Do sightseeing
- 2. Что такое «1С:Документооборот» Наступает момент, когда вы решаете документировать свои бизнес процедуры По разным причинам, например: навести элементарный порядок, устранить кадровые риски, повысить качество работы, повысить скорость. Для этого нужен инструмент и методика его использования. Вот это и есть «1С:Документооборот» 2
- 3. В двух словах 3 СЭД/ECM + BPM, Collaboration,Email management, Time management, Performance management, DMS, RMS, CMS, АСКИД, ERM, BPM, ACM, CRM, ERP, Архивное дело, Управление проектами, СМК, Процессное управление, Knowledge management, Управление изменениями, PLM, PDM, Social software, Time management, TQM, BI… Для людей, не для документов
- 4. ТОП результатов 4 1. Повышение скорости работы 80%. 2. Улучшение исполнительской дисциплины 53%. 3. Исключение утери документов 50%. 4. Наведение порядка в процессах 47%. 5. Централизованное хранение 30%. 6. Четкое соблюдение графиков платежей и исполнения договорных обязательств 18%. 7. Получили возможность проанализировать и оптимизировать деятельность компании 12%.
- 5. Примеры Средние сроки согласования внутренней документации сократились в 2-2,5 раза. Геотек холдинг (Нефтегаз, 800 пользователей). Затраты на работу с документами сократились на 20%. Метробанк (банк, 200 пользователей). Сотрудники стали быстрее справляться с текущими задачами, тратя на них меньше сил. ВНИПИЭТ (НИИ и производство, 500 пользователей). Сокращено время работы с документами у руководства, высвобождено время на принятие управленческих решений. Завод имени Я.М.Свердлова (400 пользователей). Для всех сотрудников ощутимо упростился процесс исполнения и контроля задач, взаимодействие между подразделениями стало происходить более оперативно. СК Альянс-Энерджи (энергетика, 100 пользователей). 5
- 6. В деньгах Стоимость 1 часа 304 руб. (50 т.р. в месяц) 50-60% времени сотрудники тратят на документы Раньше на работу с документами уходило 965 часов: 304 руб. х 985 час. х 180 чел. = 54 897 300 руб. Теперь 772 (-20%): 304 руб. х 772 час. х 180 чел. = 42 243 840 руб. За год 70 тыс. руб. на сотрудника 13 млн. руб. на предприятие из 180 чел 6
- 7. Еще пара примеров 7 Экспоцентр 500+ рабочих мест, 5000 поручений в месяц. Сильно сократилось время согласований, прекратилась беготня курьеров. Реально стало возможным проверить исполнительскую дисциплину. ГЕОТЕК холдинг (ECM проект 2013 года) 1000+ рабочих мест, раньше Директора иногда было не видно за бумагами, которые пришли ему на подпись. Перестали теряться документы. Согласование стало быстрее на 10-20%. Заказываем на 300 коробок бумаги в месяц меньше. Служба снабжения стала заниматься не бумаготворчеством, а своей работой.
- 8. Для разных клиентов 8 Холдинг Титан-2 Служба государственного строительного надзора и экспертизы Санкт- Петербурга Комитет экономического развития промышленной политики и торговли Санкт-Петербурга ПАО "Киевгаз“ 2500 сотрудников 300 рабочих мест 1000 сотрудников 120 рабочих мест 150 рабочих мест ООО "Страховая группа "АСКО" 200 рабочих мест ООО ТД "Шервуд" 300 рабочих мест 1000 сотрудников 300 рабочих мест ООО "Комацу СНГ" 300 рабочих мест ООО ПКФ "Атлантис-ПАК" 500 рабочих мест ЗАО «Тандер» 1500 рабочих мест АЭМ Технологии 2800 рабочих мест ФКП Завод им Я.М.Свердлова 400 рабочих мест ОАО «МРСК Сибири» 1300 рабочих мест и еще 1200+ опубликованных внедрений на v8.1c.ru/doc8 Геотек холдинг 800 рабочих мест Башкирэнерго 3000 рабочих мест ООО «Юг-Авто Холдинг» 600 рабочих мест
- 10. 225 преимуществ 10 Очень удачный документ. Особенно раздел с замерами производительности Отзыв заказчика v8.1c.ru/doc8/advantages
- 11. 16 Корреспонденция Внутренний документооборот Договорные документы Файлы Процессы Проекты Мероприятия Форум Почта Отсутствие сотрудников Бронирование переговорных Календари Рабочее время
- 12. Учет документов и файлов 17 Входящие документы Исходящие документы Рабочие файлы Внутренние документы
- 13. Карточка документа 18 Хранит все важные сведения о документе
- 14. Откуда приходят документы 19 Почта России факс, курьер Со сканера По e-mail Из личных или сетевых папок Создаются по шаблонам Из других систем
- 15. Шаблоны документов и файлов 20 Программа заполняет сама все, что может Скорость Порядок Качество
- 16. Папки – простая структура 21 Поиск Контроль Анализ
- 17. Контроль доступа к документам 22 Папка Организация Вид документа Гриф доступа Вопрос деятельности Корреспондент
- 18. Права на документ 23 Для всех безопасно и ясно
- 19. Точный поиск по реквизитам 24
- 20. Поиск по реквизитам 25 Контроль Подбор документов Разбор полетов
- 23. 28 Совместная работа Папки файлов Процессы Проекты Мероприятия Форум Почта Отсутствие сотрудников Бронирование переговорных Календари
- 30. Комплексные процессы 35 Простые действия складываются в сложные процедуры
- 31. Проектный учет Учет всех данных в разрезе проектов (документы, файлы, процессы, задачи, почта, мероприятия и проч.) Задавать иерархическую структуру проекта Автоматизировать исполнение проекта, контролировать исполнение проектных задач и проекта в целом Вести учет трудозатрат в разрезе проектов Получать отчетность по проектам Загружать данные о проектах из Microsoft Project 36
- 32. Учет документов по проектам 37
- 33. План проекта 38
- 35. Мероприятия Совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч. Учет и контроль от подготовки, до анализа В результате Сокращается время на подготовку и проведение Упрощается согласование Мероприятия проводятся в соответствии с планом Обеспечивается принятие решений и их своевременное выполнение 40
- 36. Мероприятия 41 Хранит все данные о мероприятии: время, место, участники, программа, файлы, протокол, приглашения.
- 38. Встроенная почта Почта - популярная технология совместной работы Письма - такие же единицы учета как входящие и исходящие документы На основании писем можно создавать процессы, проекты, мероприятия, входящие, исходящие и внутренние документы, вести учет времени и проч. И наоборот – переписку можно начать с документа, файла, по мероприятию, по проекту и проч. Почта – часть информационной системы и интегрирована со всеми данными 43
- 43. Форум Сотрудники обсуждают рабочие документы Сотрудники-эксперты отвечают на вопросы коллег Это бывает Устно, по почте Лучше всего использовать Форум Это постоянно обновляемый источник знаний для всех Типичная структура форума Новости компании Объявления Обсуждение проектов документов Вопросы по программам 48
- 44. Форум 49 Еще один способ коммуникации Кладезь коллективного разума
- 47. Календарь 52
- 49. Контроль 54 На контроль тоже можно поставить ВСЁ
- 50. Контроль 55
- 52. Карточка договора 57 Хранит сам договор и все, что с ним связано
- 53. Учет договоров 58 Все, что можно, программа делает сама Подготовка проекта Согласование Передача на подпись Контроль документов Исполнение Расторжение 7 процессов Продление
- 54. Контроль и анализ договоров 59
- 58. На что тратят время сотрудники? 63 ?
- 60. Как исполняются задачи в группе компаний? 65
- 63. Какие шаблоны процессов буксуют 68
- 66. Интеграция с программами 1С 71
- 67. 72 1С:Документооборот «внутри» 1С:Бухгалтерии В карточке документа «Поступление товаров и услуг»: • История переписки • Процессы и задачи • Связанные документы • Файлы (в т.ч. скан копии)
- 68. 73 10 механизмов интеграции с другими программами Web-сервисы, RESTful API, HTTP, COM, ODBC, XML, Email, FTP, правила обмена, БИД
- 69. Под капотом 74 XML Веб-сервисы ЭЦП E-mail Полнотекстовый поиск ГОСТ Р 6.30-2003 152-ФЗ ГОСТ Р 51141-98 149-ФЗ ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 59-ФЗ ПП РФ № 477 ГСДОУ ГОСТ Р 52294–2004 RFC 2315 RFC 2311 ГОСТ Р 53898-2010 ПП РФ № 754 ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001 TIFF OCR CuneiForm Интеграция Шифрование Бизнес-процессы Таксономия Номенклатура дел Версионирование Права доступа
- 70. Рабочий стол 75 Как я справляюсь с делами? Что у меня на сегодня? Что требует моего участия?
- 71. Документооборот, который всегда с тобой 76
- 73. 1С:Документооборот Обзорная экскурсия Спасибо за внимание! Александр Безбородов, 1С