooth  transition  into  the  Higher  Education 
academic world and community   
 

3. Pre‐arrival 
Development of school websites  
There is a growing awareness in Schools of the need for School web‐based transition materials and 
information,  and  some  Schools  have  web  material  already  in  use  or  in  development.  Educational 
Development  is  working  with  Marketing  and  with  the  Business  School  on  a  pilot  reusable  School‐
based model. 
 
Medway Orientation website 
An  integrated  orientation  website  has  been  developed  at  Medway  as  a  campus‐based  point  of 
access  to  University  and  local  information  and  evaluation  of  the  project  will  be  available  during 
2010. 
 
Joining Instructions 
Revised  Joining  Instructions  sent  by  post  no  longer  include  details  of  first  arrival  which  will  now 
appear  only  online  (see  information  above  regarding  Medway  Orientation  website).    The  Joining 
Instructions currently in use have been revised in consultation with the Induction Network Group to 
include  a  paragraph  about  the  start  of  term,  emphasising  the  importance  of  attendance  at 
induction/transition activities. 
 
Development of VIP 
The VIP facility in the Customer Relations Management (CRM) system has been piloted as part of the 
International Students orientation at Medway, and VIP on‐line chat for students pre‐arrival has been 
piloted with the Science School.  It is hoped that these pilots, if successful, will be extended in 2010. 
 

4. Transitional Material Publications 
i. Educational  Development’s  ‘Guidelines  on  Induction  for  Tutors’  was  revised  and  circulated 
online  for  September  induction.  The  guidelines  will  be  further  revised  in  consultation  with 
the Induction Network Group.   
ii. a  ‘Useful  Information  for  New  Students’  booklet  was  produced  by  Marketing  (with  the 
Business  School)  and  will  be  amended  and  revised  by  Marketing  and  Educational 
Development for use in September 2010. 
iii. a  ‘Rough  guide  to  the  First  Year’  which  developed  out  of  the  Fresher’s  Refreshers  week  at 
Greenwich, comprises top tips for induction from new and continuing students,  a fresher’s 
checklist and a new glossary of terms for students. Available online in 2009‐2010, this will be 
revised and printed as a leaflet for autumn 2010. 

3
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

 
iv. The  Law  Department  commissioned  a  University  of  Greenwich  Planner  on  sale  at  the 
University  bookshop.  Law,  Educational  Development  and  the  student  Focus  Group  will  be 
evaluating the future potential of this. 
 
 

5. Recommendations 
There are a number of recommendations stemming from this year’s work that we would like Council 
to endorse to enable us to take forward these initiatives 
 
1. There  is  widespread  agreement  across  the  University  that  the  term  ‘induction’  is  not  clear  or 
helpful for students and that it creates an impression that it is not mandatory. It even appears to 
discourage  some  students  from  attending.  We  recommend  further  discussion  about  the  most 
appropriate  terminology.    Communications  with  new  undergraduate  students  could  more 
usefully be conducted in terms of “the beginning of term” without use of the word induction, as 
in the currently revised Joining Instructions.   We further recommend that discussions within the 
University  and  between  staff  could  be  framed  around  “transition”  rather  than  induction, 
transition to include the assumption that students’ point of entry is the beginning of term and is 
week 1 rather than being seen as ‘week 0’ and optional; also to indicate, in terms of planning, 
that this is an ongoing process which starts before arrival and lasts throughout the first term at 
least 
 
2. Educational Development to work with staff across the University to develop and improve pre‐
arrival communications and information including: 
i. consultation  across  the  university  to  examine  and  evaluate  communications  with 
students between final acceptance and arrival, working towards a more systematic and 
integrated approach between Admissions, Schools, Marketing, OSA and SUUG/UMSA 
ii. further development of School and/or campus‐based induction websites. 
iii. evaluation and extension of the potential of VIP and CRM to enhance ‘beginning of term’ 
transition 
 
3. Continued development of the range of transitional activities on offer including:     
i. Schools’  development  of  transitional  pedagogical  designs  to  combine  academic 
orientation  and  socialisation,  and  increasing  opportunities  for  students  to  engage  with 
their tutors  
ii. OSA , including accommodation , and working with SUUG/UMSA, to develop integrated 
orientation campus‐based activities. 
iii. January starters to be included in these developments   
iv. Central  Induction  Steering  Group  to  oversee  development  of  guidelines  on  transition 
activities  considered  essential  to  establish  a  common  core  of  minimum  student 
entitlement, e.g. time with personal tutor; role of personal/academic tutors, skills audit, 
as  recommended  in  Employment  Strategy.  Consideration  to  be  given  to  how  these 
developments  might  be  applied  to  returning  students  with  an  increased  awareness  of 
their continuing transitional needs 
 
4. Schools to report to Central Induction Steering group at the appropriate time, with subsequent 
reporting to DVCs responsible for different Schools on:  
i. the resourcing allocated to induction coordinators to carry out agreed responsibilities 
ii. induction/ transitional plans and processes including evaluation 
 

4
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

5. Development of a university online survey tool to enable continuation of a single on‐line survey 
to  incorporate  school  specific  questions  and  facilitate  Schools’  ability  to  interrogate  results  at 
programme level; to include evaluation of January inductions. 
 
 

5
Appendix A - University of Greenwich Induction Survey 2009

1. To thank you for your time, you are invited to enter into a three prize draw for Marks & Spencer or Amazon
vouchers worth £25 each. Prize winners will be notified by email soon after the survey closes on 9th
November 2009. If you wish to be entered, please enter your email address into the box below, so we can
contact you to make an arrangement for your prize to be collected.

Response
Count

675

answered question 675

skipped question 89

2. Your school is:

Response Response
Percent Count

Architecture & Construction 4.9% 37

The Business School 26.2% 199

Computing & Mathematical

13.8% 105
Sciences

Education and Training 13.0% 99

Engineering 9.7% 74

Greenwich Maritime Institute 1.6% 12

Health & Social Care 11.9% 90

Humanities & Social Sciences 8.4% 64

Medway School of Pharmacy 2.0% 15

Natural Resources Institute 0.9% 7

Science 7.5% 57

answered question 759

skipped question 5

6
1 of 11
3. Your campus is:

Response Response
Percent Count

Greenwich Maritime 52.3% 394

Avery Hill 27.9% 210

Medway 20.3% 153

Folkestone 0.1% 1

Partner College 0.4% 3

If you are studying at a Partner College, please tell us which one. 8

answered question 754

skipped question 10

4. Are you planning to attend any 'Freshers Refresher' activites at the Greenwich Campus between Oct 26th -
30th?

Response Response
Percent Count

Yes 18.0% 135

No 49.7% 372

Maybe 32.3% 242

answered question 749

skipped question 15

5. Please state the programme you are studying, i.e. BA Accounting and Financial Systems. If you are unsure,
write "unsure".

Response
Count

696

answered question 696

skipped question 68

7
2 of 11
6. What level of study are you?

Response Response
Percent Count

First year undergraduate 38.6% 290

Second year undergraduate (direct

5.9% 44
entry)

Third year undergraduate (direct

10.1% 76
entry)

Postgraduate 36.8% 277

Short course 1.9% 14

Foundation course 2.9% 22

Continuing student 2.0% 15

Other 1.9% 14

Other (please specify) 31

answered question 752

skipped question 12

7. How would you classify yourself?

Response Response
Percent Count

UK student (Full-Time) 44.3% 335

UK Student (Part-Time) 11.1% 84

EU student (Full-Time) 8.9% 67

EU student (Part-Time) 0.8% 6

International student (Full-Time) 33.2% 251

International student (Part-Time) 1.7% 13

answered question 756

skipped question 8

8
3 of 11
8. How would you describe yourself?

Response Response
Percent Count

Male 46.8% 353

Female 52.7% 398

Black or ethnic minority (BME) 8.5% 64

White 29.9% 226

I would prefer to describe myself as: 74

answered question 755

skipped question 9

9. How old are you?

Response Response
Percent Count

Under 21 23.6% 179

21-30 50.5% 383

31-40 13.8% 105

41-50 8.8% 67

51-65 3.3% 25

over 65 0.0% 0

answered question 759

skipped question 5

9
4 of 11
10. Where do you live during term-time?

Response Response
Percent Count

locally, at home 42.9% 316

locally, in halls of residence 14.4% 106

locally, in rented accommodation 35.3% 260

other 7.3% 54

Other (please specify) 73

answered question 736

skipped question 28

11. I received the information I needed about the Induction/Freshers week before arrival.

Response Response
Percent Count

Agree strongly 23.6% 178

Agree 40.3% 304

Neither agree nor disagree 11.4% 86

Disagree 14.3% 108

Disagree Strongly 10.3% 78

How did you find out about induction, i.e letter, website, email, facebook, etc 443

answered question 754

skipped question 10

10
5 of 11
12. Please say how many of the planned Induction/Freshers events you attended?

Response Response
Percent Count

All of them 16.2% 122

Some of them 53.4% 403

None of them 30.4% 229

Please say why you didn't attend events, if appropriate 229

answered question 754

skipped question 10

11
6 of 11
13. Please rate the following (but only if you experienced it!
By the end of Induction/ Freshers week:

Neither
Strongly agree Strongly Rating Response
Agree Disagree N/A
agree nor disagree Average Count
disagree

19.0% 42.5% 22.2% 3.4% 7.8%

I felt valued 5.1% (35) 2.28
(129) (289) (151) (23) (53)

35.3% 43.7% 7.2% 3.7% 4.6%

I could use the library 5.5% (38) 1.96
(245) (303) (50) (26) (32)

I knew online learning resources 34.8% 45.8% 8.8% 2.6% 3.6%

4.3% (30) 1.92
were available (241) (317) (61) (18) (25)

37.8% 40.3% 7.9% 4.6% 4.6%

I had met my tutor(s) 4.9% (34) 1.94
(264) (281) (55) (32) (32)

I could find my way around the 33.8% 44.0% 10.5% 3.5% 3.9%
4.3% (30) 1.97
campus (234) (305) (73) (24) (27)

I could find my way around the 22.6% 38.6% 20.6% 5.7% 5.7%
6.9% (47) 2.32
local area (155) (265) (141) (39) (39)

I knew what help was available in 26.9% 37.3% 16.0% 6.3% 4.5%
9.0% (62) 2.30
the Student Centre (185) (256) (110) (43) (31)

I had had the opportunity to meet

21.3% 37.0% 16.7% 7.4% 9.4%
other students and staff at a social 8.1% (56) 2.38
(147) (255) (115) (51) (65)
event

I had met students from other 14.8% 30.5% 15.4% 14.5% 15.3% 9.4%
2.83
years (101) (208) (105) (99) (104) (64)

I learned something related to my 27.2% 44.9% 12.1% 4.8% 6.0%

5.0% (34) 2.10
subject (186) (307) (83) (33) (41)

47.2% 32.9% 4.6% 6.7% 3.5%

I had registered sucessfully 5.1% (35) 1.85
(326) (227) (32) (46) (24)

I had built positive relationships 21.0% 38.7% 27.6% 3.4% 4.5%

4.8% (33) 2.29
with teaching staff (144) (265) (189) (23) (31)

I had built positive relationships 31.8% 45.3% 13.2% 2.8% 4.8%

2.2% (15) 1.93
with other students (219) (312) (91) (19) (33)

I had built positive relationships

17.6% 33.1% 29.2% 5.4% 7.2%
with support staff, eg school 7.5% (51) 2.48
(120) (226) (199) (37) (49)
office, student centre, library

Please comment on other positive or negative experiences.

answered question
12
7 of 11
 skipped question

14. This question relates to the Students' Union Activities and services, provided at Greenwich and Avery Hill
(SUUG). If you use Medway Campus for these services, please go to question 15.
Please rate the following (but only if you've received/attended/purchased/visited!):

Very Very Rating Response

Good Average Poor N/A
good poor Average Count

17.4% 34.4% 15.7% 2.1% 3.1% 27.3%

Freshers Guide 2.16 517
(90) (178) (81) (11) (16) (141)

6.7% 14.7% 9.6% 3.3% 2.7% 63.1%

Freshers Fair (Avery Hill Campus) 2.48 450
(30) (66) (43) (15) (12) (284)

12.0% 21.6% 13.0% 3.4% 3.8% 46.3%

Freshers Fair (Greenwich Campus) 2.36 501
(60) (108) (65) (17) (19) (232)

3.7% 11.2% 11.0% 2.5% 2.3% 69.2%

Sports Day 2.62 481
(18) (54) (53) (12) (11) (333)

6.3% 12.5% 9.8% 2.5% 2.7% 66.3%

Neon Party 2.49 480
(30) (60) (47) (12) (13) (318)

9.4% 14.4% 8.4% 2.5% 2.3% 63.0%

Freshers Ball 2.29 487
(46) (70) (41) (12) (11) (307)

5.9% 11.7% 10.0% 6.1% 5.5% 60.7%

Freshers Wristband 2.84 488
(29) (57) (49) (30) (27) (296)

Students' Union reception (Cooper 11.5% 23.6% 12.9% 2.8% 3.0% 46.3%
2.30 505
Building, Greenwich) (58) (119) (65) (14) (15) (234)

Students Union reception 8.5% 18.8% 8.1% 1.1% 2.3% 61.2%

2.23 469
(Southwood site, Avery Hill) (40) (88) (38) (5) (11) (287)

Students' Union shop (Cooper 11.6% 24.2% 12.6% 2.8% 2.4% 46.4%
2.26 500
Building, Greenwich) (58) (121) (63) (14) (12) (232)

Village Shop (Southwood site, 9.4% 20.0% 14.3% 1.3% 1.9% 53.1%
2.28 469
Avery Hill) (44) (94) (67) (6) (9) (249)

Bar Latitude (Cooper Building, 13.1% 19.2% 12.7% 3.8% 3.4% 47.8%
2.34 496
Greenwich) (65) (95) (63) (19) (17) (237)

Le Cafe (Library building, 12.4% 22.6% 13.6% 3.2% 2.6% 45.5%

2.28 499
Greenwich) (62) (113) (68) (16) (13) (227)

Engine Room Cafe (Mansion site, 5.9% 18.3% 11.7% 2.5% 1.9% 59.7%
2.41 471
Avery Hill) (28) (86) (55) (12) (9) (281)

Sparrows Farm (Southwood site, 7.3% 14.7% 10.4% 2.4% 2.8% 62.4%
2.43 463
Avery Hill) (34) (68) (48) (11) (13) (289)

13
8 of 11
 Please comment on other positive or negative experiences. 94

answered question 568

skipped question 196

15. This question relates to the Students Union Activities and services, provided by the Universities of Medway
Student Association (UMSA)on the Medway Campus.
Please rate the following (but only if you've received/attended/purchased/visited!):

Very Very Rating Response

Good Average Poor N/A
good poor Average Count

9.3% 17.7% 4.7% 1.2% 1.7% 65.4%

Freshers Ball 2.08 344
(32) (61) (16) (4) (6) (225)

18.5% 18.2% 7.1% 0.9% 2.0% 53.3%

Freshers' Handbook 1.92 351
(65) (64) (25) (3) (7) (187)

9.9% 13.7% 9.9% 2.0% 1.7% 62.7%

Societies Fayre 2.25 343
(34) (47) (34) (7) (6) (215)

7.7% 11.2% 9.2% 2.7% 1.8% 67.5%

Sports Fayre 2.37 338
(26) (38) (31) (9) (6) (228)

15.4% 16.0% 6.7% 1.2% 1.2% 59.6%

Advice Centre (Pilkington Building) 1.93 344
(53) (55) (23) (4) (4) (205)

14.7% 20.3% 5.4% 0.8% 1.1% 57.6%

Pilkington Reception 1.90 354
(52) (72) (19) (3) (4) (204)

13.4% 18.2% 11.4% 2.8% 1.4% 52.8%

Essentials Shop 2.17 352
(47) (64) (40) (10) (5) (186)

8.0% 12.7% 8.0% 1.2% 1.5% 68.7%

Super Coopers Freshers' Ball 2.22 339
(27) (43) (27) (4) (5) (233)

6.8% 11.5% 7.4% 2.4% 3.2% 68.8%

Freshers' wristband 2.48 340
(23) (39) (25) (8) (11) (234)

12.7% 15.3% 6.9% 2.0% 1.7% 61.4%

Coopers 2.09 347
(44) (53) (24) (7) (6) (213)

10.1% 13.3% 5.9% 3.0% 1.5% 66.3%

Purple 2.18 338
(34) (45) (20) (10) (5) (224)

Please comment on other positive or negative experiences. 52

answered question 367

skipped question 397

14
9 of 11
16. What were your expectations of Induction/Freshers Week?

Response
Count

491

answered question 491

skipped question 273

17. My expectations of Induction/Freshers Week were met

Response Response
Percent Count

Agree strongly 16.2% 111

Agree 37.7% 258

Neither agree nor disagree 30.8% 211

Disagree 8.3% 57

Disagree Strongly 6.9% 47

answered question 684

skipped question 80

18. Should anything have been left out or included in the Induction/Freshers week?

Response
Count

362

answered question 362

skipped question 402

15
10 of 11
19. At this stage, would you recommend the University of Greenwich to your friends?

Response Response
Percent Count

Yes 89.9% 653

No 10.1% 73

Please comment on your answer 398

answered question 726

skipped question 38

20. Do you have any other comments or suggestions for improvement? These may relate to any aspects of
Induction/Freshers Week.

Response
Count

310

answered question 310

skipped question 454

21. Thank-you for completing this questionnaire. Your comments will help us think about ways to improve the
induction process. If you would be happy to take part in future focus group meetings with other students on
this or other aspects of your learning experience, please add your email address below.
Dr Sally Alsford, Induction Coordinator, Educational Development, University of Greenwich.

Response Response
Percent Count

first name 99.3% 585

preferred email 98.6% 581

telephone 78.8% 464

answered question 589

skipped question 175

16
11 of 11
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

Appendix B ‐ Text Analysis of Student Induction Survey Questionnaire 
 

Introduction 

This analysis is concerned with the free text fields of the Student Induction Survey questionnaire. 
The main purpose is to find recurrent patterns in the free text fields and to extract opinions and 
attitudes expressed by the students. 

There are nine such free text fields in the survey. One of them simply asks the students to state 
which programme they are studying and is not very useful for the analysis. The remaining eight fields 
have been included in the analysis, although some contain very few replies and, thus, yield few clear 
patterns.  

The method used has been to extract high frequency words from the texts and further examine 
collocations with those words in order to establish common patterns that may express commonly 
held opinions. 

Each of these fields will be analysed, separately, and commented on, along with some comments 
about the overall impression. There were in total 750 responses, when duplicates had been 
removed. 

Analysis 

Question: 'What were your expectations of Induction/Fresher’s Week?' 

A total of 479 responses yielded 6842 word tokens. One of the most common words was 'meet' (77 
times) and when collocates were analysed it seemed to express that students were happy to meet 
other students and also staff and tutors. If 'meet' was used in a negative context it was when 
students complained about not getting to meet tutors and other students as much as they had 
hoped. 

The word 'expected' was fairly frequent (55 times) and was used to express a degree of 
dissatisfaction. They expected or hoped for more of a variety of things, such as information and time 
with the tutors. The word was also used to express a surprise that the induction exceeded their 
expectations. Some examples from the replies may illustrate this. Some comments were negative, 
such as 'expected it to be more informative and less boring' or 'I expected to meet more students 
and have a better relationship with teachers. Also expected a really good freshers fayre. Couldn't 

17
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

believe that there wasn’t (?) even 1 bank attending'. But there are also a number of comments 
which seem to indicate that they expected less and were pleasantly surprised, 'expected it to be as 
rubbish as the previous two years...i was pleasantly surprised' and 'I believe that it was not what I 
expected. I expected to not fit and be lonely but actually we were all "in the same boat" and so I 
made friends very quickly and had a great laugh! I want to do it all again next year!' 

Words like 'not' (49 times) and 'good' (42 times) may be expected to express the students’ attitudes. 
'Not' was often used expressing that there was not enough information, or that they were not 
attending. Otherwise it was quite often used to state that it was not what they had expected, and 
we have seen above that this meant both exceeding expectations and not living up to them. 'Good' 
was almost only used in very short replies, such as, 'good' or 'very good'. Notably, there were no 
simple 'not good' replies. 

The word 'friends' was used 24 times and was often used to express a hope to meet new friends. 
There are less clear patterns when it comes to expressing the outcome. At least this seems to 
indicate the importance of induction for the students, as a means of making them fit in and find 
friends. 

Tutors (20 times) and staff (18 times) seem to be sought after. If comments were positive it was 
because they got to meet them and if negative indicates that they felt that there was too little 
contact. 

The overall impression of the replies in this field is that the students see induction as an opportunity 
to meet new friends and be acquainted with staff and tutors and that to some extent their 
expectations were met or exceeded but there is a small amount of dissatisfaction expressed, mainly 
about too little contact with staff and tutors and too little information. 

Question: 'Should anything have been left out or included in the Induction/Fresher’s week?' 

352 replies yielded a total of 3260 word tokens.  

Generally there is a demand for more 'information', 'activities', 'fun' and more 'time'. There seems to 
be a demand for more of the induction activities, opportunity to socialise and, of course, information 
along with more time with the tutors. 

18
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

The word 'no' was used 88 times making it one of the most frequent words but it was most often 
used as a simple 'no', presumably indicating that there was nothing to complain about. A third of the 
replies were short statements, such as, 'no', 'n/a' or 'nope'. 

'Not' was used 32 times and most often indicated that they were not attending or did not partake 
fully. There were some complains about not enough information. 

Words, such as 'events', 'time' and 'information' are interesting and were used 21, 20 and 19 times 
respectively. They all collocate with 'more' and seem to indicate that the students want more time, 
more social events and more information. There were some, and quite diverse, specific requests 
about information about such things as 'library', 'e‐journal' or 'induction sessions'.  

'Activities' was used 13 times and seem to be used when students asked for more social activities.  

The impression of the replies in this field is that the students are happy with what there is but want 
more of the good things, such as information and social events. 

Question: 'Please comment on other positive or negative experiences.' 

(after answering questions about Super Coopers Fresher's Ball, Fresher’s wristband, Coopers, and 
Purple). 

This field yielded only a small number of replies, in total there were only 50 students who answered 
this question. There were only 643 word tokens. This means that there were very few, if no 
recurrent patterns. There were some comments stating that the library was good and a couple who 
were happy with the Student Union. Otherwise no clear patterns were visible in this field. 

Question: 'Do you have any other comments or suggestions for improvement? These may relate to 
any aspects of Induction/Fresher’s Week 

This question yielded 299 responses and 4197 word tokens. 

Around a third of those responses were either 'no', 'n/a' or 'none' or something similar. 

There are very few clear patterns to be found here. Words like 'events’ (20 times) and 'information' 
(19 times) both collocate with 'more' which may be interpreted as requests for more information 
and more events. 

19
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

When the students comment about things they want to improve, the responses are quite diverse 
and differ a lot. For example, 'filter coffee' in the Coopers Bar, the café should have different dishes, 
or 'much larger fresher’s fair'. 

Question: 'Please say how many of the planned Induction/Freshers event’s you attended? 

Please say why you didn't attend events, if appropriate'226 responses yielded 1871 word tokens.  

The word 'not' was used 45 times and collocated with 'aware', 'attend', 'have', 'know' and 
'interested'. There seems to be not enough information (given or received) or they didn't have time, 
a few were simply not interested. 

The expression 'didn't' was used 24 times and collocates with 'have' as in 'didn't have much time' 
and 'know' as in 'didn't know about them'.  

'Because' may point to explanations to why students didn't attend. It was used 22 times and 
collocate with 'tiredness', 'being busy', 'no information', 'other commitments' or 'late admission'. 

The overall impression is that students not attending prioritised other things, were busy or not 
interested, when they didn't claim a lack of information as the main reason. 

Question: 'Please comment on other positive or negative experiences.' 

(after answering the question 'Please rate the following (but only if you experienced it!)  By the 
end of Induction/ Fresher’s week: 'I felt valued', 'I could use the library', ...) 

There were only 168 replies to this question, still there were 5544 word tokens. This would suggest 
longer replies in general.  

There were 76 'not' found in this field and this word collocates with 'informed' and 'information', 
again, pointing to a lack of information. 'Not' also collocates with 'helpful' and 'organised', which 
may point to a negative experience. Both those words do, however, collocate, more strongly, with 
'very' (without 'no') and 'well' and are thus used more commonly in a positive context.  

'About' was used 26 times and collocates with 'information' and 'informed' and then, most often, in 
a negative context, such as 'too little information about' or 'no information about'. 

20
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

The word 'staff' (26 times) is used in both positive and negative contexts, teaching staff are generally 
good, but sometimes 'staff' are said to be not so helpful, sometimes staff are good but the university 
is disorganised. Some staff are 'fantastic' while others are 'grumpy'. A variety of responses here.  

Surprisingly few clear patterns emerge, given the relative size of the text in this field but maybe the 
responses are too diverse to yield common patterns. Only when 'information' was used (14 times), a 
consistent pattern is visible, it was mostly 'wrong', 'too little' or 'none at all'.  

Question: 'Please comment on other positive or negative experiences' 

(after answering questions about Students' Union Activities) 

Only 89 responses in this field and a total of 1695 word tokens. 

This text yields very few, if any, patterns. 'Expensive' collocates with 'food', and 'Sparrows' seemed 
to be either hard to find or dangerous. 

Question: 'At this stage, would you recommend the University of Greenwich to your friends?' 

There were 387 responses and a total of 7151 word tokens in this field.  

The word 'good' was used 99 times and in one fifth of those examples it was modified with 'very'. 
What was good tended to be 'experience', 'place', 'lectures', 'school' and 'teaching' although the 
most common collocate was 'university'. 

A word like 'very' (81 times) is interesting, since it may yield not only positive comments but also 
more critical voices. In this text 'very' seemed to collocate with friendly', 'good', 'helpful', 
'supportive' and a couple of 'nice' and 'positive', the majority of these being positive. There were, 
however, some negative collocates, such as, 'disappointed', 'hard', 'expensive', 'inefficient' and 
'negative', although they tended to be fewer in number. 

The word 'not' was quite frequent (65 times) but no clear patterns were visible. The strongest 
collocate was 'sure'. The overall impression is that the things people are dissatisfied with are quite 
diverse, such as night‐life, they don't feel at home, or the lectures are not interesting. There is no 
clear negative pattern. 

21
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

'Staff' and 'tutors' (44 and 24 times) are generally considered 'friendly', 'helpful' and 'nice' and even 
'lovely'. 

The word 'helpful' was used 26 times and only one reply was negative. 'Experience' was used 23 
times and was mostly used in a positive context. 

Generally those who have commented on this question are positive and specify the experience as a 
good one, tutors and staff, for example, being good. There are however, the odd scathing 
comments, such as, 'I had the worst experience of my life there' or '...I would not subject a friend to 
this horrific experience'. 

General Comments and Conclusions 

The amount of data is relatively small and very clear patterns are hard to find. Some recurrent 
opinions and attitudes are, however, possible to discern. The students who have provided 
comments seem to be quite content with induction and see it as an opportunity to make friends, 
meet staff, try to fit in and feel welcome. The majority of replies seem to indicate that this works for 
most of the commentators. When negative opinions are expressed, most comments are about too 
little of that which is good, such as social events and contact with tutors and other staff. Meeting the 
staff is mostly a positive experience although some find them unhelpful and grumpy. Here, again, 
there is a desire for more contact, especially with the tutors. Generally there is a pattern of 
inadequate, or too little, information. Some students didn't attend certain events because they 
didn't know about them.  The general impression is that students appreciate the induction and want 
more of it, in order to feel welcome at the university. 

22
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

Appendix C – Web hits for New Arrivals web site 01/09/09 – 31/10/09 
 

The site comprised 431 pages which were viewed collectively a total of 186,701 times 

40,471 visits were made to the new arrivals home page ‐ www.gre.ac.uk/new ‐ during this period. 
From this initial landing page: 

16,770 went on to visit the Inductions pages at www.gre.ac.uk/new/inductions 

10,732 went on to visit the Joining Instructions web pages at www.gre.ac.uk/join 

5,213 went on to visit the registration pages at www.gre.ac.uk/new/join/reg 

4,699 went on to read the Useful Information pages at www.gre.ac.uk/new/useful 

Peak viewing over the period was: 

21st September – 9,778 visits 

2nd September – 7,435 visits 

14th September – 7,136 visits 

(Annette Devine December 2009, source Google Analytics) 

23
 Induction and Transition – Report to Academic Council January 2010 ‐ Educational Development

Appendix D ‐ Freshers Refreshers Week  Report:  Oct 26‐30th, 2009 

 
1.  Drop‐in Sessions & workshops 
 
Nil attendance for 13/23 sessions. 
Sessions which were attended: 
  Studying – top tips    3 
  Erasmus      1  (& contact with another) 
  Electronic resources    2 
  Portal intro      1 
  Money        5 
  SMART (Fri)      4 
  Immigration      1 
English language    3 (notably all from CMS, where  
there was tutorial encouragement to attend) 
 
Ghostly tour – 5 student volunteers, 25 students 
 
2.  Student volunteers & freshers’ check lists 
o 10 continuing students participated (5 each from CMS and HSS) and their 
contribution was one of the most successful elements of the week.  
 
o 291 new students were “checklisted” and volunteers reported a lot of positive 
reaction to the Refreshers week 
 
3.  Web stats. 
  940 views of the Freshers Refreshers page, 155 did the interactive quiz. 
 
4.  Rough Guide to the First Year Publication (contents) 
  ‐ Student glossary 
  ‐ Checklist and further info. 
  ‐ Students’ “top tips” 
Available as a pdf on the University New Arrivals page at: 
http://www.gre.ac.uk/__data/assets/pdf_file/0011/398621/Rough‐Guide‐to‐the‐First‐
Year.pdf 
The checklist is also available as an online quiz at: 
http://www.gre.ac.uk/students/news/greenwich/freshers‐checklist 
   
 
Sally Alsford, Educational  Development 

24