New как выбрать систему электронного документооборота и архива и никогда не пожалеть о своем выборе
2 likes751 views
Документ предоставляет рекомендации по выбору системы электронного документооборота (СЭД) и архива, акцентируя внимание на важности интеграции, функциональных требований и наличия поддержки от вендора. Он описывает структуры и уровни системы, необходимые для полноценного документооборота на предприятии, а также подчеркивает необходимость анализа референсных площадок и стратегического подхода к внедрению. Ключевые моменты включают управление бизнес-процессами, документооборотом и обучение персонала, что способствует эффективному управлению документацией.
New как выбрать систему электронного документооборота и архива и никогда не пожалеть о своем выборе
- 1. NEW! Как выбрать систему электронного документооборота и архива и никогда не пожалеть о своем выборе? Павел Эйгес Директор по технологии, к.ф.-м.н. Документум Сервисиз Раша
- 2. Номенклатура документов крупного предприятия Разработка продуктов Предложение MRD Проектный план Учетный лист Функциональная спец. Проектная спец. ПО Уведомление о регистрации План тестирования Результаты тестирования План публикаций Документация План поддержки План обучения План запуска План бета-тестирования План производства Развитие План развития Список материалов Материалы для упаковки План интернационализации Протоколы встреч Прототип Контракт на услуги Объяснительные Неразглашение Расписание OEM контракты VAR контракты Отчеты о работах Производство План управления качеством Отчеты заказчиков Технологические процедуры Аудит Презентации Фабрики План расположения План сети Перечень оборудования Процедуры План строений Обучение Технические документы MSDS Чертежи SOP Диаграммы Инструкции к установке NC Data SPC Data Записи о работе Формулы Записи об оборудовании Документация Инструменты Дизайн Спецификации Поддержка Технические документы Анализ проблем Отчет об ошибках Запросы Инструкции по настройке Запись звонков Решение проблем Обучение Финансы и право Контракты Лицензии Расписание Корреспонденция Инвойсы Бюджет Отчеты Договора Уведомления о поставках Отчеты о работе Квартальный отчет Готовой отчет Продажа План продаж Информация о заказчиках Заказы Предложения Корреспонденция Презентации Сценарии показов Отчеты о состоянии Прогнозы Договора о конфиденциальности Отдел кадров Информация о льготах Заключения о льготах Резюме Отчеты о производительности Сертификаты обучений Персональная информация Правила и процедуры Заключения о целях Цели Корпоративная политика Напоминания Запросы на закупку Форма расходов Услуги Методология Требования План внедрения Рекомендации Вопросники Сбор данных Дизайнерские документы Спецификации Планы тестирования Результаты тестирования Документация Планы обучения Обучение Планы настроек Описание оборудования Управление рисками План установки Маркетинг Обязательства Пресс-релизы Новости Презентации Формы запросов на услуги Анализ рынка Обзор обучения Обучающие презентации Новостные фильмы Информация о конкурентах Аналитические отчеты План запусков Планы семинаров Планы торговых демонстраций Партнерские планы Информация о ROI Профили приложений Профили заказчиков Профили производств Прайс-листы Анализ цен Предложения по ценам Продуктовые планы Аналитические презентации Средняя компания : 200-300 типов документов
- 3. Матрица СЭД Технический документооборот и архив Финансовый документооборот и архив Управленческий документооборот и архив Технологии управления бизнес-процессами и коллективной работой с документами Технологии управления физическим хранением документов Технологии управления документами РЕШЕНИЕ РЕШЕНИЕ РЕШЕНИЕ РЕШЕНИЕ РЕШЕНИЕ РЕШЕНИЕ
- 4. Поэтому… Документооборот и архив – это не только автоматизация документационного обеспечения управления , а решение по управлению всеми документами компании. Документооборот и архив - это две части единой системы, управляющей всеми документами компании
- 5. Зачем Вам документооборот? Вам нужна система для настоящего документооборота? Вам нужна система картотечного документооборота? Вам нужна система « для галочки »? Вам не нужна система документооборота? От того, какой вариант ответа Вы выберете и насколько он будет честным зависит успех всего проекта по внедрению СЭД!
- 6. Что такое настоящий документооборот? Система, к которой имеют доступ и в которой постоянно работают все сотрудники Вашей компании, а не только секретари или выделенные сотрудники в подразделениях. Система, в которой храниться и доступны все версии, всех документов , все приложения к этим документам, а не только карточки, в которых записаны реквизиты и история событий. Система, которая управляет документами , а не просто хранит информацию, которую заносят в нее секретари или выделенные сотрудники в подразделениях. Система, процессы внутри которой соответствуют реальной жизни , а не идеальным представлениям о ней аналитиков и консультантов по внедрению «коробочного решения». Система, без которой весь документ в Вашей компании ОСТАНАВИЛСЯ БЫ!
- 7. Структура требований к системе ( RFP) Требования функциональные Архитектурные Пользовательские Сервисные Требования количественные Требование соответствия ИТ-ландшафту Требования к интеграции Требование к открытости Требования к поставщику ПО Требования к поставщику решения Ограничения: ВРЕМЯ и ДЕНЬГИ
- 8. Архитектура – что важно? Хранилище – основа СЭД Идеология адаптации системы под заказчика Распределение компонент системы по серверам Распределение системы по удаленным площадкам Масштабирование системы по числу документов Масштабирование системы по числу пользователей Масштабирование системы по числу процессов Масштабирование системы по функционалу Работа на различных актуальных ИТ-ландшафтах: Windows / Linux / HP-UX / Solaris / AIX Oracle / Microsoft SQL / IBM DB2 / Sybase Инфраструктура для организации высокодоступных, отказоустойчивых решений. Восстановление после сбоя. RFP
- 9. Архитектура СЭД Финансовый документооборот и архив Технический документооборот и архив Управленческий документооборот и архив Службы управления хранением Службы управления содержанием Службы управления процессами Порталы, средства создания содержания, корпоративные приложения Заставьте информацию работать Оптимизируйте процессы Снижайте риск Отчеты Почта Имиджи Медиа Веб Формы EAI (Enterprise Application Integration) ECI (Enterprise Content Integration) AIS (Authoring Integration Services) BPI (Business Process Integration) Отчеты Службы интеграции EAI ECI Унаследованные системы Внешнее содержание СУБД ERP,CRM, etc. Пространство совместной работы Автоматизация бизнес-процессов Сроки хранения Архивирование Регламенты хранения Интеллект. хранение Virtual Repository Ввод / редакти- рование Библиотечные службы Трансфор- мация Классифи-кация Поиск Публикация / Распростр-е BPI AIS
- 10. Архитектуры решения Централизованная vs . Децентрализованная
- 11. Требования к поставщикам ПО и решения Наличие успешных проектов, которые можно посмотреть. Сколько человек представляют и развивают систему в России? Это относится и к российским системам!!! Сколько из них заняты в технической поддержке? Сколько из них заняты в проектах? Для западной системы – наличие полной локализации Насколько часто (регулярно) выходят обновления версий? Насколько быстро в продукт включается поддержка новых версий ОС, СУБД, офисных программ и т.д. Кто партнеры? Их положение в рейтингах ИТ-компаний. Число обученных / сертифицированных специалистов? Финансовые показатели вендора RFP
- 12. Пользовательский функционал – что важно? Наличие базового полнофункционального клиентского места для различных «сред»: Для Microsoft Windows Explorer Для Microsoft Outlook Для Microsoft Word / Excel Для Lotus Notes Mail Для Microsoft Internet Explorer / Mozilla Firefox Для Microsoft SharePoint 2007 Для SAP EP6 Для Mac OS Интеграция с приложениями ( например, AutoCAD, InDesign , Photoshop) Умеренная функциональная нагруженность базового клиента Возможность гибкой настройки клиентского места под любую бизнес-задачу. Унификация при кастомизации базового клиента под бизнес-задачу RFP
- 13. Базовые сервисы и технологии СЭД Управление логическим хранением документов Версионность Связи между документами Управление бизнес-процессами и жизненными циклами Управление информационной безопасностью + аудит Управление физическим хранением документов Сервисы поиска и классификации документов Расширенные сервисы хранилища, как то: Преобразования форматов документов Сервисы доставки содержимого Просмотра документов И т.п. Сервисы обеспечения децентрализованной работы Интеграционные сервисы и коннекторы RFP
- 14. Интеграция СЭД в КИС На уровне пользователя Microsoft Office, Microsoft Outlook, Windows Explorer, Lotus Notes Mail Microsoft SharePoint 2007 , SAP EP 6 и любые JSR-168 порталы File Share Services WebDAV Services FTP Services На уровне корпоративных приложений SAP R/3, Oracle eBS EMC Captiva, Kofax, Abbyy FormsReader Microsoft SharePoint 2007, IBM WebSphere, BEA Weblogic Aris , Cognos, JRules GIS системы и др. На уровне инфраструктуры LDAP и Microsoft Active Directory Microsoft Exchange RFP
- 15. Пример – интеграция в экосистему Microsoft Пользовательский уровень Desktop Client for Windows Web Client поддерживает Internet Explorer 6 Интеграция с Microsoft Office XP/2003/2007 Полная поддержка Windows Server 2000/2003 Web Parts for SharePoint 2007 Уровень сервисов Content Services for SharePoint 2007 Archiving Services for SharePoint 2007 Полная поддержка Windows Server 2000/2003 Archiving Services for Email Уровень инфраструктуры Полная поддержка Windows Server 2000/2003 Полная поддержка SQL Server 2000/2005 Полная поддержка Active Directory Полная поддержка Exchange
- 16. Место СЭД в КИС СЭД – общекорпоративный сервис SharePoint SAP MS Office & DCO Web Parts & Web Services Application Server Webtop DCM DAM EMC Documentum Platform Repository Services Desktop Integration Business Process Management Regulated Content Mgmt Digital Asset Mgmt Auto Classification Federated Search Transformations XML Services Info Rights Mgmt Trusted Content Svcs Backup & Recovery Lifecycle Mgmt Records Mgmt Process Services Advanced Content Services Integrated Archiving Storage Optimization Imaging iViews
- 17. Базовый функционал СЭД – задача «ОРД» Внешний документооборот: Входящая корреспонденция. Исходящая корреспонденция. Внутренний документооборот: Организационно распорядительная документация Регламентная документация Внутренняя переписка Автоматизация процессов подготовки и согласования документов Контроль исполнения поручений и резолюций + дополнительные регламенты (например замещение сотрудника, перенос сроков) Делопроизводство Ведение архива Опция: Линия потокового сканирования бумажных документов Опция: Штрихкодирование бумажных документов RFP
- 18. Лирическое отступление о референс визитах Документооборот – типовая задача, но «дьявол в деталях»! Если у Вас в компании работает 200 человек и объем документопотока за год составляет 300 тысяч документов, то на референсной площадке должно быть не меньше, а лучше в полтора-два раза больше пользователей и документов. Не «покупайтесь» на показы в «потемкинской деревне» - просите показать двух или трех больших заказчиков! Постарайтесь узнать, кто у данного поставщика «любимый» заказчик. Для кого пишутся обновления, для кого делаются новые версии. Похоже ли вы на него или вам будут делать все по остаточному принципу? Информация должна соответствовать уровню – если вы ИТ-специалист или руководитель бизнес-подразделения, то на референсе просите организовать вам встречу с коллегой.
- 19. Как отличить настоящий документооборот? Посмотрите типовую реализацию. Как система реагирует на изменение ситуации, например: Исполнитель не успевает выполнить поручение и просит сдвинуть срок? Инициатор поручения отзывает его? Инициатор согласование отзывает документ? Если необходимо несколько кругов согласования? А если список согласующих при этом другой? А отразилось ли все это в истории работы с документом??? Система не должна быть «понарошку»!
- 20. Полная история работы с документом Документ полностью контролируется и управляется системой.
- 21. Другие задачи для СЭД Управление организационно-распорядительными документами Управление обращениями клиентов Управление расчетами и платежами Управление договорами Комплаенс и управление операционными рисками Управление проектно-сметной документацией Управление проектами и проектной документацией Управление стандартными операционными процедурами Управление корпоративными архивами Управление эксплуатационной документацией Управление содержанием для дистанционного обучения Управление содержанием веб-сайтов и порталов RFP
- 22. СЭД – это основа для решения других задач Ключевые моменты: Наличие концепции развития и регламенты ее изменения Единая архитектура, заложенная в начале проекта, и регламенты ее изменения Поддержка на уровне руководства компании Бизнес-решения «ОРД» Бизнес -решение 1 Управление договорами Бизнес -решение 2 Интеграция с ERP/CRM Корпоративный архив Корпоративные « EC М - сервисы» ЕСМ Платформа
- 23. Заключение Определите зачем вы внедряете СЭД Определите стратегию развития СЭД Оцените бюджет ВСЕГО проекта и его сроки Подготовите RFP , не забыв о стратегии развития! Проведите анализ ответов на RFP Посмотрите «живые» референсные площадки . Убедитесь в надежности и предсказуемости вендора Убедитесь в дееспособности проектной команды УДАЧИ!
- 24. Как узнать больше На нашем стенде: Получите руководство по оценке программного обеспечения для управления корпоративным содержанием Получите распечатанную презентацию этого доклада Для получение дополнительной информации посетите наш сайт www.documentum.ru или позвоните нам по телефону в Москве +7 495 363 2509
- 25. Как узнать больше 10:30 Зал № 4 Секция «Электронные хранилища данных» NEW! Настоящий электронный архив — от автоматического архивирования до цифрового уничтожения по окончании срока хранения 12:00 Зал № 4 Секция «Потоковый ввод» NEW! Настоящее распределенное сканирование — от ввода бумажного документа до исполнения бизнес-процесса 12:30 Зал № 3 Секция «Системы электронного документооборота» NEW! Тенденции рынка: что заменит СЭД в самом ближайшем будущем? С 15:00 до 16:00 – ответы на ваши вопросы на стенде EMC Documentum