AUDIT

AUDIT

• 1.
  0 TUGASAN 1 AUDIT KESELAMATANDAN KESIHATAN PEKERJAAN PEJABAT KESIHATAN BAHAGIAN MIRI OSH TRAINING (BATCH 1) (2016) NAME : SHELA AK BUNGKONG ID NO : OSH1-MYY1307010 COURSE : DIPLOMA IN OCCUPATIONAL SAFETY AND HEALTH DATE COMMENCED : 30 SEPTEMBER 2016 DATE COMPLETE : 30 SEPTEMBER 2016 OSH SUPERVISOR: OSH LECTURER: __________________ ________________ (EN. SHAHEERY MAROSEN) (EN. GREGERY CHANGAT)
• 2.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 1 JADUAL KANDUNGAN NO ISI KANDUNGAN M/S 1.0 PENGENALAN 2 2.0 OBJEKTIF 2.1 OBJEKTIF UMUM 2.2 OBJEKTIF KHUSUS 3 3.0 APA ITU AUDIT? 3.1 TUJUAN AUDIT DILAKUKAN 3.2 JENIS AUDIT 3.3 PRINSIP AUDIT 3.4 TANGGUNGJAWAB KETUA AUDIT 4-6 4.0 PELAKSANAAN AUDIT 4.1 PERMARKAHAN DAN KEKERAPAN PENGAUDITAN MENURUT FORMAT KKM 4.1.1 SKALA PRESTASI 4.1.2 “WEIGHTAGE” 4.1.3 KEKERAPAN PENGAUDITAN 7-10 5.0 KESIMPULAN 11 6.0 LAMPIRAN 12
• 3.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 2 1.0 PENGENALAN Mengikut Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994, Kementerian Kesihatan Malaysia sama seperti yang lain-lain majikan yang bertanggungjawab ke atas keselamatan dan kesihatan para pekerjanya dan juga orang ramai yang berkunjung untuk mendapatkan perkhidmatan dan kemudahan-kemudahan kesihatan termasuk hospital. Kementerian Kesihatan mempunyai seramai lebih 200,000 anggota yang terdiri daripada golongan profesional, teknikal dan juga anggota sokongan. Mereka ini sering terdedah dengan pelbagai-bagai jenis hazard yang terdapat di tempat kerja, sama ada hazard fizikal, hazard biologi, hazard kimia, hazard psikososial, ergonomik, hazard mekanikal, hazard mesin, dan hazard elektrik. Keadaan pekerja yang terdedah dengan hazard ini adalah menjadi tanggungjawab pihak majikan terhadap semua anggota kesihatan sebagai pihak yang mengendalikan hazard dan risiko dan bekerjasama utuk memastikan tempat kerja mereka berada dalam keadaan yang selamat dan sihat. Dalam Jabatan Kementerian Kesihatan Malaysia, terdapat satu unit khas yang akan dipertanggungjawabkan untuk menguruskan tentang keselamatan dan kesihatan pekerjaan, iaitu Unit Keselamatan Pekerjaan dan Alam Sekitar (Unit KPAS). Audit keselamatan dan kesihatan adalah satu sistem pengurusan yang proaktif untuk membolehkan sesuatu organisasi melalui pelaksanaan program-program, tatacara amalan dan juga tanggungjawab organisasi berkaitan keselamatan dan kesihatan. Ini adalah kerana, pengurusan keselamatan dan kesihatan yang baik boleh memberikan faedah kepada semua anggot kesihatan yng terlibat. Para pekerja akan dapat bekerja di satu tempat kerja yang sihat dan selamat di samping memberi kepuasan dalam menjalankan tugas. Manakala majikan pula akan mendapat faedah melalui pekerja yang sihat dan juga peningkatan produktiviti dan kualiti kerja.
• 4.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 3 2.0 OBJEKTIF 2.1 OBJEKTIF UMUM Tujuan audit dijalankan adalah untuk mengadakan satu kemudahan kesihatan yang sihat dan selamat setakat yang praktikal melalui satu sistem audit keselamatan dan kesihatan yang dapat mempertingkatkan tahap keselamatan dan kesihatan anggota Kementerian Kesihatan dan juga orang ramai yang berkunjung untuk mendapatkan perkhidmatan di kemudahan-kemudahan kesihatan KKM. 2.2 OBJEKTIF KHUSUS Untuk mengadakan satu sistem pemeriksaan bagi menentukan aktiviti atau aspek keselamatan dan kesihatan mengikut kehendak Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (Akta 154) . Audit keselamatan dan kesihatan dilaksanakan untuk mengenalpasti tahap pelaksaan aktiviti keselamatan dan kesihatan dan juga kebajikan yang telah dijalankan di fasiliti anggota. Selain itu, audit keselamatan dan kesihatan adalah untuk mengenalpastidan memastikan tahap kesedaran anggota kesihatan yang berkaitan dengan keselamatan dan kesihatan pekerjaan serta memberi cadangan berkenaan langkah-langkah penambahbaikan bagi kekurangan yang dikenalpasti
• 5.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 4 3.0 APA ITU AUDIT? Audit adalah merupakan satu proses yang sistematik, yang bebas didokumenkan untuk mendapatkan bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. 3.1 TUJUAN AUDIT DILAKUKAN a. Untuk mengesahkan mengikut peraturan atau prosedur kerja b. Untuk pengenalpastian keberkesanan sistem yang digunakan c. Menyediakan peluang penambahbaikan d. Untuk memenuhi keperluan penambahbaikan e. Untuk memenuhi keperluan perundangan, dan f. Untuk mendapatkan persijilan ISO dan lain-lain pensijilan. 3.2 JENIS AUDIT Terdapat 3 jenis audit yang digunakan iaitu: a. “First Party Audit” (internal audit) - merupakan audit dalaman. Dimana sesbuah syarikat atau jabatan itu melakuakan audit ke atas dirinya untuk kepentingan mereka sendiri. b. “Second Party Audit” - “second party audit” adalah dimana sesebuah jabatan atau syarikat menjemput organisasi atau jabatan lain untuk melakukan audit terhadap syarikat atau jabatan mereka. Contohnya , pihak Pejabat Kesihatan Bahagian Miri menjemput pihak Jabatan Bomba dan Penyelamat untuk melakukan audit berkenaan dengan keselamatan bangunan. c. “Third Party Audit” - Audit pihak ketiga adalah dilakukan oleh sebuah organisasi bebas yang biasanya untuk mendapatkan Pensijilan.
• 6.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 5 3.3 PRINSIPAUDIT Peraturan sebagai seorang juruaidit hendaklah melakukan audit atau kerja secara profesional. Contohmya, ketika melakukan audit di tadika/taska/tabika/nursery terdapat beberapa kriteria di dalam borang audit tidak dipatuhi. Maka sebagai seorang juruaudit, hendaklah memeberikan nasihat secara profesional dan lembut supaya pihak pengurusan tempat yang diaudit tersebut dapat membaiki kesilapan mereka. Malah, seorang pengaudit hendklah mengamalkan kelakuan yang beretika yang merupakan asa profesionalisme supaya senang “deal” dengan pihak yang diaudit. Selain itu, seorang auditor hendaklah jujur semasa menjalankan audit, kerana seorang pengaudit dipertanggungjawabkan untuk melapar dengan benar dan tepat. Contohnya, walaupun tindakan yang dilakukan oleh pihak yang diaudit tidak benar dan menyalahi peraturan , seorang pengaudit hendaklah merekodkan keadaan sebenar tersebut dan menjelaskan keadaan yang sebenar. Seterusnya, prinsip “indipendence” juga adalah merupakan asas bagi kesaksamaan bagi membuat kesimpulan audit. Kesimpulan audit hendaklah dilakukan berasaskan bukti pendekatan, dimana kaedah yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit dipercayai dan diulang dalam proses audit yang sistematik. Di dalam proses kesimpulan audit, hedaklah melaporkan semua keadaan semasa audit dijalakan, dan laporan yang dibuat hendaklah tepat. Prinsip audit hendaklah diamalkan dan dilakukan untuk menjaga kepentingan keselamatan dan kesihatan pekerjaan dan kawasan sekelilingnya supaya dapat mengelakkan daripada terdedah dengan hazard yang ada.
• 7.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 6 3.4 TANGGUNGJAWAB KETUAAUDIT Seorang ketua audit bertanggungjawab sepenuhnya untuk peringkat audit yang akan dilakukan dan dijalankan. Seorang ketua audit harus mempunyai keupayaan, perancangan dan pengalaman dan kuasa yang diberi untuk membuat keputusan pengauditan dan sebarang keputusan audit seperti: a. Memilih ahli pasukan. Berapa orang yang diperlukannya untuk melakukan Audit b. Menyediakan pelan audit c. Hendaklah pandai berkomunikasi dengan pihak yang ingin diaudit d. Menjadi wakil pasukan audit dan pengurusan yang diaudit e. Menyediakan dan mengemukakan laporan audit Seorang ketua audit juga hendaklah mematuhi kehendak audit yang berkenaan, mematuhi kehendak yang telah dinyatakan di dalam SOP pengauditan. Seorang ketua audit juga perlu berkomunikasi dengan kumpulannya dan pihak yang diaudit bagi menjelaskan tentang tujuan dan kepentingan atau keperluan audit dilakukan. Selain itu, sebagai seorang ketua audit hendaklah membuat perancangan dan menjalankan tanggungjawab dengan berkesan dan cekap. Seorang ketua audit yang akan mengesahkan sesuatu tindakan pembetulan dan mengedahkan sesuatu keadaan yang berbahaya. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan audit akan disimpan dan dipelihara dengan baik oleh seorang ketua audit.
• 8.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 7 4.0 PELAKSANAAN AUDIT Audit dilaksanakan bukan sahaja dilakukan kepada klinik-klinik kesihatan dan hospital, namun audit turut dilakukan di sekolah-sekolah dan tadika. Berdasarkan pengalaman saya semasa menjalani latihan industri di Pejabat Kesihatan Bahagian Miri, terdapat satu unit khas yang ditubuhkan untuk mengendalikan setiap kejadian kemalangan, kejadian berbahaya, keracunan pekerjaan, dan penyakit pekerjaan, menjalankan audit membuat penilaian risiko (HIRARC) dan mana-mana yang berkaitan dengan keselamatan dan kesihatan pekerjaan, unit tersebut adalah Unit Keselamatan Pekerjaan dan Alam Sekitar (Unit KPAS) Fungsi Unit KPAS adalah untuk memberikan perkhidmatan pencegahan, kawalan penyakit di tempat kerja, perkhidmatan klinikal pekerja, penempatan sejahtera dan menguruskan isu-isu berkaitan dengan masalah kesihatan alam sekitar. Terdapat beberapa tempat aktiviti audit yang sempat saya ikuti iaitu, Audit Tabika/Taska/Tadika/ Nursery seperti Tabika Perpaduan Kampung Lopeng Tengah / Kelas Tabika Kampung Lopeng Tengah Siantan, Tabika Sri Jaya/Taska Sri Pintar, dan Taska Permata Tudan,menjalankan pemeriksaan Audit untuk Stor Unit Vektor, Audit di Kem PLKN Sg Rait Miri, dan Audit Kolej Fajar. En. Shaheery Marosen adalah merupakan seorang Penolong Pegawai Kesihatan Persekitaran yang merangkumi sebagai ketua Audit. Beliau yang akan menentukan bila, dimana dan berapa bilangan ahli yang diperlukannya untuk menjalankan audit. Ketika menyertai aktiviti Audit, kami (“internship OSH”) dibenarkan untuk menggunakan borang sendiri (borang audit yang digunakan semasa proses pembelajaran di dalam kelas, contoh borang audit berdasarkan keselamatan dan kesihatan pekerjaan), bagi audit tadika dan audit untuk Stor Unit Vektor, kami
• 9.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 8 menggunakan format KKM yang telah disediakan oleh ketua pasukan kami. Selepas selesai menjalankan audit, kami (“internship OSH”) akan membuat satu laporan mengenai “audit findings” dan langkah/cadangan pembaikan mengikut format yang diberikan oleh En. Shaheery. Terdapat beberapa aktiviti audit kami tidak dapat rekodkan, kerana ianya adalah SULIT. Selepas laporan siap dibuat dan dihantar kepada ketua pegawai kesihatan bahagian untuk semakan dan pengesahan, seterusnya salinan laporan akan diberikan kepada pihak yang diaudit berkenaan dengan “audit findings”, dan pihak yang diaudit akan diberikan tempoh selama dua minggu untuk memnjalankan langkah-langkah pembaikan awal dan tindakan pemeriksaan susulan akan dijalankan. Laporan audit akan disimpan oleh En. Shaheery sebagai rujukan pada masa hadapan dan bukti audit telah dijalankan. Laporan-laporan audit akan akan dihantar kepada Ketua Unit KPAS Negeri dalam masa dua minggu. Ketua Unit KPAS Negeri akan membuat komplikasi dan analisis keputusan audit yang telah dijalankan oleh semua pasukan audit iaitu pasukan audit negeri dan daerah. Seterusnya, setiap 6 bulan sekali laporan pencapaian audit akan dihantar oleh Ketua Unit KPAS Negeri yang telah disahkan oleh Pengarah Kesihatan Negeri ke peringkat kementerian (U/P : Unit Kesihatan Pekerjaan), laporan Audit Peringkat Daerah, Laporan Audit Peringkat Negeri dan Laporan Audit Verifikasi Peringkat Negeri adalah antara laporan yang akan dihantar ke peringkat kementerian. *Laporan Audit dan borang audit ada disertakan di bahagian lampiran.
• 10.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 9 4.1 PERMARKAHAN DAN KEKERAPAN PENGAUDITAN MENURUT FORMAT KKM Pengiraan markah akan dibuat berdasarkan kepada : 4.1.1 SKALA PRESTASI Skala prestasi diklasifikasikan seperti berikut: 0 - Tidak memuaskan 1 - Memuaskan 2 - Baik 4.1.2 “WEIGHTAGE” Pertimbangan berkaitan keperluan ataupun mengklasifikasikan sesuatu tempat kerja adalah sangat penting semasa menjlankan audit ini. Bagi mana-mana perkara yang dirasakan tidak perlu, akan ditandakan / tandakan TB (Tidak Berkenaan) pada ruang yang berkaitan dan abaikan ruang (row) tersebut dalam pengiraan jumlah markah. Bagi fasiliti yang mempunyai makmal, unit radiologi dan stor vektor, format khas telah disediakan.
• 11.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 10 4.1.3 KEKERAPAN PENGAUDITAN Kekerapan untuk melakukan audit adalah seperti berikut : Walau bagaimanapun, kekerapan untuk melakukan audit ulangan boleh bergantung kepada budi bicara pasukan audit yang berkaitan dimana beberapa perkara perlu diambilkira seperti :  Keutamaan mengikut perkara-perkara yang memerlukan tindakan segera  Perkara yang memerlukan peruntukan dan sebagainya
• 12.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 11 5.0 KESIMPULAN Sistem audit keselamatan dan kesihatan yang berkesan boleh mempertingkatkan tahap pengurusan keselamatan dan kesihatan sesuatu tempat kerja. Ini adalah kerana melalui sistem ini, kekurangan dan kelemahan dalam aspek keselamatan dan kesihatan dapat dikenalpasti dan tindakan susulan boleh dibuat secara teratur. Organisasi yang mempunyai pengurusan keselamatan dan kesihatan yag baik boleh menjamin keselamatan dan kesihatan para pekerjanya serta juga orang-orang lain yang berkaitan. Sistem audit ini juga akan dapat memastikan tahap pelaksanaan berkaitan keselamatan dan kesihatan pekerjaan selaras dengan peraturan-peraturan yang terkandung di dalam Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 (Akta 154). Secara “personal” saya Shela Ak Bungkong , berasa berpuas hati dengan kerja-kerja yang telah saya lakukan semasa menjalani latihan industri di Pejabat Kesihatan Bahagian Miri. Semasa saya menjalani latihan industri di PKB Miri, terdapat beberapa pengalaman yang baharu saya dapati, pengalaman yang berkaitan dengan OSH dan bukan OSH (kesihatan persekitaran). Dengan pengalaman yang telah saya dapati saya akan jadikannya sebagai ilmu tambahan apabila berada di tempat kerja yang sebenar. Saya berharap dengan pengalaman ini, saya akan dapat mempertingkatkan lagi prestasi kerja saya apabila telah berada di dalam situasi kerja yang sebenar.
• 13.
  DIPLOMA IN OCCUPATIONALSAFETY AND HEALTH OSH INTERNSHIP PREPAREN BY: SHELAAK BUNGKONG 12