Презентация "Практика применения 1С:Документооборот как инструмента для повышения эффективности работы"
Download as PPTX, PDF1 like510 views
Документ рассматривает проблемы и недостатки традиционного документооборота, такие как потеря документов и низкое качество их содержания. Также описаны возможности программы 1С:Документооборот для оптимизации управления документами, включая структурирование данных и упрощение внутреннего взаимодействия. Основное внимание уделяется внедрению электронного документооборота для повышения эффективности работы сотрудников и получения конкурентных преимуществ.
Презентация "Практика применения 1С:Документооборот как инструмента для повышения эффективности работы"
- 1. Практика применения и возможности программы
- 2. Возможно Вы сталкиваетесь с пРобЛемАМи… • Документы иногда теряются; • Содержание документов не контролируется; • Невозможно понять, кто внес в документ изменения и почему; • Документы находятся неизвестно у кого; • Много времени на поиск нужного документа; • Время согласования документов слишком велико; • Сотрудники делают одну и ту же работу несколько раз. Пишут одинаковые документы, но это получается у всех по-разному; • Качество документов неудовлетворительное; • Бумажные документы хранятся кучей, которую нереально использовать. Бумаги занимают много места, от них пыль и грязь; • Непонятно, чем вообще заняты сотрудники на рабочих местах… ; • Другие сложности, связанные с документами и эффективностью Ваших сотрудников.
- 3. 1С:Документооборот… ? • Какие задачи можно решить в компании, используя 1С:Документооборот? • Какая польза бизнесу от практического применения программы? • Каким образом можно упорядочить и организовать работу ваших сотрудников? • Как структурировать информацию, сделать ее актуальной и доступной? • Как упростить взаимодействие внутри компании, исключить "человеческий фактор", сделать работу с документами более прозрачной? • Как организовать систему электронного документооборота и получить за счет этого конкурентные преимущества? • Как делать лучше? Зачем привлекать внешних специалистов?
- 4. Как организовать работу сотрудников с документами?
- 5. 1С:Документооборот 8 помогает наводить порядок – Хранение любой информации (данных); – Структурирование данных в системе; – Определение доступа к данным; – Совместная работа с данными; – Workflow – движение данных; – Удобный и быстры поиск данных; – Механизмы контроля и управления;
- 6. Все нужное на рабочем столе
- 7. Меню функций в 1С:Документооборот 2.0
- 8. • Файлы; • Входящие документы; • Исходящие документы; • Внутренние документы; • Проекты • Мероприятия • Форум
- 9. Файлы – более удобная работа для пользователей
- 10. Файлы легко загрузить из сетевых папок
- 11. Карточка файла хранит всю связанную информацию
- 12. Все версии файла фиксируются в карточке
- 13. Файлы размещаются во внешних хранилищах
- 14. Права доступа настраивает ответственный за папку
- 15. Более удобная коллективная работа с файлами
- 17. Документы – определяем любое множество
- 18. Каждый документ настраивается индивидуально
- 19. Регистрационная карточка документа (ред. 1.4)
- 20. Регистрационная карточка документа (ред. 2.0)
- 21. Структурирование и упорядочивание данных – Структура папок; – Множество структур категорий; – Виды документов; – Любые поля из карточки документа; – Доп. реквизиты документа; – Номенклатура дел; – Проекты;
- 24. Поисковый отбор в списке (неявный отбор)
- 25. Ограничение доступа • Права на папки; • Грифы доступа; • Виды документов; • Организации; • Группы корреспондентов; • Группы физических лиц; • Вопросы деятельности;;
- 26. Права доступа по папке размещения
- 27. Права по группам доступа
- 29. Поиск данных
- 30. Поиск по заданным параметрам
- 31. Поиск как в интернет
- 33. Бизнес-процессы Элементарные: • Ознакомление; • Поручение; • Рассмотрение; • Исполнение; • Согласование; • Утверждение; Комплексные процессы: составляются из элементарных и других комплексных.
- 34. Процессы ставят задачи пользователям
- 35. Схема процесса определяет задачи
- 40. На контроле и сотрудники и документы
- 42. Полезные сервисы • Проекты; • Мероприятия; • Форум; • Электронная почта; • Календарь;
- 44. Проектные задачи
- 45. Диаграмма Ганта по проектным задачам
- 49. Форум в программе - база знаний и любые обсуждения
- 50. В процессе можно обсуждать документ
- 51. Электронная почта внутри 1С:Документооборот
- 56. Архитектура 1С:Предприятия 8 и подключения
- 57. Мобильный доступ к 1С:Документооборот 8
- 58. Мобильный доступ к 1С:Документооборот 8
- 59. Мобильный доступ к 1С:Документооборот 8
- 60. Различные решения для бизнеса
- 61. Различные варианты применения программы – Файловое хранилище; – Архив сканов документов; – Входящие / Исходящие; – Договорная работа; – Служебные записки; – Приказы и распоряжения; – Мероприятия;
- 62. Различные варианты применения программы – Проектное управление; – Постановка и делегирование задач; – Заявки на финансирование; – Согласование контрагента (работа СБ); – Кадровые документы; – Фотоотчеты удаленных подразделений; – Создание СЭД с помощью 1С.ДО;
- 63. Работаем с документами эффективно
- 64. Итоги семинара – ответы на вопросы • Какие задачи можно решить в компании, используя 1С:Документооборот? • Какая польза бизнесу от практического применения программы? • Каким образом можно упорядочить и организовать работу ваших сотрудников? • Как структурировать информацию, сделать ее актуальной и доступной? • Как упростить взаимодействие внутри компании, исключить "человеческий фактор", сделать работу с документами более прозрачной? • Как организовать систему электронного документооборота и получить за счет этого конкурентные преимущества? • Как делать лучше? Зачем привлекать внешних специалистов? • Что получить пользу …нужно просто начать делать?
Editor's Notes
- #2: Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.
- #3: Это не учетная система, она предназначена для другого…
- #4: Это не учетная система, она предназначена для другого…
- #6: Это не учетная система, она предназначена для другого…
- #7: Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы). Системы с развитыми средствами workflow - рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам. С помощью этих систем можно организовать работы, для которых заранее прописываются все этапы следования и работы. Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Сочетают в себе элементы двух предыдущих. Системы, ориентированные на поддержку совместной работы. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они территориально удалены, и сохранить результаты этой работы. Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами, управления проектами, биллинга, электронной почты. Такие системы могут быть как автономными, так и функционировать в структуре любого из перечисленных классов систем.
- #9: В программе можно определить и задать ЛЮБОЕ множество данных. Для каждого типа документов (входящие, исходящие, внутренние) можно задать любое множество видов документов. Каждый вид настраивается отдельно, определяет наполнение и внешний вид документа. А также за счет настроек вида можно задать определенное поведение этого документа.
- #18: Можно задать любое множество видов документов и таким образом определить систему документов в организации.
- #19: Для каждого вида документа устанавливаются необходимые настройки – они влияют на содержимое регистрационной карточки документа. Для каждого вида набор полей в электронном документе может быть разный! Если нам не хватает предопределенных полей (от разработчиков), то мы можем создать произвольное количество любых полей (для этого создадим их самостоятельно).
- #20: Так выглядит регистрационная карточка электронного документа
- #21: Так выглядит регистрационная карточка электронного документа
- #23: Структурирование данных с помощью: Папок; Категорий; Видов документов; Любых поле в документе; Доп. реквизитов в документе; Номенклатуры дел; Проектов;
- #26: Система доступа к данным определяет какие данные для пользователя существуют, а какие он не сможет увидеть ни при каких условиях. Грифы доступа; Виды документов; Папки; Организации; Вопросы деятельности; Группы доступа к корреспондентам; Группы доступа к физическим лицам;