1. мастер класс документооборот - краткая версия
Download as PPT, PDF1 like692 views
Документ обсуждает эффективность документооборота в бизнесе, подчеркивая, что 30% времени теряется на согласование и поиск документов, в то время как внедрение систем электронного документооборота (СЭД) может повысить производительность труда на 20-25%. Также приводится информация о затратах на бумажное делопроизводство и преимуществах перехода на электронные документы, включая снижение затрат, физическое освобождение пространства и улучшение контроля за процессами. В документе рассматриваются различные аспекты автоматизации бизнес-процессов, включая учет договоров, автоматическое продление и контроль сопроводительных документов.
1. мастер класс документооборот - краткая версия
- 1. Документооборот и бизнес-процессы: Как навести порядок в бизнесе Часть 1
- 2. Документооборот Статистика: 30% времени тратится на согласование и поиски информации и документов. 6% документов теряются без возможности их дальнейшего восстановления. Подавляющее большинство внутренних документов организаций копируется в среднем до 20 раз. Внедрение СЭД на 20-25% повышает производительность труда сотрудников организации. Стоимость архивного хранения бумажных документов на 80% выше в сравнении с электронными.
- 3. Документооборот 20 копий документа 2 минуты - на 1 копию договора из 3-х листов 40 руб. - стоимость минуты времени сотрудника (при средней зарплате в 20.000 руб). 40 руб*2 мин = 80 руб. * 20 копий = 1.600 руб. на 1 документ 10 документов = 16.000 руб. 100 документов = 160.000 руб. Сколько может сэкономить ваша компания при использовании электронного ДО?
- 4. Документооборот Физическое освобождение пространства Снижение издержек на копирование и бумагу Снижение издержек на доставку информации в бумажном виде Возможность совместной работы над документами и задачами (что невозможно при бумажном делопроизводстве) Увеличение скорости поиска и выборки документов (по всевозможным атрибутам) Повышение уровня информационной безопасности (работа в СЭД возможна только под логином-паролем, при этом каждый из пользователей СЭД имеет строго ограниченные права доступа к информации) Улучшение контроля за исполнением документов
- 5. Документооборот Единая система хранения документов, утеря невозможна Открыв договор, можно увидеть все документы, связанные с договором Возможность автоматически продлевать сроки действия договоров Контроль местонахождения документа Управляемый процесс согласования (маршрут) Контроль занятости сотрудников работой с документами Автоматическая фиксация информации о том, кто и когда согласовал/утвердил документ Версионирование документов, система автоматически сравнивает версии документов и выдает отличия
- 6. Версии файлов • Версии сохраняются автоматически • Всегда можно установить авторство и дату создания версии. • Каждая версия имеет краткое описание внесенных в нее изменений. • Версии можно сравнивать между собой, чтобы увидеть отличия (только для форматов Word и OpenOffice).
- 7. Внутренние документы Справочник Внутренние документы предназначен для хранения внутренних организационно-распорядительных и документов официального характера: – договоры и приложения, – приказы по основной деятельности, – документы кадрового делопроизводства, – регламенты и инструкции, – прочее
- 8. Папки внутренних документов • Все внутренние документы хранятся в структуре папок, которая служит для упорядочивания документов и ограничения доступа к ним. • Структуру папок удобно создавать в соответствии с организационной структурой вашей организации или по видам документов.
- 10. Права доступа к внутренним документам • Доступ к внутренним документам ограничивается: – по папкам (аналогично папкам файлов), – по видам документов. • Ограничение доступа по видам документов: – позволяет ограничить права доступа так, чтобы определенные пользователи могли работать только с определенными видами документов, – настраивается через группы доступа пользователей.
- 11. Механизм связей • Механизм связей позволяет связать карточку документа с карточками других документов • Например, для договора могут быть созданы следующие типы связей: – имеет доп. соглашения – имеет акты накладные • Из карточки договора доступны все связанные документы, сгруппированные по типам связи 11
- 12. Учет договоров подготовка проекта договора; согласование проекта договора; учет всех связанных с договором документов (акты, доп.соглашения); учет и контроль сроков действия договоров; автоматическое продление сроков действия; учет и контроль исполнения финансовых обязательств по договору; контроль наличия сопроводительных документов по договору, например, счет-фактура; контроль возврата переданных экземпляров документов по договору; расторжение договора.
- 13. Контроль сопроводительных документов • Менеджер должен проверять наличие всех необходимых документов по договору: счетов-фактур, накладных, актов и т.п. • Для проверки наличия сопроводительных документов используется отчет «Сопроводительные документы по договору» • Отчет показывает список договоров, для каждого из которых выводятся связанные с ним документы, например, акты или накладные. 13
- 14. Автоматическое продление • Договоры со способом продления Автоматическое продление не требуется продлевать вручную • Система автоматически определяет такие договоры, и как только срок действия истекает – устанавливает новый срок в соответствии с периодом, указанным в способе продления. • При этом о продлении срока договора отправляется уведомление ответственному за договор по электронной почте. 14
- 15. Контроль возврата переданного экземпляра • Если договор передается контрагенту на подпись, то требуется контролировать возврат собственного экземпляра в срок. • Для этого можно использовать механизм журнала передачи, который позволяет отразить передачу документа контрагенту. 15
- 16. Журнал передачи • Печатные формы
- 17. Передача корреспонденту • В журнале передачи можно отразить передачу документа не только собственным сотрудникам, но и контактному лицу корреспондента. • Для этого в записи журнала передачи в поле «Кому передан» можно указать контактное лицо. 17
- 18. Документы, находящиеся у корреспондентов 18
- 19. Входящие и исходящие документы Обычная схема обработки входящего документа: – Первичная регистрация входящего документа. – Рассмотрение. – Исполнение. – Создание исходящего документа. – Согласование исходящего документа. – Утверждение исходящего документа. – Регистрация исходящего документа.
- 21. Виды бизнес-процессов • Исполнение – исполнение входящего или внутреннего документа одним или несколькими сотрудниками с одновременным контролем. • Ознакомление – ознакомление одного или нескольких сотрудников с внутренним, входящим, исходящим документом или файлом. • Поручение – выдача поручения одному сотруднику. • Рассмотрение – рассмотрение входящего или внутреннего документа ответственным лицом. • Регистрация – регистрация исходящего документа секретарем. • Согласование – циклическое согласование исходящего, внутреннего документа или файла одним или несколькими сотрудниками. • Утверждение – утверждение исходящего или внутреннего документа ответственным лицом.
- 22. Доставка задач исполнителям • Список «Мои задачи» на рабочем столе. • Уведомление о новых задачах по электронной почте.
- 24. Согласование документов ответственными лицами
- 26. Бизнес-процесс «Утверждение» Пример ролевой маршрутизации бизнес-процесса
- 27. Ролевая адресация задач • Состав ролей уникален для каждого предприятия или учреждения. • Может меняться и настраиваться без остановки системы. • При смене исполнителя роли задачи автоматически попадают на рабочий стол к новому исполнителю.
- 28. Отчеты в программе «1С:Документооборот 8» • Назначение отчетов: – Представление итоговой информации руководству, – Анализ данных, – Оперативный контроль, – Печать официальных документов. • Большинство отчетов представлены в нескольких вариантах. • Можно настроить автоматическую отправку отчетов по определенному расписанию определенным пользователям (на эл. почту).
- 29. Отчет «Сводка по видам документов»
- 30. Отчет по задачам Вариант – «Текущие задачи»
- 32. Поиск в списках
- 33. Полнотекстовый поиск • Как по реквизитам, так и по содержимому файлов. • С учетом морфологии. • Выполняется моментально. • Ищет по всем данным: – Входящие, исходящие, файлы, задачи, бизнес- процессы, еженедельные отчеты и т. д. • Всегда под рукой: – Команда Поиск или Ctrl + Shift + F в каждом разделе.
- 34. Обмен данными и веб-доступ • Предусмотрены планы обмена с типовыми конфигурациями, работающими на платформе "1С:Предприятие 8.2": Управление производственным предприятием Управление торговлей Бухгалтерия предприятия Управление небольшой фирмой • Веб-доступ к базе через обычный браузер.
- 35. КОРП и ПРОФ Функции, доступные только в версии КОРП: Штрихкодирование документов и файлов и Печать регистрационного штампа Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов Автоматическое заполнение файлов по шаблонам Настройка и использование условий маршрутизации Периодические бизнес-процессы Учет и использование графиков работы Иерархия бизнес-процессов
- 36. КОРП и ПРОФ Функции, доступные только в версии КОРП: Остановка бизнес-процессов Категоризация данных Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам Перенос сроков выполнения задач Комплексные процессы Автоматическая рассылка отчетов Управление мероприятиями Управление проектами
- 37. КОРП и ПРОФ Что можно автоматизировать с помощью 1С:Документооборот: Договоры Заявки на расходование ДС Входящие-исходящие письма Заявки на ТМЦ Регламенты и инструкции Приказы и распоряжения Проекты Мероприятия Внутренние задачи Жалобы и оценка удовлетворенности клиентов Закупки Оформление командировок
- 38. Результаты, сроки, цены Цели проекта – в конкретных цифрах и условиях Результаты – по итогам каждого этапа проекта Стоимость внедрения одного процесса 150-200 тыс.руб. Срок – один месяц. ПРОФ = 30.000 руб. КОРП = 120.000 руб.