MagSoft Orion Invoicepro

M AG S OFT

WINST BOEKEN
MET GEAUTOMATISEERDE FACTUURVERWERKING

Zoekgeraakte facturen, onduidelijke procuratie, lange doorlooptijden.
Met de beste bedoelingen gaat het toch vaak mis. Want het opvolgen en
verwerken van inkoopfacturen is een kritische en tijdrovende bezigheid.
En juist daarom een proces waar veel winst te boeken valt.
Met ORION Invoice/Pro, de slimme oplossing van Magsoft.

ORION INVOICE/PRO VOORDELEN
Een effectief en schaalbaar systeem voor het elektronisch ORION Invoice/Pro levert u een flinke bespa-
verwerken van binnenkomende facturen. Van ontvangst ring op in tijd en geld. Omdat diverse hande-
tot betaling. Alles in één systeem en volledig geïntegreerd lingen worden geautomatiseerd zullen de kos-
met uw financiële applicaties. Dat is ORION Invoice/Pro. ten per factuur aanzienlijk afnemen. Dankzij
Een systeem dat in staat is om maar liefst 95% van al uw deadlines en automatische herinnerigen kunt het proces
factuurgegevens automatisch te herkennen, de belang- veel beter bewaken. Bij vragen kunt u direct de status
rijkste gegevens te verzamelen, de facturen te registre- van een factuur zien. Uw factuurverwerking wordt sneller,
ren, te routeren en zelfs voor u te boeken. beter en goedkoper.

Website ORION Invoice/Pro

M AG S OFT

DE BELANGRIJKSTE VOORDELEN OP EEN RIJTJE

Track & Trace - Sneller vragen van leveranciers of collega’s beantwoorden door direct
inzicht in waar een factuur ligt en wat de status is (wie, wat, waar, wanneer).

Minder nabellen - Veel minder nabellen en zeuren over facturen in omloop doordat er
automatische herinneringen worden verstuurd en, waar nodig, geëscaleerd.

Snellere doorlooptijd - Facturen in omloop komen sneller terug omdat er per stap dead-
lines worden gezet én bewaakt.

Minder invoerwerk - Door automatische herkenning en registratie van factuurgegevens
met behulp van geavanceerde OCR software.

Betere controle - Door extra controles op budgetten en direct inzicht in afwijkingen,
overschrijdingen en andere indicatoren.

Overal opvraagbaar - Alle informatie én alle documenten die gerelateerd zijn aan een
factuur zijn na verwerking gemakkelijk toegankelijk in een compleet elektronisch archief,
direct vanuit uw eigen financiële toepassingen, zoals MS Dynamics, Exact, AccountView,
King, FIS2000, SAP, CODA, Oracle Apps, JD Edwards, etc.


M AG S OFT
M AG S OFT

HOE WERKT HET? leveranciers
ORION Invoice/Pro bestaat uit een vijftal stappen:

1. Scannen
De facturen worden gescand en omgezet in digitale af-
beeldingen. Dankzij geavanceerde technieken als VRS en
a b c
iTresholding worden alle facturen – ook degene van slech-
te kwaliteit en kleur – omgezet in een perfect plaatje. De
1. scannen
scanmodule ondersteunt vrijwel alle beschikbare scanners,
inclusief de snelste modellen.
2. ocr
2. Optical character recognition (OCR)
De OCR module herkent de kerngegevens in de digitale af-
beeldingen en zet deze om naar digitale tekst. Het overty- 3. valideren
pen van factuurvelden behoort hiermee tot de verleden tijd. financiële
toepassing
Deze module is gebaseerd op geavanceerde OCR technologie
4. verwerken
gekoppeld aan een slim knowledge base systeem. Hierdoor
is het mogelijk dat voor elke factuur, ongeacht de lay-out,
de benodigde waarden worden herkend en gedistilleerd. Er
5. archiveren
hoeven dus geen afzonderlijke templates per leverancier
worden gemaakt.


M AG S OFT

3. Valideren en registreren
Belangrijker nog is de mogelijkheid om de factuurgegevens te valideren met en
te registreren in uw financiële toepassingen. Zo kan bijvoorbeeld aan de hand
van een BTW-nummer worden gezocht naar het interne leveranciernummer in uw
eigen stambestanden. De registratie vindt plaats door middel van een eenvoudig
scherm waarin de herkende gegevens ter controle en correctie worden getoond,
naast een afbeelding van de factuur.

4. Goedkeuren en verwerken
Na de registratie kunnen de facturen automatisch worden gerouteerd voor goed-
keuring. Het grote voordeel hiervan is dat de factuur altijd de juiste route volgt
door de organisatie, niet zoek raakt en correct wordt afgehandeld. Met de profes-
sionele Workflow functionaliteit van ORION Invoice/Pro kunt u een geavanceerde
goedkeuringsprocedure implementeren, inclusief rechten, volmachten en zijstap-
pen. Door bepaalde stappen parallel of automatisch te laten verlopen, boekt u di-
rect tijdwinst. Bovendien kunt u ook andere processen inrichten, bijvoorbeeld voor
de inkoop, personeelszaken, klantenservice etc. ORION Workflow geeft u inzicht in
de voortgang van procedures met als doel deze te bewaken en te beheersen.


M AG S OFT

Na matching en goedkeuring worden de facturen automatisch geboekt in uw financiële
systeem. Met de Track & Trace functie van ORION Invoice/Pro kunt u snel facturen op-
zoeken en direct zien waar en bij wie deze zich in het proces bevinden en wat de status
van de verwerking is. Met de Explore functie kunt u naar specifieke facturen zoeken,
inclusief alle gerelateerde documenten.

5. Archiveren
De facturen worden automatisch gearchiveerd op een door de Belastingdienst goedge-
keurde wijze. ORION Invoice/Pro is platform- en database onafhankelijk en werkt dus
met alle SQL databases en op uiteenlopende systemen (AS/400, Windows Servers, UNIX
Servers).


M AG S OFT

OVER MAGSOFT
MagSoft is specialist op het gebied van Document Processing. Sinds jaar en
dag leveren we systemen voor geautomatiseerde factuurverwerking. Als geen
ander zijn we op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en technieken,
zoals OCR, FreeForm Capture, Digitale Facturen, PDF/A en UBL2.0. Vanuit de
dagelijkse praktijk kunnen we u adviseren over de voor- en nadelen en de beste
toepassing in uw organisatie.

MagSoft
MEER WETEN?
Communicatieweg 3
Neemt u dan vrijblijvend contact met ons op.
3641 SG Mijdrecht
Wij helpen u graag verder.

T 0297 – 527 370
F 0297 – 581 115

info@magsoft.nl
www.magsoft.nl


M AG S OFT

ORION INVOICE/PRO IN DETAIL VALIDATIE/REGISTRATIE/BOEKEN IN O.A.
ORACLE apps
DOCUMENT SCANNING CODA Financial en Procurement
van 10 tot 200 scans per minuut SAP R3
van 100 tot 100.000 facturen per dag JD Edwards World en OneWorld
variabel aantal pagina’s per document Eniac BS
FIS2000, FMS400
DATA CAPTURE MS Dynamics NAV, AX, CRM
herkenning van gegevens via geavanceerde ORC, ICR en AccountView
FreeForm capture technieken Exact
géén templates, maar een knowledge based systeem voor King
alle facturen
VERWERKEN EN ROUTEREN VIA
eigen ORION Invoice/Pro workflow
MS Exchange
MS Outlook
StaffWare
Lotus Notes


M AG S OFT

OPVRAGEN ONDERDEEL VAN ORION EDMS
direct vanuit uw eigen financiële toepassingen Al uw documenten op één centrale plaats beheren:
MS Windows client gescande documenten
Web client computer output
Adobe (pdf)
OPSLAG MS Office documenten (doc, xls etc.)
direct in de database of extern op server, netwerk, CD/DVD Multimedia (mov, jpg, gif, mpg, mp3 etc.)
of Optical server
PLATFORM ONAFHANKELIJK
BEHEER ORION is volledig platform onafhankelijk; het sys-
vanaf iedere werkplek via moderne Web administratie module teem is gebaseerd op Java en XML
Draait op NT/2000/XP/2003, IBM AS/400 en UNIX
FLEXIBEL (Solaris, HP-UX, AIX, Linux, e.a.)
een snelle XML data interface Alle SQL databases (o.a. Oracle, MS SQL Sever, DB2)
op Webservices gebaseerde Applicatie Bridge


MagSoft Orion Invoicepro

More Related Content

Similar to MagSoft Orion Invoicepro

More from Friso de Jong

MagSoft Orion Invoicepro