ปฏิบัติการที่ 6 การใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล 1

ปฏิบัติการที่ 6 การใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล 1

• 1.
  ปฏิบัติการที่ 6 การใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล1 (Microsoft Excel 1) วิชา 001141 คอมพิวเตอร์สารสนเทศขั้นพื้นฐาน รหัส ชื่อ สาขา คณะ หมู่เรียนที่ วันที่ เดือน พ.ศ วัตถุประสงค์ เพื่อให้นิสิตสามารถใช้งานโปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซลได้ใน ระดับเบื้องต้น และสามารถนำาไปประยุกต์ใช้งานได้จริง 1. หลักการ ปัจจุบันโปรแกรมประเภทสเปรดชีด (Spreadsheet) หรือโปรแกรม ตารางคำานวณ กำาลังได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะไมโครซอฟท์ เอ็กเซล (Microsoft Excel) ซึ่งเป็นโปรแกรมประยุกต์หนึ่งที่อยู่ในชุด ไมโครซอฟต์ออฟฟิศ มีความเหมาะต่อการนำามาใช้งานที่มีการคำานวณใน ด้านต่างๆ เช่น การคำานวณเลขทั่ว ๆ ไป, การคำานวณค่าทางสถิติ, ด้านการ เงินการบัญชี, คำานวณเกี่ยวกับวันที่ และยังมีความสะดวกต่อการสร้าง เอกสารประเภทตาราง ตลอดทั้งยังสามารถอำานวยความสะดวกสำาหรับการ ใช้งานเป็นอย่างมาก เช่น มีระบบป้อนข้อมูลอัตโนมัติ (Auto fill), สร้าง สูตรในการคำานวณอย่างรวดเร็วด้วย Function Wizard, สร้างกราฟและ แก้ไข-ปรับปรุงได้อย่างรวดเร็วด้วย Chart Wizard ทำาให้สามารถเนรมิต กราฟได้หลายรูปแบบ เช่น กราฟเส้น, กราฟแท่ง, กราฟวงกลม, กราฟ พื้นที่ ทั้งในลักษณะภาพ 2 มิติ และภาพ 3 มิติ เป็นต้น นอกจากนั้นยังมี ความสามารถในการจัดการข้อมูลเบื้องต้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การ เรียงข้อมูล, การค้นหาข้อมูล, ทำารายงานสรุปผลแบบต่างๆ การทดลองที่ 1 การเปิดโปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล - เลือก Start >Programs > Microsoft Excel - จะปรากฏหน้าต่างโปรแกรมดังรูปที่ 1 รูปที่ 1 โปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล 1 พื้นที่ทำางาน
• 2.
  พื้นที่ทำางานของไมโครซอฟต์เอ็กเซลเรียกว่า Worksheet โดยใน 1Sheet จะประกอบด้วยบรรทัดในแนวตั้งเรียกว่า คอลัมน์ (Column) มี 256 คอลัมน์ และบรรทัดในแนวนอนเรียกว่า แถว (Row) มี 65,536 แถว การทำางานในไมโครซอฟต์เอ็กเซลจะกระทำา ณ จุดตัดกันของแถวและ คอลัมน์ โดยข้อมูล 1 จำานวน จะพิมพ์ ณ ตำาแหน่งที่เป็นจุดตัดกันนี้เสมอ และเรียกจุดตัดกันของแถว และคอลัมน์ว่า "เซลล์ (Cell)" การอ้างอิงถึง เซลล์จะอาศัยชื่อเรียกที่เกิดจากการผสมกันของชื่อเรียกคอลัมน์ตามด้วยชื่อ เรียกแถว โดยชื่อเรียกคอลัมน์จะเป็นด้วยตัวอักษร A - Z, AA - AZ, BA - BZ, CA - CZ, ..., IA - IV สำาหรับชื่อเรียกแถวจะเป็นตัวเลข ดังนั้นชื่อ เรียกเซลล์ จะอยู่ในลักษณะ ชื่อเซลล์ = <ชื่อคอลัมน์><ตัวเลขแถว> ตัวอย่างการเรียกเซลล์ในตำาแหน่งแถวที่ 10 คอลัมน์ J ว่า J10 เป็นต้น การทดลองที่ 2 การกำาหนดช่วงของเซลล์ การกำาหนดช่วงของเซลล์หมายถึง การเลือกเซลล์ข้อมูลหลาย ๆ เซลล์ที่สนใจ เพื่อทำางานใดงานหนึ่งพร้อม ๆ กัน เช่น เลือกข้อมูลในเซลล์ A2 ถึงเซลล์ C5 ดังรูปที่ 2 รูปที่ 2 โปรแกรมไมโครซอฟท์เอ็กเซล ขั้นตอนที่ 1 การเลือกช่วงของเซลล์ด้วยเมาส์ - ชี้เมาส์ในเซลล์เริ่มต้น - กดปุ่มซ้ายของเมาส์ค้างไว้ แล้วลากเมาส์ จะปรากฏแถบสีดำา ให้ ลากเมาส์จนได้แถบสีดำาคลุมพื้นที่เซลล์ที่ต้องการ (ข้อสังเกต เซลล์ล์เริ่มต้นจะเป็นช่องที่มีสีแตกต่างจากเซลล์อื่น) - เมื่อได้ขนาดที่ต้องการ ให้ปล่อยเมาส์ ขั้นตอนที่ 2 การเลือกช่วงของเซลล์ข้อมูลด้วยคำาสั่ง GO TO - กดปุ่ม F5 จะปรากฎไดอะลอก (ไปที่)Go To ดังรูปที่ 3 - พิมพ์ช่วงข้อมูลที่ต้องการกำาหนดในช่อง Reference: ด้วย A1:C15 รูปที่ 3 ไดอะลอก Go To 2
• 3.
  ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นหลังจากกดปุ่ม ตกลง คือ ขั้นตอนที่3 การเลือกช่วงของเซลล์แบบไม่ต่อเนื่องกัน - เลือกช่วงเซลล์ A1:C6 - กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ - ทำาการเลือกช่วงเซลล์ F1:H6 การทดลองที่ 3 การป้อนข้อมูล หลักการป้อนข้อมูลคือ ข้อมูล 1 ชุด จะถูกป้อนใน 1 เซลล์ โดยที่ ข้อมูลประเภทข้อความ (Text) จะถูกจัดชิดซ้ายของเซลล์ สำาหรับข้อมูล ประเภท ตัวเลข (Number), วันที่-เวลา (Date & Time), ผลลัพธ์จากสูตร และฟังก์ชันการคำานวณ (Formula & Function) จะถูกจัดชิดขวาของ เซลล์ ขั้นตอนที่ 1 การป้อนข้อมูลประเภทต่างๆ - จงทดลองป้อนข้อมูลดังต่อไปนี้ ลำาดับ รหัสนิสิต ชื่อ อายุ [ปี] วันเกิด รายได้ [บาท] 1 51001 นายพิทักษ์ รัก แดน 18 15/01/ 1990 9000 2 51002 น.ส.ทาทา ยัง 17 2/04/1 991 2500 3 51003 น.ส. มาริสา มุ่งมั่น 18 13/05/ 1990 5500 ขั้นตอนที่ 2 การป้อนข้อมูลที่มีค่าซำ้ากันในช่วงที่กำาหนด - ระบายแถบสีคลุมเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล (กำาหนดช่วง) - พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการป้อน จากนั้นกดปุ่ม Ctrl + Enter - ทุกๆ เซลล์ในช่วง มีข้อมูลเหมือนกัน ขั้นตอนที่ 3 การป้อนข้อมูลที่มีค่าซำ้ากันโดยวิธีการลากเมาส์ - พิมพ์ข้อมูลในเซลล์ - วางตำาแหน่งของตัวชี้เมาส์ที่ขอบล่างขวาของเซลล์ - กดเมาส์แล้วลากตามแนวนอน หรือแนวตั้ง ลากเมาส์ ปล่อยเมาส์ 3
• 4.
  ขั้นตอนที่ 4 การป้อนข้อมูลที่มีลำาดับแน่นอนโดยวิธีการลากเมาส์ 4.1กรณีข้อมูลประเภท วัน หรือ เดือน - ป้อนข้อมูลเริ่มต้นเป็น "มกราคม" ในเซลล์ - วางตำาแหน่งของตัวชี้เมาส์ที่ขอบล่างขวาของเซลล์ - กดเมาส์แล้วลากตามแนวนอน หรือแนวตั้ง ลากเมาส์ ปล่อยเมาส์ 4.2 กรณีข้อมูลประเภทตัวเลข - ป้อนข้อมูลเริ่มต้นเป็น 13 ในเซลล์แรก - ป้อนข้อมูลลำาดับต่อมาเป็น 14 ในเซลล์ที่ติดกัน - เลือกช่วงของเซลล์ทั้งสอง - วางตำาแหน่งของตัวชี้เมาส์ที่ขอบล่างขวาของเซลล์ที่สอง - กดเมาส์แล้วลากไปตามแนวที่กำาหนด ลากเมาส์ ปล่อยเมาส์ จงทดลองป้อนข้อมูลดังต่อไปนี้ด้วยวิธีการเติมอัตโนมัติ ถ้านิสิตมีข้อมูลประเภทอื่นซึ่งมีลำาดับที่แน่นอน และนอกเหนือจากข้อมูล ประเภท วัน/เดือน จะต้องทำาอย่างไรจึงจะเติมข้อมูลดังกล่าวได้ด้วยวิธีการ เติมอัตโนมัติ 4
• 5.
  การทดลองที่ 4 การแก้ไขข้อมูลในเซลล์ ขั้นตอนที่1 การแก้ไขข้อมูลแบบแทนข้อมูลเดิม - คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการแก้ไข - พิมพ์ข้อมูลใหม่ที่ต้องการแทน ขั้นตอนที่ 2 การแก้ไขข้อมูลแบบเพิ่มเติมข้อมูลเดิม - ดับเบิลคลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไข - พิมพ์ข้อมูลใหม่แทรกตำาแหน่งที่ต้องการเพิ่มเติม ขั้นตอนที่ 3 การลบข้อมูล - เลือกเซลล์ หรือช่วงของเซลล์ที่ต้องการลบ - กดปุ่ม Delete ถ้าต้องการ Copy ข้อมูลในเซลล์ หรือในช่วงของเซลล์ จะต้องทำาอย่างไร การทดลองที่ 5 การจัดการเกี่ยวกับแถวและคอลัมน์ ขั้นตอนที่ 1 การเลือกแถวและคอลัมน์ - คลิกที่ชื่อเรียกแถวเพื่อเลือกแถว - คลิกที่ชื่อเรียกคอลัมน์เพื่อเลือกคอลัมน์ เลือกแถว เลือกคอลัมน์ ขั้นตอนที่ 2 การกำาหนดความกว้าง-สูง ของคอลัมน์และแถว 2.1 กำาหนดความกว้างของคอลัมน์ด้วยเมาส์ - วางตัวชี้เมาส์ที่ขอบขวาของชื่อคอลัมน์ - ลากเมาส์ไปด้านซ้ายจนได้ขนาดที่ต้องการแล้วปล่อยเมาส์ 2.2 กำาหนดความสูงของแถวด้วยเมาส์ - วางตัวชี้เมาส์ที่ขอบล่างของชื่อแถว - ลากเมาส์ไปด้านล่างจนได้ขนาดที่ต้องการแล้วปล่อยเมาส์ 2.3 กำาหนดความกว้างที่แน่นอนของคอลัมน์ - เลือกคอลัมน์ที่ต้องการกำาหนดความกว้าง - คลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู ความกว้างสดมภ์ - ใส่จำานวนความกว้างที่ต้องการ แล้วกด ตกลง 2.4 กำาหนดความสูงที่แน่นอนของแถว - เลือกแถวที่ต้องการกำาหนดความสูง - คลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู ความสูงของแถว - ใส่จำานวนความกว้างที่ต้องการ แล้วกด ตกลง ถ้าต้องการกำาหนดความกว้างของคอลัมน์ หรือความสูงของแถว เป็นจำา นวนหลายๆ คอลัมน์ หรือเป็นจำานวนหลายๆ แถวให้มีขนาดเท่ากันจะต้อง 5
• 6.
  ทำาอย่างไร? ขั้นตอนที่ 3 การแทรกแถวและคอลัมน์ -เลือกแถว หรือคอลัมน์ที่ต้องการทำาการแทรก - คลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู แทรก ขั้นตอนที่ 4 การลบแถวและคอลัมน์ - เลือกแถว หรือคอลัมน์ที่ต้องการทำาการลบ - คลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู ลบ การทดลองที่ 6 การจัดแต่งข้อมูล ขั้นตอนที่ 1 การจัดรูปแบบอักษร - เลือกเซลล์ที่ต้องการจัดรูปแบบ - คลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู รูปแบบเซลล์ - จะปรากฏไดอะลอกจัดรูปแบบเซลล์ - เลือกแท็บ แบบอักษร แล้วทำาการกำาหนดรูปแบบอักษร ขั้นตอนที่ 2 การกำาหนดเส้นขอบตาราง - เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการกำาหนดเส้นขอบ - ใช้ปุ่มเครื่องมือใน แถบเครื่องมือรูปแบบ - เลือกรูปแบบขอบที่ต้องการ ขั้นตอนที่ 3 การกำาหนดสีตัวอักษรและสีพื้นของเซลล์ - ใช้ปุ่มเครื่องมือในแถบเครื่องมือรูปแบบ เช่นเดียวกับขั้นตอนที่ 2 - ปุ่มกำาหนดสีตัวอักษร คือ - ปุ่มกำาหนดสีพื้นเซลล์ คือ ขั้นตอนที่ 4 การกำาหนดรูปแบบของข้อมูล - เลือกเซลล์ หรือช่วงของเซลล์ - คลิกเมาส์ขวา เลือกเมนู รูปแบบเซลล์ - จะปรากฏไดอะลอกจัดรูปแบบเซลล์ - เลือกแท็บ ตัวเลข แล้วทำาการกำาหนดรูปแบบข้อมูลในเซลล์ โดยเลือกประเภทของข้อมูลในรายการ (สังเกตรูปแบบข้อมูลใน ช่องแสดงตัวอย่าง) 6
• 7.
  ขั้นตอนที่ 5 รูปแบบข้อมูลกำำหนดเอง -พิมพ์ 5000 ในเซลล์ - เลือกที่เซลล์ แล้วทำำตำมขั้นตอนที่ 4 - เลือกประเภทข้อมูลเป็น กำำหนดเอง - พิมพ์ในช่องชนิดด้วย #,##0.00 "บำท" แล้วกด ตกลง - รูปแบบข้อมูลในเซลล์จะเปลี่ยนเป็น ขั้นตอนที่ 6 กำรผสำนเซลล์เข้ำด้วยกัน - เลือกช่วงของเซลล์ที่ต้องกำรผสำน - คลิกที่ปุ่ม ในแถบเครื่องมือ จัดรูปแบบ - เซลล์ทั้งหมดจะถูกผสำนเป็นเซลล์เดียวและข้อมูลภำยในเซลล์จะ ถูกจัดกลำง ถ้ำต้องกำรยกเลิกกำรผสำนเซลล์จะต้องทำำอย่ำงไร แบบฝึกหัด 1. จงสร้ำงตำรำงและป้อนข้อมูลตำมตำรำง (ทำำใน Sheet 1 ) แล้ว บันทึกชื่อ A:date_ex.XLS 2. จงสร้ำงตำรำงเรียนของนิสิตในภำคกำรศึกษำนี้ (ทำำใน Sheet 2 ) แล้วบันทึกชื่อ A:Table_ex.XLS 7 วันจันทร์ 10.00฿ Monday มีนำคม . .มีค March Mar 001 1/1/021 2545มกรำคม วันจันทร์ 11.00฿ Tuesday เมษำยน . .เมย April Apr 002 2/1/022 2545มกรำคม วันจันทร์ 12.00฿ Wednesdayพฤษภำคม . .พค May May 003 3/1/023 2545มกรำคม วันจันทร์ 13.00฿ Thursday มิถุนำยน . .มิย June Jun 004 4/1/024 2545มกรำคม วันจันทร์ 14.00฿ Friday กรกฎำคม . .กค July Jul 005 5/1/025 2545มกรำคม วันจันทร์ 15.00฿ Saturday สิงหำคม . .สค August Aug 006 6/1/026 2545มกรำคม วันจันทร์ 16.00฿ Sunday กันยำยน . .กย September Sep 007 7/1/027 2545มกรำคม
• 8.
  ตัวอย่ำง ปีกำรศึกษำ 2546 ภำคปลำย วันเวลำ8.00-9.00 9.00-10.00 10.00-11.0011.00-12.0012.00-13.0013.00-14.0014.00-15.0015.00-16.0016.00-17.00 จันทร์ อังคำร พุธ พฤหัสบดี ศุกร์ เสำร์ อำทิตย์ Intro.Comp(LAB) EnglishI Intro.Comp(LEC) MathematicI 3. ถ้ำข้อมูลในเซลล์เป็น ######## มีสำเหตุมำจำกอะไร และจะแก้ ปัญหำอย่ำงไร 4. ให้เปลี่ยนชื่อแผ่นงำนที่ 2 (Sheet 2) เป็น My Sheet และย้ำย ไปไว้เป็นกระดำษแผ่นแรก 5. จงอธิบำยปุ่มต่อไปนี้ …………………………………………………………………………… ……………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… 6. จงใช้เครื่องมือ และ สำำหรับเรียงข้อมูลต่อไปนี้ A B C D E 8
• 9.
  1 ชื่อ นำมสกุลวันที่เกิด อำยุ (ปี) เกรด เฉลี่ย 2 ภรำดร พงสวัสดิ์ 25 มกรำคม 2523 20 2.52 3 ทินกร สุขใจ 13 ธันวำคม 2525 18 3.12 4 ทินกร ดีเจริญ 2 สิงหำคม 25226 17 2.91 5 กรกฏ สกุลงำม 6 กรกฎำคม 2524 19 2.84 6 มำวิน ไพศำล 13 ธันวำคม 2525 18 3.5 6.1 ใช้สำำหรับ …………………………………………………………………………… … 6.2 ใช้สำำหรับ ………………………………………………………… …………………… 6.3 จงเรียงข้อมูลตำม เกรดเฉลี่ย จำกน้อยไปหำมำก ………………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… 6.4 “ ” “จงเรียงข้อมูลตำม ชื่อ และนำมสกุล จำก ก ไปหำ ฮ …………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… 6.5 จงเรียงข้อมูลตำม เกรดเฉลี่ย และ อำยุ จำกมำกไปหำ …………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… 9
• 10.
  …………………………………………………………………………… ……………………………… 6.6 จงเรียงข้อมูลตาม วันที่เกิดและ อายุ จากมากไปหาน้อย ………………………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… …………………………………………………………………………… ……………………………… 10