современные технологии управления знаниями (Ecm). возможности и перспективы
- 1. Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы Сергей Полтев Москва, 20 сентября 2011 года
- 2. Что такое ECM? • Enterprise Content Management – управление корпоративными информационными ресурсами • ECM обеспечивает использование любой необходимой в определенный момент корпоративной информации вне зависимости от ее источника, формата и физического месторасположения • AIIM: « ECM -- Стратегии, методы и инструменты, для ввода, управления, хранения, обеспечения сохранности и доставки контента и документов, относящихся к важным организационным процессам»! • По данным аналитиков Gartner, объем рынка ECM-систем к 2014 году превысит 5700 млрд. долл.
- 3. Объемы неструктурированной информации Рост объемов неструктурированной информации . По данным“Enterprise Disk Storage Consumption Model” (IDC, 2007)
- 4. Cтруктурированная/неструктурированная информация Структурированная Имеет четко определенную Неструктурированная модель, набор переменных, правила хранения .
- 5. Предпосылки для внедрения ECM • Затруднен поиск необходимой информации • Неопределенность стандартных процессов обработки • Существование нескольких копий одного и того же документа • Сложности в обмене опытом • Использование некорректных версий файлов и документов • Длительные процессы совместной обработки документов, низкая эффективность • Затруднен контроль действий сотрудников • Возможность случайная или преднамеренная утрата информации • Низкая надежность хранения Gartner,2010: «ECM становится необходимым компонентом информационной инфраструктуры»
- 6. Нужна ли ECM-система? Пример. Использование интернет-поиска для доступа к информации вместо внутренних ресурсов ( по исследованиям AIIM в 2009 г. 71% использует в первую очередь веб-поиск)
- 7. Нужна ли ECM-система? Dogovor_romashka_last Dogovor_last_romashka Пример 2. Какая версия документа окончательная ?
- 8. Потребности бизнеса По результатам опроса проекта Docflow
- 9. Функционал ECM-систем • управление документами (экспорт/импорт, безопасность и службы библиотек для деловых документов); • управление образами документов (сканирование бумажных документов, распознавание текста и реквизитов); • Управление записями (долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам); • управление потоками работ (или workflow, т. е. поддержка бизнес- процессов, передача документов и другого контента по заранее разработанным маршрутам, назначение рабочих задач, создание журналов хода выполнения бизнес-процессов);
- 10. Функционал ECM-систем • Управление Веб-контентом (содержанием корпоративного сайта или портала), взаимодействием пользователей; • управление медиаконтентом (графическими, видео- и аудиофайлами, и др.); • управление знаниями (поддержка систем для накопления и доставки информации, необходимой для принятия решений); • управление коллективным взаимодействием пользователей при подготовке и использовании документов (поддержка совместной работы пользователей и поддержка проектных команд).
- 11. Жизненный цикл информации • Создание • Рецензирование • Утверждение • Публикация • Архивирование • При необходимости – извлечение из архива
- 13. Результаты внедрения ECM системы • Эффективность совместной работы • Объединение информационных ресурсов, в том числе территориально распределенных • Стандартизация типовых бизнес- процессов • Информированность сотрудников • Улучшенная безопасность • Более полная информация для принятия решений • Надежность хранения
- 14. Общие тенденции-2011 • 4G: Беспроводной доступ со скоростью проводного • Мобильные устройства • Облачные сервисы (SaaS, PaaS) • масштабируемость • Конвергенция технологий, интеграция разнородных решений, унификация интерфейсов • !Безопасность!
- 15. Тенденции ECM сегмента • Растущие объемы пользовательского контента • Мобильность • Значительное расширение пользовательской аудитории, существенный рост объемов рынка ECM-решений • «Социальное» взаимодействие, «социальный бизнес»
- 16. Актуальные требования к ЕС M-решению • Возможность работы в любом месте в любое время( удаленный доступ) • Возможность быстрого конфигурирования для специализированных задач • Интеграция со стандартными офисными приложениями (По данным исследования AIIM, наиболее важными факторами при выборе ECM-решения являются удобство использования, возможности интеграции с другими решениями и простота внедрения)
- 17. Собственная разработка или готовая платформа? Начало 21 века: 2011 год В России значительная часть значительная часть внедрений построена на СЭД/ECM решений основе коробочных представляла собой продуктов, как собственные собственной проектные разработки так и на разработки «с нуля» основе распространенных ECМ-платформ. Преимущества: Наблюдается скорость разработки, постепенная надежность, миграция с техническая «самописных» поддержка, решений «узнаваемость решения»
- 18. Какую платформу выбрать ? ?
- 19. Gartner, 2010
- 20. Microsoft SharePoint 2010 • Набор веб-приложений для организации совместной работы • Функциональность для создания порталов • Модуль поиска информации в документах и информационных системах • Функциональность управления рабочими процессами и cистему управления содержимым масштаба предприятия • Модуль создания форм для ввода информации • Функциональность для бизнес-анализа
- 21. EOS for SharePoint 2010
- 22. ECM-система eDocLib 2.5 • Создание корпоративного портала для хранения и обработки информации • Структурирование и рубрикация данных • Организация совместной работы сотрудников • Обеспечение безопасности данных • Организация личного и группового информационного пространства
- 23. • Акты, полисы, договоры • Управленческая документация • ECM-система • Карточки учета • Хранение материальных ценностей • Учет • Научно- • Поиск техническая документация • Файлы пользователей • Фото-, видео- материалы
- 24. Особенности eDocLib 2.5 • Легкая настройка без программирования, простота поддержки • Конструирование объектов произвольного вида • Привычный интерфейс офисных приложений для пользователей • Интеграция с системами бизнес- аналитики для построения сложных отчетов • Невысокие требования к аппаратному обеспечению
- 25. ECM-cистема eDocLib 2.5 Регистрация документов, пришедших по почте может осуществляться напрямую из Microsoft Outlook
- 26. ECM-cистема eDocLib 2.5 Доступ к документам через проводник Windows
- 27. ECM-cистема eDocLib 2.5 Поиск по документам, хранящимся в системе, включая полнотекстовой поиск и поиск в плавающем диапазоне форма для документа в eDocLib
- 28. ECM-cистема eDocLib 2.5 Постоянно необходимые пользователю документы могут быть сохранены в Личных папках
- 29. ECM-cистема eDocLib 2.5 Доступ к личным папкам может быть предоставлен другим пользователям – удобное пространство для совместной работы
- 30. ECM-cистема eDocLib 2.5 средствами Windows cредствами eDocLib Рубрикация данных с помощью файловых каталогов часто приводит к дублированию данных и трудностями при поиске из-за несоблюдения иерархии каталогов. Механизм рубрик eDocLib позволяет подробно структурировать данные и обеспечить к ним быстрый доступ.
- 31. ECM-cистема eDocLib 2.5 Организация рабочих процессов : • Поручения, отчеты, контроль исполнения • Согласование проектов документов • Контроль версий документов • Протоколирование действий и исполнительская дисциплина • Обсуждение документов • Делегирование полномочий
- 32. ECM-cистема eDocLib 2.5 Отправка проекта документа на ознакомление
- 33. ECM-cистема eDocLib 2.5 Выдача поручения сотруднику
- 34. ECM-cистема eDocLib 2.5 Контроль версий и история изменений При совместной работе в общей файловой папке результаты коллективной работы могут быть в последний момент безвозвратно испорчены или удалены. Хранение документов в eDocLib позволяет вернуться к предыдущим версиям документа и отследить произошедшие изменения.
- 35. ECM-cистема eDocLib 2.5 История версий документа в eDocLib
- 36. ECM-cистема eDocLib 2.5 • Индивидуальный / групповой доступ к объектам и функциям • Протоколирование действий пользователей • Безопасный API доступ В будущих версиях: • Работа через SSL соединение • ЭЦП и шифрование
- 37. ECM-cистема eDocLib 2.5 Гибкая система настроек безопасности позволяет регламентировать действия пользователей как на основе общих правил, так и для отдельно для выбранных документов
- 38. Области применения системы • Внутренний портал организации • Документооборот • Приемная руководителя • Архивы • CRM • Базы знаний • Учет (договоров, музейных ценностей, библиотечный и т.п.) • Отдельные функциональные задачи
- 39. Подписка на документы Подписка на документ eDocLib Пользователь E-mail Новый документ Автор документа Новый документ Другая система
- 40. Источники данных в eDocLib Электронная Произвольная Поточное почта система Импорт из Ручной ввод сканирование WEB-SERVICE файловой системы
- 41. Архитектура системы … Intranet / Internet WEB-сервер Cервер приложений Cервер базы данных
- 42. Наиболее востребованный функционал По мнению аналитиков Gartner • Управление архивами данных • Поисковые механизмы и анализ контента • Автоматизация специальных процессов обработки контента (case management) • «Облачное» хранение данных • Управление «облачным» контентом
- 43. Полезные ссылки • www.aiim.org • Cmswire.com • ecm-community.livejournal.com • pcweek.ru/ecm • docflow.ru • www.eos.ru/eos_delopr/eos_anal itics
- 44. СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ WWW.EOS.RU Сергей Полтев менеджер по продуктам E-mail: [email protected] • 107113, Москва, ул. Шумкина, д. 20, стр. 1 • Телефон для контактов (он же для факсов): (495) 221-24-31