MS 

EXCEL
14 April 2023 14:15

MS Excel is a commonly used Microsoft Office application. It is a spreadsheet program 
which is used to save and analyse numerical data.
In this article, we bring to you the important features of MS Excel, along with an overview 
of how to use the program, its benefits and other important elements. A few sample MS 
Excel question and answers are also given further below in this article for the reference of 
Government exam aspirants. 
To learn more about the other programs under  Microsoft Office , visit the linked article.
Table of Contents:
1. Basics of MS Excel
2. Features of MS Excel
3. Benefits of Using MS Excel
4. MS Excel – Points To 
Remember
5. MS Excel Questions and 
Answers
Computer Awareness is an integral part of the syllabus for major competitive exams and 
questions from MS Excel may also be asked in these exams. To get the detailed syllabus 
for Computer Knowledge , candidates can visit the linked article. 
Looking for study material to ace the Computer Knowledge section in the various 
Government exams??
Refer to the following links and ace the upcoming competitive exams:
• Microsoft Windows
• Fundamentals of Computer
• Important Computer Shortcut Keys
• Computer Abbreviations
• Important Computer-Related Terms

Basics of MS Excel
What is MS Excel?
MS Excel is a spreadsheet program where one can record data in the form of tables. It is 
easy to analyse data in an Excel spreadsheet. The image given below represents how an 
Excel spreadsheet looks like:

How to open MS Excel?
To open MS Excel on your computer, follow the steps given below:
• Click on Start
• Then All Programs
• Next step is to click on MS Office
• Then finally, choose the MS-Excel option
Alternatively, you can also click on the Start button and type MS Excel in the search option
 available.
What is a cell?
A spreadsheet is in the form of a table comprising rows and columns. The rectangular box 
at the intersection point between rows and columns forms a cell. Given below is an image 
of a cell:

What is Cell Address?
The cell address is the name by which is cell can be addressed. For example, if row 7 is 
interested in column G, then the cell address is G7. 
Other Related Links
High-Level Computer Languages Basics of Cloud 
Computing
Computer Networks Internet
Computer Software and Hardware  Types of Computer
Questions

Features of MS Excel
Various editing and formatting can be done on an Excel spreadsheet. Discussed below 
are the various features of MS Excel. 
The image below shows the composition of features in MS Excel:

• Home
○ Comprises options like font size, font styles, font colour, background colour, 
alignment, formatting options and styles, insertion and deletion of cells and 
editing options
• Insert
○ Comprises options like table format and style, inserting images and figures, 
adding graphs, charts and sparklines, header and footer option, equation and 
symbols
• Page Layout
○ Themes, orientation and page setup options are available under the page layout 
option
• Formulas
○ Since tables with a large amount of data can be created in MS excel, under this 
feature, you can add formulas to your table and get quicker solutions 
• Data
○ Adding external data (from the web), filtering options and data tools are available 
under this category
• Review
○ Proofreading can be done for an excel sheet (like spell check) in the review 
category and a reader can add comments in this part 
• View
○ Different views in which we want the spreadsheet to be displayed can be edited 
here. Options to zoom in and out and pane arrangement are available under this 
category
For those willing to learn more about MS Excel, can refer to the video given below and 
understand every small aspect of this program in detail.

5,714

Benefits of Using MS Excel
MS Excel is widely used for various purposes because the data is easy to save, and 
information can be added and removed without any discomfort and less hard work.
Given below are a few important benefits of using MS Excel:
• Easy To Store Data: Since there is no limit to the amount of information that can be 
saved in a spreadsheet, MS Excel is widely used to save data or to analyse data. 
Filtering information in Excel is easy and convenient.
• Easy To Recover Data: If the information is written on a piece of paper, finding it may 
take longer, however, this is not the case with excel spreadsheets. Finding and 
recovering data is easy.
• Application of Mathematical Formulas:  Doing calculations has become easier and less
 time-taking with the formulas option in MS excel
• More Secure: These spreadsheets can be password secured in a laptop or personal 
computer and the probability of losing them is way lesser in comparison to data 
written in registers or piece of paper.
• Data at One Place: Earlier, data was to be kept in different files and registers when 
the paperwork was done. Now, this has become convenient as more than one 
worksheet can be added in a single MS Excel file.
• Neater and Clearer Visibility of Information:  When the data is saved in the form of a 
table, analysing it becomes easier. Thus, information is a spreadsheet that is more 
readable and understandable.
Competitive exam aspirants must also be aware of other subjects which are a part of the 
Government exam syllabus. To review and analyse the same, refer to the links below:
Logical  Quantitative Aptitude
Reasoning
Verbal Ability Current Affairs
Static GK Banking Awareness

MS Excel – Points To Remember
There are certain things which one must know with respect to MS Excel, its applications 
and usage:
• An MS Excel file is saved with an extension of .xls
• Companies with large staff and workers use MS Excel as saving employee 
information becomes easier
• Excel spreadsheets are also used in hospitals where the information of patients can 
be saved more easily and can be removed conveniently once their medical history is 
cleared
• The sheet on which you work is called a Worksheet
• Multiple worksheets can be added in a single Excel file
• This is a data processing application
Aspirants can also prepare themselves by regularly solving mock tests and question 
papers to analyse the standard of examination and excelling in them. Refer to the links 
below, for the same:
Free Online Mock Test Series with Solutions
Previous Year Government Exam Question Papers with 
Solutions
Free Online Government Exam Quiz

MS Excel Questions and Answers
Given below are a few sample questions based on MS Excel which will help candidates 
preparing for competitive exams to score more in the Computer Awareness section.
Q 1. The address that is obtained by the combination of the Row number and the Column 
alphabet is called ________.
1. Worksheet
2. Cell
3. Workbox
4. Cell Address
5. Column Address
Answer: (4) Cell Address
Q 2. Where is the option for page border given in the MS Excel spreadsheet?
1. Home
2. Insert
3. Format
4. View
5. Page Border cannot be added in excel worksheet
Answer: (5) Page Border cannot be added in excel worksheet
Q 3. Excel workbook is a collection of _______ and _______.
1. Worksheet and charts
2. Graphs and images
3. Sheets and images
4. Video and audio
5. None of the above
Answer: (1) Worksheet and charts
Q 4. What type of chart is useful for comparing values over categories?
1. Bar Graph
2. Column Chart
3. Pie Chart
4. Line Graph
5. Such charts cannot be created in Excel
Answer: (2) Column Chart
Q 5. There is an option to add comments in an Excel worksheet, what are the cells called 
in which comments can be added?
1. Cell Tip
2. Comment Tip
3. Smart Tip
4. Point Tip
5. Query Tip
Answer: (1) Cell Tip
Q 6. Which of the following symbols needs to be added in the formula bar, before adding a
 formula?
1. *
2. $
3. %
4. +
5. =
Answer: (5) =
Q 7. Which keyboard key is used for Help in MS Excel?
1. ctrl+H
2. F2
3. F1
4. shift+H
5. Alt+ctrl+home
Answer: (3) F1
Q 8. How can you activate a cell in MS Excel?
1. By clicking on it
2. By pressing the arrow keys
3. By pressing Tab key
4. All of the above
5. None of the above
Answer: (4) All of the above
 The questions given above are just for candidate’s reference and similar questions may 
be asked in the final exams. Aspirants can also get a detailed study plan at the 
Preparation Strategy for Competitive Exams  page and based on it, can start their exam 
preparation. 
A topic like MS Excel is important for everyone using computer devices to know and learn 
as it can be extremely useful in the various fields. 
One must understand the information given in this article as it will not only help with exam 
preparation but also help with a better understanding as to how the program must be 
used. 
For any further assistance related to the various exams conducted in the country, study 
material or preparation tips, you can turn to BYJU’S for help.

Frequently Asked Questions on Basics of MS Excel
Q1
Q 1. What is the definition of MS Excel?
Ans. MS Excel is a spreadsheet program where one can record data in the form of tables. 
This gives the user a more systematic display of data.
Q2
Q 2. What are the main features of Microsoft Excel?
Ans. The main features of MS Excel include inserting a pivot table, sorting of tabulated 
data, adding formulas to the sheet, and calculating large data.
Q3
Q 3. What are the common MS Excel formulas?
Ans. Given below are the common calculations which can be done using MS Excel:
• Addition
• Subtraction
• Average
• Maximum and Minimum
• Concatenate
• Count
Q4
Q 4. What is a cell in Microsoft Excel?
Ans. MS Excel comprises a spreadsheet is in the form of a table comprising rows and 
columns. The rectangular box at the intersection point between rows and columns forms a 
cell.
Q5
Q 5. Can multiple sheets be added to a single spreadsheet?
Ans. Yes, MS Excel gives an option to add multiple worksheets to a single spreadsheet. 
The user can rename each of these worksheets as per their requirements.
Government Exams Related 
Links
SSC CHSL Admit Card SSC JE
RRB Notification SSC Admit Card
Bank Exam IBPS Clerk Mains Exam 
Analysis
SSC Exam Date RRB NTPC
SBI PO Syllabus RRB Admit Card

Comments
Leave a Comment
Your Mobile number and Email id will not be published. Required fields are marked  *
*
Send OTP
*
Post My Comment
Government Exam Updates
NIACL AO Notification 2023 Released
IBPS RRB Result [PO & Clerk] 2023
Upcoming SSC Exams
Upcoming Bank Exams 2023

Join BYJU'S Learning Program
Submit
COURSES
• CBSE
• ICSE
• CAT
• IAS
• JEE
• NEET
• Commerce
• JEE Main
• NCERT
• JEE Advanced
• UPSC Prelims 2022 Question Paper
• UPSC Prelims 2022 Answer Key
• IAS Coaching
• CBSE Sample Papers
• CBSE Question Papers
EXAMS
• CAT Exam
• CAT 2023
• GATE Exam
• IAS Exam
• UPSC Exam
• UPSC Syllabus
• UPSC 2023
• Bank Exam
• Government Exams
• Education News
CLASSES
• Kids Learning
• Class 1st - 3rd
• Class 4th - 5th
• Class 6th - 10th
• Class 11th - 12th
• BYJU'S Tuition Centre
EXAM PREPARATION
• Free CAT Prep
• Free IAS Prep
• Maths
• Physics
• Chemistry
• Biology
• JEE 2023
• JEE Main Mock Test
• JEE Main 2023 Question Papers with Answers
• JEE Main 2022 Question Papers with Answers
• JEE Advanced 2022 Question Paper with Answers
• NEET 2022 Answer Key
• BYJU'S Exam Prep
RESOURCES
• Worksheets
• BYJU'S Answer
• DSSL
• Home Tuition
• All Products
• Calculators
• Formulas
 COMPANY
• About Us
• Contact Us
• Contact our Financial Partners
• Investors
• Careers
• BYJU'S in Media
• Social Initiative - Education for All
• BYJU'S APP
• FAQ
• Students Stories - The Learning Tree
• Support
• Faces of BYJU'S – Life at BYJU'S
• Blog
• BYJU'S Give
FOLLOW US

FREE TEXTBOOK SOLUTIONS

• NCERT Solutions
• NCERT Exemplar
• NCERT Solutions for Class 6
• NCERT Solutions for Class 7
• NCERT Solutions for Class 8
• NCERT Solutions for Class 9
• NCERT Solutions for Class 10
• NCERT Solutions for Class 11
• NCERT Solutions for Class 11 English
• NCERT Solutions for Class 12 English
• NCERT Solutions for Class 12
• RD Sharma Solutions
• RD Sharma Class 10 Solutions
• ICSE Selina Solutions
STATE BOARDS
• Maharashtra
• Gujarat
• Tamil Nadu
• Karnataka
• Kerala
• Andhra Pradesh
• Telangana
• Uttar Pradesh
• Bihar
• Rajasthan
• Madhya Pradesh
• West Bengal
• Disclaimer
 
• Privacy Policy
 
• Terms of Services
 
• Sitemap
© 2023, BYJU'S. All rights reserved.

From <https://byjus.com/govt-exams/ms-excel-basics/>