Le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est utilisé pour rationaliser l'ensemble du processus du cycle de vie des contrats, de la pré-signature à la post-signature. Le logiciel CLM peut simplifier le processus de gestion des contrats à travers les étapes clés du cycle de vie telles que la création de contrats, la négociation, l'exécution, l'approbation et le renouvellement.
Le logiciel CLM suit les jalons, les échéances et les obligations décrits dans le contrat, en envoyant des rappels et des notifications automatisés aux parties concernées. Bien qu'il soit traditionnellement utilisé par les équipes juridiques, le logiciel CLM est largement utilisé par d'autres équipes au sein d'une organisation, telles que les ventes, les achats et la finance. En automatisant les flux de travail des contrats, ces outils aident à gérer plus efficacement de grands volumes d'accords de routine.
Contrairement au logiciel de gestion des contrats, le logiciel CLM aide les utilisateurs à gérer les actions post-signature (ou post-exécution), y compris le suivi des obligations, la gestion de la performance et de la conformité, et la résolution des litiges. Ces outils fournissent une plateforme centralisée pour stocker tous les termes d'obligation et les communications. Cela aide les entreprises à atténuer les risques, en s'assurant que toutes les parties internes et externes comprennent et respectent leurs obligations contractuelles. Disposer d'un référentiel centralisé et d'un accès pour la collaboration, de flux de travail automatisés partagés et de visibilité sur les analyses de performance des contrats aide à améliorer la conformité et l'efficacité globale de la gestion des contrats.
Le logiciel CLM s'intègre couramment avec le logiciel de gestion de la relation client (CRM), le logiciel de proposition, le logiciel de comptabilité, et le logiciel de signature électronique.
Pour être inclus dans la catégorie de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM), un produit doit :
Fournir toutes les fonctionnalités d'une solution de gestion des contrats
Gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats de bout en bout
Suivre et surveiller le processus de création et de livraison des contrats
Permettre aux utilisateurs d'estimer l'efficacité du cycle de vie des contrats et de trouver des moyens de l'améliorer
Fournir des rapports réguliers aux parties internes et externes concernées sur les contrats et la performance par rapport aux obligations
Se conformer aux exigences de l'industrie, aux réglementations gouvernementales, aux audits et aux réponses aux poursuites judiciaires
Comment acheter un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Collecte des exigences (RFI/RFP) pour le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
La collecte des exigences pour les outils CLM est essentielle pour s'assurer que l'entreprise utilise un produit qui répond à ses besoins. Pour ce faire, les entreprises doivent évaluer le logiciel en fonction de leurs besoins critiques, comme indiqué ci-dessous.
Comparer les produits de gestion du cycle de vie des contrats (CLM)
Créer une liste longue
Les listes longues sont créées en éliminant les solutions logicielles qui ne fournissent pas de fonctionnalités critiques. Pour créer une liste longue pour un produit CLM, un acheteur doit évaluer les fonctions essentielles et analyser quels produits fournissent les fonctionnalités nécessaires. Le logiciel CLM fournit des fonctions tout au long du cycle de vie du contrat, allant de la création de contrats et de la modélisation à la génération de rapports et à l'analyse. Une liste longue typique ne devrait pas contenir plus de 10 produits, sauf s'il existe de nombreuses options similaires. Dans ce cas, les acheteurs devraient considérer la capacité d'un produit à s'intégrer avec le logiciel existant, sa scalabilité, sa personnalisation, son accessibilité mobile et toute réglementation ou norme industrielle pertinente pour éliminer les produits.
Créer une liste courte
À partir de la liste longue des fournisseurs CLM, il est utile de réduire la liste et de développer une liste plus courte de prétendants, de préférence pas plus de trois à cinq. Avec cela en main, les entreprises peuvent produire une matrice pour comparer les différentes offres en termes de fonctionnalités, de compatibilité et de tarification.
Effectuer des démonstrations
Pour s'assurer que la comparaison est approfondie, l'utilisateur doit essayer une démonstration ou un essai gratuit pour chaque solution logicielle de la liste courte avec les mêmes cas d'utilisation et critères. Cela permettra à l'entreprise d'évaluer de manière équitable et de voir comment chaque produit se compare à la concurrence.
Sélection du logiciel de gestion du cycle de vie des contrats
Choisir une équipe de sélection
Le logiciel CLM impacte une variété d'unités commerciales au sein d'une organisation, soulignant l'importance de sélectionner une équipe de sélection critique. Il est vital de prendre en compte les contributions et les critères de qualification de chaque membre de l'unité commerciale qui utilisera le logiciel, car les besoins et les cas d'utilisation peuvent varier. Le comité de sélection pour un outil CLM peut être composé d'un membre de chaque département destiné à utiliser le logiciel, tel qu'un représentant juridique, un employé des RH, un responsable des ventes et un professionnel de l'informatique pour garantir la compatibilité logicielle. Le comité de sélection sera responsable d'évaluer chaque cas d'utilisation du logiciel et de garantir la conformité aux normes organisationnelles et industrielles.
Négociation
Lors de la négociation d'un contrat logiciel, il est essentiel de s'assurer d'abord que le logiciel respectera les réglementations et normes de l'industrie et fournira un moyen sécurisé de gérer l'ensemble du cycle de vie des contrats. Cela est impératif car le coût des outils CLM peut varier énormément. Le prix dépend de la taille de l'entreprise, de la quantité de stockage nécessaire et du nombre de licences, entre autres facteurs. De plus, comme les produits CLM s'étendent à plusieurs unités commerciales, les acheteurs devraient également déterminer s'ils ont besoin d'aide pour l'implémentation ou l'intégration avec d'autres systèmes de support commercial. Enfin, les entreprises devraient considérer la durée du contrat la plus appropriée à leurs besoins pour mieux négocier des contrats à long terme.
Décision finale
Les acheteurs devraient prendre la décision finale en se basant sur toutes les informations recueillies précédemment. Les entreprises devraient classer leurs besoins par ordre d'importance et sélectionner l'outil qui répond d'abord à leurs besoins les plus critiques, puis évaluer quel logiciel correspond le mieux à leurs besoins commerciaux.