alee
- 1. Электронный архив финансовой документации МЫ ДЕЛАЕМ СЛОЖНЫЕ ВЕЩИ ПРОСТЫМИ, А ДОРОГИЕ ДОСТУПНЫМИ Система электронного архива
- 2. Проблематика Создание электронного архива архивных документов Создание электронного архива текущих документов Возможности электронного архива О системе Базовый модуль, структуры, модуль системы безопасности, атрибуты и справочные значения, модуль выборки (проверки), веб-интерфейс системы Клиенты и проекты Архитектура системы Требования к аппаратному обеспечению Преимущества Содержание: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Содержание Разделы презентации
- 3. Вы не успеваете упорядочить большой поток финансовых документов; На поиск документов тратятся часы или даже дни; Бумажный архив располагается в другом здании; Вы не уверены в комплектности документов; Вам необходимо постоянно в кратчайшие сроки готовить подборки финансовых документов для налоговых проверок; Вы не можете поднять пакет всех документов, которые были переданы; Как поднять данные по документам, которые были уничтожены по истечении 4 лет; Вам необходимо отслеживать динамику изменений документов; Ваша компания имеет множество филиалов и представительств по всей стране. Необходимо собрать всю документацию воедино, чтобы видеть полную картину; Вам необходимо организоваться централизованный архив с доступом к нему всем ответственным лицам; 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Проблематика Знакомы ли вам ниже перечисленные проблемы?
- 4. Бумажные документы Архивные документы: Поточный сканер Индексация электронных документов по полям Компании работа с документами: хранение, поиск, просмотр формирование подборок ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ВАМ НУЖНО: Как нам это сделать Основной процесс: сканирование ввод данных в систему Определить задачу; Определить кол-во документации для сканирования и индексации, характеристика документации; Определить поля для индексации документов; Определить требования к программному обеспечению: функциональные, нагрузочные, аппаратные Определить кол-во сотрудников, которые будут работать с электронным архивом: редакторов, читателей; Определить группу ответственных лиц за проект и взаимодействие с исполнителем;
- 5. Текущие документы: Поточный сканер заливка образов в систему Компании работа с документами: хранение, поиск, просмотр формирование подборок ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА РАБОТЫ С ТЕКУЩИМИ ФИНАНСОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ: ERP Подлинники документов импорт мета-данных Интеграция с ИС Поточный сканер Компании Филиалы Как нам это сделать Основной процесс: сканирование Определить задачу; Определить кол-во ежедневно поступающей документации, характеристика документации; Определить поля для индексации документов; Определить требования к программному обеспечению: функциональные, нагрузочные, аппаратные Определить кол-во сотрудников, которые будут работать с электронным архивом: редакторов, читателей; Определить группу ответственных лиц за проект и взаимодействие с исполнителем;
- 6. Перевести финансовую документацию в электронный вид и эффективно работать с ней; Осуществлять доступ к финансовым документам за все периоды с рабочего места через веб-интерфейс; Быстрый поиск необходимой информации; Структурировать и описывать данную документацию; Видеть полную информацию по всем подразделениям и филиалам; Предоставить доступ к документации всем заинтересованным лицам; Производить различные специфические для данного вида деятельности поиски и выборки; Готовить документацию для различных проверяющих органов; 1 2 3 4 5 6 7 8 Система электронного архива позволит:
- 7. STOR-M 3 - информационная система, решающая задачи построения электронного архива документации в рамках как одного предприятия, так и целого концерна. Данная система попадает в класс ERM систем (система управления электронными записями), описанных в стандарте MoReq/MoReqII и является основой для построения систем документооборота. Система STOR-M 3 создана в 2001 году как Алее Архив и вот уже более 9 лет работает на российском рынке, решая различные задачи по созданию и ведению электронных архивов. За эти годы были выпущены 3 версии системы (текущая имеет версию 3), каждая последующая из которых вбирает все лучшие черты предыдущей версии и переносит их на новые технологии, а также содержит новые функции, предоставляя нашим пользователям дополнительный набор инструментов и возможностей. STOR-M 3: БАЗОВЫЙ МОДУЛЬ: Одним из основных свойств системы электронного архива является структурирование данных, т.е. их описание, классификация и категоризация. Система электронного архива STOR-M 3 предлагает все известные на данный момент инструменты структуризации данных и не ограничивает в их количестве или логической структуре. Описание системы
- 8. Структуры, папки, карточки Дополнительные модули Открытые карточки документов Атрибуты Прикрепленные файлы Менеджер справочников Основной интерфейс системы Базовый модуль
- 9. Данные вводимые в систему помещаются в некую структуру электронного архива — каталог, который в системе представлен в виде иерархии. Каталог содержит в себе папки и карточки: папки разделяют каталог на логические разделы, карточки несут в себе информацию о документе (или документах). Дополнительная структуризация реализована карточками-ссылками, умными папками и динамическими структурами, которые позволяют из уже введенных данных создавать статические или динамические (во времени) каталоги и структуры. Создание структуры за 2 клика! Система электронного архива Рис. интефейс структуры документов финансового архива
- 10. Структруры электронного архива финансовой документации могут группироваться по типам или по группам документов (по проводкам). Например, По типам документов По группам документов Для удобства работы можно создать две структуры. Исходно,создать структруру по группам документов (проводкам) и по атрибуту «тип документа» сформировать динамическую структуру по группам документов. Система электронного архива Рис. пример структуры финансовой документации
- 11. Дополнительно, структуризация и классификация данных может производится путем внесения в карточку документа атрибутов и внесения в них данных о документе, некоторые атрибуты могут представлять собой классификаторы (например, продукции или услуг, предоставляемых компанией своим контрагентам), значения других же (например дата создания или подписания документа) могут лечь в основу классификации (в нашем примере по годам). Создание атрибута за 2 клика! Система электронного архива Рис. интефейс атрибутов и справочников документов финансового архива
- 12. Зачастую в процессе работы нам необходимо сформировать выборку документов и поработать с ней, при этом нежелательно изменять структуру каталогов или просто напрямую работать в ней. Такая необходимость возникает при работе с финансовыми документами, когда по запросу налоговой инспекции (например, встречная или камеральная проверки) необходимо в кратчайшие сроки сделать выборку документов и поработать с ней (отсортировать, упорядочить, убрать лишние документы и пр.). Для этих целей создан модуль Проверок или Выборок, который позволяет создавать выборки документов (разными способами — по различным поискам, напрямую из каталогов) и работать с ней, не боясь нарушения данных в архиве. Созданная выборка может быть пересортирована, откорректирована и отредактирована необходимым образом и выведена на печать со сквозной нумерацией страниц (или без нее). Таким образом, в кратчайшие сроки — часы, а не дни, документы подготовлены и переданы на рассмотрение официальным органам (в первом случае) или клиентам (во втором). Выборки данных и работа с ними Система электронного архива Модуль система безопасности
- 13. Система электронного архива Рис. интефейс модуля выбора и проверок
- 14. Система безопасности STOR-M 3 отвечает за создание пользователей и групп пользователей системы, создание ролей, распределение прав на функции системы по ролям, распределение уровней доступа к данным системы по ролям, группам пользователей или конкретным пользователям. Система STOR-M 3 не содержит жестко заданных ролей и предоставляет вам самостоятельно определять список ролей и их возможности в системе. Система безопасности может работать с LDAP или Active Directory сервером предприятия, при этом поддерживает следующие режимы работы: Только аутентификация пользователей. При этом сами пользователи и роли создаются и ведутся в системе безопасности STOR-M Гибридный режим - в систему безопасности импортируются и обновляются пользователи из внешнего LDAP сервера, но роли и привязка ролей к пользователям осуществляется средствами STOR-M И роли и пользователи а так же связи между ним поддерживаются на внешнем LDAP сервере Система безопасности так же предоставляет механизм генерации одноразовых ключей, предназначенных для однократного входа в систему различным лицам с нужными привилегиями но без создания учетных записей. Система безопасности также поддерживает технологию SSO (Single Sign On) — технологию единого входа, при которой пользователь может переходить из одного раздела портала в другой без повторной авторизации. Распределение прав доступа 1 2 3 Система электронного архива Модуль система безопасности
- 15. Настройка ролей и уровней доступа Система электронного архива Рис. интефейс модуля системы безопасности
- 16. Система электронного архива Рис. интефейс модуля системы безопасности Позволяет распределять права доступа, как к отдельно взятым структурам, так к отдельным документам или папкам. (н-р., платежным поручениям или документам по контрагенту). Права доступа можно назначать группам Пользователей, ролям пользователей, каждому пользователю в отдельности.
- 17. Система электронного архива Рис. интефейс модуля системы безопасности Назначение прав доступа к функциям и модулям
- 18. Поиск документов является одним из основных инструментов системы. STOR-M 3 предлагает 3 вида поиска: * поиск по атрибутам , любой их комбинации с использованием логических операторов И / ИЛИ / НЕ; * поиск по всем метаданным электронного архива; * поиск по полным текстам документов Поиск производится с учетом морфологии языка. Результаты поиска могут быть сохранены в виде отчета , перенесены в виде ссылок в каталог электронного архива (статический срез данных), сохранен в виде умной папки в каталоге (динамический срез данных) или перенесены в модуль Проверок или выборок. Система электронного архива Модуль поиска По финансовой документации Распространены поиски документов- за период времени по определенному контрагенту.
- 19. По истечении 5-х лет архив бумажных и электронных финансовых документов может быть уничтожен. В замен уничтожения, такие документы можно выгружать из системы электронного архива на любой внешний носитель (например, CD / DVD диски). Специализированный модуль Экспорта системы позволяет выгружать из системы данные в виде набора файлов, в виде интерактивного каталога, содержащего список метаданных и/или файлов. Данная функция необходима в случае наличия у компании удаленного подразделения, не имеющего возможности доступа по каналам связи к данным системы. Система электронного архива Веб-интерфейс Экспорт данных из архива По финансовой документации
- 20. Система электронного архива Веб-интерфейс Модуль актуализации Данный модуль позволяет: * отслеживать состояние документов и, при свершении определенных событий, * менять статус документов, что необходимо в случае когда электронный архив сдержит критически важные для бизнеса документы, актуальность которых может серьезно повлиять на ее деятельность. Например, документы с ограниченным сроком действия, такие как приказы, сертификаты или лицензии., при окончании срока действия система может как заблаговременно предупредить пользователей об истечение срока действия , так и перевести статус документа с «действует» на «срок действия истек» и оповестить об этом пользователей системы (либо реализовать оба варианта); По финансовой документации Позволяет отслеживать срок действия финансовых документов и по истечении 5 лет, можно настроить на смену статуса документам и оповещение, либо последующее автоматическое удаление
- 21. Система электронного архива Модуль актуализации
- 22. Система электронного архива Модуль поточного ввода Поточный ввод данных (поточным методом), реализуемым специализированным модулем поточного ввода и обеспечивающий ввод до 2500 документов в день одним оператором, что соответствует порядка 10-30 секунд на создание одной карточки. По финансовой документации Используется при больших объемах ежедневно поступающей документации. Модуль поточного ввода
- 23. Веб-представление Давно не секрет, что если информационная система ориентирована на работу с ней большого количества пользователей, то основным ее интерфейсом обязательно должен стать веб-интерфейс (не надо инсталлировать, не надо обучать, не надо обновлять), а технология его построения должна быть такова, чтобы не ограничивать пользователя только одним браузером и не требовать инсталляции в последнем специфических плагинов. Иначе использование и наличие веб-интерфейса теряют свой смысл. Система STOR-M 3 в качестве основного интерфейса по работе с данными пользователей системы имеет веб-интерфейс, реализованный Веб-модулем . Данный модуль позволяет производить различные виды поиска данных и сохранять правила поиска, просматривать данные и файлы, печатать, подписываться на данные и отписываться, в случае необходимости, формировать собственные папки с избранными данными, создавая таким образом свое личное рабочее пространство и все это производится в рамках выданных прав и политик доступа. Веб-интерфейс системы работает в популярных браузерах и не требует для своей работы установки специфических плагинов. Система электронного архива Веб-интерфейс В финансовых архивах, как правило, наполняют систему 3-5 человек и 100 человек пользуются Поиском необходимой документации.
- 24. Система электронного архива Рис. Веб- интефейс структуры документов финансового архива
- 25. Система электронного архива Веб-интерфейс Веб-интерфейс карточки документа
- 26. Система электронного архива Веб-интерфейс Веб-интерфейс поиска документа
- 27. и клиенты другие на сайте Банк ВТБ24 Мирнинский горно-обогатительный комбинат Банк ВТБ24 Банк ВТБ24 Компания Genser Банк ВТБ24 Компания Шлюмберже Ленинградский металлический завод Особые экономические зоны (филиал Санкт-Петербург) Компания FB LEASING Компания Бегарат Трубная металлургическая компания Клиенты и проекты
- 28. Минимальные сроки внедрения системы; Комплексность решения (создание электронного архива под ключ, включая сканирование, Индексацию данных и поставку системы); Готовое решение (настройка данных:структур, атрибутов, справочных значений без Программирования, в интерфейсах системы); Масштабируемость; Возможность самостоятельной установки и настройки системы; Интеграция с другими информационными системами и приложениями; Наши преимущества: Наши преимущества:
- 29. Технические характеристики системы Система электронного архива Веб-интерфейс Архитектура системы электронного архива STOR-M 3; Возможности интеграции с другими информационными системами и приложениями; Работа в кластерном режиме Требования к аппаратному обеспечению; Требования к клиентскому / аппаратному и программному обеспечению
- 30. Система STOR-M 3 имеет трехзвенную архитектуру . Клиентское приложение (оба - полный клиент и веб-клиент) не содержит данных и логики работы системы. Вся логика работы с системой находится на сервере приложений . Все данные системы, за исключением файлов (электронных документов или их копий), храняться в СУБД . Электронные документы или их копий располагаются в файловой структуре , имеющей определенную структуру. Система STOR-M может работать как на одном сервере так и, при необходимости, масштабироваться на несколько серверов для распределения нагрузки от большого числа одновременно работающих пользователей. Система STOR-M 3 позволяет поддерживать высокую производительность системы при ОЧЕНЬ больших нагрузках. Архитектура системы
- 31. Возможности интеграции с другими информационными системами и приложениями Система электронного архива Веб-интерфейс Система STOR-M 3 построена по принципу трехзвенной ИС и является полнофункциональным Enterprise приложением, работающим под управлением JEE сервера приложений, что обеспечивает широкий спектр возможностей по интеграции сторонних приложений с системой: Интеграция путем регулярной выгрузки информации из STOR-M 3 во внешние файлы данных для их последующей обработки в сторонней информационной системе; Прямой доступ к таблицам базы данных STOR-M 3; Использование веб служб, публикуемых STOR-M 3; Система STOR-M 3 публикует веб службы , с помощью которых его собственные компоненты производят взаимодействие с сервером . Любые другие сторонние системы и приложения так же имеют возможность использовать эти веб службы . Использование WebSDK, для создания собственных веб приложений, работающих с данными STOR-M 3; Использование Java-коннектора STOR-M 3 в собственных Java программах, веб и enterprise приложениях для получения доступа к данным системы.
- 32. Кластерный режим инсталляции STOR-M 3 Система электронного архива Веб-интерфейс Подключения к такому кластеру коммутируются программным или аппаратным балансировщиком нагрузки, перенаправляющим запросы от клиентов на наименее загруженные узлы. Ваша компания имеет множество филиалов и представительств, разбросанных по всей стране. Как собрать воедино всю финансовую документацию, чтобы видеть полную картину дел, как контролировать и держать руку на пульсе во всех точках распределенной компании? С ростом числа клиентов для выравнивания производительности, а также для обеспечения отказоустойчивости системы, STOR-M 3 может быть установлен в кластер, когда несколько физических серверов STOR-M 3 представляют собой единый логический архив.
- 33. Серверные компоненты архивной системы (сервер приложений, веб-сервер, СУБД, файловое хранилище) устанавливаются на выделенный сервер с рекомендуемой конфигурацией и следующим системным ПО: Минимальная тактовая частота процессора - 1 ГГц (рекомендованная тактовая частота - 2 Ггц); Количество процессоров — 2-4; Минимальные требования к ОЗУ - 8 Гб (рекоммендуемые — 16Гб); Свободное дисковое пространство под систему - 1 Гб, под данные - расчетная величина; Свободное дисковое пространство под данные - расчетная величина; Операционная система - Uniх/linux, Windows 2000, 2003, 2005 (64 bit) Server, MacOS X 10.5; СУБД: MS SQL 2000/2005, MySQL 5, Oracle 10, PostgreSQL 8 (подробнее о СУБД можно прочитать в разделе "Поддерживаемые СУБД"). Требования к аппаратному обеспечению Требования к аппаратному обеспечению
- 34. Требования к клиентскому аппаратному и программному обеспечению Требования к аппаратному обеспечению К рабочим станциями читателей не предъявляется каких-либо требований. Рабочие станции редакторов должны удовлетворять следующим условиям: Разрешение экрана не менее 1024х768 пикселей (для наиболее комфортной работы рекомендуется использовать разрешение по горизонтали от 1280 точек и широкоформатные экраны); Не менее 1Gb оперативной памяти; Не менее 10 Гб свободного места на жестком диске;. Операционная система — любая.
- 35. Спасибо за внимание! Требования к аппаратному обеспечению