Jannis.Groupware

Jannis.Groupware

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  Groupware
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  Groupware Il Groupware è una parola che racchiude in sè le tecnologie che supportano la collaborazione tipo persona-persona. Groupware può essere qualche cosa che va dall'E-mail ai Sistemi di Riunione Elettronica (EMS - Electronic Meeting System) al workflow. E' importante fare attenzione al fatto che groupware è un termine relativamente nuovo (John Son-Lenz, 1978 “il Groupware è … un sistema completo "di processi intenzionali di gruppo con il supporto del software" ), descrive un mercato nuovo ed una collezione nuova di tecnologie. Groupware fornisce gli strumenti atti a risolvere problemi d’affari "collaboration oriented" e questo elaborato vuole fornire ai lettori l’insieme di informazioni basilari riguardo alle tecnologie del groupware e le tipiche strategie.
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  Concetti fondamentali Ilconcetto primario è costituito dall’esplicito orientamento verso la collaborazione interpersonale assistita da strumenti informatici. Questo fenomeno è alimentato dalla congiuntura di due aspetti fondamentali: aspetto tecnologico: incremento e la diffusione delle reti aspetto economico culturale Dinanzi ai recenti cambiamenti nelle organizzazioni lavorative, si scopre che la vecchia organizzazione interna gerarchica non è più adeguata. Molte società si "reinventano" o si reingegnerizzano usando gli strumenti groupware.   Il groupware non è solo una tecnologia. Groupware è una tecnologia del collaborare .
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  Un sistema digroupware è un insieme di strumenti per semplificare, promuovere e coordinare la comunicazione, la condivisione e l'uso delle informazioni all'interno di un gruppo di lavoro. Ciò significa che ha un impatto sul modo di comunicare tra le persone. Avere un impatto sulle comunicazioni ha come conseguenza un impatto sul modo di lavorare, e quindi sulla struttura dell’organizzazione.   Il groupware sono le persone; groupware è uno strumento che la gente usa. La difficoltà che la maggior parte delle organizzazioni incontrano con il groupware non è costituita dalla tecnologia, perché ci sono molte alternative tecniche disponibili, ma dalla relazione tra tecnologia e le persone all’interno dell’organizzazione che deve usare il groupware.   Cambiare la direzione verso il groupware è quindi piuttosto critico, perché occorre amalgamare le nuove tecniche e tecnologie con le abitudini organizzative e culturali preesistenti.   Le organizzazioni tendono a resistere al cambiamento in proporzione alle loro dimensioni. Più grande è l'organizzazione, più grande sarà la resistenza Più grande è il cambiamento da apportare, più grande sarà la resistenza.
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  Definizione Proponiamo quidi seguito tre definizioni popolari per groupware : "processi di gruppo Intenzionali più software per sostenerli." da Pietro e Trudy John-Son-Lenz, anno 1978. "Un sistema di coevoluzione tra l’uomo e la macchina." da Doug Englebart, anno 1988. "Collaborazione mediata dal computer che aumenta la produttività o le funzionalità dei processi persona-persona." da David Coleman, 1992. Il concetto del groupware intende una collaborazione e una produttività interpersonale per automatizzare molti compiti e migliorare l’efficienza del gruppo di lavoro. Qualunque sia la definizione quello che importa è che la tecnologia del groupware permette di trovare una soluzione a un problema specifico: la comunicazione.
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  I perché delGroupWare Il groupware usa la tecnologia per fornire soluzioni ai processi comunicativi nelle organizzazioni lavorative. Cinque principali forze che danno la spinta iniziale verso il groupware: una infrastruttura di rete capace di sostenere il groupware è ora disponibile il favorevole rapporto prezzo/prestazioni di hardware e software del groupware ha fatto sì che sia disponibile a una più vasta parte della popolazione la recessione mondiale e il ridimensionamento sta forzando l’incremento di produttività dei colletti bianchi l’incremento della complessità che impone un cambio delle organizzazioni per renderle più flessibili, spesso richiede il groupware per questa trasformazione la crescita della complessità progettuale e gestionale degli attuali prodotti e nelle attuali procedure aziendali necessitano di team ad hoc supportati dal groupware
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  Groupware - proMigliore controllo dei costi Incremento della produttività Miglior servizio all’utenza Supporto per TQM (Total quality management) Meno riunioni da fare Automazione dei processi di routine Integrazione geografica di teams separati Fornitura di un servizio nuovo che rende differente l'organizzazione Potenziamento delle leve di expertise professionale
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  resistenze al cambiamentoun basso livello di educazione nella comunità aziendale riguardo al groupware la recessione sta facendo decrescere i budgets, e molte organizzazioni credono di non potersi permettere l’investimento nel groupware le organizzazioni resistono al cambiamento ci sono pochi standard nel mercato del groupware per ottenere una crescita rapida
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  tendenze del swi cinque gruppi principali di prodotti groupware E-mail e sistemi di messaggistica Gestione documenti in gruppo Prodotti per teleconferenze multimediali Gestione Workflow Utility per il Workgroup e tool di sviluppo
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  20 regole perrendere efficace l'applicazione di groupware nelle organizzazioni lavorative 1. Groupware cambia la cultura sociale. Occorrono piani per consentire di farlo. Pianificare adeguati percorsi formativi. 2. Iniziare da un progetto pilota piuttosto che tentare di applicare il groupware all’intera azienda. 3. Prendere in considerazione un progetto limitato con un gruppo d’appoggio specializzato in tecnologia ed innovazione. 4. Prendere un progetto con un buon impatto finanziario. 5. La maggior parte del costo del progetto sarà costituita dall’addestramento e dalla manutenzione e non dall’acquisto del software iniziale. 6. Misurare i fattori della produttività prima e dopo che il progetto è cominciato. Questo è un buon modo per giustificare i costi del groupware. 7. Prendere il software del groupware basandosi su uno specifico problema di business che necessita di essere risolto e che non è stato risolto con successo usando i metodi tradizionali. In pratica occorre evitare l’adozione incondizionata del groupware prima che sia stato individuato un problema.
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  20 regole 2. 8. Prendere il software del groupware basandosi su uno specifico problema di business che necessita di essere risolto e che non è stato risolto con successo usando i metodi tradizionali. In pratica occorre evitare l’adozione incondizionata del groupware prima che sia stato individuato un problema. 9. Essere sicuri di avere un adeguato piano di supporto, di sostegno, di addestramento, e di manutenzione per il progetto. 10. Non aspettarsi che un singolo prodotto del groupware possa fare tutto. 11. Non aspettarsi che i venditori del software offrano tutti i servizi di cui si ha bisogno per il groupware. Può essere necessario usare personale interno o consulenti che assicurino il successo del progetto. 12. Il groupware non ha effetto immediato. Come parte di uno sforzo di re-ingegnerizzazione, può richiedere 2/3 anni prima di vedere i risultati. 13. Ascoltare le persone coinvolte nel progetto pilota. Sono esperti su quello che è necessario fare e spesso possono suggerire vie per migliorare il processo. 14. Non aver paura di fare cambiamenti. Un progetto pilota è un esperimento e come tale deve essere utilizzato per apprendere e migliorare. 15. Essere sicuro che il software scelto sia compatibile con i sistemi esistenti. 16. Non cambiare il personale interessato al progetto. Essere preparati ad una certa resistenza. 17.Le persone richiedono tempo per cambiare. Le organizzazioni ne richiedono ancora di più. 18. Bisogna incoraggiare il cambiamento della cultura sociale e sconfiggere la forza dell’abitudine. Si applaudiscano quelli che riescono a cambiare. 19. Essere accurati nel pianificare il percorso. Tuttavia è utile tenere presente che non esiste un metodo certo e valido in tutte le organizzazioni per introdurre il groupware. 20.   Groupware può essere molto politico. Essere sicuri che sia una grande vittoria.
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  20 regole   Come funziona Groupware è software e hardware per ambienti interattivi condivisi .         Il termine " ambiente " include software e hardware che apre il contesto per l’interazione.         Il termine " interattivo " è usato per indicare che le costrizioni di tempo sono controllate e gestite dal sistema. Molte applicazioni del groupware sembrano supportare l’interazione in tempo reale. Altre stabiliscono soltanto un termine massimo che può essere stimato in qualche settimana.         Il termine " condiviso " indica che due o più partecipanti interagiscono l’un con l’altro in una tale maniera che ciascuna persona influenza ed è influenzata dall’altra. Un obiettivo di alcune applicazioni del groupware è aumentare il numero di persone che può interagire come gruppo . Alcune definizioni di groupware includono la nozione di un obiettivo comune. Mentre tutti i sistemi richiedono qualche accordo fra i partecipanti , le interazioni tipiche dei sistemi di groupware possono essere in predominanza conflittuali. Per questo motivo la gestione del conflitto è spesso una caratteristica cruciale di un sistema groupware.
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  20 regole Le principali funzioni dei prodotti groupware Sistema globale per le comunicazioni Guardando la tabella è possibile constatare che i fattori prevalenti nella scelta (in ascissa: il grado di importanza) di un prodotto di groupware sono legati a fattori funzionali, comprendenti le varie funzionalità che un prodotto ha o dovrebbe avere per supportare le attività di comunicazione e condivisione o i processi aziendali. I fattori di secondaria importanza sono legati al servizio del fornitore ed alle sue competenze tecniche. Al terzo posto vengono valutati i fattori tecnici, relativi alle capacità del prodotto di integrarsi con architetture tecnologiche diverse (e preesistenti), dal punto di vista dell’installazione, della gestione, della manutenzione e dello sviluppo applicativo. In ultima analisi vengono considerati anche i fattori economici, relativi al costo ed alle condizioni di pagamento del prodotto.
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  aspetti che influenzanola scelta di un prodotto groupware
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  aspetti che influenzanola scelta di un prodotto groupware
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  aspetti che influenzanola scelta di un prodotto groupware   Inviare e ricevere informazioni All’interno delle applicazioni software di groupware è possibile trovare dei client di posta elettronica che svolgono molteplici funzioni. Basandosi sulla metafora della cassetta postale i client forniscono l’accesso a tutti i tipi di informazioni indipendentemente dalla loro origine (scheduling, posta elettronica, documenti, ecc.). Gli oggetti contenuti nelle cassette di posta elettronica possono essere salvati, copiati, modificati e rinviati sul sistema groupware. Organizzare le informazioni Il computer è sempre stato molto efficiente nell’organizzare le informazioni. Basandosi su questo semplice principio, tutte le applicazioni groupware forniscono funzionalità rivolte alla ricerca ed organizzazione delle proprie informazioni. Le funzionalità di ricerca consentono agli utenti di effettuare ricerche sulla posta e sugli oggetti memorizzati sull’intero sistema di groupware. Alcuni prodotti mettono a disposizione delle interessanti funzioni che consentono la definizione di regole. Queste regole vengono poi applicate sulla propria cassetta postale fornendo a quest’ultima un minimo grado di intelligenza, ma un grande aiuto per la realizzazione delle prime strutture di workflow. Ad esempio, l’utilizzo di un filtro per la posta: stabilendo delle regole è possibile filtrare la posta in arrivo ed eseguire un’ampia varietà di operazioni, come spostare la posta in cassette personali al fine di organizzarle in una struttura gerarchica automaticamente oppure inviarla ad un altro utente. Un esempio di regola è il seguente: "quando arriva della posta da Roma e contiene la parola rimborsi avvisami con un suono, invia una copia conforme al collega Mario ed archivia una copia nella cartella POSTADAROMA/RIMBORSI".
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  aspetti che influenzanola scelta di un prodotto groupware Condividere le informazioni Una funzionalità molto ricercata dagli utenti all’interno di queste applicazioni è costituita dalla possibilità di condividere qualsiasi tipo di informazione (documenti, immagini, suono, video, applicazioni, ecc.) contemporaneamente con tutti gli utenti. Con questa funzione gli utenti sono in grado di reperire le informazioni di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, senza chiederle ad altri. Le applicazioni che meglio si adattano a questo concetto sono i bulletin board (bacheche elettroniche), le librerie di consultazione, i manuali delle procedure, ecc.   Pianificare incontri, attività e gestione delle risorse Le funzionalità dei prodotti groupware comprendono anche le gestione dei calendari, dello scheduling di gruppo, la gestione dei contatti ed altri strumenti che consentono agli utenti di amministrare al meglio il loro tempo e le loro attività, di pianificare incontri con altre persone. Con le applicazioni di scheduling gli utenti sono in grado di prendere nota degli appuntamenti, fissando dei promemoria elettronici. E’ possibile poi visualizzare l’agenda con diversi orizzonti temporali: giornaliero, settimanale, mensile e annuale. Sempre con questo tipo di applicazioni è possibile gestire le proprie attività in basi ai progetti ed alle priorità da seguire. Infine una funzionalità molto richiesta è la possibilità di gestire con efficienza la richiesta di riunioni, notificando in automatico (con messaggi di posta elettronica) gli inviti e gestendo l’occupazione del tempo dei partecipanti alla riunione e delle risorse coinvolte, come un’aula e un videoproiettore.
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  aspetti che influenzanola scelta di un prodotto groupware   Creare moduli personalizzati I moduli personalizzati sono dei messaggi di posta elettronica semistrutturati, in cui vengono definiti dei campi con lo scopo di chiarire quali siano le informazioni che devono essere inviate ed a quali regole debbano essere rispettate. I moduli elettronici possono essere utilizzati al posto dei tradizionali moduli cartacei per automatizzare e semplificare i processi di business. Un modulo personalizzato fornisce una struttura per la distribuzione e la visualizzazione di informazioni specifiche, come un ordine d’acquisto o un avviso di conferenza.     Fornire sofisticati sistemi di sicurezza Come in tutti i sistemi di condivisione informazioni, in cui molti utenti "navigano" attraverso dati, computer, documenti ed applicazioni, una delle principali preoccupazioni è connessa alla sicurezza delle informazioni. Molti dirigenti infatti si pongono il problema di limitare l’accesso alle informazioni proprio come il direttore della banca si preoccupa di proteggere il denaro depositato nei caveau. Nei casi più estremi è opportuno valutare addirittura l’adozione di stazioni di lavoro prive di unità floppy disk e completamente sigillate, al fine di impedire ai dipendenti la sottrazione di informazioni molto importanti, come l’intero archivio di marketing dei clienti.
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  Elementi comuni deigroupware Gestione contatti. E' una funzione che ci aspettiamo di trovare in ogni soluzione di gropupware. Con tale funzionalità si puo' mettere a disposizione di tutti i membri del gruppo di lavoro una gestione ordinata e velocemente ricercabile dei contatti aziendali, potendone personalizzare anche i diversi campi della rubrica a seconda delle esigenze. Tale funzione molto spesso e' la piu' utilizzata in azienda per ricercare numeri di telefono, e-mail, informazioni sui contatti aziendali. Una buona rubrica dovrebeb altresi' armonizzare i contatti provenienti da piu' database aziendali per renderli disponibili tramite una semplice interfaccia. Per concludere, tale funzione deve permettere di esportare agevolmente i dati verso altre applicazioni. Gestione E-mail. L'E-mail continua ad essere la killer application degli ultimi anni. E' un modo efficiente per comunicare tra membri di un gruppo di lavoro anche quando si e' separati da grandi distanze. Un sistema di groupware dovrebbe avere un ottimo supporto per la gestione della posta elettronica, praticamente offrendo la quasi totalità delle funzioni dei piu' noti mailer utilizzati, armonizzandosi con la funzionalità di gestione contatti già individuata. Gestione Calendario e Attività. Questa funzionalità permette ai gruppi di lavoro di condividere informazioni sulle tempistiche di ogni attività di ogni membo ottimizzando il tempo. Facilitano l'organizzazione e la pianificazione di riunioni inserendo l'appuntamento nelle agende di tutti i partecipandi ed informando gli stessi con l'invio di un messaggio.
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  Elementi comuni deigroupware Chat e forum di discussione. Lo scopo di tali mezzi è di poter permettere di comunicare direttamente con gli altri membri del gruppo (chat) oppure di esporre le proprie idee su opportuni argomenti di discussione (forum). Sistemi di gestione documentale. Nell'attività aziendale si creano e si modificano grosse quantità di docuemnti. Tali documenti hanno la necessità di essere catalogati ed essere fruiti da diverse persone con diverse funzioni aziendali. Il sistema deve tenere traccia delle diverse versioni di uno stesso documento e di chi l'ha visionato e modificato Sistemi di gestione dei flussi di lavoro. Tale funzionalità assicura che le diverse attività siano svolte nella corretta sequenza, nei tempi e nelle modalità previsto in fase di definizione dei processi. 
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  esempi di utilizzidi un groupware In ambito scolastico (esempio) elle informazioni Informazioni statiche POF e normative Informazioni su utenti e programmi didattici Informazioni sul personale: ruoli e mansioni Materiale didattico Accesso a materiale di ricerca e al sistema di gestione della biblioteca Mappe e indicazioni Organigrammi e dati sui dipendenti Informazioni che supportano l’analisi ad hoc (dinamiche) Informazioni finanziarie: il bilancio Modulistica Dati per la pianificazione Elaborazione dei dati delle ricerche Collaborazione di gruppo e workflow
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  esempi di utilizzidi un groupware Pubblicazione delle informazioni Piano finanziario Creazione e gestione spazi di discussione pubblica Progettazione e produzione unità di apprendimento Comunicazioni di gruppo via e-mail Pianificazione delle attività di gruppo Processi di gestione del personale Processo Note Spese (flusso di lavoro amministrativo) Processi di business interattivi Collegamenti attivi tra sistemi di partners (altre scuole, altri enti) Servizi di assistenza agli utenti Servizi di help desk
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  il workflow Ilworkflow: oltre il workgroup Workgroup e workflow sono due concetti che caratterizzano comportamenti organizzativi nello svolgimento del lavoro in rapporto alle informazioni disponibili per svolgerlo. Il groupware e il software per l’automazione e gestione del workflow (o workflow management ) definiscono invece classi di prodotti informatici orientati a dare supporto ai rispettivi comportamenti organizzativi. Il concetto workflow va molto oltre quello di workgroup, dato che focalizza l’attenzione sul lavoro e sul suo flusso, elemento assente nella nozione di workgroup e nei prodotti groupware. L’attenzione del workflow si incentra su processi aziendali organizzazione comunicazioni e informazione in tutte le forme in cui possono servire, mentre il lavoro centra l’attenzione su attività, compiti, sottoprocessi, passi, azioni da svolgere . Il flusso definisce sia l’instradamento spontaneo e/o discrezionale delle informazioni, sia quello predeterminato e obbligatorio, sequenziale o parallelo.  
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  il workflow Comprendeinoltre la gestione delle eccezioni in base al tempo, agli eventi, ai fatti organizzativi contingenti. Le aziende hanno nel tempo definito in vari modi i propri flussi del lavoro: redigendo manuali con norme e procedure, affidandosi a prassi consolidate, all’autodisciplina, o al controllo di supervisori al lavoro. Le informazioni connesse al lavoro, provenienti dall’estero o dall’interno, sono fotocopiate per permettere lo smistamento su flussi paralleli, archiviate e poi di nuovo consultate. I dossier che le contengono di arricchiscono nel tempo di nuove informazioni. Le informazioni si arricchiscono a loro volta di annotazioni e messaggi. Le azioni da svolgere non riguardano solo operazioni basate sui dati (automatizzate dai sistemi informativi transazionali), ma coinvolgono i comportamenti organizzativi e esattamente: distribuire informazioni; esigendone il ritorno o meno entro un certo tempo o momento; notificare, comunicare, eccetera; decidere automaticamente o discrezionalmente, in funzione dei dati e delle informazioni, se seguire un certo percorso di azioni o un altro; o più percorsi che coinvolgeranno più attori; manipolare informazioni ; aggiungere o togliere documenti in una cartella, effettuare ricerche negli archivi, annotare, ordinare secondo vari criteri documenti e cartelle, richiamare applicazioni esistenti, redigere documenti, fare calcoli, ecc. Si comprende così come il workgroup sia solo una funzione da attuare in alcuni passi del workflow.