Novartis Data

Privacy Notice
Job Applicants and Candidates

Contents
Novartis Data Privacy Notice ....................................................................................... 2

诺华数据隐私声明 ........................................................................................................... 7
Avis de Novartis sur la confidentialité des données .............................................. 12
Novartis Datenschutzerklärung ................................................................................ 18
Informativa sulla privacy dei dati di Novartis .......................................................... 24
ノバルティスのデータプライバシーについての通知 .................................................. 30
Aviso de Privacidade de Dados da Novartis ........................................................... 34
Уведомление о конфиденциальности данных компании Novartis ................. 40
Obvestilo o varovanju podatkov družbe Novartis ................................................... 47
Aviso de privacidad de datos de Novartis ............................................................... 52
Novartis Veri Gizliliği Aydınlatma Metni ................................................................... 58
 Novartis Data Privacy Notice
Job Prospects and Candidates
April , 2021

Novartis Pharma AG having its registered office at Novartis Campus, CH-4056 Basel, Switzerland
(“Novartis”) is responsible for the processing of your personal information as it decides why and how it is
processed, thereby acting as the “Data Controller”. It may exercise this responsibility alone or jointly with
other company(-ies) in the Novartis group, acting as “co-controller(s)”. In this Privacy Notice, “we” or “us”
refers to Novartis Pharma AG and its group companies.

For the purpose of the scope of this data privacy notice (“Notice”), job prospects or candidates mean
individuals who apply to an open position with us, or who are contacted for or express interest in
employment with us, or who attend a recruitment event or undergo an interview or assessment with us.
This includes prospective employees, interns and contractors (will be further referred in this Notice as
“you”).

We invite you to carefully read this Notice, which sets out in which context we are processing information
that relates directly or indirectly to you as an individual (“personal information”) and explains your rights
with respect to the processing of your personal information.
We consider privacy as a very important matter. We are committed to ensuring that any personal
information we receive is processed and protected in accordance with applicable data protection laws and
Novartis policies and standards.

The purpose of this Notice is to clarify the way we are processing personal information. In this context, we
are committed to keeping you fully informed about our activities involving the processing of your personal
information pertaining to talent management, scouting, assessment and acquisition activities and
application, in general, for positions with us.

We have separate privacy notices in relation to processing personal information of our employees, business
partners, patients and users of our websites, and you should refer to those where appropriate.
Should you have any further question in relation to the processing of your personal information, you are
invited to write an email to us at [email protected]

1. What personal information do we process about you?

In the context of the above described, we will only process information that is relevant to you as a job
prospect or a candidate, which in some cases might require key strategic validations for skills and
professional standing.

We mainly collect personal information directly from you when you apply for a job in our application
management system or when you participate in an interview or assessment. In such cases, we will act as
a Data Controller of your personal information.

We can also obtain information from professional social networks, such as LinkedIn or other job boards,
and from other publicly accessible sources (only information relevant to your professional life) for the
purposes of actively approaching you with job opportunities. Should we not have already received your
agreement to hold your data, on our initial contact with you, we will ask for your consent to hold your data.

We may also receive personal information when you apply through the third parties like recruitment
agencies or consultants. In such cases, the third party may also act as a Data Controller of your personal
information. To exercise your data protection rights for the processing activities carried out by such third
parties; you may need to contact the third party through which you have applied for a position with us. We
may also receive your information (email address) when an employee has referred you for a position with
us under employee referral program. In such cases, you are notified that you have been referred by an
employee, but your contact information is not retained after sending you a notification email. Through the
notification email, you will be asked to apply in our application management system. We have documented
employee referral guidelines in place.
Some information is generated automatically when you use or otherwise interact with our application
management system to create an account and manage your job applications.

2
In connection to your application to an open position, we may process the following personal information:

⎯ contact and general identification information (e.g. name, preferred first name, last name,
gender, ethnicity, disability, veterans status, date and place of birth, nationality, email and/or postal
address, fixed and/or mobile phone number, immigration status););
⎯ social media profile information (i.e. when you use your social media accounts to register in our
application management system; your profile details such as name, email address and other
information that you choose to make accessible to us when you connect your social media account
with our talent management system)
⎯ family, hobbies or interests (not mandatory and only as you deem necessary to share or
voluntarily include in your CV/Resume);
⎯ past remuneration and benefits data (such as salary level and amount, bonus, stocks, options,
insurance, lost incentives and other benefits in the countries where required and to the extent
legally permitted);
⎯ education, professional standing and job preferences (such as employment and education
history, professional qualifications, skills, college transcripts, letter of recommendation,
certifications and experience, past employers and their contact data, location preference, role
preference (function and discipline), language preference, information necessary to complete a
background check as required and legally permitted and other information you voluntarily provide
in your CV/Resume/Cover letter)
⎯ electronic identification and systems access data (e.g. picture or facial image, publicly
available profiles on social media, online identifiers/cookies, user name, passwords, secret
questions and answers, system login and activity logs, access and connection times, sound or
video recording such as remote conferencing platforms, on-site CCTV or voice recordings for
security purposes);
⎯ Only when legally permitted in your country, information pertaining to legal standing, credit
and background validations depending on the position’s responsibilities, information necessary
to complete a background or credit or solvency check as well as judicial data and investigation data
(e.g. proceedings, outcomes, information, documentation and convictions). Please note that the
performance of these checks will be dependent on several factors such as the position, as well as
local availability and viability of each Novartis legal entity offering such position. You will be
provided with further details on this, should it be relevant to your application.

Insofar as strictly necessary and legally permitted, your sensitive personal information will be collected only
if you voluntarily allow for disclosure (such as visible or reported disabilities or protected group belonging,
religion or church affiliation, diversity and inclusion related information, labour union membership).

More generally, We will process information that you voluntarily and willingly disclose mostly
during interviews and which should be strictly related to your professional capacity and fit for the
corresponding open position.

You may also join the Novartis Network by registering yourself by providing some of your personal
information as listed above and stay connected with us for news, career opportunities specific to your
background and exclusive messages from our associates about what it is really like to work for us. If you
join the Novartis Network, your personal information is processed to periodically send you career related
communications and you can anytime opt out if you wish to do so using the link provided in our
communication emails to you.

Our recruiters review job applications to determine the job fitment. Our recruitment processes are not based
on automated decision-making.

You may, at any point in time and without any repercussions, manage, update or delete your
personal information directly through your account or indirectly by requesting to us. We are
committed to honouring your privacy at all times. Just notify your interviewer, HR or Talent
Acquisition representative about your concerns.

2. For which purposes do we use your personal information and why is this justified?

3
2.1 Legal basis for the processing
We will not process your personal information if we do not have a proper justification foreseen in the law
for that purpose. Therefore, we will only process your personal information if:

⎯ we have obtained your prior consent;

⎯ the processing is necessary to perform our contractual obligations towards you and to take pre-
contractual steps at your request; the processing is necessary to comply with our legal or regulatory
obligations;
⎯ the processing is necessary to protect your vital interests or those of another person; or
⎯ the processing is necessary for our legitimate interests, which do not unduly affect your interests
or fundamental rights and freedoms.

2.2 Purposes of the processing

We always process your personal data for a specific purpose and only process the personal data which is
relevant to achieve that purpose. In particular, we process your personal data for the following purpose(s):

⎯ phone or electronic communications, including interviews in person or remotely;

⎯ conduct cognitive tests or personality assessments or other suitability evaluations, fitted to the
corresponding open position;
⎯ perform background or employment checks (when applicable and legally permitted);
⎯ verify your identity, academics or qualifications in relation to your application;
⎯ perform general analytics to improve our internal processes, as well as to provide a better service
to you when applying for an open position with us;
⎯ administer your application using internal or external recruitment platforms like job boards,;
⎯ as required under applicable law.

3. Who has access to your personal information and to whom your information is
transferred?

We will not sell, share, or otherwise transfer your personal data to recipients or third parties other than
those indicated in this Privacy Policy.

In the course of our activities and for the same purposes as those listed in this Notice, your personal data
can be accessed by, or transferred to the following categories of recipients or third-parties, on a need to
know basis to achieve such purposes:

• our personnel (including personnel, departments or other companies of the Novartis group);

• our services providers that provide services and products to us;

• our IT systems providers, cloud service providers, database providers and consultants;

• any third party to whom we assign or novate any of our rights or obligations; and

• our advisors and external lawyers in the context of the sale or transfer of any part of our
business or its assets.

The above third parties are contractually obliged to protect the confidentiality and security of your personal
data, in compliance with applicable law.

We may share personal data you submit as part of the application process with selected service providers
or consultants acting on our behalf that may assist us in recruiting talent, performing data analysis, providing
talent or application management systems, providing IT or related infrastructure, providing communication
or reach out services, administering and evaluating pre-employment screening and testing, and improving
our recruitment process. Your personal information can also be accessed by or transferred to any national
and/or international regulatory, enforcement, public body or court, where we are required to do so by
applicable law or regulation or at their request.

4
The personal information we collect from you may also be processed, accessed or stored in a country
outside the country where we are located, which may not offer the same level of protection of personal
information.

If we transfer your personal information to external companies in other jurisdictions , we will make sure to
protect your personal information by (i) applying the level of protection required under the local data
protection/privacy laws applicable to us and to the processing of your data (ii) acting in accordance with
our policies and standards and, (iii) for our entities located in the European Economic Area (i.e. the EU
Member States plus Iceland, Liechtenstein and Norway, the "EEA"), unless otherwise specified, only
transferring your personal information on the basis of standard contractual clauses, or other secure and
lawful methods for transfer, approved by the European Commission or the Swiss Federal Data Protection
and Information Commissioner respectively. You may request additional information in relation to
international transfers of personal information and obtain a copy of the adequate safeguard put in place by
exercising your rights as set out in Section Error! Reference source not found. below.

For intra-group transfers of personal information, we have adopted Binding Corporate Rules, a system of
principles, rules and tools, provided by European law, in an effort to ensure effective levels of data
protection relating to transfers of personal information outside the EEA and Switzerland. Read more about
the Novartis Binding Corporate Rules by clicking here

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. How do we protect your personal information?

We have implemented appropriate technical and organisational measures to provide an adequate level of
security and confidentiality to your personal information.

The purpose of these measures is to protect it against accidental or unlawful destruction or alteration,
accidental loss, unauthorized disclosure or access and against other unlawful forms of processing.

5. How long do we store your personal information?

We will only retain your personal information for as long as necessary to fulfil the purpose for which it was
collected or to comply with legal or regulatory requirements.

The Information you submit will be retained in the candidate database for a period of 12 months since you
last updated your profile, or longer if you are still being considered for an open position, or if you have
updated your candidate account (e.g. apply to another job, update your CV/Resume). Recruiters at Novartis
and affiliated companies worldwide will be able to access your Information and may contact you should a
suitable opening arise.

If you have applied for a position based in the United States, your information will be retained for a period
of 36 months (or longer if required by law or if you have updated your candidate account (e.g. apply to
another job, update your CV/Resume)) after the recruitment process for that position has been completed.

If your information is shared to us by a recruitment agency, and you have consented accordingly, the
Information will be retained for a period of 24 months since submission, or longer if you have updated your
account or you are being considered for an open position.

Personal information collected and processed in the context of a dispute are deleted or archived (i) as soon
as an amicable settlement has been reached, (ii) once a decision in last resort has been rendered or (iii)
when the claim becomes time barred.

6. What are your rights and how can you exercise them?

Whenever we process Personal information, we take reasonable steps to keep your Personal information
accurate and up-to-date for the purposes for which they were collected. We will provide you with the ability
to exercise the following rights under the conditions and within the limits set forth in the law.

5
 - the right to be informed about what personal information we have about you and how we
process your data

- the right to access your personal information as processed by us and, if you believe that any
information relating to you is incorrect, obsolete or incomplete, to request its correction or
updating;

- the right to request the erasure of your personal information or the restriction thereof to specific
categories of processing;

- the right to withdraw your consent at any time, without affecting the lawfulness of the processing
before such withdrawal;

- the right to object, in whole or in part, to the processing of your personal information. With
certain exceptions, this includes the right to object to direct marketing and the right to object to
your data being used for research.; and

- the right to request its portability, i.e. that the personal information you have provided to us be
returned to you or transferred to the person of your choice, in a structured, commonly used and
machine-readable format without hindrance from us and subject to your confidentiality
obligations.

- the right to object to automated decision making including profiling, i.e. you can request an
human intervention in any automated decision making process related to processing of your
data and where such processing is not based on your consent, authorised by law or necessary
for the performance of a contract. However, we don’t currently make decisions solely using
automated processes

In order to ensure that your personal information remains up to date and accurate, we may request you to
periodically confirm personal information we hold about you by accessing profile section in your Novartis
Candidate Account. However, we will become aware of the changes you make only when you apply for a
job next time. If you require to change your contact information on an existing application, please email us
at [email protected].

If you have a question or want to exercise the above rights, you may send an email to our data protection
officer at [email protected] for application related to positions with us or send a letter to
our local address with a scan of your identity card for identification purpose, it being understood that we
shall only use such data to verify your identity and shall not retain the scan after completion of the
verification. When sending us such a scan, you should make sure to redact your picture and national
registry number or equivalent on the scan.

If you are not satisfied with how we process your personal information, your may address your request to
our data protection officer at [email protected] who will investigate your concern.

In any case, you also have the right to file a complaint with the competent data protection authorities, in
addition to your rights above.

7. How will you be informed of the changes to our Privacy Notice?

We may change or update this notice from time to time by posting a new privacy notice in our application
management systems or our corporate website (www.novartis.com/privacy). Please keep checking this
notice occasionally so that you are aware of any changes.

6
 诺华数据隐私声明
工作潜在申请人和候选人
2021 年 4 月

Novartis Pharma AG 的注册办公室为 Novartis Campus, CH-4056 Basel, Switzerland（“诺华”），负责

处理您的个人信息。诺华决定处理您的个人信息的原因和方式，因此充当“数据控制者”。诺华可
以单独或与诺华集团内的其他公司共同行使这一职责，充当“共同控制者”。在本隐私声明中，“我
们”系指 Novartis Pharma AG 及其集团公司。

就本数据隐私声明（“声明”）的范围而言，工作潜在申请人或候选人系指申请我们的空缺职位，
或我们因与我们工作而被联系或表达对与我们工作有兴趣，或参加招聘或评估的个人。这包括准
雇员、实习生和外包人员（在本声明中将称为“您”）。

我们邀请您仔细阅读本声明，其中规定我们在何种情况下处理与您作为个人直接或间接相关的信
息（“个人信息”），并阐述在处理您的个人信息方面您拥有的权利。

我们认为隐私至关重要。我们致力于确保我们收到的任何个人信息都按照适用的数据保护法律和
诺华政策和标准进行处理和保护。

本声明旨在阐明我们处理个人信息的方式。在这种情况下，我们致力于一直全面告知您涉及我们
处理您的个人信息的活动，包括人才管理、寻找、评估和招募活动以及一般情况下对我们的职位
的申请。

我们拥有处理我们的雇员、业务合作伙伴、患者和我们网站用户的个人信息的单独隐私声明，您
应在适当的情况下参考这些声明。

如 果 您 对 处 理 您 的 个 人 信 息 有 任 何 其 他 问 题 ， 请 发 送 电 子 邮 件 至
[email protected]

1. 我们处理哪些关于您的个人信息？

在上述情况下，我们只会处理与您作为工作潜在申请人或候选人相关的信息。在某些条件下，这
可能需要对技能和专业地位进行关键战略验证。

我们主要在您于我们的申请管理系统中申请工作或参加面试或评估时直接从您那里收集个人信息
。在此类情况下，我们将就您的个人信息充当数据控制者。

我们还可以从专业社交网络（例如领英或其他工作布告栏）以及其他可公开访问的来源获取信息
（仅与您的职业生活相关），以便主动向您提供工作机会。如果我们尚未收到您同意保留您的数
据，我们会在与您初次联系时向您征求保留您的数据的同意。

7
当您通过招聘机构或顾问等第三方申请时，我们也可能会收到您的个人信息。在此类情况下，第
三方也可能就您的个人信息充当数据控制者。为了此类第三方进行的处理活动而行使您的数据保
护权利；您可能需要联系您通过其向我们申请职位的第三方。当一位雇员根据雇员推荐计划推荐
您担任我们的职位时，我们也可能会收到您的信息（电子邮件地址）。在此类情况下，您会收到
自己受雇员推荐的通知，但我们在向您发送通知电子邮件后不会保留您的联系信息。通过此电子
邮件，您将被要求在我们的申请管理系统中进行申请。我们已将雇员推荐指南记录在案。

当您使用或以其他方式与我们的申请管理系统进行交互以创建帐户和管理您的工作申请时，会自
动生成一些信息。

关于您对空缺职位的申请，我们可能会处理以下个人信息：

⎯ 联系方式和一般身份信息（例如姓名、首选称呼、姓氏、性别、种族、残疾、退伍军人身
份、出生日期和地点、国籍、电子邮件和/或邮寄地址、固定和/或移动电话号码、移民身
份）；
⎯ 社交媒体个人资料信息（即当您使用您的社交媒体帐户在我们的申请管理系统中注册时；
您的个人资料详细信息，例如姓名、电子邮件地址以及当您将社交媒体帐户与我们的人才
管理系统连接时您选择向我们提供的其他信息）
⎯ 家庭、爱好或兴趣（非必填，仅在您认为有必要分享或自愿包含在您的简历中时适用）；
⎯ 过去的薪酬和福利数据（例如工资水平和金额、奖金、股票、期权、保险、损失的激励计
划和其他国家/地区要求的和在法律允许范围内的福利）；
⎯ 教育、专业地位和工作偏好（例如就业和教育经历、专业资质、技能、大学成绩单、推荐
信、证书和经验、过去的雇主及其联系数据、地点偏好、职位偏好（职能和学科）、语言
偏好、根据要求和法律允许完成背景调查所需的信息以及您在简历/求职信中自愿提供的
其他信息）
⎯ 电子身份和系统访问数据（例如图片或面部图像、社交媒体上的公开个人资料、在线标识
符/Cookies、用户名、密码、安全问题和答案、系统登录和活动日志、访问和连接时间、
录音或录像，例如远程会议平台、现场闭路电视或出于安全目的的录音）；
⎯ 仅在您所在国家/地区法律允许的情况下，与法律地位、信用和背景验证相关的信息，取
决于职位职责，完成背景或信用或偿付能力检查所需的信息以及司法数据和调查数据（例
如诉讼、结果、信息 、文件和定罪）。请注意，这些调查的执行将取决于多项因素，例如
职位以及提供此类职位的每个诺华法人实体在当地的空缺性和可行性。如果与您的申请相
关，您将获得与此有关的更多详细信息。

在绝对必要和法律允许的情况下，只有您自愿允许披露，我们才会收集您的敏感个人信息（例如
可见或报告的残疾或受保护群体归属、宗教或教会隶属关系、多样性和包容性相关信息、工会成
员身份）。

更一般地说，我们会处理您主要在面试时自愿和有愿披露的信息，这些信息应与您的专业能力严
格相关并适合相应的空缺职位。

您还可以通过提供上面列出的一些个人信息注册加入诺华网络（Novartis Network），并与我们保
持联系，获取新闻、具体于您的背景的职业机会以及来自我们伙伴机构的、有关为我们工作的真

8
实感受的独家信息。如果您加入诺华网络，将处理您的个人信息以定期向您发送与职业相关的通
讯。您可以按照自己的意愿，随时使用我们发送给您的通讯电子邮件中提供的链接选择不再收到
此通讯。

我们的招聘人员会审查工作申请以确定工作适配性。我们的招聘流程并非基于自动化决策。

您可以随时直接通过您的帐户或间接通过向我们提出要求以管理、更新或删除您的个人信息，此
举不会产生任何影响。我们始终致力于尊重您的隐私。只需将您的疑虑告知您的面试官、人力资
源或人才招募（Talent Acquisition）代表。

2. 我们使用您的个人信息的目的以及其合理性

2.1 处理的法律依据
如果没有在法律中预见此目的适当理由，我们将不会处理您的个人信息。因此，我们只会在以下
情况下处理您的个人信息：
⎯ 我们已获得您的事先同意；
⎯ 对于履行我们对您的合同义务和根据您的要求采取合同前步骤来说，处理是必要的；对于
遵守我们的法律或法规义务，处理是必需的；
⎯ 对于保护您的或他人的切身利益，处理是必要的；或者
⎯ 对于我们的合法利益来说，处理是必要的，且不会过度影响您的利益或基础权利和自由。

2.2 处理的目的
我们处理您的个人数据始终出于具体目的，且仅处理与实现该目的相关的个人数据。我们特别出于以下目
的处理您的个人数据：

⎯ 电话或电子通讯，包括面对面或远程面试；
⎯ 进行适合相应空缺职位的认知测试或性格评估或其他适配性评估；
⎯ 进行背景或就业调查（在适用且法律允许的情况下）；
⎯ 就您的申请验证您的身份、学历或资质；
⎯ 进行一般分析以改进我们的内部流程，并在您向我们申请我们的空缺职位时提供更好的服
务；
⎯ 使用内部或外部招聘平台（例如工作布告栏）管理您的申请；
⎯ 根据适用法律的要求。

3. 可访问您的个人信息的人员以及您的信息被传递给哪些人员？
我们不会将您的个人数据出售、共享或以其他方式传递给本《隐私政策》中指明以外的接收人或第三方。

在我们的活动过程中，出于与本声明所列的相同目的，您的个人数据可能会因实现此目的而在需知的基础
上被以下类别的接收人或第三方访问或传递给以下类别的接收人或第三方：

• 我们的人员（包括诺华集团的人员、部门或其他公司）；

• 向我们提供服务和产品的服务提供商；

• 我们的 IT 系统提供商、云服务提供商、数据库提供商和顾问；

• 我们向其传递或更新我们的任何权利或义务的任何第三方；以及

9
 • 在出售或传递我们的业务或其资产的任何部分的情况下，我们的顾问和外部律师。

上述第三方有合同义务根据适用的法律保护您的个人数据的机密性和安全性。

我们可能会与选定的服务提供商或代表我们行事的顾问共享您在申请过程中提交的个人数据，这些服务提
供商或顾问可能会帮助我们招聘人才、进行数据分析、提供人才或申请管理系统、提供 IT 或相关基础设施
、提供通讯或联系服务、管理和评估职前筛查和测试，并改进我们的招聘流程。 在根据适用法律或法规或
应其要求的情况下，您的个人信息也可以被任何国家和/或国际监管、执法、公共机构或法院访问或传递给
这些机构。

我们从您收集的个人信息也可能在我们所在国家/地区以外的国家/地区进行处理、访问或存储，这些国家/
地区可能无法提供相同级别的个人信息保护。

如果我们将您的个人信息传送至其他司法管辖区的外部公司，我们将确保通过以下方式保护您的个人信息
：(i) 应用适用于我们和处理您的数据的当地数据保护/隐私法规定的保护级别；(ii) 按照我们的政策和标准行
事；以及 (iii) 对于我们位于欧洲经济区（即欧盟成员国加上冰岛、列支敦士登和挪威，简称“EEA”）的实体
，除非另有说明，否则仅根据受欧盟委员会或瑞士联邦数据保护和信息专员（Swiss Federal Data Protection
and Information Commissioner）分别批准的标准合同条款或其他安全合法的传递方式来传递您的个人信息。
您可以要求获得与个人信息国际传递有关的其他信息，并通过行使下文第 Error! Reference source not found.
部分规定的您的权利来获取已实施的适当保护措施的副本。

对于个人信息的集团内部传递，我们采用《约束性企业规则》（Binding Corporate Rules），这是一套由欧洲

法律提供的原则、规则和工具系统，旨在确保与欧洲经济区和瑞士以外的个人信息传递相关的有效级别数
据保护。单击此处阅读有关《诺华约束性企业规则》
（Novartis Binding Corporate Rules）的更多信息

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. 我们如何保护您的个人信息？
我们已实施适当的技术性和组织性措施，为您的个人信息提供足够的安全性和机密性。

这些措施旨在保护其免受意外或非法破坏或更改、意外丢失、未经授权的披露或访问以及其他非法形式的
处理。

5. 我们存储您的个人信息的时长？
我们仅会在为实现收集信息的目的或遵守法律或法规要求的时长内保留您的个人信息。

您提交的信息将在您上次更新个人资料后的 12 个月内保留在候选人数据库中。如果您仍是我们为
一个空缺职位考虑的人选或如果您更新了您的候选人帐户（例如申请另一个职位和更新您的简历
），则该信息将保留更长时间。在出现合适的空缺职位时，诺华和全球附属公司的招聘人员将能
够访问您的信息，并可能与您联系。

如果您已申请位于美国的职位，则您的信息将在该职位的招聘流程结束后保留 36 个月。如果根据
法律需要或如果您更新了您的候选人帐户（例如申请另一个职位和更新您的简历），则该信息将
保留更长时间。

如果您的信息由招聘机构共享给我们，并且您已相应地表示同意，则该信息将自提交之日起保留
24 个月。如果您更新了您的帐户或您是我们为一个空缺职位考虑的人选，则该信息将保留更长时
间。

10
在有纠纷的情况下，收集和处理的个人信息将根据下列情况删除或存档：(i) 一旦达成友好解决方案；(ii) 一
旦做出最终决定；或 (iii) 当索赔已失时效。

6. 您的权利是什么？您如何行使权利？

每当我们处理个人信息时，我们均会根据收集目的采取合理措施来确保您的个人信息准确和处于
最新状态。我们将为您提供在法律规定的条件和范围内行使以下权利的能力。

- 了解我们拥有您的哪些个人信息以及我们如何处理您的数据的权利；

- 访问我们处理的您的个人信息的权利，以及在您认为与您有关的任何信息不正确、过时或不完
整的情况下，要求更正或更新信息的权利；

- 要求删除您的个人信息或将其限制为具体处理类别的权利；

- 随时撤回您的同意的权利，同时在此撤回前不影响处理的合法性；

- 全部或部分反对处理您的个人信息的权利。除某些例外情况，这包括反对直接营销的权利和反
对将您的数据用于研究的权利；

- 要求其具备可移植性的权利，即您提供给我们的个人信息以结构化、常用且机器可读的格式退
还给您或转递给您选择的人员，期间无来自我方的阻碍且遵守您的机密性义务；

- 反对包括分析在内的自动决策的权利，即您可以要求在与处理您的数据相关的任何自动决策过
程中（且此类处理并非基于您的同意、由法律授权或为执行所必需）进行人工干预，但是我们
目前并不仅仅使用自动化流程做出决策。

为了确保您的个人信息保持最新状态和准确，我们可能会要求您通过访问您的诺华候选人帐户（Novartis
Candidate Account）中的个人资料部分来定期确认我们持有的有关您的个人信息。但是，只有在您下次申请
工作时，我们才会 知晓您进行的更改。如果您需要更改现有申请中的联系信息，请发送电子邮 件至
[email protected]。

如果您有疑问或希望行使上述权利，您可以就对我们的职位的申请向我们的数据保护官（
[email protected]）发送电子邮件，或将您的身份证扫描件寄至我们的本地地址以进行身份
识别。我们理解，我们将仅使用此类数据来验证您的身份，并且在验证完成后不会保留扫描件。在向我们
发送此类扫描件时，您应该确保在扫描件上编校您的照片和国家登记号或等效信息。

如果您对我们处理您的个人信息的方式不满意，您可以通过 [email protected] 向我们的数

据保护官提出您的请求，他们将就您的疑虑展开调查。

在任何情况下，除了您的上述权利外，您还有权向数据保护主管部门提出投诉。

7. 您将如何获知我们《隐私声明》的变更？

我们可能会通过在我们的申请管理系统或我们的公司网站 (www.novartis.com/privacy) 中发布新的《隐私声

明》不时更改或更新本声明。请不时查看此声明，以便您了解任何变更。

11
 Avis de Novartis sur la confidentialité des données
Candidats et candidats potentiels à l’embauche
Avril 2021

Novartis Pharma AG, dont le siège social est sis Novartis Campus, CH-4056 Bâle, Suisse (« Novartis »), est
responsable du traitement de vos informations personnelles car elle décide pourquoi et comment elles sont
traitées, agissant ainsi en qualité de « responsable du traitement des données ». Elle peut exercer cette
responsabilité seule ou conjointement avec d’autre(s) société(s) du groupe Novartis, agissant en qualité de
« co-responsables du traitement des données ». Dans le présent Avis de confidentialité, « nous » ou
« notre » font référence à Novartis Pharma AG et aux sociétés de son groupe.

Aux fins du champ d’application du présent avis de confidentialité des données (« Avis »), les candidats ou
candidats potentiels désignent les personnes qui posent leur candidature à un poste vacant chez nous, ou
qui sont contactées pour un emploi chez nous ou expriment leur intérêt pour un emploi chez nous, ou encore
qui assistent à un événement de recrutement ou passent un entretien ou une évaluation chez nous. Cela
inclut les employés potentiels, les stagiaires et les contractants (qui seront désignés par le terme « vous »
dans le présent Avis).

Nous vous invitons à lire attentivement le présent Avis, qui indique dans quel contexte nous traitons les
informations qui vous concernent directement ou indirectement en tant qu’individu (les « informations
personnelles ») et explique vos droits concernant le traitement de vos informations personnelles.

Le respect de la confidentialité est de la plus haute importance pour nous. Nous nous engageons à garantir
que toutes les informations personnelles que nous recevons sont traitées et protégées conformément aux
lois en vigueur en matière de protection des données et aux règlements et normes internes de Novartis.

La raison d’être du présent Avis est de clarifier la manière dont nous traitons les informations personnelles.
Dans ce contexte, nous nous engageons à vous tenir pleinement informé(e) de nos activités nécessitant le
traitement de vos informations personnelles et qui ont trait à la gestion, à la prospection, à l’évaluation et à
l’acquisition de talents et à la candidature, en général, à des postes chez nous.

Des avis de confidentialité distincts s’appliquent concernant le traitement des informations personnelles de
nos employés, de nos partenaires commerciaux, de nos patients et des utilisateurs de nos sites web, et
vous devez vous y référer le cas échéant.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos informations personnelles, vous êtes invité(e) à
nous envoyer un e-mail à l’adresse suivante : [email protected]

1. Quelles informations personnelles traitons-nous à votre sujet ?

Dans le contexte susmentionné, nous traiterons uniquement vos informations qui sont pertinentes en tant
que candidat ou candidat potentiel à l’embauche, qui, dans certains cas, pourraient nécessiter des
validations stratégiques clés des compétences et de la situation professionnelle.

Principalement, nous recueillons des informations personnelles directement auprès de vous, lorsque vous
posez votre candidature à un emploi dans notre système de gestion des candidatures ou lorsque vous
participez à un entretien ou à une évaluation. Dans ces cas, nous agissons en tant que responsable du
traitement des données de vos informations personnelles.

Par ailleurs, nous pouvons obtenir des informations à partir de réseaux sociaux professionnels, tels que
LinkedIn ou d’autres sites d’emploi, et d’autres sources accessibles au public (uniquement des informations
relatives à votre vie professionnelle) dans le but de vous approcher activement pour vous proposer des
offres d’emploi. Si nous n’avons pas encore reçu votre accord pour conserver vos données, nous vous
demanderons, lors de notre premier contact, de nous donner votre accord pour conserver vos données.

Nous pouvons également recevoir des informations personnelles lorsque vous postulez par l’intermédiaire
de tiers tels que des agences ou consultants de recrutement. Dans ce cas, le tiers peut également agir en
tant que responsable du traitement des données de vos informations personnelles. Pour exercer vos droits
en matière de protection des données concernant les activités de traitement effectuées par ces tiers, vous

12
devrez peut-être contacter le tiers par l’intermédiaire duquel vous avez posé votre candidature pour un poste
chez nous. Nous pouvons également recevoir vos informations (adresse e-mail) si un(e) employé(e) vous a
recommandé pour un poste chez nous dans le cadre du programme de recommandation des employés.
Dans ce cas, vous êtes informé(e) que vous avez été recommandé(e) par un(e) employé(e), mais vos
coordonnées ne sont pas conservées après l’envoi d’un e-mail de notification. Dans cet e-mail de
notification, vous serez invité(e) à poser votre candidature dans notre système de gestion des candidatures.
Il existe des directives documentées en matière de recommandation par les employés.

Certaines informations sont générées automatiquement lorsque vous utilisez ou interagissez avec notre
système de gestion des candidatures pour créer un compte et gérer vos candidatures.

Dans le cadre de votre candidature à un poste à pourvoir, nous pouvons traiter les informations personnelles
suivantes :
⎯ coordonnées et informations d’identification d’ordre général (par ex., nom, prénom préféré,
nom de famille, sexe, origine ethnique, handicap, statut d’ancien combattant, date et lieu de
naissance, nationalité, adresse électronique et/ou postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile,
statut d’immigration) ;
⎯ informations de profil sur les médias sociaux (c.-à-d. des informations recueillies à partir de vos
comptes de médias sociaux lorsque vous vous inscrivez dans notre système de gestion des
candidatures ; vos détails de profil tels que le nom, l’adresse électronique et d’autres informations
que vous choisissez de nous rendre accessibles lorsque vous connectez votre compte de médias
sociaux à notre système de gestion des talents) ;
⎯ informations sur votre famille, vos loisirs ou vos centres d’intérêt (non obligatoires et
uniquement si vous jugez nécessaire de les partager ou de les inclure volontairement dans votre
CV) ;
⎯ données relatives aux rémunérations et avantages antérieurs (tels que le niveau et le montant
du salaire, les bonus, les actions, les options, les assurances, les primes perdues et autres
avantages dans les pays où cela est requis et dans la mesure où la loi l’autorise) ;
⎯ informations sur le niveau d’instruction, la situation professionnelle et les préférences en
matière d’emploi (par ex., historique d’emploi et d’enseignement, qualifications professionnelles,
compétences, relevés de notes, lettres de recommandation, certifications et expérience, anciens
employeurs et leurs coordonnées, préférences géographiques, préférences en matière de rôle
(fonction et discipline), les préférences linguistiques, informations nécessaires à la vérification des
antécédents, comme cela est requis et dans la mesure où la loi l’autorise, et d’autres informations
que vous fournissez volontairement dans votre CV/lettre de motivation)
⎯ données d’identification électronique et d’accès aux systèmes (par ex., photo ou image faciale,
profils accessibles au public sur les médias sociaux, identifiants/cookies en ligne, nom d’utilisateur,
mots de passe, questions et réponses secrètes, journaux de connexion et d’activité du système,
heures d’accès et de connexion, enregistrement sonore ou vidéo tels que les plateformes de
conférence à distance, la vidéosurveillance sur site ou les enregistrements vocaux à des fins de
sécurité) ;
⎯ uniquement lorsque la loi l’autorise dans votre pays, informations relatives à la capacité
juridique, aux vérifications du crédit et des antécédents en fonction des responsabilités du
poste, les informations nécessaires pour effectuer une vérification des antécédents, du crédit ou de
la solvabilité, ainsi que les données judiciaires et les données d’enquête (par ex., procédures,
décisions, informations, documentation et condamnations). Veuillez noter que l’exécution de ces
vérifications dépendra de plusieurs facteurs tels que le poste, ainsi que leur disponibilité et viabilité
dans les entités locales juridiques de Novartis offrant ce poste. Vous recevrez de plus amples
informations à ce sujet, si cela s’avère pertinent pour votre candidature.

Dans la mesure où cela est strictement nécessaire et autorisé par la loi, vos informations personnelles
sensibles ne seront collectées que si vous en autorisez volontairement la divulgation (telles que les
handicaps visibles ou déclarés ou l’appartenance à un groupe protégé, l’appartenance à une religion ou une
église, les informations relatives à la diversité et à l’inclusion, l’appartenance à un syndicat).

Plus généralement, nous traiterons les informations que vous divulguez volontairement et de plein gré,
principalement lors d’entretiens, et qui doivent être strictement liées à vos aptitudes professionnelles et à
votre adéquation au poste vacant correspondant.

13
Vous pouvez également rejoindre le réseau Novartis en vous inscrivant et en fournissant certaines de vos
informations personnelles, comme indiqué ci-dessus, et rester en contact avec nous pour recevoir des
nouvelles, des opportunités de carrière spécifiques à votre profil et des témoignages exclusifs de nos
collaborateurs sur leur emploi chez nous. Lorsque vous rejoignez le réseau Novartis, vos informations
personnelles sont traitées afin de vous envoyer périodiquement des communications relatives aux
opportunités de carrière. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment si vous le souhaitez en utilisant le
lien fourni dans les e-mails de communication que nous vous envoyons.

Nos recruteurs examinent les candidatures afin de déterminer l’adéquation au poste. Nos processus de
recrutement ne reposent pas sur une prise de décision automatisée.

Vous pouvez, à tout moment et sans aucune répercussion, gérer, mettre à jour ou supprimer vos
informations personnelles directement via votre compte ou indirectement sur simple demande. Nous
nous engageons à respecter votre vie privée en toutes circonstances. Il vous suffit de faire part de
vos inquiétudes à votre interlocuteur, votre représentant des RH ou de l’acquisition de talents.

2. À quelles fins utilisons-nous vos informations personnelles et pourquoi cela est-il

justifié ?
2.1 Base juridique du traitement
Nous traiterons vos informations personnelles uniquement si ce traitement est justifié et conforme aux
dispositions légales en vigueur. Par conséquent, nous traiterons vos informations personnelles uniquement
si :

⎯ nous avons obtenu votre consentement préalable ;

⎯ le traitement est nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles à votre égard et à
l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande ; le traitement est nécessaire au
respect de nos obligations légales ou réglementaires ;
⎯ le traitement est nécessaire pour protéger vos intérêts vitaux ou ceux d’une autre personne ; ou
⎯ le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons, qui n’affectent pas
indûment vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux.

2.2 Finalités du traitement

Nous traitons toujours vos données personnelles pour des finalités spécifiques et nous n’effectuons que les
traitements de renseignements personnels qui sont pertinents pour atteindre cette finalité. En particulier,
nous traitons vos renseignements personnels pour la ou les finalités suivantes :

⎯ communications téléphoniques ou électroniques, y compris les entretiens en personne ou à

distance ;
⎯ effectuer des tests cognitifs ou des évaluations de la personnalité ou d’autres évaluations d’aptitude,
selon le poste vacant correspondant ;
⎯ effectuer des vérifications des antécédents ou de l’emploi (lorsque cela est applicable et la loi
l’autorise) ;
⎯ vérifier votre identité, vos études ou vos qualifications en rapport avec votre candidature ;
⎯ effectuer des analyses générales pour améliorer nos processus internes, ainsi que pour vous fournir
un meilleur service lorsque vous posez votre candidature à un poste à pourvoir chez nous ;
⎯ administrer votre candidature à l’aide de plateformes de recrutement internes ou externes telles que
des sites d’emploi ;
⎯ et toute autre finalité imposée par la loi applicable.

14
3. Qui a accès à vos informations personnelles et à qui sont-elles transférées ?
Nous nous engageons à ne pas vendre, partager ou transférer de quelque manière que ce soit vos
renseignements personnels à des destinataires ou à des tiers autres que ceux indiqués dans le présent Avis
de confidentialité.

Dans le cadre de nos activités et pour les mêmes finalités que celles énumérées dans le présent Avis, vos
renseignements personnels peuvent être consultés par ou transférés aux catégories suivantes de
destinataires ou de tiers, sur la base du besoin d’en connaître en vue d’atteindre ces finalités :

• notre personnel (y compris le personnel, les départements ou les autres sociétés du groupe
Novartis) ;

• nos prestataires de services qui nous fournissent des services et des produits ;

• nos prestataires de systèmes d’information, nos prestataires de services Cloud, nos

prestataires de bases de données et nos consultants ;

• tout tiers à qui nous cédons ou transférons par novation nos droits ou obligations ; et

• nos conseillers et avocats externes dans le cadre de la vente ou du transfert de tout ou partie
de nos activités ou actifs.

Les tiers susmentionnés sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité et la sécurité de vos
données personnelles, conformément à la législation en vigueur.

Nous pouvons partager les renseignements personnels que vous soumettez dans le cadre du processus de
candidature avec des prestataires de services ou des consultants sélectionnés agissant en notre nom, qui
peuvent nous aider à recruter des talents, à effectuer des analyses de données, à fournir des systèmes de
gestion des talents ou des candidatures, à fournir une infrastructure informatique ou connexe, à fournir des
services de communication ou de prise de contact, à administrer et à évaluer la sélection et les tests
préalables à l’embauche, et à améliorer notre processus de recrutement. Vos informations personnelles
peuvent également être consultées par ou transférées à tout organisme de réglementation, autorité étatique,
juridiction ou organisme public national et/ou international, lorsque nous y sommes contraints par la loi ou
les règlements applicables, ou à leur demande.

Les informations personnelles que nous recueillons auprès de vous peuvent également être traitées,
consultées ou conservées dans un pays en dehors de celui où nous sommes situés, qui peut ne pas offrir
le même niveau de protection des informations personnelles.

Si nous transférons vos informations personnelles à des sociétés externes situées dans d’autres juridictions,
nous nous assurerons de protéger vos informations personnelles (i) en appliquant le niveau de protection
requis par les lois locales sur la protection des données/de la vie privée qui s’appliquent à Novartis et au
traitement de vos données, (ii) en agissant conformément à nos règlements et normes internes et, (iii) pour
nos entités situées dans l’Espace économique européen (c.-à-d. les États membres de l’UE plus l’Islande,
le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse, l’« EEE »), en transférant vos informations personnelles
uniquement sur la base des clauses contractuelles types, ou d’autres méthodes de transfert sûres et légales,
approuvées respectivement par la Commission européenne ou le Préposé fédéral suisse à la protection des
données et à la transparence, sauf indication contraire. Vous pouvez demander plus d’informations au sujet
des transferts internationaux d’informations personnelles et obtenir une copie des protections adéquates
mises en place en exerçant vos droits comme décrit à la section 6 ci-dessous.

Concernant les transferts d’informations personnelles aux autres sociétés du groupe, nous avons adopté
des Règles d’entreprise contraignantes, qui sont un système de principes, de règles et d’outils, prévus par
la législation européenne, destinés à garantir des niveaux efficaces de protection des données en cas de
transferts d’informations personnelles en dehors de l’EEE et de la Suisse. Pour en savoir plus sur les Règles
d’entreprise contraignantes (Binding Corporate Rules, BCR) de Novartis, cliquez ici.

15
https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. Comment protégeons-nous vos informations personnelles ?

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un
niveau approprié de sécurité et de confidentialité à vos informations personnelles.

Ces mesures ont pour but de les protéger contre la destruction ou l’altération de manière accidentelle ou
illicite, la perte accidentelle, la divulgation ou l’accès non autorisé et contre d’autres formes illicites de
traitement.

5. Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Nous conservons vos informations personnelles uniquement le temps nécessaire afin d’accomplir la finalité
pour laquelle elles ont été collectées ou pour remplir des obligations légales ou réglementaires.

Les informations que vous soumettez seront conservées dans la base de données des candidats pendant
une période de 12 mois à compter de la dernière mise à jour de votre profil, ou plus longtemps si vous êtes
toujours pris en considération pour un poste à pourvoir, ou si vous avez mis à jour votre compte de candidat
(par ex., poser votre candidature à un autre emploi, mettre à jour votre CV). Les recruteurs chez Novartis et
les sociétés affiliées du monde entier auront accès à vos informations et pourront vous contacter si un poste
approprié se présente.

Si vous avez posé votre candidature pour un poste basé aux États-Unis, vos informations seront conservées
pendant une période de 36 mois (ou plus longtemps si la loi l’exige ou si vous avez mis à jour votre compte
de candidat [par ex., poser votre candidature à un autre emploi, mettre à jour votre CV]) après la fin du
processus de recrutement pour ce poste.

Si vos informations nous sont communiquées par une agence de recrutement, et que vous y avez consenti,
les informations seront conservées pendant une période de 24 mois à compter de la soumission, ou plus
longtemps si vous avez mis à jour votre compte ou si vous êtes pris(e) en considération pour un poste à
pourvoir.

Les informations personnelles collectées et traitées dans le cadre d’un litige sont supprimées ou archivées
au moment où (i) un accord amiable a été conclu, (ii) une décision de justice en dernier ressort a été rendue
ou (iii) la demande devient prescrite.

6. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Chaque fois que nous traitons des informations personnelles, nous prenons des mesures raisonnables pour
que celles-ci soient exactes et à jour pour les finalités auxquelles elles ont été collectées. Nous vous
donnerons la possibilité d’exercer les droits suivants dans les conditions et selon les limites prévues par la
loi :

- le droit d’être informé(e) des informations personnelles que nous détenons à votre sujet et de la
manière dont nous traitons vos données ;

- le droit d’accéder à vos informations personnelles telles que nous les traitons et, si vous pensez
qu’une information vous concernant est incorrecte, obsolète ou incomplète, de demander sa
rectification ou sa mise à jour ;

- le droit de demander la suppression de vos informations personnelles ou leur limitation à des

catégories spécifiques de traitement ;

- le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la licéité du
traitement avant ce retrait ;

- le droit de vous opposer, pour tout ou partie, au traitement de vos informations personnelles.
Sauf exception, cela inclut le droit de s’opposer au marketing direct et le droit de s’opposer à ce
que vos données soient utilisées pour la recherche ; et

16
 - le droit de demander la portabilité, c’est-à-dire que les informations personnelles que vous nous
avez fournies vous soient restituées ou soient transférées à une personne de votre choix, dans
un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, sans entrave de notre part et sous
réserve de vos obligations de confidentialité ;

- le droit de s’opposer à une prise de décision automatisée, y compris le profilage, c’est-à-dire que
vous pouvez demander une intervention humaine dans tout processus de prise de décision
automatisée lié au traitement de vos données et lorsque ce traitement n’est pas fondé sur votre
consentement, autorisé par la loi ou nécessaire à l’exécution d’un contrat. Cependant, toutes
nos décisions actuelles ne sont pas uniquement basées sur des processus automatisés.

Afin de garantir que vos informations personnelles restent à jour et exactes, nous pouvons vous demander
de confirmer périodiquement les informations personnelles que nous détenons à votre sujet en accédant à
la section « profil » de votre compte de candidat Novartis. Toutefois, nous ne prendrons connaissance des
modifications que vous apportez que lors de votre prochaine candidature à un emploi. Si vous souhaitez
modifier vos coordonnées sur une candidature existante, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse
suivante : [email protected].

Si vous avez une question ou si vous souhaitez exercer vos droits décrits ci-dessus, vous pouvez envoyer
un e-mail à notre délégué à la protection des données à l’adresse [email protected]
concernant une candidature à des postes chez nous ou envoyer une lettre à notre adresse locale avec une
photocopie de votre pièce d’identité à des fins d’identification, étant entendu que nous n’utiliserons ces
données que pour vérifier votre identité, et que nous ne conserverons pas cette photocopie après vérification
de votre identité. Lorsque vous nous envoyez cette photocopie, veillez à occulter votre photographie et votre
numéro national d’immatriculation ou son équivalent.

Si vous n’êtes pas satisfait(e) de la façon dont nous traitons vos informations personnelles, vous pouvez
adresser une réclamation à notre délégué à la protection des données à l’adresse
[email protected], qui étudiera votre demande.

Dans tous les cas, vous avez aussi le droit de déposer plainte auprès des autorités de protection des
données compétentes, en plus de vos droits ci-dessus.

7. Comment serez-vous informé(e) des modifications apportées à notre Avis de

confidentialité ?
Nous pouvons modifier ou mettre à jour cet Avis de temps à autre en publiant un nouvel Avis de
confidentialité dans nos systèmes de gestion des candidatures ou sur notre site Web d’entreprise
(www.novartis.com/privacy). Nous vous invitons à consulter régulièrement cet Avis afin d’être informé(e)
de toute modification.

17
 Novartis Datenschutzerklärung
für Job-Interessenten und Bewerber
April 2021

Die Novartis Pharma AG mit Sitz Novartis Campus, CH-4056 Basel, Schweiz („Novartis“) ist für die
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich und entscheidet, weshalb und wie die Daten
verarbeitet werden. Sie ist somit die „Datenverantwortliche“. Novartis kann diese Verantwortung allein oder
gemeinsam mit anderen Unternehmen der Novartis Gruppe ausüben, die als „Co-Datenverantwortliche“
fungieren. In diesem Datenschutzhinweis bezieht sich „wir“ oder „uns“ auf die Novartis Pharma AG und ihre
Konzerngesellschaften.

Für den Geltungsbereich der vorliegenden Datenschutzerklärung („Erklärung“) sind Job-Interessenten oder
Bewerber Personen, die sich auf eine offene Stelle bei uns bewerben, für eine Beschäftigung bei uns
kontaktiert werden bzw. ihr Interesse daran bekunden, die an einer Rekrutierungsveranstaltung teilnehmen
oder sich einem Vorstellungsgespräch bzw. Assessment bei uns unterziehen, einschließlich potenzieller
Mitarbeiter, Praktikanten und Auftragnehmer (in dieser Erklärung als „Sie“ angesprochen).

Wir bitten Sie, diese Erklärung sorgfältig zu lesen, in der dargelegt wird, in welchem Zusammenhang wir
Informationen verarbeiten, die sich unmittelbar oder mittelbar auf Sie als Person beziehen
(„personenbezogene Daten“), und in der Ihre Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen Daten erläutert werden.

Wir betrachten Datenschutz als eine sehr wichtige Angelegenheit. Wir verpflichten uns, sicherzustellen, dass
alle personenbezogenen Daten, die wir erhalten, in Übereinstimmung mit den geltenden
Datenschutzgesetzen und den Richtlinien und Standards von Novartis verarbeitet und geschützt werden.

Der Zweck der vorliegenden Erklärung ist es zu erläutern, wie personenbezogene Daten bei Novartis
verarbeitet werden. In diesem Zusammenhang verpflichten wir uns, Sie umfassend über unsere Aktivitäten
zu informieren, welche die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit
Talentmanagement, Scouting, Beurteilungs- und Akquisitionsmaßnahmen sowie Bewerbungen für
Positionen bei uns im Allgemeinen betreffen.

Wir haben separate Datenschutzerklärungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer
Mitarbeiter, Geschäftspartner, Patienten und Nutzer unserer Websites. Diese können bei Bedarf ebenfalls
eingesehen werden.

Sollten Sie weitere Fragen in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, schreiben
Sie uns gerne eine E-Mail an: [email protected].

1. Welche personenbezogenen Informationen über Sie werden verarbeitet?

Im Zusammenhang mit dem oben Beschriebenen verarbeiten wir nur Informationen, die für Sie als Job-
Interessent oder Bewerber relevant sind, was in einigen Fällen wichtige strategische Bewertungen von
Fähigkeiten und der beruflichen Position erfordern kann.

Wir erheben personenbezogene Daten hauptsächlich direkt von Ihnen, wenn Sie sich in unserem
Bewerbungsmanagementsystem um eine Stelle bewerben oder wenn Sie an einem Vorstellungsgespräch
oder einer Beurteilung teilnehmen. In solchen Fällen agieren wir als Datenverantwortlicher für Ihre
personenbezogenen Daten.

Wir können auch Informationen aus sozialen Berufsnetzwerken wie LinkedIn oder anderen Jobbörsen und
aus anderen öffentlich zugänglichen Quellen entnehmen (nur, wenn für Ihre Berufslaufbahn relevant), um
aktiv mit Stellenangeboten auf Sie zuzukommen. Sollten wir Ihre Zustimmung zur Speicherung Ihrer Daten
noch nicht erhalten haben, werden wir Sie bei unserem ersten Kontakt mit Ihnen um Ihre Zustimmung zur
Speicherung Ihrer Daten bitten.

Wir können auch personenbezogene Daten erhalten, wenn Sie sich über Dritte wie Personalvermittler oder
Berater bewerben. In solchen Fällen kann auch die Drittpartei der Datenverantwortliche für Ihre
personenbezogenen Daten sein. Um Ihre Datenschutzrechte für die Verarbeitung von Daten durch Dritte

18
auszuüben, müssen Sie sich ggf. an die Drittpartei wenden, über die Sie sich für eine Stelle bei uns
beworben haben. Wir können auch Informationen über Sie (Ihre E-Mail-Adresse) erhalten, wenn ein
Mitarbeiter Sie im Rahmen des Mitarbeiterempfehlungsprogramms für eine Stelle bei uns empfohlen hat. In
solchen Fällen werden Sie benachrichtigt, dass Sie von einem Mitarbeiter empfohlen wurden, aber Ihre
Kontaktinformationen werden nach dem Versand einer Benachrichtigungs-E-Mail nicht gespeichert. Mit der
Benachrichtigungs-E-Mail werden Sie aufgefordert, sich über unser Bewerbungsmanagementsystem bei
uns zu bewerben. Wir verfügen über dokumentierte Richtlinien für Mitarbeiterempfehlungen.

Einige Informationen werden automatisch generiert, wenn Sie unser Bewerbungsmanagementsystem

nutzen oder anderweitig mit dem System interagieren, um ein Konto zu erstellen und Ihre Bewerbungen zu
verwalten.

In Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung auf eine offene Stelle können wir die folgenden personenbezogenen
Daten verarbeiten:

⎯ Kontaktinformationen und allgemeine identifizierende Angaben (z. B. Name, bevorzugter

Vorname, Nachname, Geschlecht, ethnische Zugehörigkeit, Behinderung, Veteranenstatus,
Geburtsdatum und -ort, Nationalität, E-Mail- und/oder Postadresse, Festnetz- und/oder
Mobiltelefonnummer, Einwanderungsstatus)
⎯ Social-Media-Profildaten (z. B. wenn Sie Ihre Social-Media-Konten nutzen, um sich in unserem
Bewerbermanagementsystem zu registrieren, oder Ihre Profildaten wie Name, E-Mail-Adresse und
andere Informationen, die Sie uns zugänglich machen, wenn Sie Ihr Social-Media-Konto mit
unserem Talentmanagementsystem verbinden)
⎯ Angaben über Familie, Hobbys oder Interessen (nicht verpflichtend und nur in dem Maße, wie
Sie solche Angaben für notwendig erachten oder freiwillig in Ihrem CV/Lebenslauf angeben)
⎯ Daten über frühere Gehälter und Zusatzleistungen (z. B. Gehaltsstufe und -höhe, Boni, Aktien,
Optionen, Versicherungen, verlorene Anreize und andere Leistungen in Ländern, in denen dies
erforderlich ist, und im gesetzlich zulässigen Umfang)
⎯ Ausbildung, beruflicher Status und bevorzugte Stellen (z. B. bisherige Beschäftigungs- und
Ausbildungsverhältnisse, berufliche Qualifikationen, Fähigkeiten, Hochschulzeugnisse,
Empfehlungsschreiben, Zertifizierungen und Erfahrungen, frühere Arbeitgeber und deren
Kontaktdaten, bevorzugte Standorte, Rollen [Funktion und Fachrichtung] und Sprachen,
erforderliche Angaben für eine Hintergrundüberprüfung, sofern rechtlich zulässig, sowie weitere,
freiwillig in Ihrem CV/Lebenslauf/Bewerbungsschreiben gemachte Angaben)
⎯ elektronische Identifikations- und Systemzugangsdaten (z. B. Fotos oder Porträts, öffentlich
zugängliche Profile in sozialen Medien, Online-Kennungen/Cookies, Benutzername, Passwörter,
geheime Fragen und Antworten, Systemanmeldung und Aktivitätsprotokolle, Zugangs- und
Verbindungszeiten, Ton- oder Videoaufzeichnungen, wie z. B. Remote-Konferenzplattformen,
CCTV vor Ort oder Sprachaufzeichnungen zu Sicherheitszwecken)
⎯ Nur falls in Ihrem Land gesetzlich erlaubt, Informationen über Ihre rechtliche Stellung sowie
Kredit- und Hintergrundüberprüfungen je nach Verantwortungsbereich der Position, erforderliche
Informationen für die Durchführung einer Hintergrund-, Kredit- oder Solvenzprüfung sowie
gerichtliche Daten und Ermittlungsdaten (z. B. Verfahren, Ergebnisse, Informationen, Unterlagen
und Urteile). Bitte beachten Sie, dass solche Überprüfungen von mehreren Faktoren abhängen,
z. B. der Position sowie der lokalen Verfügbarkeit und Rentabilität der jeweiligen Novartis-
Rechtseinheit, welche die Position anbietet. Sie erhalten weitere Einzelheiten hierzu, sofern es für
Ihre Bewerbung relevant sein sollte.

Soweit unbedingt erforderlich und rechtlich zulässig, werden sensible personenbezogene Daten über Sie
nur erfasst, wenn Sie die Offenlegung freiwillig erlauben (z. B. sichtbare oder gemeldete Behinderungen
oder Zugehörigkeit zu einer geschützten Gruppe, Religion oder Kirchenzugehörigkeit, Informationen im
Zusammenhang mit Diversität und Inklusion, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft).

Im Allgemeinen verarbeiten wir Angaben über Sie, die Sie freiwillig und bereitwillig, meist während eines
Vorstellungsgesprächs, preisgeben und die sich ausschließlich auf Ihre beruflichen Fähigkeiten und Ihre
Eignung für die entsprechende offene Stelle beziehen sollten.

Sie können auch dem Novartis Netzwerk beitreten, indem Sie sich unter Angabe einiger Ihrer oben
aufgeführten personenbezogenen Daten registrieren und mit uns in Verbindung bleiben, um Neuigkeiten,
Karrieremöglichkeiten, die speziell auf Ihren Hintergrund zugeschnitten sind, und exklusive

19
Erfahrungsberichte unserer Mitarbeiter über die Arbeit bei Novartis zu erhalten. Wenn Sie dem Novartis
Netzwerk beitreten, werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Ihnen regelmäßig
karrierebezogene Mitteilungen zu senden. Sie können sich jederzeit mit dem in unseren Kommunikations-
E-Mails an Sie angegebenen Link vom Netzwerk abmelden, wenn Sie dies wünschen.

Unsere Personalreferenten prüfen Bewerbungen, um die Eignung für eine Stelle zu ermitteln. Unsere
Bewerbungsprozesse basieren nicht auf einer automatisierten Entscheidungsfindung.

Sie können jederzeit und ohne Folgen Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar über Ihr Konto
oder mittelbar durch eine Anfrage an uns verwalten, aktualisieren oder löschen. Wir verpflichten uns,
Ihre Privatsphäre zu jeder Zeit zu respektieren. Wenden Sie sich bei Bedenken oder Fragen gerne
jederzeit an Ihren Gesprächspartner, die Personalabteilung oder einen Mitarbeiter der
Talentbeschaffung.

2. Für welche Zwecke verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten und warum ist dies
gerechtfertigt?
2.1 Gesetzliche Grundlage der Datenverarbeitung
Ohne geeignete gesetzlich vorgesehene Grundlage für den betreffenden Zweck werden Ihre
personenbezogenen Daten nicht verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden somit nur unter
folgender Voraussetzung verarbeitet:

⎯ Wir haben zuvor Ihre Zustimmung eingeholt.

⎯ Die Verarbeitung ist notwendig, um unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber zu
erfüllen und vorvertragliche Maßnahmen auf Ihren Wunsch hin zu ergreifen. Die Verarbeitung ist
notwendig, um unseren gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen.
⎯ Die Verarbeitung ist notwendig, um Ihre lebenswichtigen Interessen oder die einer anderen Person
zu schützen.
⎯ Die Verarbeitung ist für unsere berechtigten Interessen erforderlich, und Ihre Interessen bzw.
Grundrechte und -freiheiten werden nicht unangemessen beeinträchtigt.

2.2 Zweck der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten immer zu einem bestimmten Zweck und verarbeiten nur
personenbezogene Daten, die für diesen Zweck relevant sind. Insbesondere verarbeiten wir Ihre
personenbezogenen Daten für die folgende(n) Zweck(e):

⎯ telefonische oder elektronische Kommunikation, einschließlich persönlich vor Ort oder über
elektronische Medien durchgeführte Gespräche
⎯ speziell auf die offene Position zugeschnittene Intelligenztests, Persönlichkeitsbeurteilungen oder
andere Eignungsbeurteilungen
⎯ Hintergrund- oder Beschäftigungsprüfungen (sofern erforderlich und gesetzlich zulässig)
⎯ Verifizierung Ihrer Identität, Ihres akademischen Hintergrunds oder Ihrer Qualifikationen in Bezug
auf Ihre Bewerbung
⎯ allgemeine Analysen, um unsere internen Prozesse zu verbessern und um Ihnen einen besseren
Service zu bieten, wenn Sie sich bei uns auf eine offene Stelle bewerben
⎯ Verwaltung Ihrer Bewerbung über interne oder externe Rekrutierungsplattformen wie Jobbörsen
⎯ falls nach geltendem Recht erforderlich

20
3. Wer erhält Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und an wen werden Ihre Daten
weitergeleitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden nicht verkauft, weitergegeben oder anderweitig an andere als die in
dieser Datenschutzerklärung genannten Empfänger bzw. Dritten übertragen.

Im Rahmen unserer Aktivitäten und zu den Zwecken, wie sie in der vorliegenden Erklärung aufgeführt sind,
können Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf zum Erreichen der genannten Zwecke von den folgenden
Kategorien von Empfängern oder Dritten eingesehen oder an diese weitergeleitet werden:

• Mitarbeiter von Novartis (einschließlich Mitarbeiter, Abteilungen oder andere Unternehmen

der Novartis-Gruppe)

• Dienstleister, von denen wir Leistungen und Produkte erhalten

• IT-Systemanbieter, Cloud-Service-Anbieter, Datenbankanbieter und Berater

• jede Drittpartei, an die wir unsere Rechte oder Verpflichtungen übertragen oder abtreten

• Berater und externe Anwälte in Zusammenhang mit dem Verkauf oder der Übertragung eines
Teils unseres Unternehmens oder seiner Vermögenswerte

Die genannten Drittparteien sind vertraglich verpflichtet, die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer
personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht zu schützen.

Wir können personenbezogene Daten, die Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses übermitteln, an
ausgewählte Dienstleister oder Berater weitergeben, die in unserem Auftrag handeln und uns bei der
Rekrutierung von Talenten, der Durchführung von Datenanalysen, der Bereitstellung von Talent- oder
Bewerbungsmanagementsystemen, der Bereitstellung von IT- oder verwandter Infrastruktur, der
Bereitstellung von Kommunikations- oder Auskunftsdiensten, der Verwaltung und Auswertung von
Screenings und Tests vor der Einstellung und der Verbesserung unseres Rekrutierungsprozesses
unterstützen. Ihre personenbezogenen Daten können auch von nationalen und/oder internationalen
Aufsichtsbehörden, Vollstreckungsbehörden, staatlichen Ämtern/Behörden oder Gerichten eingesehen oder
an diese übermittelt werden, wenn wir aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften oder auf deren
Aufforderung dazu verpflichtet sind.

Die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erfassen, können auch in einem Land außerhalb des
Landes unseres Standorts verarbeitet, abgerufen oder gespeichert werden, in dem möglicherweise nicht
dasselbe Datenschutzniveau gilt.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an externe Unternehmen in anderen Ländern weitergeben, stellen
wir sicher, dass wir Ihre personenbezogenen Daten schützen, indem wir (i) das nach den für uns geltenden
lokalen Datenschutzgesetzen erforderliche Schutzniveau auf die Verarbeitung Ihrer Daten anwenden, (ii) in
Übereinstimmung mit unseren Richtlinien und Standards handeln, und (iii) für unsere Unternehmen im
Europäischen Wirtschaftsraum (d. h. EU-Mitgliedstaaten plus Island, Liechtenstein und Norwegen, „EWR“),
sofern nicht anders angegeben, Ihre personenbezogenen Daten nur auf der Grundlage von
Standardvertragsklauseln und anderen sicheren und rechtmäßigen Methoden übertragen, die von der
Europäischen Kommission bzw. dem Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten
genehmigt wurden. Sie können zusätzliche Informationen in Bezug auf die internationale Übermittlung
personenbezogener Daten anfordern und ein Exemplar der angemessenen Sicherheitsvorkehrungen
erhalten, indem Sie Ihre Rechte gemäß dem nachstehenden Abschnitt Error! Reference source not found.
ausüben.

Für die konzerninterne Übermittlung personenbezogener Daten haben wir bindende

Unternehmensrichtlinien (Binding Corporate Rules, BCR) eingeführt, eine Sammlung von Grundsätzen,
Regeln und Instrumenten, die durch europäisches Recht bereitgestellt wird, um ein effektives
Datenschutzniveau in Bezug auf die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR und der
Schweiz zu gewährleisten. Weitere Angaben zu den BCR von Novartis erhalten Sie hier:

21
https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um ein angemessenes Maß
an Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Zweck dieser Maßnahmen ist der Schutz vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung oder Veränderung,
vor unbeabsichtigtem Verlust, unberechtigter Weitergabe oder unberechtigtem Zugriff sowie vor anderen
Formen der unrechtmäßigen Verarbeitung.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben
wurden, erforderlich ist oder um gesetzliche oder behördliche Anforderungen zu erfüllen.

Die von Ihnen übermittelten Informationen werden für einen Zeitraum von 12 Monaten ab der letzten
Aktualisierung Ihres Profils in der Bewerberdatenbank aufbewahrt, oder länger, wenn Sie noch für eine
offene Stelle in Betracht kommen oder wenn Sie Ihr Bewerberkonto aktualisiert haben (z. B. Bewerbung auf
eine andere Stelle, Aktualisierung Ihres CV/Lebenslaufs). Personalvermittler bei Novartis und verbundenen
Unternehmen weltweit können auf Ihre Daten zugreifen und Sie kontaktieren, wenn eine passende Stelle
frei wird.

Wenn Sie sich auf eine Stelle in den Vereinigten Staaten von Amerika beworben haben, werden Ihre Daten
36 Monate (oder länger, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder wenn Sie Ihr Bewerberkonto
aktualisiert haben [z. B. Bewerbung auf eine andere Stelle, Aktualisierung Ihres CV/Lebenslaufs]) nach
Abschluss des Bewerbungsprozesses für diese Stelle aufbewahrt.

Wenn Ihre Daten von einer Personalvermittlungsagentur an uns weitergegeben werden und Sie
entsprechend eingewilligt haben, werden die Informationen 24 Monate lang nach der Übermittlung
aufbewahrt, oder länger, wenn Sie Ihr Konto aktualisiert haben oder Sie für eine offene Stelle in Betracht
gezogen werden.

Personenbezogene Daten, die im Rahmen eines Rechtsstreits erhoben und verarbeitet wurden, werden
gelöscht oder archiviert, (i) sobald eine gütliche Einigung erzielt wurde, (ii) sobald eine Entscheidung in
letzter Instanz ergangen ist oder (iii) wenn der Anspruch verjährt ist.

6. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
Wann immer wir personenbezogene Daten verarbeiten, unternehmen wir angemessene Schritte, um diese
für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, korrekt und aktuell zu halten. Wir geben Ihnen die Möglichkeit,
die folgenden Rechte unter den Bedingungen und innerhalb der Grenzen, die im Gesetz festgelegt sind,
auszuüben:

- das Recht, darüber informiert zu werden, welche personenbezogene Daten uns über Sie
vorliegen und wie diese verarbeitet werden

- das Recht, auf die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zuzugreifen und deren
Korrektur oder Aktualisierung zu verlangen, wenn Sie der Meinung sind, dass Daten unrichtig,
veraltet oder unvollständig sind

- das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder deren Einschränkung auf
bestimmte Kategorien der Verarbeitung zu verlangen

- das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der
Verarbeitung vor diesem Widerruf berührt wird

- das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ganz oder teilweise zu
widersprechen. Mit bestimmten Ausnahmen umfasst dies das Recht, dem Direktmarketing zu
widersprechen und das Recht, der Verwendung Ihrer Daten zu Forschungszwecken zu
widersprechen.

22
 - das Recht auf Portabilität der Daten, d. h. dass personenbezogene Daten, die Sie uns zur
Verfügung stellen, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format ohne
Behinderung durch uns und unter Wahrung der Vertraulichkeit an Sie zurückgegeben oder an
eine durch Sie bestimmte Person übertragen werden

- das Recht, einer automatisierten Entscheidungsfindung, einschließlich der Erstellung eines

Persönlichkeitsprofils, zu widersprechen, d. h. Sie können verlangen, dass ein Mensch in jede
automatisierte Entscheidungsfindung eingreift, die mit der Verarbeitung Ihrer Daten
zusammenhängt und bei der eine solche Verarbeitung nicht auf Ihrer Einwilligung beruht,
gesetzlich zulässig oder für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist. Wir treffen jedoch derzeit
keine Entscheidungen ausschließlich mithilfe automatisierter Verfahren.

Um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten aktuell und korrekt sind, können wir Sie
auffordern, die Daten, die wir über Sie gespeichert haben, regelmäßig zu bestätigen, indem Sie auf den
Profilbereich in Ihrem Novartis Bewerberkonto zugreifen. Wir erhalten jedoch erst Kenntnis über die von
Ihnen vorgenommenen Änderungen, wenn Sie sich das nächste Mal auf eine Stelle bewerben. Wenn Sie
Ihre Kontaktinformationen in einer bestehenden Bewerbung ändern möchten, senden Sie uns bitte eine E-
Mail an [email protected].

Wenn Sie eine Frage haben oder die oben genannten Rechte ausüben möchten, können Sie eine E-Mail an
unseren Datenschutzbeauftragten unter [email protected] für Bewerbungen im
Zusammenhang mit Positionen bei uns oder einen Brief an unsere lokale Adresse mit einem Scan Ihres
Personalausweises zu Identifikationszwecken senden, wobei wir diese Daten nur zur Überprüfung Ihrer
Identität verwenden und den Scan nach Abschluss der Überprüfung nicht aufbewahren. Wenn Sie uns einen
solchen Scan schicken, sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihr Bild und Ihre nationale Registernummer oder
Ähnliches auf dem Scan unkenntlich machen.

Wenn Sie mit der Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, nicht zufrieden sind,
können Sie sich unter [email protected] an unseren Datenschutzbeauftragten wenden,
der Ihrem Anliegen nachgehen wird.

In jedem Fall haben Sie zusätzlich zu Ihren oben genannten Rechten das Recht, eine Beschwerde bei den
zuständigen Datenschutzbehörden einzureichen.

7. Wie werden Sie über Änderungen unserer Datenschutzerklärung informiert?

Die vorliegende Datenschutzerklärung kann von Zeit zu Zeit verändert oder aktualisiert werden. Dafür wird
eine neue Datenschutzerklärung in unseren Bewerbungsmanagementsystemen oder auf unserer
Unternehmenswebsite (www.novartis.com/privacy) veröffentlicht. Bitte überprüfen Sie die
Datenschutzerklärung gelegentlich, um über etwaige Änderungen informiert zu sein.

23
 Informativa sulla privacy dei dati di Novartis
Possibilità d’impiego e candidati all’impiego
Aprile, 2021

A Novartis Pharma AG, sede legale presso Novartis Campus, CH-4056 Basel, Svizzera (“Novartis”) compete
la definizione delle motivazioni e delle modalità di trattamento dei dati personali, pertanto figura come
“Titolare del trattamento”. Può esercitare tale funzione in autonomia o congiuntamente con altre società
facenti parte del gruppo Novartis e che quindi figurano come “contitolari del trattamento”. Nella presente
Informativa sulla riservatezza, i termini “l’azienda” e “Novartis” si riferiscono a Novartis Pharma AG e alle
società del suo gruppo.

Ai fini dell’ambito di applicazione della presente informativa sulla privacy dei dati (“Informativa”), le
espressioni possibilità d’impiego o candidati all’impiego indicano i soggetti che: si candidano per una
posizione aperta con l’azienda, sono contattati, esprimono un interesse a lavorare con l’azienda, partecipano
a un evento di selezione del personale o sostengono un colloquio o una valutazione con l’azienda. Tale
categoria include i potenziali dipendenti, i tirocinanti e gli appaltatori, indicati nel resto della presente
Informativa con il termine “l’interessato”.

L’interessato è invitato a leggere attentamente la presente Informativa, la quale stabilisce il contesto

nell’ambito del quale viene effettuato il trattamento dei dati direttamente o indirettamente concernenti
l’interessato in quanto persona fisica (“dati personali”) e ne illustra i diritti correlati.

Novartis attribuisce notevole importanza alla questione della riservatezza. L’azienda si assume come
impegno quello di garantire che i dati personali ricevuti vengano trattati e protetti in conformità alle normative
in materia di protezione dei dati vigente nonché alle politiche e alle regole di Novartis.

La presente Informativa si propone di fornire delucidazioni sulle modalità di trattamento dei dati personali. A
tal proposito, l’azienda si impegna a tenere l’interessato informato in merito alle sue attività che chiamano in
causa il trattamento dei dati personali attinenti a ricerca e gestione dei talenti, attività di valutazione e
acquisizione e candidature, in generale, per le posizioni disponibili presso Novartis.

L’azienda dispone di informative sulla riservatezza distinte in materia di trattamento dei dati personali dei
propri dipendenti, partner commerciali e utenti dei propri siti Web, pertanto l’interessato è invitato a farvi
riferimento ove del caso.

In caso di ulteriori domande concernenti il trattamento dei propri dati personali, l’interessato è invitato a
inviare un’e-mail a Novartis all’indirizzo [email protected]

1. Tipologie di dati personali trattati riguardanti l’interessato

Nell’ambito del contesto sopra delineato, l’azienda tratterà esclusivamente i dati che riguardano l’interessato
in quanto candidato o avente possibilità d’impiego e che, pertanto, potrebbero richiedere la fondamentale
convalida strategica delle competenze e del profilo professionale.

Novartis raccoglie, in prevalenza, i dati personali direttamente dall’interessato quando questi si candida per
un impiego nel proprio sistema di gestione delle candidature o quando questi è sottoposto a un colloquio o
a una valutazione. Nei suddetti casi, l’azienda figura come Titolare del trattamento dei dati personali
dell’interessato.

Inoltre, l’azienda potrebbe ottenere informazioni (solo attinenti alla carriera professionale dell’interessato) da
social network professionali, quali LinkedIn o altri portali di annunci di lavoro e da altre risorse di pubblico
accesso allo scopo di proporre attivamente le opportunità d’impiego all’interessato. Qualora l’azienda non
abbia ancora ricevuto il consenso dell’interessato alla conservazione dei suoi dati, in occasione del primo
contatto con quest’ultimo, Novartis potrebbe chiedergli la fornitura di tale consenso.
Novartis potrebbe altresì ricevere i dati personali dell’interessato quando questi si candida mediante terze
parti, quali agenzie di reclutamento o consulenti. Nei suddetti casi, anche la terza parte in questione potrebbe
figurare come Titolare del trattamento dei dati personali dell’interessato. Allo scopo di esercitare i propri diritti
in materia di protezione dei dati concernenti le attività svolte da una parte terza, l’interessato potrebbe dover
contattare quest’ultima, di cui si è avvalso per presentare la candidatura per una posizione con Novartis.

24
L’azienda potrebbe, inoltre, ricevere i dati dell’interessato (indirizzo e-mail) in caso di sua raccomandazione
per una posizione da parte di un dipendente, nell’ambito del programma di raccomandazione dei dipendenti.
In tale evenienza, all’interessato verrà comunicato di essere stato segnalato da un dipendente, tuttavia, a
seguito dell’invio di tale comunicazione tramite e-mail, il suo indirizzo non verrà conservato. Tramite la
comunicazione e-mail, l’interessato verrà invitato a candidarsi nel sistema aziendale di gestione delle
candidature. Novartis dispone di linee guida documentate attinenti alla raccomandazione dei dipendenti.
Alcune informazioni sono generate in automatico quando l’interessato si avvale o interagisce con il sistema
aziendale di gestione delle candidature per la creazione di un account o per gestire le proprie candidature
all’impiego.
In relazione alla sua candidatura a una posizione aperta, Novartis potrebbe trattare i seguenti dati personali
dell’interessato:
⎯ Recapiti e informazioni generali di identificazione (ad es., nominativo, nome preferito, cognome,
genere, etnia, stato di disabilità, qualifica di veterano, data e luogo di nascita, nazionalità, indirizzo
di posta elettronica e/o fissa, numero di telefono fisso e/o di cellulare, condizione migratoria);
⎯ informazioni dei profili dei social media (ad es., quando l’interessato impiega i propri account dei
social media per registrarsi nel sistema aziendale di gestione delle candidature; i dettagli del profilo,
quali nominativo, indirizzo e-mail e altre informazioni che l’interessato sceglie di mettere a
disposizione di Novartis quando si connette al sistema aziendale di gestione dei talenti con il suo
account del social media);
⎯ stato di famiglia, hobby o interessi (informazioni non obbligatorie e acquisite solo se l’interessato
ritiene che sia necessario inserirle volontariamente nel proprio curriculum vitae);
⎯ dati su retribuzione e benefici economici precedenti (ove previsto e nella misura consentita dalla
legge, informazioni quali livello e importo salariale, bonus, azioni, opzioni, copertura assicurativa,
incentivi non goduti e altri benefici economici in determinati Paesi);
⎯ formazione, profilo professionale e preferenze d’impiego (quali storico lavorativo e carriera
scolastica, qualifiche professionali, competenze, attestati scolastici, lettera di referenze, certificati
ed esperienza, ex-datori di lavoro e relativi recapiti, preferenze di sede e di ruolo (funzione e ambito
di competenza), preferenze di lingua, informazioni necessarie a completare la verifica dei precedenti
come previsto e consentito dalla legge e altre informazioni volontariamente fornite dall’utente nel
proprio CV o nella lettera di presentazione);
⎯ dati di accesso ai sistemi e di identificazione elettronica (ad es., foto o immagini del volto, profili
pubblici sui social media, identificatori online/cookie, nome utente, password, domande e risposte
segrete, ID di accesso al sistema e registro di attività, ora di accesso e durata della connessione,
registrazioni audio o video ad esempio mediante piattaforme di conferenza a distanza, sistemi CCTV
in sede o registrazioni vocali per finalità di sicurezza);
⎯ solo ove consentito dalla legge in vigore nel Paese dell’interessato, informazioni riguardanti
legittimazione processuale, convalida dei precedenti e della situazione creditizia a seconda
delle responsabilità previste per la posizione d’interesse, informazioni necessarie per ultimare la
verifica dei precedenti e della situazione creditizia o di solvibilità, nonché dati giudiziari e su eventuali
indagini svolte (ad es., procedimenti, esiti, informazioni, documentazione e condanne). Si precisa
che l’esecuzione delle suddette verifiche dipenderà da svariati fattori, quali la posizione, nonché la
disponibilità locale e la capacità di ogni entità giuridica di Novartis di offrire tale posizione.
All’interessato verranno forniti ulteriori dettagli in merito, ove rilevanti per la propria candidatura.

Nella misura strettamente necessaria e consentita dalla legge, i dati personali sensibili dell’interessato
saranno raccolti solo se questi acconsente volontariamente alla loro divulgazione (ad es, disabilità visibili o
segnalate o appartenenza a categorie protette, affiliazione religiosa, informazioni relative a diversità e
inclusione e adesione sindacale).

Più in generale, tratteremo le informazioni che l’interessato volontariamente e spontaneamente divulga, in

particolare, durante i colloqui e che devono essere strettamente correlate alle proprie capacità professionali
e collimare con la posizione aperta in questione.

L’interessato potrebbe altresì iscriversi alla rete Novartis fornendo alcuni dei propri dati personali, come
sopra elencati, e restare in contatto con l’azienda per notizie, opportunità d’impiego specifiche per il suo
profilo e messaggi esclusivi dai collaboratori dell’azienda sulla reale esperienza lavorativa con Novartis. In
caso di iscrizione dell’interessato alla rete Novartis, i suoi dati personali vengono trattati allo scopo di
consentire l’invio periodico di comunicazioni relative alle possibilità professionali. Se lo desidera,
l’interessato può in qualsiasi momento rifiutare esplicitamente alla ricezione di tali comunicazioni utilizzando
il collegamento presente in tali e-mail.

25
I selezionatori di Novartis passano in rassegna le candidature per stabilire l’adeguatezza all’impiego in
questione. I processi di selezione di Novartis non sono basati su una procedura decisionale automatica .

In qualsiasi momento e senza conseguenze, l’interessato può gestire, aggiornare o eliminare i suoi
dati personali direttamente attraverso il proprio account o, in maniera indiretta, facendone richiesta.
Novartis si assume sempre come impegno il rispetto della riservatezza dell’interessato. In caso di
dubbi, invitiamo l’utente a farli presenti al responsabile della procedura di colloquio, alle Risorse
umane o al rappresentante del reparto Talent Acquisition.

2. Di seguito, sono illustrati gli scopi e il fondamento giuridico alla base del trattamento
dei dati personali da parte di Novartis.
2.1 Fondamento giuridico del trattamento
Novartis non tratterà i dati personali dell’interessato in assenza di un’adeguata motivazione correlata prevista
dalla legge. Ne consegue che l’azienda tratterà i dati personali dell’interessato unicamente alla luce delle
seguenti condizioni:

⎯ Novartis ha preventivamente ottenuto il consenso dell’interessato;

⎯ il trattamento è necessario ai fini dell’adempimento degli obblighi contrattuali aziendali verso
l’interessato nonché per intraprendere le azioni precontrattuali su richiesta di quest’ultimo; il
trattamento è necessario ai fini dell’adempimento da parte di Novartis dei propri obblighi giuridici e
normativi;
⎯ il trattamento è necessario per la tutela degli interessi fondamentali dell’interessato o di un altro
soggetto oppure
⎯ il trattamento è necessario ai fini del soddisfacimento degli interessi aziendali legittimi che non
inficiano indebitamente gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.

2.2 Scopi del trattamento

Come regola generale, Novartis tratta i dati personali per uno scopo specifico ed esclusivamente le tipologie
rilevanti per il suo raggiungimento. Nello specifico, Novartis tratta i dati personali dell’interessato per gli scopi
di seguito enunciati:

⎯ comunicazioni telefoniche o elettroniche, inclusi i colloqui in praesentia o da remoto;

⎯ lo svolgimento di test cognitivi, valutazioni della personalità o dell’idoneità, adattate in base alla
posizione aperta in questione;
⎯ esecuzione delle verifiche professionali o dei precedenti (ove del caso e consentito dalla legge);
⎯ verifica dell’identità, dei titoli accademici o delle qualifiche dell’interessato e inerenti alla sua
candidatura;
⎯ esecuzione di attività di analisi per migliorare i processi aziendali interni, nonché la fornitura di un
miglior servizio per la presentazione di candidature per le posizione aperte con Novartis;
⎯ gestione dell’applicazione dell’interessato mediante piattaforme di selezione interne o esterne, quali
i portali di annunci di lavoro;
⎯ ove previsto ai sensi della normativa vigente.

26
3. Soggetti che accedono ai dati personali e destinatari del loro trasferimento
Novartis non venderà, condividerà o altrimenti trasferirà i dati personali dell’interessato a destinatari o terze
parti diversi da quelli indicati nella presente Informativa sulla riservatezza.

Nell’ambito dello svolgimento delle attività aziendali e per gli scopi elencati nella presente Informativa, ai fini
del conseguimento degli scopi sopra elencati, le seguenti categorie di destinatari o terze parti possono
accedere ai dati personali o trasferirli in base al principio dell’esigenza di sapere:

• il personale dell’azienda (inclusi dipendenti, reparti o altre società del gruppo Novartis);

• fornitori di servizi che offrono servizi e prodotti all’azienda;

• fornitori di sistemi IT, fornitori di servizi cloud, fornitori di banche dati e consulenti;

• terze parti a cui l’azienda assegna o trasferisce mediante novazione i propri diritti o obblighi
e

• consulenti e legali esterni nell’ambito di vendite o trasferimento ad altre parti dell’attività o dei
suoi beni.

Le suddette parti terze sono tenute per contratto a tutelare la riservatezza e la sicurezza dei dati personali
dell’interessato ai sensi della normativa vigente.

Novartis potrebbe condividere i dati personali inviati dall’interessato nell’ambito del processo di candidatura
con fornitori di servizi o consulenti selezionati operanti per conto dell’azienda e che potrebbero supportare
quest’ultima nell’assunzione del personale, nell’esecuzione dell’analisi dei dati, nella fornitura dei sistemi di
gestione del personale o delle candidature, nella fornitura di infrastrutture IT o correlate, nella fornitura di
servizi di comunicazione o di contatto, nella gestione e nella valutazione della scrematura e dello
svolgimento di test pre-assunzione e nel miglioramento del processo di assunzione di Novartis. I dati
personali dell’interessati possono altresì essere consultati da organismi normativo, esecutivi, pubblici o
organi giurisdizionali nazionale e/o internazionale o trasferiti agli stessi su loro richiesta oppure ove Novartis
sia tenuta a procedere in tal senso ai sensi della legge o dei regolamenti vigenti.

I dati personali raccolti dall’azienda direttamente dall’interessato potrebbero altresì essere trattati, consultati
o conservati in un Paese diverso da quello in cui Novartis è ubicata e che potrebbe non offrire il medesimo
livello di protezione dei dati personali.

In caso di trasferimento a società esterne presenti in altre giurisdizioni, Novartis si assicurerà di proteggere
i dati personali dell’interessato (i) applicando il livello di protezione previsto ai sensi delle normative locali in
materia di protezione dei dati/riservatezza e applicabili all’azienda e alla procedura di trattamento; (ii) agendo
nel rispetto delle politiche e delle norme aziendali e (iii) per le entità ubicate nello Spazio economico europeo
(ovvero gli Stati membri dell’UE più Islanda, Liechtenstein e Norvegia, il “SEE”), salvo nei casi diversamente
indicati, trasferendo i dati personali sulla base di clausole contrattuali standard o di altri metodi sicuri e
legittimi per il trasferimento approvati dalla Commissione europea o rispettivamente dall’autorità di vigilanza
in materia di protezione dei dati e dal funzionario per la protezione dei dati in Svizzera. L’interessato ha la
facoltà di richiedere ulteriori informazioni riguardanti i trasferimenti internazionali dei dati personali e ottenere
una copia dei meccanismi di tutela adeguati posti in essere esercitando i propri diritti come stabilito nella
Sezione Error! Reference source not found. di seguito.

Per quanto concerne i trasferimenti dei dati personali all’interno del gruppo, Novartis ha adottato Regole
aziendali vincolanti, un sistema di principi, regole e strumenti, previsto dalla normativa europea, nel tentativo
di garantire livelli efficaci di protezione dei dati per quanto attiene ai trasferimenti di dati personali al di fuori
del SEE e della Svizzera. Ulteriori informazioni sulle Regole aziendali vincolanti di Novartis sono consultabili
facendo clic qui

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. Misure di protezione dei dati personali

27
L’azienda ha adottato appropriate misure tecniche e organizzative atte a fornire un appropriato livello di
sicurezza e riservatezza dei dati personali.

Le suddette misure si propongono di proteggere i suddetti dati da distruzione o alterazione accidentale o

illegittima, perdita accidentale, divulgazione o accesso non autorizzato e da altre forme illecite di trattamento.

5. Durata della conservazione dei dati personali

Novartis conserverà i dati personali dell’interessato solo per la durata necessaria al soddisfacimento dello
scopo per il quale sono stati raccolti o per ottemperare ai requisiti giuridici o normativi.

Le informazioni trasmesse dall’interessato saranno conservate nella banca dati dei candidati per un periodo
di 12 mesi a decorrere dall’ultimo aggiornamento del profilo o per un arco temporale più lungo se il soggetto
è ancora sotto valutazione per una posizione aperta o se l’interessato stesso ha aggiornato il proprio account
di candidato (ad es., candidandosi per un altro impiego o aggiornando il proprio CV). I selezionatori in
Novartis e le società affiliate in tutto il mondo potranno accedere ai dati dell’interessato e potrebbero
contattarlo laddove emergano nuove posizione aperte adatte al suo profilo.

Nel caso in cui l’interessato si sia candidato per una posizione in una sede negli Stati Uniti, i suoi dati saranno
conservati per 36 mesi, o per un periodo più lungo se previsto dalla legge o se l’interessato stesso ha
aggiornato il proprio account di candidato (ad es., candidandosi per un altro impiego o aggiornando il proprio
CV), successivi alla conclusione della procedura di selezione per la posizione in questione.

Nel caso in cui sia un’agenzia di reclutamento a condividere i dati dell’interessato, dietro suo consenso, le
informazioni saranno conservate per 24 mesi a decorrere dalla data di inoltro o per un periodo più a lungo
se l’interessato stesso ha aggiornato il proprio account o se è stato considerato per una posizione aperta.

I dati personali raccolti e trattati nell’ambito di una controversia vengono cancellati o archiviati (i) al
raggiungimento di una conciliazione amichevole; (ii) una volta costituita una decisione in ultima istanza o (iii)
alla decadenza in prescrizione di un reclamo.

6. Diritti ed esercizio degli stessi

Il trattamento dei dati personali prevede l’adozione delle misure ragionevoli atte a garantirne l’accuratezza
e l’aggiornamento ai fini degli scopi per i quali sono stati raccolti. Novartis consentirà all’interessato di
esercitare i seguenti diritti alle condizioni ed entro i limiti stabiliti dalla legge. Nel dettaglio:
- il diritto a essere informato sui suoi dati personali in nostro possesso e sulle modalità di
trattamento correlate;

- il diritto di accedere ai propri dati personali in quanto processati dall’azienda e di richiederne la

correzione o l’aggiornamento, ove l’interessato ritenga che alcune informazioni siano errate o
obsolete;

- il diritto a richiedere la cancellazione dei propri dati personali o la limitazione a specifiche

categorie di trattamento;

- il diritto a revocare, in qualsiasi momento, il proprio consenso senza che ciò infici la liceità delle
procedure di trattamento eseguite prima di tale evento;

- il diritto a opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei propri dati personali. Fatte salve alcune
eccezioni, tale categoria contempla il diritto a opporsi al marketing diretto e all’impiego dei propri
dati per finalità di ricerca;

- il diritto a richiederne la portabilità, ossia che i dati personali forniti a Novartis dall’interessato gli
vengano restituiti o vengano trasferiti a una persona di sua scelta in un formato strutturato, di
suo comune e leggibile meccanicamente senza ostacolo da parte dell’azienda e fermi restando
gli obblighi di riservatezza dell’interessato stesso;

- il diritto a opporsi al processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione; in altri termini,

l’interessato può richiedere l’intervento umano nei processi decisionali automatizzati inerenti al
trattamento dei suoi dati e qualora tale procedura di trattamento non sia basata sul proprio
consenso, non sia autorizzata dalla legge o necessaria ai fini di un adempimento contrattuale.

28
 Si precisa, ad ogni modo, che Novartis non assume decisioni avvalendosi esclusivamente di
processi automatizzati.

Al fine di garantire che i suoi dati personali restino aggiornati e accurati, l’azienda potrebbe richiedere
all’interessato di confermare le informazioni in suo possesso accedendo alla sezione del profilo nel proprio
account di candidato Novartis. Si precisa che l’azienda viene a conoscenza di tali modifiche solo alla
successiva candidatura a un impiego. Si invita l’interessato a inviare un’e-mail a Novartis, all’indirizzo
[email protected] nel caso in cui desideri modificare i propri recapiti su una candidatura in essere.

In caso di domande o se l’interessato intende esercitare i diritti sopra indicati, può inviare un’e-mail al
responsabile della protezione dei dati dell’azienda, all’indirizzo [email protected], per le
candidature per posizioni con Novartis o può inviare una lettera all’indirizzo della sede aziendale locale con
una scansione del documento d’identità per consentirne l’identificazione, fermo restando che Novartis
utilizzerà tali dati unicamente per verificare l’identità dell’interessato; la scansione sarà eliminata al termine
della verifica. All’invio, l’interessato deve avere l’accortezza di occultare la propria foto e il numero di registro
nazionale o un dato equivalente sulla scansione.

Se l’interessato non è soddisfatto delle modalità impiegate da Novartis per il trattamento dei suoi dati
personali, può indirizzare la propria richiesta al responsabile della protezione dei dati aziendale (all’indirizzo
[email protected]), il quale svolgerà indagini in merito a tale preoccupazione.

In tutti i casi, l’interessato, oltre a disporre dei diritti di cui sopra, è altresì titolare del diritto di presentare un
reclamo a un’autorità competente in materia di protezione dei dati.

7. Comunicazione delle modifiche alla presente Informativa sulla riservatezza

Novartis potrebbe periodicamente modificare o aggiornare la presente Informativa pubblicandone una

nuova versione nei propri sistemi di gestione delle candidature o sul sito Web aziendale
(www.novartis.com/privacy). Si invita l’interessato a verificare occasionalmente la presente Informativa per
appurare la presenza di eventuali modifiche.

29
 ノバルティスのデータプライバシーについての通知
応募者向け
2021 年 4 月

ノバルティスキャンパス（CH-4056 バーゼル、スイス）に登録事業所を置く Novartis Pharma AG（「ノ

バルティス」）は、応募者の個人情報の処理に関する責任を負い、処理の根拠と方法を決定することによ
って「データ管理者」の役割を果たしています。 単独またはノバルティス グループの他社と共同で「共
同管理者」としてこの責務を果たす場合があります。このプライバシー通知には「当社」とは Novartis
Pharma AG およびそのグループ企業を指します。
このデータプライバシー通知 (「通知」) の適用範囲について、応募者とは、当社の求人に応募する個人、
当社とから雇用についての連絡を受ける個人または連絡を受けることに関心を持つ個人、あるいは採用イ
ベントに出席する個人または当社の面接や評価を受ける個人のことを指します。対象者は、将来の従業員、
インターンおよび請負業者です（この通知では以降「応募者」と記載します）。
当通知をよくお読みになってください。個人としての応募者に直接的または間接的に関連する情報 （「個
人情報」）を当社がどのような状況で処理しているかを示し、個人情報の処理に関する応募者の権利につ
いて説明しています。
当社はプライバシーを非常に重要なものと捉えています。 受け取ったすべての個人情報はデータ保護法
およびノバルティスのポリシーと基準に従って適切な処理と保護を行うことをお約束します。
当通知の目的は、当社の個人情報の処理方法を明確にすることです。また、能力管理、スカウト、評価、
獲得活動および当社への一般的な応募者の個人情報の処理を含む当社の活動についてすべての情報を応募
者に提供することをお約束します。
当社の従業員、事業パートナー、患者さんおよび当社ウェブサイトのユーザーの個人情報の処理について
は別のプライバシー通知を用意していますので、必要に応じてそちらをご覧ください。
個人情報の処理に関してさらに質問がある場合、[email protected] 宛てに電子メールで
お問い合わせください。

1. 応募者のどのような個人情報が処理されますか？
上記の文脈において、当社は応募者としての関連情報のみを処理しますが、スキルと専門的地位の確認に
欠かせない戦略的検証が必要になる場合があります。
当社は、主に応募者が当社の応募管理システムで求人に応募される際または面接や評価に参加される際に
直接個人情報を収集します。そのような場合、当社は個人情報のデータ管理者の役割を担います。
また、LinkedIn やその他の求人掲示板などの専門的なソーシャル ネットワークおよび公にアクセス可能
なの情報源（応募者の職歴に関連する情報のみ）から、弊社求人について応募者へ活動的にアプローチす
る目的で応募者の情報を取得することもあります。 データを保有する同意を当社はまだ受け取っていな
い場合、初めて連絡する際にデータ保有の同意を求めます。
また、採用担当者やコンサルタントなどの第三者を通じて応募する際にも、当社は個人情報を受け取る場
合もあります。 このような場合、第三者が応募者の個人情報のデータ管理者の役割を担うことになりま
す。 このような第三者による処理活動においては、データ保護の権利を行使するには、応募者は当社に
応募した際に利用した第三者への連絡が必要となる場合があります。 また、従業員紹介プログラムを通
して従業員が応募者を当社に紹介した場合にも、当社は応募者の情報（電子メールアドレス）を受け取る
場合があります。 このような場合、従業員から紹介されたことが通知されますが、通知メール送信後連
絡先情報は保有されません。 通知メールを介して当社の応募管理システムで応募するように求められま
す。 従業員紹介ガイドライン文書を用意しています。
当社の応募管理システムでアカウントを作成して求人への応募活動を管理するか、あるいはそのシステム
でやり取りが行われると、一部の情報は自動的に生成されます。
募集職種への応募に関連して当社は以下の個人情報を処理する場合があります。
• 連絡先および一般的な個人情報（例：姓名、性別、民族、障害、退役軍人状況、出生日、出生地、
国籍、電子メール・住所、固定電話番号・携帯電話番号、入国管理状況）
• ソーシャルメディアのプロファイル情報（ソーシャルメディアのアカウントを使用して当社の応
募管理システムに登録する場合、ソーシャルメディアのアカウントを当社の人材管理システムにつな
げる際に応募者自身の選択で当社がアクセスすることを可能させる氏名や電子メールアドレスなどの
情報を含むプロファイル詳細）

30
 • 家族、趣味または関心事（必須ではなく応募者が CV/履歴書で共有する必要があると判断する場
合または自主的記入する場合のみ）
• 過去の報酬と利益に関するデータ（給与水準や金額、ボーナス、株、オプション、保険、遺失イ
ンセンティブ および必要とされる国では法律で許可される範囲におけるその他の利益など）
• 教育、職業上の地位および仕事の嗜好（職歴、教育歴、専門資格、スキル、大学の成績証明書、
推薦状、認証、経験、過去の雇用者とその連絡先情報、場所の好み、役割の好み［職務や分野］、言
語の嗜好、法的に許可されている必要な身元調査を完了するために必要な情報および応募者が CV/履
歴書/カバーレターで自主的に提供するその他の情報）
• 電子 ID およびシステムアクセスデータ（写真または顔画像、ソーシャルメディアで公開されてい
るプロファイル、オンライン ID 番号/クッキー、ユーザー名、パスワード、秘密の質問と回答、シス
テムログインとアクティビティログ、アクセス時間と接続時間、遠距離会議プラットフォームやオン
サイト CCTV の録音または録画あるいはセキュリティ目的の録音など）
• 居住国で法的に許可されている場合のみ、法的地位、信用およびバックグラウンドの検証に関連
する情報（役職の責任に応じて、バックグラウンド、信用または支払能力の確認を完了するために必
要な情報ならびに司法データおよび調査データ［手続き、結果、情報、記録および有罪判決］） な
お、以上を確認する実施状況には、職種およびその職種を提供するノバルティス法人の現地それぞれ
の可用性と実行可能性など複数の要因に左右されることにご留意ください。 応募に関連する場合、
実施状況に関する詳細情報をご提供します。
厳密に必要であって法的に許可されている限り、応募者の機密個人情報は開示を自主的に許可した場合の
み収集されます（目に見える障害、公開された障害、保護された団体への所属、宗教または教会への所属、
ダイバーシティとインクルージョンに関連する情報、労働組合への加入など）。
一般的に、当社は応募者が面接中に自発的に開示した情報について、応募者の専門能力や募集職種への適
性判断に厳密に関連している場合、処理します。
また、上記のような個人情報の一部を提供して登録することで応募者はノバルティスのネットワークに参
加して当社と連絡を取り合うこともできます。こうして、ニュース、応募者のバックグラウンドに適応す
る特定のキャリアの機会および当社で働く実際の様子についての従業員からの特別なメッセージは受け取
れます。ノバルティスのネットワークに参加する場合、応募者の個人情報は定期的にキャリア関連の連絡
を送信するために処理されます。また、オプトアウトを希望する場合には当社がお送りする連絡メールに
記載されているリンクでいつでも変更できます。
当社の採用担当者はそれぞれの応募書類を検討して適性を決定します。 当社の採用プロセスは、意思決
定を自動化していません。
応募者はいつでも影響を受けることなく、個人情報をご自身のアカウントから直接または当社に依頼する
ことにより間接的に管理、更新または削除することができます。当社は常に応募者のプライバシーを尊重
することをお約束します。 不安な点については、面接官、人事担当者または中途採用担当者にお知らせ
ください。

2 応募者の個人情報はどのような目的で使用されますか？その目的が正当化されるのはな
ぜですか？
2.1 処理の法的根拠
目的について法律で予見される適切な正当化の理由がない場合、当社は個人情報を処理しません。 つま
り、次の場合にのみ個人情報を処理します。
• 当社が応募者から事前の同意を得ている
• 応募者との契約の義務を履行して応募者の要求に応じて契約前の措置を講じる上で処理が必要で
あり、あるいは当社の法規制上の義務を遵守するために処理が必要である
• 応募者や他者の重要な利益を保護するために処理が必要である
• 当社の正当な利益のために処理が必要である（応募者の利益や基本的権利、自由に不当な影響を
及ばさない利益）
2.2 処理の目的
当社は常に特定の目的のために応募者の個人データを処理し、その目的の達成に関連する個人データのみ
を処理します。 特に、次の目的で応募者の個人データを処理します。
• 直接または遠隔の面接などでの電話や電子的なやり取り
• 対応する募集職種に合わせた認知検査、性格評価またはその他の適性評価 の実施
• 経歴や雇用状況の確認（法的に許可され該当する場合）
• 応募に関連する応募者の身元情報、学歴または資格の確認

31
 • 一般的な分析の実施、社内プロセスの改善および当社の募集職種への応募時のより良いサービス
提供
• 求人掲示板などの社内外の採用プラットフォームを使用した応募管理
• 適用される法律が求められる場合

3. 応募者の個人情報には誰がアクセスできますか？その情報は誰に転送されますか？

このプライバシーポリシーに記載されている以外の受信者または第三者に応募者の個人データを販売、共
有または転送することはありません。
当社の活動の過程でこの通知に記載されている内容と同じ目的で、そのような目的を達成するために知る
必要がある際、以下の分類に該当する受信者または第三者が応募者の個人データにアクセスしたり、同者
に転送されたりする場合があります。
• 当社の従業員（ノバルティスグループの従業員、部門または他社など）
• 当社にサービスや製品を提供する当社のサービスプロバイダー
• 当社の IT システムプロバイダー、クラウドサービスプロバイダー、データベースプロバイ
ダーおよびコンサルタント
• 当社が当社の権利または義務を譲渡や変更する対象となる第三者
• 当社の事業またはその資産の一部の売却や譲渡を行う際の当社のアドバイザーおよび社外
弁護士
上記の第三者は、適切な法律に従って応募者の個人データの機密性とセキュリティを保護する契約上の義
務があります。
応募プロセスの一環として応募者が提出した個人データを当社の代理として選択されたサービスプロバイ
ダーまたはコンサルタントと共有する場合があります。同者は、人材の採用、データ分析の実行、人材管
理システムや応募管理システムの提供、IT や関連するインフラストラクチャの提供、コミュニケーション
またはリーチアウトサービスの提供、採用前のスクリーニングとテストの管理と評価ならびに採用プロセ
スの改善について当社を支援できる存在です。 応募者の個人情報は、国内外の規制機関、執行機関、公
的機関または裁判所によってアクセスされたり、同機関に転送されたりする場合があります。
当社が応募者から収集した個人情報は、当社の所在国以外の国で処理、アクセスまたは保管される場合が
あり、その国では個人情報の保護レベルが同等とはならない場合があります。
他の法域の社外の企業に応募者の個人情報を転送する場合、応募者の個人情報を確実に保護するために（i）
当社に適用される現地のデータ保護/プライバシー法および応募者のデータの処理に必要な保護レベルを
適用すること（ii）当社のポリシーと基準に従って行動すること、および（iii）欧州経済領域（EU 加盟国
とアイスランド、リヒテンシュタインおよびノルウェーが含まれる「EEA」）に所在する当社の事業体に
ついては、特に明記されていない限り、標準的な契約条項、欧州委員会またはスイス連邦データ保護情報
委員会によってそれぞれ承認されたその他の安全で合法的な転送方法に基づいてのみ応募者の個人情報を
転送することで対応します。以下の 6 項に記載されている権利を行使することにより、個人情報の国外へ
の転送に関して追加情報を求めて、適切な保護措置の写しを取得することができます。
グループ内の個人情報の転送については、欧州の法律によって提供される原則、規則とツールからなるシ
ステムである拘束的企業準則を採用して、EEA とスイス以外への個人情報の転送に関する効果的なレベル
のデータ保護を確保しています。 ノバルティスの拘束的企業準則の詳細については、以下のリンクをク
リックしてください。
https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. 応募者の個人情報はどのように保護されますか？
当社の個人情報に対して適切なレベルのセキュリティと機密性を提供するために適切な技術的および組織
的対策を実施しています。
これらの措置の目的は、偶発的あるいは違法的な破壊または変更、偶発的な損失、不正な開示またはアク
セスならびにその他の違法な形式の処理から情報を保護することです。

5. 応募者の個人情報の保管期間はどのぐらいですか？
当社は、収集する目的を達成するため、または法規制上の要件を遵守するために必要な期間のみ応募者の
個人情報を保有します。
プロファイルを最後に更新してから 12 ケ月間、応募者データベースにで提出された情報を保有します。
あるいは、応募者を募集するかどうかはまだ検討されている場合または応募者がアカウントを更新した場
合（別の仕事への応募、CV/履歴書の更新など）、より長い期間保有します。 ノバルティスおよび世界

32
中の関連会社の採用担当者は、応募者の情報にアクセスでき、適切な求人が発生したら応募者に連絡する
場合があります。
米国を拠点とする職種に応募した場合にはその職種の採用プロセスが完了した後 36 ケ月間、応募者の情
報を保有します（法律で求められる場合または応募者がアカウントを更新した場合［別の仕事への応募、
CV/履歴書の更新など］、より長い期間保有します）。
応募者の情報が採用担当者によって共有され、また同意した場合、情報提出後 24 ケ月間その情報を保有
します。あるいは、応募者がアカウントを更新する場合または募集職種の候補者として検討されている場
合にはより長い期間保有します。
紛争の最中に収集および処理された個人情報は、（i）円満な解決に達した直後、（ii）最終決定が下され
た後、または（iii）請求が時間制限を超えた時、削除またはアーカイブします。 .

6. 応募者の権利はどのようなものですか？その権利をどのように行使できますか？
当社が個人情報を処理する際はいつでも、収集された目的で応募者の個人情報を正確かつ最新の状態に保
つために合理的な措置を講じています。法律が定められた条件および制限内で応募者は以下の権利を行使
できるものとします。
• 当社が応募者について所有している個人情報の内容とそのデータの処理方法について知ら
される権利
• 当社によって処理された応募者の個人情報にアクセスする権利、ならびに応募者に関する
情報が不正確、古い、または不完全であると思われる場合にその修正または更新を要求する権利
• 応募者の個人情報の消去または特定の処理の制限を要求する権利
• 同意撤回前の処理の合法性に影響を与えることなく、いつでも同意を撤回する権利
• 応募者の個人情報の処理に対して全体または一部に異議を唱える権利（特定の例外を除き、
ダイレクトマーケティングに異議を唱える権利と応募者のデータが調査に使用されることに異議
を唱える権利が該当）
• 可搬性を要求する権利（応募者が当社に提供した個人情報を、構造化され、一般的に使用
されることが可能な、かつ機械で読み取り可能な形式で、応募者の守秘義務を条件として、当社
から妨害なしに応募者あるいは応募者が指定する者に返却または転送される権利）
• プロファイリングなどの自動化された意思決定に異議を唱える権利（データの処理に関連
する自動化された意思決定プロセスへの人間の介入を要求することができ、そのような処理が応
募者の同意に基づいているものでなく、法律で許可されているものでも、契約の履行に必要なも
のでもない場合。ただし、現在、自動化されたプロセスのみを使用して意思決定を行っているわ
けではありません）
応募者の個人情報を最新かつ正確に保つためにはノバルティス応募者アカウントのプファイル項目にアク
セスして、当社が保有している応募者の個人情報を定期的に確認するようお願いする場合がありま
す。 ただし、応募者が行った変更は次回の求人に応募した際にのみ認識されます。 既存の応募の連絡先
情報を変更する必要がある場合には [email protected] 宛てに電子メールでお問い合わせくださ
い。
質問がある場合または上記の権利を行使したい場合、当社のデータ保護担当者宛て
（[email protected]）に電子メールを送信するか、または身元を確認する目的で身分証
明書のスキャンを添えた手紙を当社現地の住所宛てに送付して当社の職種に関する応募についてご確認く
ださい。なお、そのようなデータは、身元を確認するためにのみ使用し、確認完了後にはスキャンを保有
しないことをご理解ください。このようなスキャンを送信する際は、スキャンに記載されているご自身の
写真と国の登録番号または同等のものを必ず編集してください。
当 社 の 個 人 情 報 の処 理 方 法 に 不 満 があ る 場 合 、 当 社 のデ ー タ 保 護 担 当 者宛 て
（[email protected]）にご連絡いただきましたら不安に感じられいている点について調
査します。
いずれの場合も、上記の権利に加えて管轄のデータ保護当局に苦情を申し立てる権利もあります。

7. プライバシー通知の変更はどのように通知されますか？
当社は、当社の応募管理システムまたは当社のウェブサイト（www.novartis.com/privacy）に新たなプライ
バシー通知を掲載することにより、この通知を随時変更または更新する場合があります。 変更に気付け
るように、この通知を時々チェックしてください。

33
 Aviso de Privacidade de Dados da Novartis
Interessados e Candidatos à posições de emprego
Abril de 2021

A Novartis Pharma AG com sede em Novartis Campus, CH-4056 Basel, Suíça (“Novartis”) é responsável
pelo processamento de suas informações pessoais, pois decide por que e como elas são processadas,
agindo assim como o “Controlador de Dados”. Ela pode exercer essa responsabilidade isoladamente ou em
conjunto com outra(s) empresa(s) do grupo Novartis, na qualidade de “co-controlador(es)”. Neste Aviso de
Privacidade, "nós" ou "nos" refere-se à Novartis Pharma AG e às empresas do grupo.

Para efeitos do propósito deste aviso de privacidade de dados ("Aviso"), interessados ou candidatos são
pessoas que se candidatam a uma posição aberta conosco, ou que são contatados ou expressam interesse
em trabalhar no Grupo, ou que participam de um evento de recrutamento ou passam por uma entrevista ou
avaliação conosco. Isso inclui colaboradores em potencial, estagiários e terceirizados (serão posteriormente
referidos neste Aviso como “você”).

Convidamos você a ler atentamente este Aviso, que define em que contexto estamos processando
informações que se referem direta ou indiretamente a você como indivíduo (“informações pessoais”) e
explica seus direitos em relação ao processamento de suas informações pessoais.

Consideramos a privacidade um assunto muito importante. Estamos comprometidos em garantir que todas
as informações pessoais que recebemos sejam processadas e protegidas de acordo com as leis de
proteção de dados aplicáveis e as políticas e padrões da Novartis.

O propósito deste Aviso é esclarecer a forma como processamos informações pessoais. Neste contexto,
estamos comprometidos em mantê-lo totalmente informado sobre nossas atividades que envolvem o
processamento de suas informações pessoais referentes à gestão de talentos, prospecção, atividades de
avaliação e aquisição e candidatura, em geral, para posições conosco.

Temos avisos de privacidade separados em relação ao processamento de informações pessoais de nossos

colaboradores, parceiros de negócios, pacientes e usuários de nossos sites, e você deve consultá-los
quando apropriado.

Se você tiver alguma dúvida em relação ao processamento de suas informações pessoais, sinta-se à
vontade para entrar em contato conosco através do e-mail [email protected]

1 Que informações pessoais processamos sobre você?

No contexto do descrito acima, processaremos apenas informações que sejam relevantes para você como
interessado ou candidato a uma vaga, o que, em alguns casos, pode exigir validações estratégicas
fundamentais para habilidades e posição profissional.

Coletamos principalmente informações pessoais diretamente de você quando você se candidata a um

emprego em nosso sistema de gerenciamento de candidaturas ou quando participa de uma entrevista ou
avaliação. Nesses casos, agiremos como Controlador de Dados de suas informações pessoais.

Também podemos obter informações de redes sociais profissionais, como LinkedIn ou outros sites de
empregos, e de outras fontes acessíveis ao público (apenas informações relevantes para sua vida
profissional) com o objetivo de abordá-lo ativamente com oportunidades de emprego. Caso você ainda não
tenha concordado em manter seus dados, em nosso contato inicial, solicitaremos seu consentimento para
manter seus dados.

Também podemos receber informações pessoais quando você se inscreve através de terceiros, como
agências de recrutamento ou consultores. Nesses casos, o terceiro também pode atuar como um
Controlador de Dados de suas informações pessoais. Para exercer seus direitos de proteção de dados para
as atividades de processamento realizadas por esses terceiros, talvez você precise entrar em contato com
o terceiro através do qual você se candidatou a uma posição conosco. Também podemos receber suas
informações (endereço de e-mail) quando um colaborador indicar você para uma posição conosco no
programa de referência de colaboradores. Nesses casos, você será notificado de que foi indicado por um
colaborador, mas suas informações de contato não são retidas após o envio de um e-mail de notificação.

34
Você receberá, por meio do e-mail de notificação, uma solicitação para se candidatar em nosso sistema de
gerenciamento de candidaturas. Temos diretrizes documentadas de indicação de colaboradores em vigor.

Algumas informações são geradas automaticamente quando você usa ou interage de outra forma com
nosso sistema de gerenciamento de candidaturas para criar uma conta e administrar suas candidaturas de
emprego.

Em relação à sua candidatura para uma posição em aberto, podemos processar as seguintes informações
pessoais:
⎯ informações de contato e de identificação geral (por exemplo, nome, nome pelo qual prefere
ser chamado, sobrenome, gênero, etnia, deficiência, status de veterano, data e local de nascimento,
nacionalidade, e-mail e/ou endereço postal, número de telefone fixo e/ou celular, status de
imigração);
⎯ informações de perfil de mídia social (ou seja, quando você usa suas contas de mídia social para
se registrar em nosso sistema de gerenciamento de candidaturas, os detalhes do seu perfil, como
nome, endereço de e-mail e outras informações que você opta por disponibilizar para nós ao
conectar sua conta de mídia social ao nosso sistema de gestão de talentos);
⎯ família, hobbies ou interesses (não obrigatórios e apenas conforme você julgar necessário
compartilhar ou incluir voluntariamente em seu currículo);
⎯ dados sobre remuneração e benefícios anteriores (como nível e valor salarial, bônus, ações,
opções, seguro, incentivos de perdas e outros benefícios nos países onde necessário e na medida
legalmente permitida);
⎯ formação, posição profissional e preferências de trabalho (como histórico educacional e de
emprego, qualificações profissionais, habilidades, histórico escolar, carta de recomendação,
certificações e experiência, empregadores anteriores e seus dados de contato, preferência de
localização, preferência de função (função e disciplina), preferência de idioma, informações
necessárias para concluir uma verificação de antecedentes conforme exigido e legalmente
permitido e outras informações que você voluntariamente fornecer em seu currículo/carta de
apresentação);
⎯ dados de acesso aos sistemas e identificação eletrônica (por exemplo, foto ou imagem facial,
perfis publicamente disponíveis nas redes sociais, identificadores/cookies online, nome de usuário,
senhas, perguntas e respostas secretas, registros de atividades e login do sistema, tempos de
acesso e conexão, gravação de som ou vídeo como plataformas de conferência remota, CFTV no
local ou gravações de voz para fins de segurança);
⎯ somente quando permitido legalmente em seu país, informações referentes à situação legal,
crédito e validações de histórico dependendo das responsabilidades da posição, informações
necessárias para completar uma verificação de histórico ou crédito ou solvência, bem como dados
judiciais e dados de investigação (por exemplo, processos, resultados, informações, documentação
e condenações). Observe que a realização dessas verificações dependerá de vários fatores, como
a posição, bem como a disponibilidade local e a viabilidade de cada pessoa jurídica da Novartis que
ofereça tal posição. Você receberá mais detalhes sobre isso, caso seja relevante para sua
candidatura.

Na medida em que for estritamente necessário e legalmente permitido, suas informações pessoais
confidenciais serão coletadas somente se você voluntariamente permitir a divulgação (como deficiências
visíveis ou relatadas ou pertencimento a grupos protegidos, filiação a igreja ou religião, informações
relacionadas a diversidade e inclusão, filiação sindical).

De forma mais geral, processaremos informações que você divulga voluntariamente principalmente durante
as entrevistas e que devem estar estritamente relacionadas à sua capacidade profissional e adequadas
para a posição aberta correspondente.

Você também pode se juntar à Rede Novartis registrando-se, fornecendo algumas de suas informações
pessoais conforme listado acima e ficar conectado para obter notícias, oportunidades de carreira específicas
à sua formação e mensagens exclusivas de nossos associados sobre como é realmente trabalhar para nós.
Se você se juntar à Rede Novartis, suas informações pessoais serão processadas para enviar
periodicamente comunicações relacionadas à carreira, e você pode cancelar a qualquer momento, se
desejar, usando o link fornecido em nossos e-mails de comunicação para você.

Nossos recrutadores analisam as candidaturas de emprego para determinar a adequação do trabalho.

35
Nossos processos de recrutamento não são baseados em tomada de decisões automatizadas.

Você pode, a qualquer momento e sem qualquer repercussão, administrar, atualizar ou excluir suas
informações pessoais diretamente por meio de sua conta ou indiretamente solicitando isso a nós.
Estamos comprometidos em respeitar sua privacidade em todos os momentos. Basta notificar seu
entrevistador, representante de RH ou de Talent Acquisition sobre suas preocupações.

2. Para quais fins usamos suas informações pessoais e por que isso se justifica?

2.1 Base legal para o processamento

Não processaremos suas informações pessoais se não tivermos uma justificativa adequada prevista na lei
para esse propósito. Portanto, só processaremos suas informações pessoais se:

− tivermos obtido seu consentimento prévio;

− processamento for necessário para cumprir nossas obrigações contratuais com você e para tomar
medidas pré-contratuais a seu pedido; o processamento é necessário para cumprir nossas
obrigações legais ou regulamentares;
− processamento for necessário para proteger seus interesses vitais ou de outra pessoa; ou
− processamento for necessário para nossos interesses legítimos, que não afetem indevidamente
seus interesses ou direitos e liberdades fundamentais

2.2 Propósitos do processamento

Sempre processamos seus dados pessoais para um propósito específico e processamos apenas os dados
pessoais relevantes para esse propósito. Especificamente, processamos seus dados pessoais para os
seguintes propósitos:

⎯ comunicações eletrônicas ou por telefone, incluindo entrevistas presenciais ou remotas;

⎯ realizar testes cognitivos ou avaliações de personalidade ou outras avaliações de adequação,
ajustados à posição aberta correspondente;
⎯ realizar verificações de antecedentes ou de emprego (quando aplicável e legalmente permitido);
⎯ verificar sua identidade, dados acadêmicos ou qualificações em relação à sua candidatura;
⎯ realizar análises gerais para melhorar nossos processos internos, bem como prestar um melhor
serviço a você ao se candidatar a uma posição conosco;
⎯ administrar sua candidatura usando plataformas de recrutamento internas ou externas, como sites
de empregos;
⎯ conforme exigido pela legislação aplicável.

3 Quem tem acesso às suas informações pessoais e para quem suas informações
são transferidas?

Não venderemos, compartilharemos nem de outra forma transferiremos seus dados pessoais a
destinatários ou terceiros além dos indicados nesta Política de Privacidade.

No decorrer de nossas atividades e para os mesmos fins listados neste Aviso, seus dados pessoais podem
ser acessados ou transferidos para as seguintes categorias de destinatários ou terceiros, com base na
necessidade de tomar conhecimento para atingir tais fins:

• nosso pessoal (incluindo pessoal, departamentos ou outras empresas do grupo Novartis);

• nossos provedores de serviços que nos fornecem serviços e produtos;

• nossos provedores de sistemas de TI, provedores de serviços em nuvem, provedores de

base de dados e consultores;

• qualquer terceiro a quem atribuímos ou renovamos qualquer um de nossos direitos ou

obrigações; e

• nossos consultores e advogados externos no contexto da venda ou transferência de

qualquer parte de nosso negócio ou de seus ativos.

36
Os terceiros mencionados acima são contratualmente obrigados a proteger a confidencialidade e segurança
dos seus dados pessoais, em conformidade com a legislação aplicável.

Podemos compartilhar dados pessoais que você enviar como parte do processo de candidatura com
provedores de serviços selecionados ou consultores que atuam em nosso nome que podem nos ajudar a
recrutar talentos, realizar análise de dados, fornecer sistemas de gerenciamento de talentos ou
candidaturas, fornecer infraestrutura de TI ou relacionada, fornecer serviços de comunicação ou contato,
administrar e avaliar triagem e testes pré-contratação e melhorar nosso processo de recrutamento. Suas
informações pessoais também podem ser acessadas ou transferidas para qualquer órgão regulador, órgão
público ou tribunal nacional e/ou internacional, onde formos obrigados a fazê-lo por lei ou regulamento
aplicável ou a pedido deles.

As informações pessoais que coletamos de você também podem ser processadas, acessadas ou
armazenadas em um país fora do país onde estamos localizados, o que pode não oferecer o mesmo nível
de proteção de informações pessoais.

Se transferirmos suas informações pessoais para empresas externas em outras jurisdições, garantiremos
a proteção de suas informações pessoais (i) aplicando o nível de proteção exigido pelas leis locais de
proteção/privacidade de dados aplicáveis a nós e ao processamento de seus dados, (ii) agindo de acordo
com nossas políticas e padrões e, (iii) para nossas entidades localizadas no Espaço Econômico Europeu
(ou seja, os Estados-Membros da UE mais a Islândia, Liechtenstein e Noruega, o "EEE"), salvo indicação
em contrário, transferindo apenas suas informações pessoais com base em cláusulas contratuais padrão
ou outros métodos seguros e legais de transferência, aprovados pela Comissão Europeia ou pelo
Comissário Federal Suíço de Proteção de Dados e Informações, respectivamente. Você pode solicitar
informações adicionais em relação às transferências internacionais de informações pessoais e obter uma
cópia da proteção adequada implementada exercendo seus direitos conforme estabelecido na Seção Error!
Reference source not found. abaixo.

Para as transferências intragrupo de informações pessoais, adotamos as Regras Corporativas Vinculativas,

um sistema de princípios, regras e ferramentas, fornecidos pela legislação europeia, em um esforço de
garantir níveis eficazes de proteção de dados relativos às transferências de informações pessoais para fora
do EEE e Suíça. Leia mais sobre as Regras Corporativas Vinculativas da Novartis clicando aqui

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4 Como protegemos suas informações pessoais?

Implementamos medidas técnicas e organizacionais adequadas para fornecer um nível adequado de
segurança e confidencialidade às suas informações pessoais.

O propósito dessas medidas é proteger suas informações pessoais contra destruição ou alteração acidental
ou ilegal, perda acidental, divulgação ou acesso não autorizado e contra outras formas ilegais de
processamento.

5 Por quanto tempo armazenamos suas informações pessoais?

Só reteremos suas informações pessoais pelo tempo necessário para cumprir o propósito para o qual foram
coletadas ou para cumprir os requisitos legais ou regulamentares.

As informações que você enviar serão mantidas na base de dados de candidatos por um período
de 12 meses desde a última atualização de seu perfil, ou mais se você ainda estiver sendo
considerado para uma posição aberta, ou se tiver atualizado sua conta de candidato (por exemplo,
candidatou-se a outro emprego, atualizou seu currículo). Os recrutadores da Novartis e empresas
afiliadas em todo o mundo poderão acessar suas informações e entrar em contato com você caso
haja uma vaga adequada.

Se você se candidatou a uma posição nos Estados Unidos, suas informações serão retidas por
um período de 36 meses (ou mais, se exigido por lei ou se você tiver atualizado sua conta de

37
candidato, por exemplo, candidatou-se a outro emprego, atualizou seu currículo) após a conclusão
do processo de recrutamento para essa posição.

Se suas informações forem compartilhadas por uma agência de recrutamento, e você tiver
concordado, as informações serão retidas por um período de 24 meses a partir do envio, ou mais
se você tiver atualizado sua conta ou estiver sendo considerado para uma posição aberta.

As informações pessoais coletadas e processadas no contexto de uma disputa são excluídas ou arquivadas
(i) assim que um acordo amigável for alcançado, (ii) uma vez que uma decisão em último recurso tenha sido
proferida ou (iii) quando a reivindicação se tornar prescrita.

6 Quais são os seus direitos e como você pode exercê-los?

Sempre que processamos informações pessoais, tomamos medidas razoáveis para mantê-las
precisas e atualizadas para os fins para os quais foram coletadas. Forneceremos a você a
capacidade de exercer os direitos a seguir sob as condições e dentro dos limites estabelecidos
por lei.
- o direito de ser informado sobre quais informações pessoais temos sobre você e como
processamos seus dados;

- o direito de acessar suas informações pessoais conforme processadas por nós e, se você
acreditar que alguma informação relacionada a você está incorreta, obsoleta ou incompleta, de
solicitar sua correção ou atualização;

- o direito de solicitar o apagamento de suas informações pessoais ou a restrição destas a

categorias específicas de processamento;

- o direito de retirar seu consentimento a qualquer momento, sem afetar a legalidade do

processamento antes de tal retirada;

- o direito de se opor, total ou parcialmente, ao processamento de suas informações pessoais.

Com certas exceções, isso inclui o direito de se opor ao marketing direto e o direito de se opor
ao uso de seus dados para pesquisa; e

- o direito de solicitar sua portabilidade, ou seja, que as informações pessoais que você nos
forneceu sejam devolvidas a você ou transferidas para a pessoa de sua escolha, em um formato
estruturado, comumente usado e legível por máquina, sem impedimentos de nossa parte e
sujeito às suas obrigações de confidencialidade.

- o direito de se opor à tomada de decisão automatizada, incluindo criação de perfil, ou seja, você
pode solicitar uma intervenção humana em qualquer processo de tomada de decisão
automatizado relacionado ao processamento de seus dados e quando tal processamento não
for baseado em seu consentimento, autorizado por lei ou necessário para o desempenho de um
contrato. No entanto, atualmente não tomamos decisões apenas usando processos
automatizados.

Para garantir que suas informações pessoais permaneçam atualizadas e precisas, podemos solicitar que
você confirme periodicamente as informações pessoais que mantemos sobre você acessando a seção de
perfil em sua conta de candidato da Novartis. No entanto, só tomaremos conhecimento das mudanças que
você fizer da próxima vez que você se candidatar a um emprego. Se você precisar alterar suas informações
de contato em uma candidatura existente, envie um e-mail para [email protected].

Se você tiver alguma dúvida ou quiser exercer os direitos acima, pode enviar um e-mail para nosso diretor
de proteção de dados em [email protected] para candidatura relacionada a posição
conosco ou enviar uma carta para nosso endereço local com uma digitalização de sua carteira de identidade
para fins de identificação, ficando entendido que só usaremos esses dados para verificar sua identidade e
não reteremos a digitalização após a conclusão da verificação. Ao nos enviar tal digitalização, certifique-se
de editar sua foto e número de registro nacional ou equivalente na digitalização.

38
Se você não estiver satisfeito com a forma como processamos suas informações pessoais, poderá
encaminhar sua solicitação ao nosso diretor de proteção de dados em [email protected]
que investigará sua preocupação.

De qualquer forma, você também tem o direito de apresentar uma reclamação às autoridades de proteção
de dados competentes, além de seus direitos acima.

7 Como você será informado sobre as alterações em nosso Aviso de Privacidade?

Podemos alterar ou atualizar este aviso de tempos em tempos, publicando um novo aviso de privacidade
em nossos sistemas de gerenciamento de candidaturas ou em nosso site corporativo
(www.novartis.com/privacy). Continue verificando este aviso de vez em quando para estar ciente de
quaisquer alterações.

39
 Уведомление о конфиденциальности данных
компании Novartis
Для перспективных соискателей работы и кандидатов
Апрель, 2021 г.

Компания Novartis Pharma AG, зарегистрированная по адресу Novartis Campus, CH-4056 Basel,
Switzerland (Швейцария) (далее — «Novartis»), несет ответственность за обработку ваших
персональных данных, поскольку она решает, для чего и как эти данные обрабатываются, тем самым
выступая в качестве «Контроллера данных». Она может нести бремя этой ответственности
самостоятельно или разделить его с другой компанией или компаниями в составе группы Novartis,
выступающей(-их) в качестве «соконтроллера(-ов)». Встречающиеся в этом уведомлении о
конфиденциальности данных слова «мы» или «нас» относятся к компании Novartis Pharma AG и
компаниям ее группы.

В контексте настоящего уведомления о конфиденциальности данных (далее — «Уведомление») под

«перспективными соискателями работы» или «кандидатами» понимаются лица, которые подают
заявку на открытую вакансию, получают от нас обратную связь, выражают заинтересованность в
работе, посещают мероприятия по подбору персонала либо проходят собеседование или
тестирование в нашей компании. К ним относятся потенциальные сотрудники, стажеры и подрядчики
(далее по тексту к ним применяется обращение «вы»).

Вам рекомендуется внимательно прочитать настоящее Уведомление, где указано, в каком контексте
мы обрабатываем данные, которые прямо или косвенно относятся к вам как физическому лицу
(«персональные данные»), и разъясняются ваши права в отношении обработки ваших персональных
данных.

Мы считаем, что соблюдение конфиденциальности является очень важным вопросом. Мы стремимся

обеспечить обработку и защиту любых получаемых нами персональных данных в соответствии с
применимыми законами о защите персональных данных, а также внутренними правилами и
стандартами Novartis.

С помощью этого Уведомления мы хотим разъяснить, как нами осуществляется обработка

персональных данных. В данной связи мы твердо намерены постоянно информировать вас о своей
деятельности, связанной с обработкой ваших персональных данных в рамках управления талантами,
поиска, оценивания и привлечения персонала, а также подачи заявок на вакансии у нас в целом.

Существуют отдельные уведомления о конфиденциальности в отношении обработки персональных

данных наших сотрудников, деловых партнеров, пациентов и пользователей наших веб-сайтов, и в
соответствующих случаях вы должны руководствоваться ими.

Если у вас возникнут дополнительные вопросы относительно обработки ваших персональных

данных, напишите нам на электронную почту по адресу [email protected]

1 Какие ваши персональные данные мы обрабатываем?

В контексте вышеописанного мы будем обрабатывать только те данные, которые имеют отношение
к вам как к перспективному претенденту или потенциальному кандидату на вакансию, для получения
которой в некоторых случаях может потребоваться оперативное подтверждение квалификации и
профессиональной репутации соискателя.

В основном мы узнаем персональные данные непосредственно от вас, когда вы подаете заявку о

приеме на работу через нашу систему управления заявками либо участвуете в собеседовании или
тестировании. В таких случаях мы будем выступать в качестве Контроллера ваших персональных
данных.

Мы также можем получать информацию из профессиональных социальных сетей, таких как LinkedIn
или других порталов по трудоустройству, а также из других общедоступных источников (только

40
информацию, имеющую отношение к вашей профессиональной деятельности), чтобы предлагать
вам возможные варианты трудоустройства. Если мы еще не получили ваше согласие на хранение
данных, при первой нашей встрече мы попросим его у вас.

Кроме того, мы можем получать ваши персональные данные, когда вы подаете заявку через третьих
лиц, таких как кадровые агентства или консультанты. В таких случаях третье лицо также может
выступать в качестве Контроллера ваших персональных данных. Для реализации ваших прав на
защиту персональных данных при их обработке третьими лицами, через которых вы подали заявку
на вакансию у нас, вам может потребоваться связаться с ними. Мы также можем получить ваши
данные (адрес электронной почты), когда любой из наших сотрудников рекомендует вас на какую-то
должность в рамках программы найма по рекомендации сотрудников. В таких случаях вы получаете
уведомление о том, что вас рекомендовал наш сотрудник, но ваша контактная информация не
сохраняется после отправки вам уведомления по электронной почте. Посредством этого
электронного уведомления вам будет предложено подать заявку через нашу систему управления
заявками. У нас существуют документально оформленные правила найма по рекомендации
сотрудников.

Некоторые данные генерируются автоматически, когда вы используете или иным образом

взаимодействуете с нашей системой управления заявками во время создания учетной записи и
управления своими заявками о приеме на работу.

В связи с вашей заявкой на открытую вакансию мы можем обрабатывать следующие ваши

персональные данные.
⎯ Контактная и общая идентификационная информация (например, имя, предпочтительное
обращение по имени, фамилия, гендерная идентичность, этническая принадлежность,
возможные ограничения дееспособности, прохождение воинской службы, дата и место
рождения, национальность, адрес электронной почты и/или почтовый адрес, номер
стационарного и/или мобильного телефона, иммиграционный статус).
⎯ Данные профилей в социальных сетях (например, когда вы используете свои учетные
записи в социальных сетях для регистрации в нашей системе управления заявками; данные
вашего профиля, такие как имя, адрес электронной почты и другая информация, которую вы
решите сделать доступной для нас при подключении своей учетной записи пользователя
социальной сети к нашей системе управления талантами).
⎯ Семья, интересы или увлечения (не обязательно и только в том случае, если вы сочтете
необходимым поделиться или добровольно включить эти данные в свою
автобиографию/резюме).
⎯ Данные о денежных выплатах и льготах на предыдущем месте работы (например,
уровень и размер заработной платы, доплаты и надбавки, акции, опционы, страховые
выплаты, упущенные премиальные выплаты и другие льготы в странах, где это необходимо,
и в той степени, в которой это разрешено законом).
⎯ Образование, профессиональная репутация и предпочтения по работе (например, опыт
работы и уровень образования, профессиональная квалификация, профессиональные
навыки, выписки об академической успеваемости, рекомендательное письмо, сертификаты и
уровень подготовки, предыдущие работодатели и их контактные данные, предпочтения
относительно расположения места работы и функциональных обязанностей (должностные
обязанности и специальность), предпочитаемый язык общения, информация, необходимая
для проверки биографических данных в том объеме, в каком это необходимо и разрешено
законом, а также прочая информация, которую вы добровольно предоставляете в своей
автобиографии/резюме/сопроводительном письме).
⎯ Данные электронной идентификации и доступа к системам (например, фотография или
изображение лица, общедоступные профили в социальных сетях, онлайн-
идентификаторы/файлы cookie, имя пользователя, пароли, секретные вопросы и ответы, имя
для входа в систему и журналы активности, время доступа и подключения, запись звука или
видео, например, платформы удаленной конференц-связи, записи системы
видеонаблюдения или телефонных разговоров на рабочем месте в целях безопасности).
⎯ Информация, касающаяся правового статуса, кредитоспособности и проверки
биографических данных (только когда это разрешено законом в вашей стране) в
зависимости от должностных обязанностей, информация, необходимая для проверки
биографических данных, кредитоспособности или платежеспособности, а также судебные

41
 данные и данные расследований (например, судебные дела, результаты следствия,
обвинительные акты, документация и обвинительные приговоры). Обратите внимание, что
проведение этих проверок будет зависеть от предлагаемой вакансии, а также локальной
загруженности и эффективности каждого юридического лица Novartis, предлагающего
подобную вакансию. Вам будет предоставлена дополнительная информация об этом, если
она будет иметь отношение к вашей заявке.

В той мере, в какой это строго необходимо и разрешено законом, ваши конфиденциальные
персональные данные будут собираться только в том случае, если вы добровольно дадите согласие
на это (например, данные о явных или заявленных ограничениях дееспособности или
принадлежности к защищенной группе, вероисповедании или принадлежности к какой-то церкви,
информация, связанная с культурно-личностным разнообразием персонала и его взаимодействием
в этих условиях, о членстве в профсоюзе).

В более общем смысле мы будем обрабатывать информацию, которую вы добровольно и охотно

раскрываете в основном во время собеседований и которая должна касаться строго ваших
должностных обязанностей, а также отвечать требованиям соответствующей открытой вакансии.

Кроме того, вы можете присоединиться к сети Novartis, зарегистрировавшись в ней и предоставив

нам некоторые свои персональные данные, как указано выше, и оставаться на связи с нами, чтобы
получать новостную рассылку, информацию о вакансиях, соответствующих вашей квалификации, и
специальные сообщения от наших сотрудников о том, каково на самом деле работать у нас. Если вы
присоединитесь к сети Novartis, ваши персональные данные будут обрабатываться для того, чтобы
мы могли периодически отправлять вам сообщения, связанные с вакансиями, и вы сможете в любое
время отказаться от нее, если захотите, воспользовавшись ссылкой, которая указывается в каждом
нашем электронном письме.

Чтобы мы могли подобрать вам наиболее подходящую вакансию, заявки о приеме на работу
рассматриваются нашими специалистами по подбору персонала. При подборе персонала мы не
используем автоматизированные средства принятия решений.

Вы можете в любое время и без всяких последствий управлять своими персональными

данными и обновлять или удалять их напрямую через свою учетную запись или
опосредованно, попросив нас об этом. Мы уважаем вашу конфиденциальность и стремимся
поддерживать ее при любых обстоятельствах. Просто сообщите о своих опасениях
сотруднику, который проводит собеседование, специалисту по кадрам или представителю
организации по подбору персонала.

2. Для чего мы используем ваши персональные данные и почему это оправданно?

2.1 Юридическое обоснование обработки персональных данных

Мы не будем обрабатывать ваши персональные данные, если у нас нет для этого надлежащего
юридического основания. Поэтому мы будем обрабатывать ваши персональные данные только в
следующих случаях:

⎯ мы получили ваше предварительное согласие;

⎯ обработка необходима для выполнения наших договорных обязательств перед вами
и для совершения преддоговорных действий по вашему запросу; обработка
необходима для соблюдения наших юридических или нормативных обязательств;
⎯ обработка необходима для защиты ваших жизненно важных интересов или
интересов другого лица;
⎯ обработка необходима для защиты наших законных интересов, которые никак не
влияют на ваши интересы или основные права и свободы.
2.2 Цели обработки персональных данных

Мы всегда обрабатываем ваши персональные данные с определенной целью и используем только те

данные, которые необходимы для ее достижения. В частности, мы обрабатываем ваши
персональные данные в следующих целях:

42
 ⎯ для обеспечения телефонной или электронной связи, включая личные или
дистанционные собеседования;
⎯ для проведения когнитивных тестов, оценки личных качеств или других процедур
оценки соответствия требованиям рассматриваемой открытой вакансии;
⎯ для проверки биографических данных или сведений о предыдущей трудовой
деятельности (если это предусмотрено и разрешено законом);
⎯ для подтверждения вашей личности, образования или квалификации, указанных в
вашей заявке;
⎯ для общего анализа в целях оптимизации наших внутренних процессов, а также для
предоставления вам более качественных услуг при подаче заявки на открытую
вакансию у нас;
⎯ для обработки вашей заявки с помощью внутренних или внешних платформ для
подбора персонала, таких как порталы по трудоустройству;
⎯ когда это требуется согласно действующему законодательству.
3. У кого есть доступ к вашим персональным данным и кому они передаются?

Мы не будем продавать, делиться или иным образом передавать ваши персональные данные
получателям или третьим лицам, кроме тех, которые указаны в настоящей Политике
конфиденциальности.

В ходе нашей деятельности и в целях, которые перечислены в этом Уведомлении, ваши

персональные данные могут быть доступны или переданы следующим категориям получателей или
третьим лицам при условии, что им эта информация необходима для достижения этих целей:

• наш персонал (включая персонал, отделы или другие компании группы Novartis);

• наши поставщики услуг, которые предоставляют нам товары и услуги;

• наши поставщики IT-систем, поставщики служб облачных вычислений, поставщики баз

данных и консультанты по ним;

• любое третье лицо, которому мы делегируем или передаем какие-либо наши права или
обязанности;

• наши юрисконсульты и сторонние юристы в рамках продажи или передачи любой части
нашего бизнеса или активов.

Вышеупомянутые третьи лица по контракту обязаны защищать конфиденциальность и безопасность

ваших персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

Мы можем передавать персональные данные, которые вы предоставляете при подаче заявки,

выбранным поставщикам услуг или консультантам, действующим от нашего имени, которые могут
помогать нам в привлечении талантов, выполнении анализа данных, предоставлении систем
управления талантами или заявками, предоставлении информационной или сопутствующей
инфраструктуры, обеспечении связи или предоставлении услуг, обработке и оценке результатов
проверки и тестирования персонала перед приемом на работу, а также в оптимизации нашего
процесса подбора персонала. Ваши персональные данные также могут быть доступны или переданы
любому национальному и/или международному регулирующему или исполнительному органу, а также
любому государственному учреждению или суду, если мы обязаны сделать это согласно
действующим законам или нормативным актам, либо по их запросу.

Персональные данные, которые мы получаем от вас, могут храниться за пределами страны нашего
пребывания, а соответственно, доступ к ним и их обработка также могут осуществляться в другой
стране, которая может быть не в состоянии обеспечить такой же уровень защиты персональных
данных.

43
Если мы передаем ваши персональные данные сторонним компаниям в других государствах, мы
позаботимся о том, чтобы защитить их. Для этого мы будем i) обеспечивать уровень защиты,
предусмотренный местными законами о защите данных/конфиденциальности, которые применимы к
нам и к обработке ваших данных, ii) действовать в соответствии с нашими внутренними правилами и
стандартами, и, iii) что касается наших организаций, находящихся в Европейской экономической зоне
(т. е. в государствах-членах ЕС, включая Исландию, Лихтенштейн и Норвегию, «ЕЭЗ»), если не
указано иное, передавать ваши персональные данные только на основе стандартных договорных
положений или других безопасных и законных методов передачи, одобренных Европейской
комиссией или Федеральным комиссаром Швейцарии по защите данных и информации
соответственно. Вы можете запросить дополнительную информацию относительно передачи ваших
персональных данных за рубеж и получить копию описания соответствующих принятых мер защиты,
воспользовавшись своими правами, изложенными в разделе Error! Reference source not found.
ниже.

В целях обеспечения эффективного уровня защиты персональных данных при их передаче за

пределы ЕЭЗ и Швейцарии внутри нашей группы у нас приняты обязательные корпоративные
правила — система принципов, правил и инструментов, предусмотренных европейским
законодательством. Дополнительные сведения об обязательных корпоративных правилах Novartis
можно узнать, перейдя по ссылке ниже.

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. Как мы защищаем ваши персональные данные?

Нами приняты соответствующие организационно-технические меры для обеспечения надлежащего
уровня безопасности и конфиденциальности ваших персональных данных.

Цель этих мер — защитить персональные данные от случайного или незаконного уничтожения или
изменения, случайной потери, несанкционированного раскрытия или доступа, а также от других
неправомерных форм обработки.

5. Как долго мы храним ваши персональные данные?

Мы будем хранить ваши персональные данные только до тех пор, пока это необходимо для
достижения цели, для которой они были собраны, либо для соблюдения правовых или нормативных
требований.

Информация, которую вы предоставляете, будет храниться в базе данных кандидатов в течение

12 месяцев с момента последнего обновления вашего профиля или дольше, если вас все еще
рассматривают как претендента на открытую вакансию, либо если вы обновили свою учетную запись
кандидата (например, подали заявку на другую работу, обновили свою автобиографию/резюме).
Специалисты по подбору персонала в Novartis и ее дочерних компаниях по всему миру смогут
получить доступ к вашим данным и могут связаться с вами, если появится подходящая вакансия.

Если вы подали заявку на вакансию в Соединенных Штатах, ваши данные будут храниться в течение
36 месяцев (или дольше, если это требуется по закону или если вы обновили свою учетную запись
кандидата (например, подали заявку на другую работу, обновили свою автобиографию/резюме))
после завершения процесса отбора кандидатов на эту вакансию.

Если ваши данные переданы нам кадровым агентством, и вы дали соответствующее согласие,
данные будут храниться в течение 24 месяцев с момента их предоставления или дольше, если вы
обновили свою учетную запись или вас рассматривают как претендента на открытую вакансию.

Персональные данные, собранные и обработанные в рамках урегулирования разногласий, удаляются

или архивируются, i) как только будет достигнуто мировое соглашение, ii) после вынесения решения
в последней инстанции или iii) по истечении срока исковой давности.

6. Каковы ваши права и как вы можете ими воспользоваться?

44
Всякий раз при обработке ваших Персональных данных мы предпринимаем разумные меры
обеспечения их точности и актуальности для целей, для которых они были собраны. Мы предоставим
вам возможность пользоваться следующими правами на условиях и в пределах, установленных
законом.
- Право на получение информации о том, какие ваши персональные данные у нас есть и
как мы их обрабатываем.

- Право доступа к вашим персональным данным, которые мы обрабатываем, и, если вы

считаете, что какие-то данные, касающиеся вас, неверны, устарели или являются
неполными, право требовать их исправления или обновления.

- Право требовать удаления ваших персональных данных или ограничения их

использования при определенных видах обработки.

- Право в любой момент отозвать свое согласие, не подвергая сомнению законность

обработки данных до этого.

- Право возражать, в целом или в части, против обработки ваших персональных данных. За
некоторыми исключениями, сюда относится право возражать против использования ваших
данных для прямого маркетинга и исследований.

- Право запросить переносимость, то есть на то, чтобы персональные данные, которые вы

нам предоставили, были возвращены вам или переданы указанному вами лицу в
структурированном, распространенном и машиночитаемом формате без каких-либо
препятствий с нашей стороны и с соблюдением обязательств в отношении вашей
конфиденциальности.

- Право возражать против автоматического принятия решений, включая вынесение

суждения по фактам биографии, то есть вы можете потребовать участия человека в любом
автоматизированном процессе принятия решений, связанном с обработкой ваших данных,
и если такая обработка выполняется без вашего на то согласия, не разрешена законом
или не является необходимой для выполнения положений договора. Однако в настоящее
время мы принимаем решения не только с использованием автоматизированных
процессов.

Чтобы ваши персональные данные, которые хранятся у нас, оставались актуальными и точными, мы
можем попросить вас периодически подтверждать их путем проверки профиля вашей учетной записи
кандидата Novartis. Однако мы узнаем о внесенных вами изменениях только тогда, когда вы в
следующий раз подадите заявку о приеме на работу. Если вам потребуется изменить контактную
информацию в существующей заявке, напишите нам об этом на адрес электронной почты
[email protected].

Если у вас есть вопросы или вы хотите воспользоваться вышеуказанными правами, вы можете
отправить нашему специалисту по защите данных письмо на адрес электронной почты
[email protected] с указанием заявки на вакансию у нас или обычной почтой на наш
местный адрес, отсканировав свое удостоверение личности для вашей идентификации. При этом
подразумевается, что мы будем использовать эти данные только для идентификации вашей личности
и не будем хранить отсканированное изображение после завершения проверки. Отправляя нам такое
отсканированное изображение, вы должны обязательно обезличить его, заретушировав свою
фотографию и государственный регистрационный номер или его эквивалент.

Если вас не устраивает то, как мы обрабатываем ваши персональные данные, вы можете направить
свои пожелания нашему специалисту по защите данных на адрес электронной почты
[email protected], и он рассмотрит ваш вопрос.

45
В любом случае, наряду с вашими правами, указанными выше, вы также имеете право подать жалобу
в компетентные органы по надзору за соблюдением законодательства о защите персональных
данных.

7. Как вы будете проинформированы об изменениях в нашем Уведомлении о

конфиденциальности?
Мы можем время от времени изменять или обновлять это уведомление о конфиденциальности,
размещая в наших системах управления заявками или на нашем корпоративном веб-сайте
(www.novartis.com/privacy) новый вариант данного документа. Периодически проверяйте это
уведомление, чтобы быть в курсе любых изменений.

46
 Obvestilo o varovanju podatkov družbe Novartis
Potencialni kadri in kandidati za zaposlitev
April 2021

Novartis Pharma AG s sedežem na Novartis Campus, CH-4056 Basel, Švica (»Novartis«) odgovarja za
obdelavo vaših osebnih podatkov, saj odloča, kdaj in kako jih obdelujemo, zato deluje kot »upravljavec
podatkov«. To obveznost izvaja samostojno ali skupaj z drugimi podjetji skupine Novartis, ki so vlogi
»soupravljavcev podatkov«. V tem obvestilu o zasebnosti se izraza »mi« in »nas« nanašata na družbo
Novartis Pharma AG in njeno skupino podjetij.

V tem obvestilu o varovanju podatkov (»obvestilo«) izraza potencialni kadri in kandidati označujeta
posameznike, ki se prijavijo na prosto delovno mesto pri nas, posameznike, s katerimi mi vzpostavimo stik
oziroma izrazijo zanimanje za zaposlitev pri nas, in posameznike, ki se udeležijo zaposlitvenega dogodka,
opravijo razgovor ali ocenjevanje pri nas. To vključuje potencialne zaposlene, pripravnike in pogodbene
sodelavce (v nadaljevanju navedeni kot »vi«).

Pozivamo vas, da natančno preberete to obvestilo o zasebnosti, v katerem je navedeno, v kakšnih

okoliščinah obdelujemo podatke, ki se nanašajo neposredno ali posredno na vas kot posameznika (»osebni
podatki«), in vaše pravice v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov.

Zasebnost obravnavamo kot zelo pomembno. Vedno poskrbimo, da se vsi prejeti osebni podatki obdelujejo
in so zaščiteni skladno z veljavno zakonodajo o varstvu podatkov ter pravilniki in standardi družbe Novartis.

Namen tega obvestila je pojasniti, kako obdelujemo osebne podatke. V tem okviru si vedno prizadevamo,
da bi vas v celoti seznanili z našimi dejavnostmi, ki vključujejo obdelavo vaših osebnih podatkov v zvezi z
našimi dejavnostmi upravljanja s talenti, iskanja potencialnih kadrov ter na splošno dejavnosti pridobivanja
in ocenjevanja prijav za zaposlitev pri nas.

Za obdelavo osebnih podatkov zaposlenih, poslovnih partnerjev, bolnikov in uporabnikov naših spletnih mest
imamo ločena obvestila o zasebnosti, ki jih morate po potrebi prebrati.

Morebitna nadaljnja vprašanja v zvezi z našo obdelavo vaših osebnih podatkov nam pošljite po e-pošti na
[email protected]

1. Katere vaše osebne podatke obdelujemo?

V okviru zgoraj navedenega bomo obdelovali samo podatke, ki se nanašajo na vas kot iskalca potencialnega
kadra ali kandidata za delovno mesto, kar lahko v nekaterih primerih zahteva ključno strateško preverjanje
veščin in strokovnosti.

Osebne podatke zbiramo predvsem neposredno od vas, ko se prijavite na delovno mesto v našem sistemu
za upravljanje prijav ali ko se udeležite razgovora oziroma ocenjevanja. V teh primerih delujemo kot
upravljavec vaših osebnih podatkov.

Podatke lahko pridobivamo tudi iz poklicnih družbenih omrežij, kot so LinkedIn in druge zaposlitvene oglasne
deske, ter iz drugih javno dostopnih virov (samo podatke, ki se nanašajo na vašo poklicno kariero), da vam
lahko aktivno predstavimo zaposlitvene priložnosti. Če nismo že predhodno prejeli vašega dovoljenja za
shranjevanje vaših podatkov, vas bomo ob prvem stiku z vami prosili za soglasje za shranjevanje podatkov
o vas.

Vaše osebne podatke lahko prejmemo tudi, ko se prijavite prek tretjih oseb, kot so agencije ali svetovalci za
zaposlovanje. V teh primerih morda tudi ta tretja oseba deluje kot upravljavec vaših osebnih podatkov. Če
želite uveljavljati svoje pravice do varstva podatkov v zvezi z obdelavo, ki jo izvajajo te tretje osebe, se boste
morda morali obrniti na tretjo osebo, prek katere ste se prijavili za delovno mesto pri nas. Vaše podatke (e-
poštni naslov) lahko prejmemo tudi, če vas zaposleni priporoči za delovno mesto pri nas v okviru programa
priporočil zaposlenih. V takih primerih vas obvestimo, da vas je priporočil zaposleni, vendar vaših kontaktnih
podatkov za stik ne hranimo po tem, ko vam pošljemo obvestilo po elektronski pošti. Z elektronskim
sporočilom vas pozovemo, da se prijavite v našem sistemu za upravljanje prijav. Smernice za priporočila
zaposlenih smo zbrali v posebnem dokumentu.

47
Nekateri podatki se ustvarijo samodejno, ko uporabljate naš sistem za upravljanje vlog ali imate kakršno koli
drugi interakcijo z njim glede ustvarjanja računa in upravljanja svoje prijave za delovno mesto.

V zvezi z vašo prijavo na prosto delovno mesto bomo morda obdelovali naslednje osebne podatke:
⎯ kontaktne in splošne identifikacijske podatke (npr. ime, izbrano ime, priimek, spol, narodnost,
invalidnost, status vojnega veterana, datum in kraj rojstva, državljanstvo, e-poštni in/ali poštni
naslov, številka fiksnega in/ali mobilnega telefona, status priseljenca);
⎯ podatke o profilu v družbenem omrežju (tj. če za registracijo v našem sistemu za upravljanje
prijav uporabite račun v družbenem omrežju, bomo obdelovali podatke o vašem profilu, kot so ime,
e-poštni naslov in drugi podatke, do katerih nam omogočite dostop, ko svoj račun za družbeno
omrežje povežete z našim sistemom upravljanja s talenti);
⎯ podatke o družini, hobijih in interesih (niso obvezni, gre izključno za podatke, ki jih prostovoljno
navedete v svojem CV-ju/življenjepisu);
⎯ podatke o preteklih prejemkih in ugodnostih (kot so višina in znesek plače, bonusi, delnice,
opcije, zavarovanje, stimulacije in drugi prispevki v državah, kjer je to potrebno, vse v zakonsko
dovoljenem obsegu);
⎯ izobrazba, strokovna usposobljenost in preference glede delovnega mesta (na primer
zaposlitvena in izobraževalna zgodovina, poklicne kvalifikacije, veščine, izpisi iz spričeval,
priporočila, certifikati in dokazila o izkušnjah, pretekli delodajalci in njihovi kontaktni podatki,
prednostne lokacije, prednostne vloge (funkcija in področje), prednostni jezik, podatki, potrebni za
varnostno preverjanje v zakonsko predpisanih in dovoljenih okvirih ter druge informacije, ki nam jih
prostovoljno posredujete prek CV-ja/življenjepisa/spremnega dopisa);
⎯ podatke za elektronsko identifikacijo in dostop do sistemov (kot so fotografija ali slika obraza,
javno dostopni profili v družbenih omrežjih, spletni identifikatorji/piškotki, uporabniško ime, gesla,
skrivna vprašanja in odgovori, dnevniki prijav in dejavnosti v sistemu, čas dostopa in trajanja
povezave, snemanje zvoka ali videa, na primer v okviru videokonferenčnih platform, kamer
varnostnega sistema ali glasovnih posnetkov z varnostnim) namenom;
⎯ samo če je to zakonito v vaši državi – podatke o vašem pravnem statusu, kreditni
sposobnosti in varnostnih preverjanjih, odvisno od stopnje odgovornosti na delovnem mestu,
podatke, potrebne za varnostno preverjanje oziroma preverjanje kreditne sposobnosti ali likvidnosti,
kot tudi pravosodne podatke in podatke o preiskavah (npr. podatke in dokumentacij o pravnih
postopkih, izidih in obsodbah). Upoštevajte, da je izvajanje teh preverjanj odvisno od več dejavnikov,
kot so delovno mesto, pa tudi lokalna prisotnost in poslovanje posamezne pravne osebe družbe
Novartis, v kateri je razpisano prosto delovno mesto. Če bo to pomembno za vašo prijavo, boste
prejeli dodatne podrobnosti o tem.

V okviru tega, kar je nujno potrebno in zakonsko dovoljeno, bomo vaše občutljive osebne podatki zbirali le,
če boste prostovoljno dovolili njihovo razkritje (tj. vidna ali registrirana invalidnost ali pripadnost zaščiteni
skupini, pripadnost veri ali cerkvi, podatki, povezani z raznolikostjo in vključevanjem, članstvo v sindikatu).

V bolj splošnem smislu bomo obdelovali podatke, ki nam jih boste prostovoljno in zavestno razkrili predvsem
med razgovori. Ti podatki morajo biti strogo povezani z vašo strokovno usposobljenostjo in primernostjo za
ustrezno prosto delovno mesto.

Lahko se tudi pridružite omrežju družbe Novartis, za kar je potrebna registracija, pri kateri nam posredujete
zgoraj navedene osebne podatke, da boste lahko ostali v stiku z nami za novice, karierne priložnosti,
primerne za vašo izobrazbo in izkušnje, ter ekskluzivna sporočila naših sodelavcev o tem, kako je v resnici
delati pri nas. Če se pridružite omrežju družbe Novartis bomo vaše osebne podatke obdelovali za občasno
pošiljanje sporočil, povezanih s kariero. Če želite, se lahko kadar koli odjavite s povezavo, ki bo na voljo v
e-poštnih sporočilih, ki vam jih bomo pošiljali.

Prijave za delovna mesta pregledujejo naši kadroviki, ki ocenjujejo primernost za delovno mesto. Naši
postopki zaposlovanja ne temeljijo na avtomatiziranem odločanju.

Svoje osebne podatke lahko kadar koli in brez posledic uredite, posodobite ali izbrišete neposredno
prek svojega računa ali posredno, tako da to zahtevate od nas. Zavezani smo k stalnem spoštovanju
in ohranjanju vaše zasebnosti. Z morebitnimi pomisleki se lahko kadar koli obrnete na svojega
izpraševalca, kadrovsko službo ali službo za pridobivanje talentov.

48
2. Za katere namene uporabljamo vaše osebne podatke in na kakšni podlagi?
2.1 Pravna podlaga za obdelavo
Vaših osebnih podatkov ne bomo obdelovali, če za to nimamo ustrezne zakonsko predvidene podlage. Zato
bomo vaše osebne podatke obdelovali samo, če:

⎯ bomo pred tem pridobili vaše soglasje;

⎯ je obdelava potrebna za izpolnjevanje naših pogodbenih obveznosti do vas in za izvajanje
predpogodbenih ukrepov na vašo zahtevo; je obdelava potrebna za izpolnjevanje naših zakonskih
ali regulativnih obveznosti;
⎯ je obdelava potrebna za zaščito vaših življenjskih interesov ali interesov druge osebe ali

je obdelava potrebna za uresničevanje našega zakonitega interesa, če to ne vpliva čezmerno na vaše

interese ali temeljne pravice in svoboščine.

2.2 Namen obdelave:

Vaše osebne podatke vedno obdelujemo za določen namen, obdelujemo pa le tiste osebne podatke, ki so
pomembni za uresničevanje tega namena. Vaše osebne podatke obdelujemo zlasti za naslednje namene:

⎯ telefonsko ali elektronsko komunikacijo, vključno z osebnimi razgovori ali razgovori na daljavo;
⎯ izvajanje kognitivnih preskusov ali osebnostnih ocen oziroma drugih ocenjevanj primernosti, ki
ustrezajo prostemu delovnemu mestu;
⎯ izvajanje varnostnega preverjanja in preteklih zaposlitev (kadar je to primerno in zakonsko
dovoljeno);
⎯ preverjanje vaše identitete, akademske izobrazbe ali kvalifikacij v zvezi z vašo prijavo;
⎯ izvajanje splošnih analiz za izboljšanje naših notranjih procesov in zagotavljanje boljših storitev za
vas, ko se prijavljate na prosto delovno mesto pri nas;
⎯ vodenje vaše prijave prek notranjih ali zunanjih zaposlitvenih platform, kot so oglasne deske z
delovnimi mesti;
⎯ kot to zahteva veljavna zakonodaja.

3. Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov in komu jih posredujemo?

Vaših osebnih podatkov ne bomo prodajali, dajali v souporabo ali kako drugače posredovali drugim
prejemnikom ali tretjim osebam, razen tistim, ki so navedeni v tem pravilniku o zasebnosti.

V okviru naših dejavnosti in izključno za namene, navedene v tem obvestilu, lahko do vaših osebnih
podatkov dostopajo naslednje kategorije prejemnikov ali tretjih oseb oziroma jih posredujemo tem
kategorijam prejemnikov ali tretjih oseb, in sicer na podlagi potrebe po seznanitvi v okviru uresničevanja
ustreznih namenov:

• našemu osebju (vključno z osebjem, oddelki ali drugimi podjetji skupine Novartis);

• našim ponudnikom storitev, ki nam zagotavljajo storitve in izdelke;

• naši službi za informatiko, ponudnikom storitev v oblaku, ponudnikom storitev podatkovnih

zbirk in svetovalcem;

• vsem tretjim osebam, ki jim dodelimo ali nanje prenesemo naše pravice in obveznosti in

• našim svetovalcem in pravnim zastopnikom v postopku morebitne prodaje katerega koli dela
našega podjetja ali njegovih sredstev.

Zgoraj navedene tretje osebe imajo pogodbeno obveznost zagotavljanja zaupnosti in varnosti vaših osebnih
podatkov v skladu z veljavno zakonodajo.

Osebne podatke, ki nam jih posredujete v postopku prijave, lahko posredujemo izbranim ponudnikom
storitev ali svetovalcem, ki delujejo v našem imenu in nam lahko pomagajo pri iskanju primernih kadrov,
izvajanju analiz podatkov, zagotavljanju sistemov za upravljanje s talenti oziroma vodenje prijav,
zagotavljanju informacijske ali povezane infrastrukture, zagotavljanju komunikacijskih storitev ali storitev
povezovanja, upravljanju in izvajanju preverjanj in preskušanj pred zaposlitvijo ter izboljšanju našega

49
postopka zaposlovanja. Dostop do vaših podatkov lahko omogočimo oziroma vaše podatke lahko
posredujemo tudi vsem nacionalnim in/ali mednarodnim regulativnim in drugim javnim organom ter organom
kazenskega pregona ali sodiščem, če to od nas zahteva veljavna zakonodaja ali predpisi oziroma na njihovo
zahtevo.

Osebne podatke, ki jih pridobimo od vas, lahko obdelujemo, hranimo in do njih dostopamo v državi, ki ni
država, kjer je naše podjetje, pri čemer morda ne moremo zagotoviti ustrezne ravni zaščite osebnih
podatkov.

Če vaše osebne podatke posredujemo zunanjim podjetjem v drugih državah, bomo poskrbeli za zaščito
vaših osebnih podatkov tako, da bomo (i) uporabili raven zaščite, ki jo zahtevajo lokalni zakoni o varstvu
podatkov/zasebnosti, ki veljajo za nas in za obdelavo vaših podatkov; (ii) ravnali v skladu z našimi pravili in
standardi ter (iii) v primeru naših pravnih oseb v Evropskem gospodarskem prostoru (tj. državah članicah
EU ter Islandiji, Lihtenštajnu in Norveški, v nadaljevanju: »EGP«), če ni drugače določeno, vaše osebne
podatke prenašali izključno na podlagi standardnih pogodbenih klavzul ali drugih varnih in zakonitih načinov
prenosa, ki jih je odobrila Evropska komisija oziroma švicarski zvezni komisar za varstvo podatkov in
informacijski pooblaščenec. Dodatne informacije v zvezi z mednarodnimi prenosi osebnih podatkov in kopijo
vzpostavljenega ustreznega varovala lahko zahtevate in pridobite z uveljavljanjem svojih pravic, ki so
opredeljene v Error! Reference source not found.. poglavju v nadaljevanju.

Za prenose osebnih podatkov znotraj skupine smo sprejeli zavezujoča poslovna pravila – sistem načel, pravil
in orodij, ki jih določa evropska zakonodaja – da bi zagotovili učinkovito raven varstva podatkov v zvezi s
prenosi osebnih podatkov zunaj EGP in Švice. Za podrobnosti o zavezujočih poslovnih pravilih družbe
Novartis kliknite tukaj

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr.

4. Kako varujemo vaše osebne podatke?

Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zagotavljanje ustrezne ravni varnosti in zaupnosti
vaših osebnih podatkov.

Namen teh ukrepov je zaščita vaših osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem,
nenamerno izgubo ali spremembo, nepooblaščenim razkritjem ali dostopom in drugimi oblikami nezakonite
obdelave.

5. Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke?

Vaše osebne podatke bomo hranili le toliko časa, kolikor je potrebno za izpolnitev namena, za katerega smo
jih pridobili, oziroma za izpolnjevanje zakonskih ali regulativnih zahtev.

Podatki, ki nam jih posredujete, bodo v podatkovni zbirki kandidatov shranjeni 12 mesecev od zadnje
posodobitve vašega profila ali dlje, če vas še vedno obravnavamo kot kandidata za prosto delovno mesto
oziroma če posodobite svoj račun kandidata (npr. se prijavite na drugo delovno mesto, posodobite svoj
CV/življenjepis). Kadroviki družbe Novartis in povezanih podjetij po vsem svetu bodo lahko dostopali do
vaših podatkov in stopili v stik z vami, če se bo pojavilo ustrezno prosto delovno mesto.

Če ste se prijavili na delovno mesto v Združenih državah Amerike, bodo vaši podatki shranjeni 36 mesecev
po zaključku postopka zaposlovanja za to delovno mesto (ali dlje, če to zahteva zakon ali če posodobite svoj
račun kandidata, npr. če se prijavite na drugo delovno mesto, posodobite svoj življenjepis).

Če nam vaše podatke posreduje agencija za zaposlovanje in ste v to privolili, bomo podatke hranili 24
mesecev od predložitve ali dlje, če se prijavite na drugo delovno mesto ali vas obravnavamo za prosto
delovno mesto.

Osebne podatke, pridobljene in obdelovane v primeru pravnega spora, bomo izbrisali ali arhivirali (i) takoj
ko bo dosežena sporazumna rešitev spora, (ii) ko bo izrečena pravnomočna sodba ali (iii) ko zahtevek
zastara.

50
6. Kakšne so vaše pravice in kako jih lahko uveljavljate?
Kadar koli obdelujemo osebne podatke, se v razumni meri potrudimo, da bi bili vaši osebni podatki točni in
ustrezno posodobljeni za namene, za katere so bili zbrani. Pod pogoji in v okvirih, ki jih določa zakonodaja,
vam bomo zagotovili možnost uveljavljanja naslednjih pravic:
- pravice do obveščenosti o tem, katere osebne podatke hranimo o vas in kako jih obdelujemo;

- pravico do dostopa do vaših osebnih podatkov, ki jih obdelujemo, in v primeru, da so kateri koli
podatki v zvezi z vami nepravilni, zastareli ali nepopolni, pravico, da zahtevate njihov popravek
ali posodobitev;

- pravico, da zahtevate izbris svojih osebnih podatkov ali omejitev njihove obdelave na določene
kategorije;

- pravico do preklica soglasja, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je dotlej

izvajala na podlagi soglasja;

- pravico, da v celoti ali delno ugovarjate obdelavi vaših osebnih podatkov; z določenimi izjemami
to vključuje pravico do ugovora neposrednemu trženju in pravico do ugovora uporabi vaših
podatkov za raziskave; in

- pravico zahtevati prenos podatkov, torej, da vam vrnemo osebne podatke, ki ste nam jih
posredovali, oziroma jih prenesemo na osebo po vaši izbiri, in sicer v strukturirani, splošno
uporabni in strojno berljivi obliki, brez omejitev z naše strani in ob upoštevanju obveznosti
varovanja zaupnosti;

- pravico do ugovora proti avtomatiziranemu sprejemanju odločitev, vključno s profiliranjem, kar

pomeni, da lahko zahtevate človeško posredovanje v vsakem postopku avtomatiziranega
sprejemanja odločitev v zvezi z obdelavo vaših podatkov in če takšna obdelava ne temelji na
vašem soglasju, ni zakonsko dovoljena ali potrebna za izvajanje pogodbe; vendar pa trenutno
nobene odločitve ne sprejemamo izključno z avtomatiziranimi postopki.

Da bi zagotovili ažurnost in točnost vaših osebnih podatkov, lahko od vas občasno zahtevamo, da potrdite
osebne podatke, ki jih hranimo o vas, in sicer tako, da dostopite do svojega profila v svojem računu kandidata
družbe Novartis. S spremembami, ki jih boste vnesli, bomo seznanjeni šele, ko se boste naslednjič prijavili
na delovno mesto. Če želite spremeniti svoje kontaktne podatke ali obstoječo prijavo, nam pišite na naslov
[email protected].

Če imate vprašanja ali želite uveljavljati zgornje pravice, se lahko prek e-pošte obrnete na našega
pooblaščenca za varstvo podatkov na naslov [email protected] glede prijav za delovna
mesta pri nas oziroma nam po pošti na naš lokalni naslov pošljete skenirano osebno izkaznico za namene
preverjanja vaše identitete, pri čemer se razume, da bomo te podatke uporabili izključno za preverjanje vaše
identitete in jih po končanem preverjanju ne bomo hranili. Ko nam pošljete takšno skenirano sliko, poskrbite,
da boste na njej prečrtali svojo sliko in enotno matično število občana oziroma drugo identifikacijsko številko.

Če se ne strinjate s tem, kako obdelujemo vaše osebne podatke, lahko svojo zahtevo naslovite na našega
pooblaščenca za varstvo podatkov na [email protected], ki bo preiskal vašo pritožbo.

V vsakem primeru pa imate poleg zgoraj navedenih pravic tudi pravico do vložitve pritožbe pri pristojnih
organih za varstvo podatkov.

7. Kako vas bomo obveščali o spremembah obvestila o zasebnosti?

To obvestilo lahko občasno spremenimo ali posodobimo z objavo novega obvestila o zasebnosti v naših
sistemih za upravljanje aplikacij ali na spletni strani naše družbe (www.novartis.com/privacy). Občasno
preverite to obvestilo, da se seznanite z morebitnimi spremembami.

51
 Aviso de privacidad de datos de Novartis
Empleados potenciales y candidatos
Abril de 2021

Novartis Pharma AG, con domicilio social en Novartis Campus, CH-4056 Basilea, Suiza (“Novartis”), es
responsable del tratamiento de su información personal, ya que decide por qué y cómo se trata, actuando
así como “Responsable del tratamiento de los datos”. Puede ejercer esta responsabilidad sola o
conjuntamente con otra(s) empresa(s) del grupo Novartis, actuando como “co-controlador(es)”. En este
Aviso de privacidad, “nosotros” o “nos” se refiere a Novartis Pharma AG y a las empresas de su grupo.

A los efectos del ámbito de aplicación de este Aviso de privacidad de datos (“Aviso”), empleados potenciales
o candidatos hacer referencia a las personas que solicitan un puesto vacante con nosotros, o las personas
con quienes nos ponemos en contacto o expresan su interés en trabajar con nosotros, o que asisten a un
evento de contratación o realizan una entrevista o revisión con nosotros. Esto incluye a los posibles
empleados, becarios y contratistas (a los que se hará referencia en este Aviso en adelante como “usted”).
Le invitamos a leer atentamente este Aviso, que establece en qué contexto tratamos información que se
relaciona directa o indirectamente con usted como individuo (“información personal”) y explica sus derechos
con respecto al tratamiento de su información personal.

Consideramos que la privacidad es un asunto muy importante. Nos comprometemos a garantizar que toda
la información personal que recibimos se trata y protege de acuerdo con las leyes de protección de datos
aplicables y las políticas y normas de Novartis.

El objetivo de este Aviso es aclarar la forma en que tratamos la información personal. En este contexto, nos
comprometemos a mantenerle plenamente informado sobre nuestras actividades que afectan al tratamiento
de su información personal en relación con la gestión del talento, las actividades de prospección, revisión y
adquisición y la solicitud, en general, de puestos de trabajo con nosotros.

Disponemos de avisos de privacidad separados en relación con el tratamiento de la información personal

de nuestros empleados, socios comerciales, pacientes y usuarios de nuestros sitios web, y debe
consultarlos cuando corresponda.

Si tiene alguna otra pregunta en relación con el tratamiento de su información personal, le invitamos a
escribirnos un correo electrónico a [email protected]

1. ¿Qué información personal tratamos sobre usted?

En el contexto de lo descrito anteriormente, solo trataremos la información que sea relevante para usted
como empleado potencial o candidato, que en algunos casos podría requerir validaciones estratégicas clave
de habilidades y prestigio profesional.

Principalmente recopilamos información personal directamente de usted cuando solicita un puesto de

trabajo en nuestro sistema de gestión de solicitudes o cuando participa en una entrevista o revisión. En
estos casos, actuaremos como responsables del tratamiento de su información personal.

También podemos obtener información de redes sociales profesionales, como LinkedIn u otras bolsas de
trabajo, y de otras fuentes de acceso público (solo información relevante para su vida profesional) con el fin
de proponerle oportunidades de trabajo. Si aún no hemos recibido su consentimiento para conservar sus
datos, en nuestro primer contacto con usted, le pediremos su consentimiento para ello.

También podemos recibir información personal cuando usted se presenta a través de terceros, como
agencias de contratación o consultores. En estos casos, el tercero también puede actuar como responsable
del tratamiento de su información personal. Para ejercer sus derechos de protección de datos en relación
con las actividades de tratamiento llevadas a cabo por dichos terceros, quizá tenga que ponerse en contacto
con el tercero a través del cual ha solicitado un puesto de trabajo con nosotros. También podemos recibir
su información (dirección de correo electrónico) cuando un empleado le haya recomendado para un puesto
de trabajo con nosotros en el marco del programa de recomendación de empleados. En estos casos, se le
notifica que un empleado le ha recomendado, pero su información de contacto no se conserva después de
enviarle un correo electrónico de notificación. A través del correo electrónico de notificación, se le pedirá

52
que presente su solicitud en nuestro sistema de gestión de solicitudes. Disponemos de directrices
documentadas para la recomendación de empleados.

Parte de la información se genera automáticamente cuando usted utiliza o interactúa con nuestro sistema
de gestión de solicitudes para crear una cuenta y gestionar sus solicitudes de empleo.

En relación con su solicitud para un puesto vacante, podemos tratar la siguiente información personal:

⎯ información de contacto y de identificación general (por ejemplo, nombre, nombre preferido,

apellidos, sexo, etnia, discapacidad, condición de veterano, fecha y lugar de nacimiento,
nacionalidad, dirección de correo electrónico o postal, número de teléfono fijo o móvil, condición de
inmigrante)
⎯ información del perfil en redes sociales (es decir, cuando usted utiliza sus cuentas en redes
sociales para registrarse en nuestro sistema de gestión de solicitudes; los datos de su perfil, como
el nombre, la dirección de correo electrónico y otra información que usted decida poner a nuestra
disposición cuando conecte su cuenta en una red social con nuestro sistema de gestión del talento)
⎯ familia, aficiones o intereses (no es obligatorio y solo lo que considere necesario compartir o
incluir voluntariamente en su CV);
⎯ datos sobre la remuneración y los beneficios anteriores (como nivel e importe del salario,
bonificaciones, acciones, opciones, seguros, incentivos perdidos y otros beneficios en los países
en los que se requiera y en la medida en que esté legalmente permitido);
⎯ educación, posición profesional y preferencias de trabajo (como historial de empleo y
educación, cualificaciones profesionales, habilidades, expedientes universitarios, carta de
recomendación, certificaciones y experiencia, empleadores anteriores y sus datos de contacto,
preferencia de ubicación, preferencia de rol (función y disciplina), preferencia de idioma, información
necesaria para completar una verificación de antecedentes según lo requerido y legalmente
permitido y otra información que usted proporcione voluntariamente en su CV/Carta de
presentación)
⎯ datos de identificación electrónica y de acceso a los sistemas (por ejemplo, foto o imagen
facial, perfiles disponibles públicamente en las redes sociales, identificadores/cookies en línea,
nombre de usuario, contraseñas, preguntas y respuestas secretas, registros de inicio de sesión y
de actividad del sistema, tiempos de acceso y conexión, grabación de sonido o vídeo, como
plataformas de conferencias remotas, grabaciones de voz o televigilancia in situ con fines de
seguridad);
⎯ Solo cuando esté legalmente permitido en su país, información relativa a la capacidad
jurídica, validaciones de crédito y antecedentes en función de las responsabilidades del puesto,
información necesaria para completar una comprobación de antecedentes o de crédito o solvencia,
así como datos judiciales y de investigación (por ejemplo, procedimientos, resultados, información,
documentación y condenas). Tenga en cuenta que la realización de estos controles dependerá de
varios factores, como el puesto, así como de la disponibilidad local y la viabilidad de cada entidad
jurídica de Novartis que ofrezca dicho puesto. Se le facilitará más información al respecto, si es
pertinente para su solicitud.

En la medida en que sea estrictamente necesario y esté legalmente permitido, su información personal
sensible solo se recopilará si usted permite voluntariamente su revelación (como discapacidades visibles o
declaradas o pertenencia a un grupo protegido, religión o afiliación a una iglesia, información relacionada
con la diversidad y la inclusión, afiliación a un sindicato).

De manera más general, trataremos la información que usted revele voluntariamente, sobre todo durante
las entrevistas, y que deberá estar estrictamente relacionada con su capacidad profesional y su adecuación
al puesto vacante correspondiente.

También puede unirse a la Red Novartis registrándose y proporcionando parte de su información personal,
tal y como se indica más arriba, y permanecer conectado con nosotros para recibir noticias, oportunidades
profesionales específicas para su formación y mensajes exclusivos de nuestros colaboradores sobre cómo
es realmente trabajar para nosotros. Si se une a la Red Novartis, su información personal se trata para
enviarle periódicamente comunicaciones relacionadas con oportunidades de empleo y usted puede optar
por no hacerlo si lo desea, utilizando el enlace proporcionado en nuestros correos electrónicos de
comunicación.

53
Nuestros reclutadores revisan las solicitudes de empleo para determinar la adecuación al puesto. Nuestros
procesos de contratación no se basan en una toma de decisiones automatizada.

Usted puede, en cualquier momento y sin ninguna repercusión, gestionar, actualizar o eliminar su
información personal directamente a través de su cuenta o indirectamente solicitando que lo
hagamos nosotros. Nos comprometemos a respetar su privacidad en todo momento. Solo tiene que
notificar sus dudas a su entrevistador, al representante de RR. HH. o al de Adquisición de talento.

2. ¿Con qué fines utilizamos su información personal y por qué está justificado?
2.1 Base jurídica del tratamiento
No trataremos su información personal si no tenemos una justificación adecuada prevista en la ley para ello.
Por lo tanto, solo trataremos su información personal si:

⎯ hemos obtenido su consentimiento previo;

⎯ el tratamiento es necesario para cumplir nuestras obligaciones contractuales con usted y para
adoptar medidas precontractuales a petición suya; el tratamiento es necesario para cumplir nuestras
obligaciones legales o reglamentarias;
⎯ el tratamiento es necesario para proteger sus intereses vitales o los de otra persona; o
⎯ el tratamiento es necesario para nuestros intereses legítimos, que no afectan indebidamente a sus
intereses o derechos y libertades fundamentales.

2.2 Fines del tratamiento

Siempre tratamos sus datos personales con un propósito específico y solo tratamos los datos personales
que sean relevantes para lograr ese propósito. En particular, tratamos sus datos personales para los
siguientes fines:

⎯ comunicaciones telefónicas o electrónicas, incluidas las entrevistas en persona o a distancia;

⎯ realizar pruebas cognitivas o evaluaciones de personalidad u otras evaluaciones de idoneidad,
ajustadas al correspondiente puesto vacante;
⎯ realizar comprobaciones de antecedentes o de empleo (cuando sea aplicable y esté legalmente
permitido);
⎯ verificar su identidad, sus estudios o sus calificaciones en relación con su solicitud;
⎯ realizar análisis generales para mejorar nuestros procesos internos, así como para ofrecerle un
mejor servicio cuando solicite un puesto vacante con nosotros;
⎯ administrar su solicitud mediante plataformas de contratación internas o externas, como bolsas de
trabajo,;
⎯ como exige la legislación aplicable.

3. ¿Quién tiene acceso a su información personal y a quién se le transfiere?

No venderemos, compartiremos ni transferiremos de ningún modo sus datos personales a destinatarios o
terceros distintos de los indicados en esta Política de privacidad.

En el curso de nuestras actividades y para los mismos fines que los enumerados en este Aviso, se puede
acceder a sus datos personales o transferirse a las siguientes categorías de destinatarios o terceros, en la
medida en que sea necesario para lograr dichos fines:

• nuestro personal (incluido el personal, departamentos u otras empresas del grupo Novartis);

• nuestros proveedores de servicios que nos proporcionan servicios y productos;

• nuestros proveedores de sistemas informáticos, proveedores de servicios en la nube,

proveedores de bases de datos y consultores;

• cualquier tercero al que cedamos o renovemos alguno de nuestros derechos u obligaciones;

y

• nuestros asesores y abogados externos en el contexto de la venta o transferencia de

cualquier parte de nuestro negocio o sus activos.

54
Los terceros mencionados están obligados por contrato a proteger la confidencialidad y la seguridad de sus
datos personales, en cumplimiento de la legislación aplicable.

Podemos compartir los datos personales que usted envíe como parte del proceso de solicitud con
proveedores de servicios o consultores seleccionados que actúen en nuestro nombre y que puedan
ayudarnos a reclutar talentos, realizar análisis de datos, proporcionar sistemas de gestión del talento o
solicitudes, proporcionar infraestructura de TI o relacionada, proporcionar servicios de comunicación o
alcance, administrar y evaluar las pruebas y exámenes previos al empleo y mejorar nuestro proceso de
contratación. Su información personal también puede ser consultada por o transferida a cualquier
organismo regulador, autoridad competente, entidad pública o tribunal nacional o internacional, cuando
estemos obligados a hacerlo por la ley o la normativa aplicable o a petición suya.

La información personal que recogemos de usted también puede ser tratada, accedida o almacenada en
un país fuera del país donde estamos ubicados, que quizá no ofrezca el mismo nivel de protección de la
información personal.

Si transferimos su información personal a empresas externas en otras jurisdicciones, nos aseguraremos de

proteger su información personal (i) aplicando el nivel de protección requerido por las leyes locales de
protección de datos/privacidad aplicables a nosotros y al tratamiento de sus datos (ii) actuando de acuerdo
con nuestras políticas y normas y, (iii) para nuestras entidades ubicadas en el Espacio Económico Europeo
(es decir, los Estados miembros de la UE más Islandia, Liechtenstein y Noruega, el “EEE”), a menos que
se especifique lo contrario, transfiriendo únicamente su información personal sobre la base de cláusulas
contractuales estándar, u otros métodos seguros y legales de transferencia, aprobados por la Comisión
Europea o el Comisario Federal de Protección de Datos e Información de Suiza, respectivamente. Puede
solicitar información adicional en relación con las transferencias internacionales de información personal y
obtener una copia de la medida de protección adecuada establecida ejerciendo sus derechos según lo
establecido en la sección Error! Reference source not found. siguiente.

Para las transferencias de información personal dentro del grupo, hemos adoptado las Normas Corporativas
Vinculantes, un sistema de principios, normas e instrumentos, previstos por la legislación europea, en un
esfuerzo por garantizar niveles efectivos de protección de datos en relación con las transferencias de
información personal fuera del EEE y Suiza. Lea más sobre las Normas Corporativas Vinculantes de
Novartis haciendo clic aquí

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. ¿Cómo protegemos su información personal?

Hemos aplicado medidas técnicas y organizativas apropiadas para proporcionar un nivel adecuado de
seguridad y confidencialidad a su información personal.

La finalidad de estas medidas es protegerla contra la destrucción o alteración accidental o ilícita, la pérdida
accidental, la divulgación o el acceso no autorizados y contra otras formas ilícitas de tratamiento.

5. ¿Cuánto tiempo guardamos su información personal?

Solo conservaremos su información personal durante el tiempo necesario para conseguir el propósito para
el que se recopiló o para cumplir los requisitos legales o reglamentarios.

La información que envíe se conservará en la base de datos de candidatos durante un período de 12 meses
desde la última vez que actualizó su perfil, o más tiempo si sigue siendo considerado para un puesto
vacante, o si ha actualizado su cuenta de candidato (por ejemplo, si solicita otro puesto de trabajo o actualiza
su CV). Los reclutadores de Novartis y de las empresas afiliadas en todo el mundo podrán acceder a su
información y podrán ponerse en contacto con usted si surge una vacante adecuada.

Si ha solicitado un puesto de trabajo con sede en Estados Unidos, su información se conservará durante
un período de 36 meses (o más si lo exige la ley o si ha actualizado su cuenta de candidato [por ejemplo,
si solicita otro puesto de trabajo o actualiza su CV]) después de que haya finalizado el proceso de
contratación para ese puesto.

55
Si una agencia de contratación comparte su información con nosotros, y usted ha dado su consentimiento,
la información se conservará durante un período de 24 meses desde su envío, o más tiempo si ha
actualizado su cuenta o se le está considerando para un puesto vacante.

La información personal recogida y tratada en el marco de un litigio se suprime o archiva (i) tan pronto como
se haya alcanzado una solución amistosa, (ii) una vez que se haya dictado una resolución en última
instancia o (iii) cuando la reclamación haya prescrito.

6. ¿Cuáles son sus derechos y cómo puede ejercerlos?

Siempre que tratamos información personal, tomamos medidas razonables para mantener su información
personal precisa y actualizada para los propósitos para los que se recopiló. Le proporcionaremos la
posibilidad de ejercer los siguientes derechos en las condiciones y dentro de los límites establecidos por la
ley:
- el derecho a ser informado sobre qué información personal tenemos sobre usted y cómo
tratamos sus datos

- el derecho a acceder a su información personal tal y como la tratamos y, si cree que cualquier
información relacionada con usted es incorrecta, obsoleta o incompleta, a solicitar su corrección
o actualización;

- el derecho a solicitar la supresión de su información personal o la limitación de ella a

determinadas categorías de tratamiento;

- el derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la legalidad
del tratamiento anterior a dicha retirada;

- el derecho a oponerse, total o parcialmente, al tratamiento de su información personal. Con

ciertas excepciones, esto incluye el derecho a oponerse a la comercialización directa y el
derecho a oponerse a que sus datos se utilicen para la investigación; y

- el derecho a solicitar su portabilidad, es decir, que la información personal que nos ha

proporcionado le sea devuelta o transferida a la persona que usted elija, en un formato
estructurado, de uso común y legible por máquina, sin impedimentos por nuestra parte y con
sujeción a sus obligaciones de confidencialidad.

- el derecho a oponerse a la toma de decisiones automatizada, incluida la elaboración de perfiles,

es decir, puede solicitar una intervención humana en cualquier proceso de toma de decisiones
automatizado relacionado con el tratamiento de sus datos y cuando dicho tratamiento no se
base en su consentimiento, esté autorizado por la ley o sea necesario para la ejecución de un
contrato. Sin embargo, en la actualidad no tomamos decisiones utilizando únicamente procesos
automatizados

Para garantizar que su información personal se mantiene actualizada y precisa, podemos pedirle que
confirme periódicamente la información personal que tenemos sobre usted accediendo a la sección del perfil
en su cuenta de candidato de Novartis. Sin embargo, solo tendremos conocimiento de los cambios que
realice cuando solicite un empleo la próxima vez. Si necesita cambiar su información de contacto en una
solicitud existente, envíenos un correo electrónico a [email protected].

Si tiene alguna pregunta o quiere ejercer los derechos anteriores, puede enviar un correo electrónico a
nuestro responsable de la protección de datos en [email protected] para solicitar puestos
de trabajo con nosotros o enviar una carta a nuestra dirección local con una copia escaneada de su
documento de identidad con fines de identificación, entendiéndose que solo utilizaremos dichos datos para
verificar su identidad y no conservaremos dicha copia una vez finalizada la verificación. Cuando nos envíe
una copia escaneada, debe asegurarse de ocultar en ella su foto y su número de registro nacional o
equivalente.

56
Si no está satisfecho con la forma en que tratamos su información personal, puede dirigir su petición a
nuestro responsable de protección de datos en [email protected] que investigará su
preocupación.

En cualquier caso, también tiene derecho a presentar una reclamación ante las autoridades competentes
en materia de protección de datos, además de los derechos mencionados anteriormente.

7. ¿Cómo se le informará de los cambios en nuestro Aviso de privacidad?

Podemos cambiar o actualizar este Aviso de vez en cuando publicando un nuevo aviso de privacidad en
nuestros sistemas de gestión de solicitudes o en nuestro sitio web corporativo (www.novartis.com/privacy).
Revise ocasionalmente este aviso para estar al tanto de cualquier cambio.

57
 Novartis Veri Gizliliği Aydınlatma Metni
İş Adayları
Nisan, 2021

Kayıtlı ofis adresi Novartis Campus, CH-4056 Basel, İsviçre olan Novartis Pharma AG ("Novartis"), kişisel
verilerin işlenmesinden niçin ve nasıl işleneceğine karar vermek suretiyle sorumlu olup bu haliyle "Veri
Sorumlusu" olarak hareket etmektedir. Bu sorumluluğunu tek başına yerine getirebileceği gibi, "müşterek
ortak sorumlu(lar)" olarak hareket eden diğer Novartis grubu şirketleriyle müştereken de yerine getirebilir.
İşbu Aydınlatma Metninde, "biz" veya "bizlere", Novartis Pharma AG'ye ve grup şirketlerine atıfta
bulunmaktadır.

İşbu Veri Gizliliği Aydınlatma Bildiriminin ("Bildirim") kapsamının amaçları bakımından, iş adayları, bizdeki
açık bir pozisyonda çalışmak için bize başvuruda bulunan veya bizimle çalışması için iletişime geçtiğimiz
veya bizimle çalışmak isteğini açıkça ifade eden veya bir kariyer etkinliğine katılan veya bizim tarafımızda
bir mülakattan geçen veya değerlendirmeye tabi tutulan gerçek bir kişiyi ifade eder. Bu kapsama olası
çalışanlar, stajyerler ve yükleniciler (bundan böyle Metinde "siz" olarak anılacaktır) dahildir.

Sizi, gerçek bir kişi olarak sizinle doğrudan veya dolaylı olarak ilgili olan bilgileri ("kişisel bilgiler" veya “kişisel
veriler”) işlediğimiz bağlamı ortaya koyan ve kişisel bilgilerinizin işlenmesiyle ilgili haklarınızı açıklayan bu
Aydınlatma Metnini dikkatli bir şekilde okumaya davet ediyoruz.

Gizlilik konusunu çok önemsiyoruz. Aldığımız her türlü kişisel bilginin yürürlükte olan veri koruma yasalarına
ve Novartis politika ve standartlarına uygun olarak işlenmesini ve korunmasını sağlamaya yürekten bağlıyız.

Bu Metnin amacı, kişisel verilerinizi ne şekilde eklediğimizi açıkça ortaya koymaktır. Bu bağlamda, yetenek
yönetimi, keşfetme, değerlendirme ve devralma faaliyetleri ve uygulamaları, genel olarak da, bizdeki
pozisyonlarınıza ilişkin kişisel bilgilerinizin işlenmesini içeren faaliyetlerimiz hakkında sizleri her daim
tamamen bilgilendirmeye derinden bağlıyız.

Çalışanlarımızın, hastalarımızın, İnternet sitelerimizin kullanıcılarının kişisel verilerinin işlenmesiyle ilgili

olarak ayrı aydınlatma metinlerimiz bulunmaktadır ve uygun durumlarda bunlara bakmalısınız.

Kişisel verilerinizin işlenmesiyle ilgili başka sorularınızın olması halinde, [email protected]

adresinden e-posta göndererek bize yazabilirsiniz.

1. Hakkınızdaki hangi kişisel verileri işlemekteyiz?

Yukarıda açıkladığımız bağlamda, sizinle sadece iş adayı olarak alakalı olan bilgileri işlemekteyiz. Bu tür bir
işleme, kimi durumlarda, becerilerin ve profesyonel duruşun önemli stratejik açılardan doğrulanmasını
gerektirebilir.

Kişisel bilgileri esasen, bir iş için başvuru yaptığınızda uygulama yönetim sistemimizden veya bir mülakat
veya değerlendirme sürecine katıldığınız zaman doğrudan sizden edinmekteyiz. Böyle durumlarda, kişisel
bilgilerinizin Veri Sorumlusu olarak hareket etmekteyiz.

Bilgileri Linkedin veya diğer kariyer platformları gibi mesleki sosyal ağlardan ve diğer kamuya açık
kaynaklardan (sadece mesleki hayatınızla ilgili bilgiler), sizi iş fırsatlarından haberdar etmek üzere sizinle
aktif bir şekilde iletişim kurmak amacıyla da derleyebiliriz. Verilerinizi saklamamız için sizden halihazırda
mutabakatınızı almadığımız durumlarda, sizinle ilk temasa geçtiğimizde, bunun için sizin izninizi talep
edeceğiz.
Üçüncü şahıslar -örneğin kariyer şirketleri veya danışmanlar gibi- vasıtasıyla başvuruda bulunmanız halinde
de kişisel bilgilerinizi derleyebiliriz. Böyle durumlarda, üçüncü şahıslar da, kişisel verilerinizin Veri Sorumlusu
olarak hareket edebilirler. Söz konusu üçüncü şahıslar tarafından gerçekleştirilen işleme faaliyetlerine ilişkin
olarak veri koruma haklarınızı kullanmak için, bizdeki bir pozisyon için başvuruda bulunmanızda aracı olan
üçüncü şahıslarla irtibata geçmeniz gerekebilir. Bir çalışan, çalışan tavsiye (yönlendirme) programı uyarınca
bizdeki bir pozisyon için sizi tavsiye ederse kendisinden bilgilerinizi (e-posta adresi) alabiliriz. Böyle
durumlarda, bir çalışanın sizi tavsiye ettiği hususu size bildirilecektir; bununla birlikte, size bildirim e-postası
gönderildikten sonra iletişim bilgileriniz saklanmayacaktır. Tarafınıza bilgilendirme e-postası gönderilecek ve
başvuru yönetim sistemimize başvurmanız istenecektir. Çalışan tavsiye yol gösterimlerini belge olarak

58
hazırlayıp uygulamaya koyduk.

Bazı bilgiler, bir hesap açmak ve iş başvurularınızı yönetmek için başvuru yönetim sistemimizi kullanmanız
veya başka bir şekilde sistemle iletişim kurmanız halinde kendiliğinden üretilmektedir.

Bir açık pozisyona yönelik bir başvurunuzla ilgili olarak, aşağıdaki kişisel bilgilerinizi işleyebiliriz:
⎯ İletişim ve genel kimlik bilgileri (örneğin isim, tercih edilen ön ad, soyadı, cinsiyet, etnik köken,
maluliyet, gazilik durumu, doğum yeri ve tarihi, vatandaşlık, e-posta ve/veya posta adresi, sabit
ve/veya mobil telefon numarası, göçmenlik statüsü),
⎯ Sosyal medya profil bilgileri (örneğin, başvuru yönetim sistemimize kaydolmak için sosyal medya
hesaplarını kullanmanız halinde; isminiz, e-posta adresiniz ve yetenek yönetim sistemimize sosyal
medya hesabınız üzerinden bağlandığınızda erişimimize açmayı tercih ettiğiniz, adınız soyadınız,
e-posta adresiniz ve diğer bilgileriniz gibi profil bilgileriniz)
⎯ Aileniz, hobileriniz veya ilgi alanlarınız (zorunlu olmamakla birlikte sadece bizimle paylaşmayı
veya Özgeçmişinize kendi isteğinizle dahil etmeyi gerekli gördüğünüz bilgiler);
⎯ Geçmiş ücret ve sosyal yardım verileriniz (örneğin maaş seviyeniz ve tutarınız, ikramiyeler,
hisseler, opsiyonlar, sigorta, yitirilen teşvikler ve ülkelerde zorunlu olan ve kanunen izin verilen
ölçüde diğer sosyal yardımlar)
⎯ Eğitiminiz, mesleki konumunuz ve meslek tercihleriniz (örneğin geçmiş çalışma ve eğitim
hayatınız, becerileriniz, mesleki nitelikleriniz, üniversite not dökümleriniz, tavsiye/referans
mektuplarınız, sertifikalarınız ve deneyimleriniz, geçmiş işverenleriniz ve iletişim verileri, yer
tercihleri, görev tercihleri (fonksiyon ve disiplin), dil tercihleri, gerekli olduğu ve kanunen izin verilen
ölçüde geçmişinizi eksiksiz kontrol etmek için gerekli olabilecek diğer bilgiler ve Özgeçmişinizde/Ön
Yazınızda gönüllü olarak vermiş olduğunuz sair bilgiler)
⎯ Elektronik kimlik tespit ve erişim verileri (örneğin fotoğrafınız veya yüz görüntünüz, sosyal medya
platformlarında herkese açık profilleriniz, elektronik ortamdaki kimlik tanımlayıcılar/çerezler, kullanıcı
adı, şifreler, gizli sorular ve yanıtları, sistemde oturum açma ve faaliyet günlükleri/kayıtları, erişim ve
bağlantı süreleri, uzaktan konferansa bağlanma platformları, güvenlik amacıyla tesisteki Kapalı
Devre Televizyonlar veya ses kayıtları gibi işitsel ve görsel kayıt sistemleri)
⎯ Sadece ülkenizde kanunen izin verilmesi kaydıyla, pozisyonun sorumluluklarına bağlı olarak,
yasal duruş, kredi durumu ve özgeçmişin doğrulanmasıyla ilgili bilgiler, özgeçmiş, kredi veya
borçlarını ödeyebilme gücünün kontrolünü tamamlamak için gereken bilgiler ile adli veriler ve
tahkikat bilgileri (örneğin yasal muameleler, sonuçları, bilgiler, dokümantasyon ve mahkumiyetler)
Bu kontrollerin yerine getirilmesinin, pozisyon, bu pozisyonda iş teklifinde bulunan her bir Novartis
kuruluşunun yerel varlığı ve geçerliliği gibi birden fazla faktöre bağlı olduğunu belirtmek isteriz. İş
başvurunuzla alakası olması halinde bu hususta tarafınıza ek bilgi verilecektir.

Kesinlikle gerekli olduğu ve kanunen izin verildiği ölçüde, özel nitelikli kişisel verileriniz sadece bize gönüllü
olarak açıklamanız halinde toplanacaktır (örneğin gözle görülen veya rapor edilen maluliyetler veya korumalı
grup aidiyeti, dini veya kilise bağlılıkları, çeşitlilik ve dahiliyet gruplarıyla ilgili bilgiler, işçi sendikası üyeliği).

Daha da genel olarak, çoğunlukla mülakatlar sırasında gönüllü olarak ve kendi arzunuzla açıklayacağınız ve
sadece ilgili açık pozisyona uygunluğunuzla ve mesleki kapasitenizle alakalı olması gereken bilgileri
işleyeceğiz.

Yukarıda belirtilen kişisel bilgilerinizin kimilerini vermek suretiyle de Novartis Ağına katılabilirsiniz ve bizden
haberlerden, geçmişinize uygun kariyer fırsatlarından ve ekip arkadaşlarımızın bizimle birlikte çalışmanın
nasıl bir şey olduğu yönündeki özel mesajlarından haberdar olmak için bizimle irtibatta kalabilirsiniz. Novartis
Ağına katılmanız halinde, kişisel bilgileriniz, size dönem dönem kariyerinizle ilgili bültenleri göndermek için
işlenebilir. Size gönderilen iletişim e-postalarımızda yer alan linki kullanmak suretiyle istediğiniz zaman
bülten aboneliğinden çıkabilirsiniz.

İşe alım uzmanlarımız, mesleğe uygun olup olmadığınızı belirlemek için iş başvurularınızı gözden
geçirmektedir. İşe alım süreçlerimiz, otomatik karar verme mekanizmalarını bağlı değildir.

Herhangi bir zamanda ve herhangi bir yansıması (tepki) olmadan, kişisel verilerinizi doğrudan
hesabınız üzerinden veya dolaylı olarak bizden talep etmeniz suretiyle yönetebilir, güncelleyebilir
veya silebilirsiniz. Özel hayatınızın gizliliğine her zaman büyük bir titizlikle saygı duymaktayız. Sizinle
mülakatta bulunan kişiye, İK veya Yetenek İşe Alım temsilcisine endişelerinizi belirtmeniz yeterli
olacaktır.

59
2. Kişisel verilerinizi hangi amaçlarla kullanıyoruz ve bu kullanımımızın haklı gerekçeleri
nelerdir?
2.1 Veri işlemenin yasal dayanağı
Kişisel verilerinizi işlememiz için bu amaca yönelik olarak kanunlarda uygun bir gerekçe yoksa bu verilerinizi
işlemeyeceğiz. Bu nedenle, kişisel verilerinizi sadece aşağıdaki durumlarda işleyeceğiz:

⎯ Önceden rızanızı almamız üzerine;

⎯ İşlemenin size karşı olan sözleşmeye dayalı yükümlülüklerimizi yerine getirmemiz ve talebiniz
üzerine sözleşme öncesi işlemleri gerçekleştirmemiz için gerekli olması; işlemenin, yasal veya
mevzuata ilişkin yükümlülüklerimize riayet etmek açısından zorunlu olması;
⎯ İşlemenin sizin veya başka bir şahsın hayati menfaatlerini korumak için gerekli olması halinde;
⎯ İşlemenin, menfaatlerinizi veya temel hak ve özgürlüklerinizi usulsüz şekilde etkilemeyen meşru
menfaatlerimiz için gerekli olması.

2.2 İşlemenin amaçları

Kişisel verilerinizi daima spesifik bir amaç için ve bu amacı gerçekleştirmekle alakalı olacak şekilde
işlemekteyiz. Kişisel verilerinizi özellikle aşağıdaki amaç(lar)la işlemekteyiz:

⎯ Yüz yüze veya uzaktan yapılan mülakatlar da dahil olmak üzere telefonla veya elektronik ortamda
iletişimler;
⎯ İlgili açık pozisyona uygun olmak kaydıyla, bilişsel testlerin, kişisel değerlendirmelerin veya uygunluk
bakımından diğer değerlendirmelerin yapılması;
⎯ Geçmiş veya kariyer kontrollerinin gerçekleştirilmesi (geçerli durumlarda ve kanunen izin verilmesi
halinde);
⎯ Başvurunuzla ilgili olarak kimliğinizin, akademik geçmişinizin veya kalifikasyonlarınızın
doğrulanması;
⎯ Dahili süreçlerimizi iyileştirmek, bizdeki açık bir pozisyon için başvuruda bulunmanız halinde size
daha iyi bir hizmet vermek için genel analizlerin yapılması;
⎯ İş kurulları gibi dahili veya harici kariyer platformlarını kullanmak suretiyle başvurunuzu idare etmek;
⎯ Yürürlükteki kanunların zorunlu kılması halinde.

3. Kişisel bilgilerinize kimler erişebilir ve bu bilgileriniz kimlere aktarılabilir?

Kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metninde belirtilen alıcılar haricinde hiçbir alıcıya veya üçüncü şahsa
satmayacağız, paylaşmayacağız veya başka bir şekilde aktarmayacağız.

Faaliyetlerimiz sırasında ve işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçların aynısı doğrultusunda, kişisel
verilerinize, aşağıdaki kategorilerde yer alan alıcılar veya üçüncü şahıslar, bu amaçları gerçekleştirmek için
bilmeleri gereken esasından erişebilir veya bu veriler kendilerine aktarılabilir:

• Personelimiz (Novartis grubunun diğer şirketleri, personeli veya departmanları da dahildir);

• Bize ürün ve hizmet sağlayan hizmet sağlayıcılarımız;

• BT sistem sağlayıcılarımız, bulut servisi sağlayıcılarımız, veritabanı sağlayıcılarımız ve

danışmanlarımız;

• Hak veya yükümlülüklerimizin herhangi bir tanesini temlik veya tecdit ettiğimiz herhangi bir
üçüncü şahıs;

• İşimizin veya varlıklarının herhangi bir kısmının satışı veya devri bağlamında
danışmanlarımız ve harici avukatlarımız;

Yukarıdaki üçüncü şahıslar, kişisel verilerinizin gizliliğini ve güvenliğini yürürlükteki yasalara uygun olarak
korumakla sözleşmeler çerçevesinde yükümlüdür.

Bize verdiğiniz kişisel verileri, yetenekleri işe almamızda, veri analizlerinin gerçekleştirilmesinde, yetenek
veya başvuru yönetim sistemlerinin sunumunda, BT veya ilgili altyapının sunumunda, iletişim veya erişim
hizmetlerinin sunumunda, istihdam öncesi eleme ve test işlemlerinin değerlendirilmesi ve idaresinde ve işe

60
alım sürecimizin iyileştirilmesinde bize yardımcı olabilecek ve bizim adımıza hareket eden seçkin hizmet
sağlayıcılarla veya danışmanlarla paylaşabiliriz. Kişisel bilgilerinizi, yürürlükteki yasalar veya yönetmelikler
uyarınca veya talepleri üzerine zorunlu olması halinde, ulusal ve/veya uluslararası yasal, icrai, resmi kurum
veya mahkemelerin erişimine açabilir veya kendilerine aktarabiliriz.

Sizden derlediğimiz kişisel bilgiler, yerleşim olduğumuz ülke dışında, kişisel veriler için aynı düzeyde koruma
sunmayan başka bir ülkede işlenebilir, erişime açılabilir veya saklanabilir.

Kişisel verilerinizi başka ülkelerdeki harici şirketlere aktarmamız halinde, bu bilgilerinizin korunmasını (i) bizin
ve kişisel verilerinizi işleme sürecinin tabi olduğu yerel veri koruma/gizlilik kanunları uyarınca gereken
düzeyde koruma sağlayarak, (ii) politikalarımıza ve standartlarımıza uygun şekilde hareket ederek, (iii)
Avrupa Ekonomik Alanı (yani AB Üye devletler artı İzlanda, Lihtenştayn ve Norveç, "EEA") ülkeler için, aksi
belirtilmedikçe, kişisel bilgilerinizi sadece standart sözleşme klozları esasından ve sırasıyla Avrupa
Komisyonu veya İsviçre Federal Veri Koruma ve Bilgi Dairesi tarafından onaylanan diğer güvenli ve yasal
yöntemlerle aktarmak suretiyle koruyabiliriz. Kişisel bilgilerinizin uluslararası aktarımıyla ilgili olarak ek bilgi
talep edebilirsiniz ve ilerideki Madde 6da belirtilen haklarınızı kullanmak suretiyle uygulamaya konan yeterli
ve uygun tedbirlerin bir kopyasını edinebilirsiniz.

Kişisel bilgilerin grup içi aktarımlarında, EEA ve İsviçre dışına yapılacak kişisel bilgi aktarımlarında verilerin
etkin düzeyde korunmasını sağlamak gayretiyle, Avrupa yasaları tarafından sağlanan ilkeler, kurallar ve
araçlar sistemi olan Bağlayıcı Şirket Kurallarını benimsemiş durumdayız. Novartis Bağlayıcı Şirket Kuralları
hakkında daha fazla bilgi edinmek için burayı tıklayınız.

https://www.novartis.com/privacy-policy/novartis-binding-corporate-rules-bcr

4. Kişisel bilgilerinizi nasıl koruyoruz?

Kişisel bilgilerinizin güvenliğini ve gizliliğini yeterli şekilde korumak adına uygun teknik ve idari tedbirler
uygulamaktayız.

Bu tedbirlerin amacı, bilgilerin kazara veya yasadışı şekilde imhasını veya tahrifini, kazara kaybolmasını,
yetkisiz ifşasını veya erişimi veya diğer türlü yasadışı işleme biçimlerini önlemek ve bilgileri bunlara karşı
korumaktır.

5. Kişisel bilgilerinizi ne kadar süreyle saklıyoruz?

Kişisel bilgilerinizi sadece derlendikleri amaç için veya yasal veya mevzuata ilişkin şartlara uyum sağlamak
için gerekli olduğu süre boyunca saklamaktayız.

Sunduğunuz bilgiler, profilinizi en son güncellediğiniz tarihten itibaren 12 ay süreyle veya açık bir pozisyon
için halen uygun olduğunuz düşünülüyorsa veya aday hesabınızı güncellediyseniz (örneğin başka bir iş için
başvuruda bulunduysanız, CV'nizi/Özgeçmişinizi güncellediyseniz) daha uzun bir süreyle saklanacaktır.
Novartis'in ve tüm dünyadaki bağlı kuruluşlarının işe alım uzmanları, bilgilerinize erişebilecek olup uygun bir
açık pozisyonun ortaya çıkması halinde sizinle iletişime geçecektir.

Amerika Birleşik Devletleri merkezli bir pozisyon için başvuruda bulunmanız halinde bilgileriniz, bu pozisyona
ilişkin işe alım sürecinizin tamamlanmasından sonra 36 ay süreyle (veya kanunlar uyarınca gerekli olması
veya aday hesabınızı güncellemeniz (örneğin başka bir iş için başvuruda bulunmanız, CV'nizi/özgeçmişinizi
güncellemeniz) halinde daha uzun süreyle) saklanacaktır.

Bilgileriniz, kariyer şirketi üzerinden bizimle paylaşılırsa ve buna gereken şekilde izin vermiş olmanız halinde,
bilgiler, ibraz etmenizden itibaren 24 ay süreyle veya hesabınızı güncellemeniz veya açık bir pozisyon için
değerlendirilmeniz durumunda daha uzun bir süreyle saklanacaktır.

Bir uyuşmazlık bağlamında derlenen ve işlenen kişisel veriler, (i) dostane bir uzlaşmaya varılır varılmaz, (ii)
en son çare olarak bir kararın verilmesi halinde veya (iii) talebin zaman aşımına uğraması üzerine silinecek
veya arşivlenecektir.

6. Hangi haklara sahipsiniz ve bu haklarınızı nasıl kullanabilirsiniz?

61
Kişisel Bilgilerinizi ne zaman işlersek işleyelim, Kişisel Bilgilerinizi derleme amaçlarımıza uygun olarak doğru
ve güncel şekilde tutmak için makul adımları yerine getireceğiz. Aşağıdaki haklarınızı kanunlarda belirtilen
koşullar ve sınırlar çerçevesinde kullanma imkanını size tanıyacağız.
- Sizin hakkınızda hangi kişisel bilgilerinize sahip olduğumuz ve verilerinizi nasıl işlediğimiz
konusunda bilgilendirilme hakkı

- Tarafımızdan işlenmekte olan kişisel verilerinize erişim hakkı; sizinle ilgili herhangi bir bilginin
hatalı, eski veya eksik bilgi olduğuna inanıyorsanız, düzeltilmesini veya güncellenmesini talep
etme hakkı;

- Kişisel bilgilerinizin silinmesini veya belirli işleme kategorileriyle sınırlanmasını talep etme hakkı;

- Rızanızı herhangi bir zamanda geri çekme hakkı; burada, bu geri çekme işlemi öncesinde yasal
olarak işlenmiş veriler etkilenmeyecektir;

- Kişisel verilerinizin tümünün veya bir kısmının işlenmesine itiraz etme hakkı; Belirli istisnalarla
birlikte, bu kapsama, verilerinizin doğrudan pazarlama ve araştırma süreçlerinde kullanılmasına
itiraz etme hakkı da dahildir; ve

- Verilerin taşınabilirliğini talep etme hakkı; yani, bize verdiğiniz kişisel bilgilerinizin size veya
seçeceğiniz bir kişiye, tarafımızdan bir engelleme olmaksızın ve gizlilik yükümlülüklerinize tabi
olarak, yapılandırılmış, ortaklaşa kullanılan ve makinede okunabilir formatta aktarılmasını talep
etme hakkı.

- Profil çıkarma da dahil olmak üzere otomatik karar verilmesine itiraz etme hakkı; burada,
verilerinizin sizin rızanız olmaksızın, kanunlarca izin verilmeksizin veya bir sözleşmenin ifası için
gerekli olmaksızın işlenmesine ilişkin otomatik karar verme sürecine insan eli müdahalesini talep
edebilirsiniz. Bununla birlikte, kararlarımızı şu anda sadece otomatik süreçleri kullanmak
suretiyle almamaktayız.

Kişisel bilgilerinizin güncel ve doğru kalmasını sağlamak için, hakkınızda sahip olduğumuz kişisel bilgileri
Novartis Aday Hesabınızdaki profil bölümüne erişmek suretiyle belirli dönemlerde teyit etmenizi talep
edebiliriz. Bununla birlikte, yaptığınız değişikliklerden sadece iş için bir sonraki başvurunuzda haberdar
olacağız. Mevcut bir başvurunuzdaki iletişim bilgilerini değiştirmeniz gerekirse, [email protected]
adresinden bize e-posta göndermenizi rica ederiz.

Yukarıdaki haklarınızı kullanmak istemeniz veya bu haklara ilişkin bir sorunuz olması halinde, pozisyonlarla
ilgili başvurunuz için, veri koruma görevlimize [email protected] adresinden e-posta
gönderebileceğiniz gibi kimliğinizin doğrulanması amacıyla kimlik kartınızın taranmış bir kopyasını içeren bir
yazıyı da yerel adresimize gönderebilirsiniz. Bu verileri sadece kimliğinizi doğrulamak amacıyla
kullanacağımız ve taranmış kopyayı doğrulama sürecinin tamamlanmasından sonra saklamayacağımız
hususu burada anlaşılmıştır. Taranmış kopyayı bize gönderirken, resminizi, ulusal sicil numaranızı veya
muadili bilgiyi kopya üzerinde gizlediğinize emin olmalısınız.

Kişisel verilerinizi işleyiş şeklimizden memnun değilseniz, talebinizi, [email protected]

adresinden veri koruma görevlimize gönderebilirsiniz; kendisi, endişelendiğiniz hususları araştıracaktır.

Her halükarda, yukarıdaki haklarınıza ilaveten, yetkili veri koruma makamları nezdinde şikayette bulunma
hakkına da sahipsiniz.

7. Aydınlatma Metnimizdeki değişiklikler tarafınıza nasıl bildirilecektir?

İşbu Aydınlatma Metnini, başvuru yönetim sistemlerimizde veya şirket web sitemizde
(www.novartis.com/privacy) yeni bir aydınlatma metni yayınlamak suretiyle zaman zaman değiştirebilir
veya güncelleyebiliriz. Bu değişikliklerden haberdar olmak için bu aydınlatma metnini zaman zaman kontrol
etmenizi rica ederiz.

62