Uploaded byGene Vangampelaere
Studiedag Microsoft Sharepoint
Presentatie tijdens de VHLORA studiedag rond SharePoint.
More Related Content
Similar to Studiedag Microsoft Sharepoint
Studiedag Microsoft Sharepoint
- 1. Studiedag Microsoft SharepointMaandag14 december 20091
- 2. Agenda10.00 - 10.15uurverwelkoming en toelichting van het programma10.15 - 10.30 uurwat is Sharepoint?10.30 - 11.30 uurgebruik van Sharepoint in de Vlaamse hogescholen11.30 - 12.15 uurtechnische vereisten12.15 - 13.15 uurlunch13.15 - 15.15 uuroverzicht applicaties en toepassingen15.15 - 15.30 uurvragen en antwoorden15.30 - 15.45 uurafsluitende beschouwingen2
- 3. SprekersKarel Van Vlaenderen(KHBO)Michel Maricau (KHBO)Jethro Seghers (EHB)Gene Vangampelaere (HOWEST)Kenneth Eeckeman (KaHo)Jennifer Van Vooren (KaHo)Mieke Vanhoorne (KaHo)3
- 4. SharePoint is eenplatform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatieuitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt. Een belangrijk concept daarbij zijn de libraries waar documenten kunnen worden opgeslagen. De opgeslagen documenten kunnen verrijkt worden met metadata die aan een document zijn gekoppeld en libraries kunnen versiebeheer hebben. Niet alleen MS Office-documenten kunnen worden opgeslagen in SharePoint, maar in feite ieder digitaal object. Andere functionaliteiten die in SharePoint bestaan voor het uitwisselen van informatie zijn onder andere fora, enquêtes, taken, agenda's. Doel is hier bij dat informatie op de juiste manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.SharePoint kent twee varianten: Windows Sharepoint Services (WSS) en Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS). In 2007 is van WSS versie 3 verschenen en is MOSS geïntroduceerd als opvolger van Sharepoint Portal Server (SPS). MOSS kan gezien worden als een uitbreiding op WSS en moet afzonderlijk worden aangeschaft met daarbij nog keuze uit 2 versies, standaard en enterprise.De basisfuncties uit de vorige versie zijn ook weer in 2007 aanwezig. De functioneel meest opvallende vernieuwing is de toevoeging van een wiki-module en een blog-module. Een speerpunt voor Microsoft bij de ontwikkeling van SharePoint is de integratie met Office 2007. In combinatie met Office 2003 moeten een paar functies worden gemist. Verder is er ook integratie met andere Microsoft paketten zoals Active Directory voor Authenticatie en Exchange.SharePoint gebruikt onder andere .NET framework, IIS, SQL server en versie 3 werkt op Windows Server 2003 en 2008. SharePoint is beschikbaar in verschillende talen, waaronder het Nederlands.Wat is sharepoint?Informatieuitwisseling - (online) samenwerking - documenten – Metadata – versiebeheer – fora – agenda – taken - Active Directory – Exchange - Platform4
- 5. Sharepoint in dehogescholenAanpakDoelstellingenImplementatie5
- 6.
- 7.
- 8. Sharepoint in ErasmusDoelstellingen:-1 centrale informatieplaats van documenten, data & informatieVertaling van de informatiesituatie as itshouldbe
- 9.
- 10.
- 11. Ondersteunen van werkgroepen,…Sharepoint in Erasmusplanning (1)Oplijsten toestand As Is (door externe consultant o.l.v. directie)Bepalen toestand To Be (door externe consultant o.l.v. directie)Keuze sharepointOpleiding Sharepoint 2007 voor Centrale Dienst InformaticaOpstellen werkgroep EhB-Sharepoint (Interne kwaliteitszorgcoördinator – Interne Informatie - & Kennismanager – IT verantwoordelijke) + Externe consultant
- 12. Sharepoint in Erasmusplanning(2)Opstellen Preproductiesysteem + ontwikkeling teamsite voor informatica Opstellen informatiebeleid + Inventariseren welke applicaties er binnen de centrale diensten allemaal bestaan en welke overgezet kunnen worden + toegangsrechtenInformatiebeleid vertalen naar structuren binnen sharepoint(Wij zitten in deze fase)
- 13. Sharepoint in Erasmusplanning(3)Structuur dienst per dienst uitrollen + Migratie van de reeds bestaande applicaties + OverzettenOpleidingen per dienstKennis- & Informatiemanager neemt rol van externe consultant over 11
- 14. Sharepoint in KHBOHoofddoelstelling:‘alle’documenten voor de werkingvan de hogeschool, de departementen, de opleidingen en diensten op een gestructureerde manier archiveren.Afgeleid doelstellingen:interne communicatie verbeterensamenwerking verbeterenkwaliteitszorg verantwoorden12
- 15. Sharepoint in KHBODoelstellingen‘nieuw’ portaal:informatie sneller toegankelijk makenstructuur standaardiseren en vereenvoudigennieuwe organisatiestructuur integreren13
- 16. Sharepoint in KHBOPlanningimplementatie:gebruik van het ‘oude’ portaal bevragennieuwe structuur ontwerpen, aftoetsen en bijsturennieuwe structuur implementerenredacteurs nascholen over het ‘nieuw’ portaal in 2 fasenafspraken maken over plaatsing en naamgeving van documentendocumenten migreren van ‘oude’ naar ‘nieuwe’ portaalhet ‘oude’ portaal afsluitengemaakte afspraken opvolgen14
- 17.
- 18. Doel- en ProbleemstellingInformatievoor personeel staat op verschillende plaatsenverslagen in docnet (WSS 2.0)kwaliteitshandboek personeelscommunities op toledo…Geen overzicht over wie welke informatie levertBijlagen zorgen ervoor de mailboxen te snel vol zittenVerschillende versies van documenten op verschillende plaatsen door kopiëren van data (lokale schijf, ftp, eigen back-ups, …)16
- 19. ProjectStel een systeemop …dat alle documenten voor het personeel verzameld op één plaatswaar een doorsnee gebruiker zijn weg in vindtwaar elk document eenduidig zijn eigen plaats heeftwaar duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de geleverde informatiedat uitbreidbaar en integreerbaar ismet andere applicatiesMet de huidige infrastructuur17
- 20. Ingrediënten voor eengoede startNauwe samenwerking ICT Dienst met kwaliteitscoödinator, communicatie en andere keyusersEenvoudige en duidelijke structuur kiezen en toetsen met de doelgroepConsistentie, met respect voor de eigenheid van de verschillende eenheden (diensten, departementen, opleidingen, …) 18
- 21. Ingrediënten voor eengoede startSplits op in fases, maar de vertrekbasis moet solide zijn voor de volgende fasesDraagvlak creëren door goed te communiceren met de gebruikers (inspraak voorstellen, opleiding, ondersteuning …)Steun vanuit de directie19
- 22. Planning / TijdslijnPeriodevoor september 2008 – Bepalen technologieSept 2008 – oktober 2009Inwerken – overzicht krijgen huidige structuur KaHo, huidig aanbod informatie en tekortkomingenOpleiding SharePoint AdministratorVerkennende gesprekken Verdelen in fases: Algemene Diensten, Inspraak- en overlegorganen KaHo niveauDepartementen, opleidingen, vakgroepen, expertisecellenCampussen en overige zaken (in kaart te brengen)November, December 2008Workshops rond uitbouwen structuurnavigatie, layout, beveiliging20
- 23. Planning / TijdslijnJanuari,Februari, Maart 2009Uitrollen structuur Algemene DienstenOpleiding eerste gebruikersgroepOndersteuning opladen, bijsturen waar nodigTestfaseErvaring gebruiken om voorstel te formuleren fase 2April, Mei, Juni 2009: departementenVerkennende fase departementenVerder uittekenen structuur departementen en feedback21
- 24. Planning / TijdslijnJuli,Augustus, September, Oktober 2009Implementatie structuur departementenOpleiding departementenBijsturing en ondersteuning op maatPeriode na implementatie departementenOndersteuning BijsturenSensibiliserenLeemtes opvullenMogelijkheden in de toekomst bekijken22
- 25. Bijkomende afsprakenOm documentenover te zetten…Vastleggen einddatum !Impact op go-live, aantrekkelijkheid en bruikbaarheidRichtlijnen opbouw en gebruik bestandsnamenImpact op archivering, search23
- 26.
- 27. ResourcesVirtueel gehostWindows Server2008SQL Server 2005SharePoint 2007 Enterprise25
- 28. MOSS – architectuurKaHo Sint-LievenTestomgevingVoorbereiding MOSS 2010
- 29. Testen van codePre-productieomgeving (admin.kahosl.be / intranet2)Interne werkgroepen, tijdelijke werkruimtes
- 30. Werkruimtes diensten (gedeeldekalenders, taken…)26
- 31. MOSS – architectuurKaHo Sint-LievenProductie - omgeving (acad.kahosl.be / intranet)Personeelsportaal (documenten, aankondigingenExtranet: bredere services van KaHoAMOSA
- 32.
- 33.
- 34. Beveiliging / ActiveDirectoryBeheer van AD tijdens rollout:
- 35. centraal Corrigeren enop punt stellen groepen, accounts
- 36. Application pools: specifiekeaccounts
- 37. Service Accounts: search,databank, moss…
- 38. MOSS groepen =AD groepen
- 39.
- 40.
- 41. Standaard: o.a. Readers/ Contributors / Full admin…
- 42. Eigen sets vanrechtenBackup strategieCentral administration MOSS interne backup
- 43.
- 44.
- 45. System Center DataProtection Manager
- 46. SymantecVeritasBackup agentLicentieproblematiekDe internet-licentieanonymouslogon,onbeperkt aantal Standard MOSS-CAL's.MOSS Standard Server-licentie 8.260 EUR / excl. Normale licentieMOSS EnterpriseServer-licentie 893 EUR / excl.Bij deze licentie zijn de CAL's niet inbegrepen, maar die zitten wel in het campus agreement.Prijzen op basis van het select agreement (RealDolmen)Campus agreement: een CAL voorzien is voor iedereen die op de payroll staat van een instelling (grijze zone ivmconsultants, gastdocenten…)30
- 47. ImplementatieDesign (analyse, workshops)Resource planning ICT personeelTimingHardware / InstallatiePilootGo-liveBijsturenDelegatieUitbreiding31
- 48.
- 49. Applicaties en toepassingenVoorbeeldenImplementatieOut-of-the-boxCustomcodePro en contra’s33
- 50.
- 51. Applicaties en toepassingenNieuwsop homepageOTB (out-of-the-box) functionaliteit (CQWP)Alle berichten35
- 52. Applicaties en toepassingenKwaliteitszorg:projectfichesMSInfopathCustom code: workflow (WF, .NET)36
- 53. Applicaties en toepassingenAlumniwerkingExternewebapplicatieWebservices37
- 54. Applicaties en toepassingenCommunicatieInschrijvingslijsten(webservices)Projectbeheer (OTB)38
- 55.
- 56.
- 57. Applicaties en toepassingenDigidoc:documentcenter -> Archief van alle beleidsdocumentenWie is Wie -> to buildDatamining -> voorafgedefinieerde Excel documenten die elke nacht gegeneerd worden in de juiste documentlibraries
- 58. Applicaties en toepassingenOplijstingJaaractieplannen (Documentlibraries)Gestroomlijnde aanpak voor kwaliteitszorg: contenttypes + workflowsProjectaanpak Dienst Informatica (MS Project sync met Sharepoint)
- 59. Applicaties en toepassingenProjectaanvraagDienst Informatica (Contenttype met workflow)FAQ dienst informatica (forum)
- 60. Applicaties en toepassingen(EHB)80%OTB mitswatcreativiteit20% Custom code op workflows, webparts, …
- 61.
- 62. Applicaties: overzicht demo’s100%OTB-toepassingenDocumentenbibliothekenAfstappen van het gebruik van mappen, gebruik maken van labelsKwaliteitshandboekMededelingen naar doelgroepenVergadertemplateICT-dienst
- 63.
- 64. LeidraadSharePoint als bouwdoosZoveelmogelijk out of the box werkenIndien standaard mogelijkheden niet genoeg zijnWat is er reeds beschikbaar Templates van Microsoft (helpdesk, lokaalreserveringen)Eventueel andere bronnenSharePoint Designer meer uitgebreide workflowsAanpassen layoutToevoegen van extra scripts voor functionaliteitVisual StudioGeavanceerde functiesBouwen van WSP (formaat waarin websites als templates kunnen worden gebruikt)
- 65.
- 66.
- 67.
- 68.
- 69.
- 70.
- 71.
- 72.
- 73.
- 74.
- 75.
- 76. Beleid en organisatieOpmaak documentenProcedure beleidsdocumentenBeleidsnotaMeerjarenplanBeleidsplanProcedure afsprakennota’sReglementProcedureRegeling Operationele nota’sEigen lay-outOpladen in eigen bibliotheek
- 77. Beleid en organisatiedepartement
- 78.
- 79. ExtranetAMOSA, communicatie tussen8 hogescholen rond het personeelsprogrammaWerkgroepen met externen, bijvoorbeeld voorbereiding op deze studiedagHelpdesk
- 80. Problemen & uitdagingenUsercredentialspop-upWebmappen: verschillend per OSRequirement: Office 2007Grafische interfacedekt niet alles (zie stsadm.exe)Opties en instellingen: niet doorzichtig ArchiveringBottlenecks binnen de organisatie
- 81. Toekomst intranetActies terbevordering van het gebruik van intranet voor interne communicatie:“Digitale nieuwsbrief”Nuttig gebruik functies Office 2007 (gedeelde agenda’s, taken, …)Mailing met gebruik van verwijzingen naar intranet (vermindering bijlagen en bijgevolg volle mailboxen)ArchiveringOndersteuning jaarverslag en ZER – rapportenHelpdeskLokaalreserveringenDocentenwerkruimtes en Docenten “mysite”
- 82.